淺談檔案信息化管理的重要性

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1、淺談檔案信息化管理的重要性：檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件。從人類發(fā)展的角度看，檔案信息是一種資源，這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問題。需要通過加強檔案管理標準化,實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強復合型人才培養(yǎng),加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化?！　￡P(guān)鍵詞：檔案；信息化；管理；數(shù)字化信息　　檔案是國家機關(guān)、社會團體和個人在社會生活中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等其他各種形式的原始記錄，是歷史的真實寫照?！笆濉逼陂g

2、，國家開始把檔案工作列為重點發(fā)展的行業(yè)，明確指出各級檔案部門要抓好檔案信息化工作的切入點，充分發(fā)揮在政府上X，建立數(shù)字政府中的作用。2012年2月，中共中央書記處書記令計劃在全國檔案工作會議上強調(diào)，今年是實施“十二五”規(guī)劃承上啟下的重要一年，也是推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的關(guān)鍵一年。由此可見，檔案信息作為公務(wù)和經(jīng)濟活動的真實記錄，是國家經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展的基礎(chǔ)性信息資源，國家信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與檔案信息資源建設(shè)息息相關(guān)。檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件。從人類發(fā)展的角度看，檔案信息是一種資源，這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。　　一、檔案信息管理現(xiàn)狀及存在的問題　　

3、（1）檔案管理手段的落后　　現(xiàn)在許多企事業(yè)單位的檔案管理沒有單獨的計算機和專業(yè)的管理軟件。在手段上，也是采用古老的手工查找的方法，存儲的方式也一般都是卷柜的方式，不僅占地面積大，而且容易丟失，破損?！　。?）檔案管理中的非專業(yè)人員居多　　檔案管理領(lǐng)導對檔案管理的重要性認識不足，致使檔案管理團隊中的非專業(yè)人員占比較大的比例，這樣，很多時候檔案管理者就不能及時掌握檔案管理工作的新技術(shù)，新知識。對檔案管理和存放的基礎(chǔ)知識也不夠了解，秉承老一輩的古老檔案管理方法。因此，不能對以后的管理工作有新的創(chuàng)新和突破。　　二、提高檔案信息化管理的措施　?。?）將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息　　打破原

4、始的檔案管理方式，首先要實現(xiàn)檔案管理X絡(luò)化，依靠X絡(luò)，配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，實現(xiàn)計算機在檔案部門的全面覆蓋。利用計算機，可以實現(xiàn)檔案自動編目、檢索，檔案全文存儲與檢索，檔案業(yè)務(wù)工作管理，計算機輔助立卷，檔案自動標引，文檔一體化管理等等?！　≡趯崿F(xiàn)計算機全覆蓋的同時，要保證計算機的高容量。隨著各單位檔案數(shù)量的增加，檔案部門一定會面臨沉重的備案壓力，這就需要使用大容量的檔案存載系統(tǒng)。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作的效率?！　。?）必須建立規(guī)范的管理機制　　在檔案信息化管理的建設(shè)中，首先要從實際出發(fā)，建立規(guī)范的管理機制。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，

5、制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。不僅要健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟，而且制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性和完整性。檔案管理標準包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等等，它是衡量工作效率高低的尺度?！　。?）樹立檔案工作的新觀念　　打破“檔案管理理論不強，業(yè)務(wù)技術(shù)要求不高”的舊觀念，使檔案管理者樹立正確的終生學習的觀念，成為檔案信息化管理建設(shè)成功的基本保證。檔案管理人員還要盡快掌握新的檔案管理制度。信息時代需要主動適應(yīng)社會需求的高級檔案管理人才，面對多變的未來，檔案管理人才應(yīng)能抓住機遇，形成迅速應(yīng)變的思維方式和創(chuàng)新意識

6、。　　三、檔案信息化管理的重要性　　檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件，從人類發(fā)展的角度來看，它是一種資源，這種資源必須建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用?！　。?）是全社會最大的共享資源　　檔案是信息，信息是資源，檔案管理使社會信息有序化，是全社會最大的共享資源，沒有檔案管理就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。檔案信息管理，保存中心和檔案部門保存大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成、工作考察、學術(shù)研究的重要地，檔案信息涉及社會各行各業(yè)均有相當?shù)睦脙r值，與公民權(quán)益息息相關(guān)?！　。?）在現(xiàn)代化經(jīng)濟決策中起到關(guān)鍵作用　　如今，在商品生產(chǎn)的激烈競爭中，檔案信息

7、能夠在經(jīng)濟決策的正確與否，起到關(guān)鍵性作用。知己知彼，才能百戰(zhàn)百勝。在經(jīng)濟決策中，一個商家不僅掌握自己生產(chǎn)工藝技術(shù)中的檔案信息，而且還要掌握市場及同行業(yè)的檔案信息。而同行對檔案信息通常是互相保密的。一條檔案信息有時可以使一個企業(yè)起死回生，扭虧轉(zhuǎn)盈。　　隨著改革的進一步深入，檔案部門逐步引進新的管理理論，引進高級檔案人才。其工作范圍也逐步的擴大，扭轉(zhuǎn)以往那種傳統(tǒng)的檔案管理狀況。要使得這一整體能高效率的運轉(zhuǎn)起來，就必須把信息化管理利用起來，這樣在管理的過程中，始終都要注意管理的方法。因