淺談檔案信息化管理的重要性

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1、淺談檔案信息化管理的重要性摘要:檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件。從人類發(fā)展的角度看,檔案信息是一種資源,這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢,在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標準化程度低,缺乏高級管理專業(yè)人員,檔案管理投入不足等問題。需要通過加強檔案管理標準化,實現(xiàn)管理現(xiàn)代化,加強復合型人才培養(yǎng),加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。關鍵詞:檔案;信息化;管理;數(shù)字化信息檔案是國家機關、社會團體和個人在社會生活中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表

2、、聲像等其他各種形式的原始記錄,是歷史的真實寫照?！笆濉逼陂g,國家開始把檔案工作列為重點發(fā)展的行業(yè),明確指出各級檔案部門要抓好檔案信息化工作的切入點,充分發(fā)揮在政府上網(wǎng),建立數(shù)字政府中的作用。2012年2月,中共中央書記處書記令計劃在全國檔案工作會議上強調(diào),今年是實施“十二五”規(guī)劃承上啟下的重要一年,也是推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的關鍵一年。由此可見,檔案信息作為公務和經(jīng)濟活動的真實記錄,是國家經(jīng)濟建設與社會發(fā)展的基礎性信息資源,國家信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與檔案信息資源建設息息相關。檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件。從人類發(fā)

3、展的角度看,檔案信息是一種資源,這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。一、檔案信息管理現(xiàn)狀及存在的問題(1)檔案管理手段的落后現(xiàn)在許多企事業(yè)單位的檔案管理沒有單獨的計算機和專業(yè)的管理軟件。在手段上,也是采用古老的手工查找的方法,存儲的方式也一般都是卷柜的方式,不僅占地面積大,而且容易丟失,破損。(2)檔案管理中的非專業(yè)人員居多檔案管理領導對檔案管理的重要性認識不足,致使檔案管理團隊中的非專業(yè)人員占比較大的比例,這樣,很多時候檔案管理者就不能及時掌握檔案管理工作的新技術,新知識。對檔案管理和存放的基

4、礎知識也不夠了解,秉承老一輩的古老檔案管理方法。因此,不能對以后的管理工作有新的創(chuàng)新和突破。二、提高檔案信息化管理的措施(1)將紙質(zhì)檔案信息轉化為數(shù)字化信息打破原始的檔案管理方式,首先要實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化,依靠網(wǎng)絡,配備統(tǒng)一的管理設備,實現(xiàn)計算機在檔案部門的全面覆蓋。利用計算機,可以實現(xiàn)檔案自動編目、檢索,檔案全文存儲與檢索,檔案業(yè)務工作管理,計算機輔助立卷,檔案自動標引,文檔一體化管理等等。在實現(xiàn)計算機全覆蓋的同時,要保證計算機的高容量。隨著各單位檔案數(shù)量的增加,檔案部門一定會面臨沉重的備案壓力,這就需要使用大容

5、量的檔案存載系統(tǒng)。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量,而且能提高檔案工作的效率。(2)必須建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化管理的建設中,首先要從實際出發(fā),建立規(guī)范的管理機制。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求,制定適應信息化建設的檔案管理制度。不僅要健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范,細化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟,而且制定必要的安全措施,確保電子檔案的安全性和完整性。檔案管理標準包括:檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等等,它是衡量工作效率高低的尺度。(3)樹立檔案工作的新觀念打破“檔案管理理論

6、不強,業(yè)務技術要求不高”的舊觀念,使檔案管理者樹立正確的終生學習的觀念,成為檔案信息化管理建設成功的基本保證。檔案管理人員還要盡快掌握新的檔案管理制度。信息時代需要主動適應社會需求的高級檔案管理人才,面對多變的未來,檔案管理人才應能抓住機遇,形成迅速應變的思維方式和創(chuàng)新意識。三、檔案信息化管理的重要性檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件,從人類發(fā)展的角度來看,它是一種資源,這種資源必須建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。(1)是全社會最大的共享資源檔案是信息,信息是資源,檔案管理使社會信息有序化,是全社會最大的

7、共享資源,沒有檔案管理就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。檔案信息管理,保存中心和檔案部門保存大量歷史真實記錄,是各類檔案信息的集藏地,是社會各界了解政策形成、工作考察、學術研究的重要來源地,檔案信息涉及社會各行各業(yè)均有相當?shù)睦脙r值,與公民權益息息相關。(2)在現(xiàn)代化經(jīng)濟決策中起到關鍵作用如今,在商品生產(chǎn)的激烈競爭中,檔案信息能夠在經(jīng)濟決策的正確與否,起到關鍵性作用。知己知彼,才能百戰(zhàn)百勝。在經(jīng)濟決策中,一個商家不僅掌握自己生產(chǎn)工藝技術中的檔案信息,而且還要掌握市場及同行業(yè)的檔案信息。而同行對檔案信息通常是互相保密的。一條

8、檔案信息有時可以使一個企業(yè)起死回生,扭虧轉盈。隨著改革的進一步深入,檔案部門逐步引進新的管理理論,引進高級檔案人才。其工作范圍也逐步的擴大,扭轉以往那種傳統(tǒng)的檔案管理狀況。要使得這一整體能高效率的運轉起來,就必須把信息化管理利用起來,這樣在管理的過程中,始終都要注意管理的方法。因為這種新管理方法運用的得當與否,關系著檔案信息化的成敗。