秘書實務 課件

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1、秘書實務課程說明一、課程性質“秘書實務”是我系商務英語大二學生的專業(yè)核心課程，主要培養(yǎng)有社會主義覺悟的，德智體美全面發(fā)展的，了解秘書基本知識，具有辦公室工作能力，適于從事社會各類機關、公司、企事業(yè)單位等社會組織的人才。二、主要內容第一章秘書實務概述第二章辦公事務的管理第三章接待實務第四章會議與談判實務第五章商務活動第六章文檔及信息管理第七章公文處理實務第八章人際交往實務第九章禮儀實務第十章秘書工作中的溝通與協(xié)調三、教學目標本課程主要是使學生從感性的工作實踐到理性的工作事理對秘書工作有一個基本的認識。

2、同時，配合一定的訓練，使學生的認識有較大提高。本課程以秘書實務為主，對秘書學原理部分遵照“必須”、“夠用”、“精當”、“扎實”的原則有所取舍。四、考核方法平時表現(xiàn)與期末考試相結合1、考勤：10%2、作業(yè)：10%3、實訓(含課堂討論和實作)：20%4、期末考試：60%第一章秘書實務概述本章的教學目標1.了解秘書實務的內容2.了解秘書實務工作的性質與特點3.熟悉秘書應具備的能力及職業(yè)道德4.掌握秘書實務工作的規(guī)律與方法一、秘書的含義討論：在你的心目中秘書室一種怎樣的職業(yè)，你如何定義這種職業(yè)，如何看到秘書

3、工作的？“秘書”的出處（1）《說文·易部》：“秘書說曰：日月為易?！倍斡癫米ⅲ骸懊貢^緯書。”（2）《后漢書·鄭玄傳》：（鄭玄）“遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術之奧”。秘密機要的書籍文件。指讖緯圖箓等書。官名；職務名。古代稱掌管圖書之官。如漢以來之秘書監(jiān)、秘書郎皆是。官名；職務名。掌秘要文書之官，如三國魏之秘書令、秘書丞。含義秘書（Secretary）可以指：1、政黨之內的要職，最高者稱為總書記。2、寫字樓及商業(yè)機構內的文員職位，專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機票、訂酒店等。3、香港決策

4、局的最高級公務員職位。狹義秘書定義專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。廣義秘書定義位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面的事務與信息助手”。秘書學的產(chǎn)生秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學作為一門科學，是80年代以后才在我國興起。80年代初出現(xiàn)秘書學理論研究的熱潮，主要標志：（1）秘書教育大發(fā)展初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡。（

5、2）秘書工作組織的成立從中央到地方建立學術團體、各種秘書協(xié)會。（3）秘書刊物的出版發(fā)行中共中央辦公廳《秘書工作》上海大學：《秘書》秘書的分類1、秘書的縱向分類中國：（1）初級秘書（2）中級秘書（3）高級秘書日本：（1）見習秘書（2）初級秘書（3）中級秘書（4）高級秘書2、秘書的橫向分類(1)商務秘書(2)教學秘書(3)司法秘書(4)醫(yī)務秘書(5)政務秘書二、秘書實務（一）秘書實務的含義“實”是“實際”的意思“務”是“事情、從事”的意思字面理解是：秘書工作者實際從事的事情（二）學習的目的熟悉秘書業(yè)務知

6、識，掌握秘書工作的內容、規(guī)范、程序和操作方法，提高從事秘書工作的實際能力。（三）秘書實務的具體內容1、“參與政務”、“掌管事務”（分清楚主次）2、辦文、辦會、辦事辦文包括辦發(fā)文、辦收文以及文件管理。辦發(fā)文是指由單位起草，發(fā)往外單位的文件，包括牛皋、審核、發(fā)文登記、打印、校對、裝訂、裝封、發(fā)出、注發(fā)等一系列程序；辦收文是指辦理外單位發(fā)往本單位的文件，包括簽收、拆封、登記、傳閱、批辦等一系列程序；文件管理即把辦理完畢的收文、發(fā)文科學地存放起來，以備領導隨時查詢，并定期向檔案部門移交工作。辦會會議是管理工

7、作和領導活動的方式之一，會議是民主精神的體現(xiàn)。如何組織好會議、如何做好會議中的會務服務工作、如何提高開會的效率都是秘書工作者需要考慮、研究的問題。辦事包括值班、電話事務、接待、為領導安排日程、調查研究、為領導決策提供參考性方案、信息服務、查辦工作、信訪工作、保密工作。（四）秘書實務的特點1、實用性、實踐性2、規(guī)范性、程序性3、現(xiàn)實性、可操作性三、秘書應具備的能力及職業(yè)道德（一）能力要求秘書的能力要求秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：1．寫作能力2，

8、口頭表達能力3．聽知能力秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長、反復的發(fā)言中拎出要領，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉化為自己清晰簡明的語言加以復述。聽知能力還意味著秘書應努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現(xiàn)在實行開放政策，橫向聯(lián)系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言或外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。4．閱讀概括能力5．社交活動能力現(xiàn)代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案