采購(gòu)部管理流程及實(shí)施細(xì)則

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1、采購(gòu)部管理流程及實(shí)施細(xì)則目的為了明確部門(mén)職責(zé)及物料采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高外購(gòu)物料產(chǎn)品質(zhì)量和準(zhǔn)時(shí)到貨率，提升供應(yīng)鏈的管理水平，特制定本細(xì)則。適用范圍適用于公司采購(gòu)部與生產(chǎn)部，質(zhì)檢部，倉(cāng)庫(kù)，財(cái)務(wù)部及物料供應(yīng)商之間有關(guān)物料供應(yīng)管理控制的過(guò)程。制定原則3.1強(qiáng)化計(jì)劃性，責(zé)任心，成本控制的原則。3.2公平、公正、公開(kāi)透明的采購(gòu)原則。3.3具體工作程序，標(biāo)準(zhǔn)及要求。具體實(shí)施細(xì)則一、物資采購(gòu)審批流程：1、生產(chǎn)物資的采購(gòu)審批流程生產(chǎn)計(jì)劃科根據(jù)銷(xiāo)售下達(dá)的銷(xiāo)售合同訂單制定《生產(chǎn)BOM表》下發(fā)各相關(guān)部門(mén)，技術(shù)科依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃科下達(dá)的《生產(chǎn)BOM表》編制《物料BOM表》轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行物料平衡，確定需

2、購(gòu)材料數(shù)量轉(zhuǎn)生產(chǎn)計(jì)劃科確定需購(gòu)材料到貨時(shí)間，《物料BOM表》應(yīng)在技術(shù)科編制完成后4小時(shí)內(nèi)下發(fā)到采購(gòu)部進(jìn)行材料采購(gòu)工作。1、銷(xiāo)售部三包件及配件零售材料的審批流程:由銷(xiāo)售、售后內(nèi)勤接到三包件需求通知后,編制物料采購(gòu)申請(qǐng)單,由客戶(hù)服務(wù)部部長(zhǎng)審核,銷(xiāo)售總監(jiān)批準(zhǔn),交倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)庫(kù)存數(shù)量確定需購(gòu)材料數(shù)量，轉(zhuǎn)生產(chǎn)計(jì)劃科下發(fā)材料計(jì)劃單到采購(gòu)部，由采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。2、設(shè)備及工具的審批流程：由直接指導(dǎo)或從事該項(xiàng)工作的人員填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)單》，經(jīng)部門(mén)主管審核，生產(chǎn)總監(jiān)批準(zhǔn)后交采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)需求，制定材料采購(gòu)計(jì)劃單，由采購(gòu)部部長(zhǎng)審批后給予采購(gòu)。3、樣品試制物料的審批流程：如技術(shù)部生產(chǎn)樣品需用某種物料，公司

3、未有此物料或?yàn)樾略鑫锪蠒r(shí)，由技術(shù)部人員填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)單》及圖紙資料和技術(shù)參數(shù)，經(jīng)部門(mén)主管審核，生產(chǎn)總監(jiān)批準(zhǔn)后交采購(gòu)部，由采購(gòu)部依元件規(guī)格資料要求尋找供應(yīng)商采購(gòu)。采購(gòu)實(shí)施1、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、定價(jià)作業(yè)1.1采購(gòu)物料明細(xì)表采購(gòu)員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃科下發(fā)的《材料計(jì)劃單》和各部門(mén)遞交的《請(qǐng)購(gòu)單》編制《采購(gòu)物料明細(xì)表》，《采購(gòu)物料明細(xì)表》應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注材料名稱(chēng)、型號(hào)/規(guī)格/材質(zhì)、單位、訂購(gòu)量、到貨時(shí)間等資料，經(jīng)采購(gòu)部部長(zhǎng)審批后下達(dá)供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)工作。1.2比價(jià)、議價(jià)本公司所有物料采購(gòu)必須向經(jīng)公司認(rèn)可后的合格供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)，以有信譽(yù)、有能力的供應(yīng)商為詢(xún)價(jià)對(duì)象。采購(gòu)人員在合格供應(yīng)商中選擇三家以上供應(yīng)商

4、進(jìn)行詢(xún)價(jià)，以利于比價(jià)作業(yè)進(jìn)行，并從中挑選在品質(zhì)、價(jià)格、交期與服務(wù)等方面符合公司要求的供應(yīng)商；議價(jià)過(guò)程必須明確交貨周期、訂購(gòu)量、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條件、包裝要求、貨款支付周期等。采購(gòu)人員將比價(jià)、議價(jià)結(jié)果報(bào)采購(gòu)部部長(zhǎng)審批。1.3采購(gòu)合同的簽訂采購(gòu)員依據(jù)議價(jià)結(jié)果選擇合適的供應(yīng)商，經(jīng)采購(gòu)部部長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后簽訂《采購(gòu)合同》，并按《采購(gòu)合同》所約定的付款方式進(jìn)行付款。采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)根據(jù)《采購(gòu)合同》在ERP系統(tǒng)中錄入《采購(gòu)訂單》，系統(tǒng)中沒(méi)有檔案的應(yīng)及時(shí)按照公司規(guī)定提報(bào)給系統(tǒng)管理員增加存貨檔案。2、采購(gòu)物資的交期控制2.1采購(gòu)合同審批及資金申請(qǐng)采購(gòu)合同簽訂后，根據(jù)所簽合同的付款方式填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》

5、，由采購(gòu)部長(zhǎng)審批后交生產(chǎn)總監(jiān)審批、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后付款，并及時(shí)通知供貨商安排生產(chǎn)、發(fā)貨。2.2采購(gòu)合同的跟蹤采購(gòu)人員在《采購(gòu)合同》生效后，采購(gòu)員要在采購(gòu)實(shí)施中的各個(gè)階段以電話或傳真形式聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，跟催交期。急單采購(gòu)要將約定交期回復(fù)需求部門(mén)，如有異常不能按既定交期交貨時(shí)，應(yīng)以書(shū)面形式，注明"異常原因"及"預(yù)定交貨日期"第一時(shí)間轉(zhuǎn)送生產(chǎn)計(jì)劃科，征求意見(jiàn)擬訂對(duì)策處理。3、采購(gòu)物資的入庫(kù)：3.1采購(gòu)物資的報(bào)檢采購(gòu)物資到廠后，供應(yīng)商將《送貨單》交倉(cāng)管員，由倉(cāng)管員引導(dǎo)供應(yīng)商將物資存放在待檢區(qū)并及時(shí)通知質(zhì)檢科進(jìn)行物資檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括：物料名稱(chēng)、型號(hào)/規(guī)格/尺寸/材質(zhì)/性能/外觀等是否符合公

6、司要求。3.2辦理入庫(kù)手續(xù)倉(cāng)庫(kù)依照ERP系統(tǒng)中的《采購(gòu)訂單》的數(shù)量及規(guī)格型號(hào)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)證，符合本公司要求的物資依據(jù)采購(gòu)部制定的《采購(gòu)訂單》制作《材料采購(gòu)入庫(kù)單》并有質(zhì)檢人員簽字確認(rèn)，由倉(cāng)管員依照定置管理進(jìn)行歸位擺放，檢驗(yàn)不合格需退貨的通知采購(gòu)部辦理退貨手續(xù)。4、采購(gòu)費(fèi)用的結(jié)算流程：4.1采購(gòu)物資的入賬采購(gòu)人員對(duì)照《物料請(qǐng)購(gòu)單》、《材料采購(gòu)入庫(kù)單》、《發(fā)票》、《合同》進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后交采購(gòu)部部長(zhǎng)復(fù)核并同時(shí)在ERP系統(tǒng)中生出采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)辦理入帳、結(jié)算手續(xù)。4.2預(yù)付款的資金使用采購(gòu)人員依據(jù)采購(gòu)合同約定的付款周期到期辦理《付款申請(qǐng)單》，由采購(gòu)部部長(zhǎng)核對(duì)無(wú)誤后交生

7、產(chǎn)總監(jiān)審批，再由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，交財(cái)務(wù)出納付款，付款后及時(shí)將匯款底單傳真給供貨商安排生產(chǎn)、發(fā)貨，并在《采購(gòu)臺(tái)賬》中做好記錄。4.3按公司付款協(xié)議付款的資金使用采購(gòu)員在每月的月底協(xié)助財(cái)務(wù)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬付款，需付承兌的貨款，及時(shí)聯(lián)系供貨商開(kāi)具收款收據(jù)，以EMS快遞方式發(fā)給供貨商。并在《采購(gòu)臺(tái)賬》中做好記錄。4.4現(xiàn)金資金的使用采購(gòu)員需要現(xiàn)金采購(gòu)的零部件、接貨的運(yùn)費(fèi)、叉車(chē)和吊車(chē)的租賃費(fèi)用，由采購(gòu)員每月申請(qǐng)1000元備用金，月底憑結(jié)算單據(jù)交給采購(gòu)部部長(zhǎng)核對(duì)無(wú)誤后交生產(chǎn)總監(jiān)審批，再由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，交財(cái)務(wù)出納進(jìn)行