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《某醫(yī)院醫(yī)療資源管理系統(tǒng)專案計劃電子公文的改善與規(guī)劃》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、某醫(yī)院醫(yī)療資源管理系統(tǒng)專案計劃-電子公文的改善與規(guī)劃姓 名：湯淑娟、林欣儒班 級：醫(yī)管四B指導(dǎo)教授：鄭惠珠實(shí)習(xí)機(jī)構(gòu)：義大醫(yī)院實(shí)習(xí)時間：95年06月26日至95年07月28日義守大學(xué)醫(yī)務(wù)管理學(xué)系學(xué)生實(shí)習(xí)專題報告動機(jī)及目的動機(jī)在一般的行政作業(yè)中，以人工方式來處理、傳遞公文，但人工作業(yè)有種種缺失，說明了人工的作業(yè)方式已不符時代潮流所需。醫(yī)院對公文之作法與處理，迭加改革，力求簡化，以期達(dá)到提高行政效率的目的。參與電子公文，以期在目標(biāo)醫(yī)院推動電子公文，盡一份心力。目的藉由探討公文過去、現(xiàn)況及未來了解電子公文始由。使目標(biāo)醫(yī)院電子公文系統(tǒng)之流程、操作更為流暢及簡略。藉由參與至專題
2、，協(xié)助目標(biāo)醫(yī)院推動電子公文。專案目標(biāo)醫(yī)院之簡介目標(biāo)醫(yī)院其願景為成為第一流的重癥醫(yī)學(xué)中心，並以提昇醫(yī)療品質(zhì)、培養(yǎng)卓越文化做為使命，而完整的電子公文系統(tǒng)應(yīng)該是達(dá)成這兩項使用的重要基本因素。而醫(yī)院的電子公文系統(tǒng)從購置、策劃至修改、測試才五個月不到的時間，至今仍為測試階段，對於常接觸公文者對於電子公文系統(tǒng)有許多的期許。專案製作工具本專案採用之製作方法主要有兩種，分述如下：文獻(xiàn)分析法一般電子公文資料:政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校電子公文相關(guān)資料。該院電子公文相關(guān)記錄：會議記錄、電子公文教育訓(xùn)練的PowerPoint。訪談法訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關(guān)執(zhí)行人員，做更深入了解，所得資料
3、正確性、可信度及全面性也較高。專案內(nèi)容一、紙本公文處理1.1流程介紹1.2紙本公文使用上困擾公文傳送時間不易掌控與時效性低。公文存取及搜尋不便。加會簽不便。公文傳送流程不易管理。二、電子公文電子公文系統(tǒng)：一套軟體程式，將傳統(tǒng)人工公文作業(yè)轉(zhuǎn)換為電子化，一切作業(yè)（公文編制、傳遞）皆由電腦來完成，此電腦化之公文系統(tǒng)稱之。電子公文從系統(tǒng)來看公文內(nèi)容本身。公文傳送流程。電子公文對象來看醫(yī)院內(nèi)部。醫(yī)院外部。目標(biāo)醫(yī)院的電子公文:目標(biāo)醫(yī)院當(dāng)初在設(shè)計電子公文流程時，是依照紙本公文的傳送流程下去設(shè)計的，因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒有任何顯著差異。2.1介紹電子公文的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)
4、針對電子公文系統(tǒng)相對於傳統(tǒng)公文系統(tǒng)所產(chǎn)生的優(yōu)勢如下：公文作業(yè)中最複雜的部分為文件之傳遞及流程的管理，同時也是電子化作業(yè)之困難點(diǎn)所在：1.公文傳送時間易於掌控。1.文件之傳遞順序。2.公文時效性高。2.動態(tài)新增工作。3.公文傳送流程易於管理。3.掌握文件狀態(tài)。4.公文收發(fā)方便性好。4.幕僚處理文件。5.公文遺失率低。5.幕僚單位作業(yè)流程。6.公文保存空間小。7.公文存取與搜尋便利性高。8.人事成本費(fèi)用低。9.公文加會簽方便。三、目標(biāo)醫(yī)院向某區(qū)域醫(yī)院購置且院方擁有50％向賣方提出客製化需求。同是區(qū)域醫(yī)院。向廠商購置成本高，且不一定符合需求。由於是購置，所以並非完全符合目標(biāo)醫(yī)
5、院需求，所以必須院內(nèi)逐步修改。初步之修改由院長室及資訊處負(fù)責(zé)測試。即將上線時，再由高階主管參與測試。過程中每隔一段時間需報告並教育訓(xùn)練。使各單位人員了解電子公文之進(jìn)度及使用方式。提出問題與意見，並予以解決、修改。在實(shí)習(xí)之初，目標(biāo)醫(yī)院電子公文已有大致上的雛形，也是之後所稱的「第二版電子公文」。3.1第一版電子公文3.2電子公文的改善第二版電子公文問題與解決方案問題1問題圖示解決方案流程選項既然都已經(jīng)反白，無法讓使用者使用，為何不將此項功能移除。（1）雖然此功能已經(jīng)反白，無法讓使用者使用，但由於目前各大廠商還是有此功能，因此保留。（2）其中轉(zhuǎn)、呈、會、退的邏輯判斷，是根據(jù)資
6、訊處在電腦裡頭所設(shè)定的邏輯來判斷。第二版電子公文問題與解決方案問題2問題圖示解決方案要搜尋員工資料，大都依員工編號或員工姓名查詢，不甚方便。資訊處將進(jìn)行改善，使員工查詢更為便利。第二版電子公文修正問題與解決方案問題3解決方案公文審核者要夾帶附加文件，以傳閱，無相關(guān)功能可支援。資訊處將進(jìn)行改善，以提供相關(guān)服務(wù)功能。第二版電子公文修正第二版電子公文修正問題與建議問題1問題圖示回覆為何按待審表單，卻出現(xiàn)所有待審表單及已完成表單的畫面。下階段修改。問題與建議問題2問題圖示回覆為何進(jìn)入收文附件，卻沒有任何畫面。盡速修改。問題與建議問題3問題圖示回覆正常：上：加會簽者；下：被會簽者
7、，層級及加會簽者相同。異常：上：被會簽者，層級與加會簽者不同；下：加會簽者。盡速修改。問題與建議問題4問題圖示回覆為何在簽核表單資料夾及拒絕表單資料夾裡頭的電子收文單審核畫面有設(shè)置表單狀態(tài)、類別、簽核狀態(tài)，與種類讓使用者選擇。因為這兩個畫面的下面沒有設(shè)置存檔的功能讓使用者使用，所以這些功能是無法產(chǎn)生作用的，不過還是會在下階段修改。問題與建議建議項目1目前現(xiàn)況建議電子公文傳送流程。公文處理人員→課長→經(jīng)理→公文處理人員→加會簽給適當(dāng)單位。公文處理人員→課長→經(jīng)理→加會簽給適當(dāng)單位。問題與建議建議項目2目前現(xiàn)況建議加會簽部分。目前加會簽流程欄
