淺談檔案信息化管理的重要性

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1、淺談檔案信息化管理的重要性摘要:檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件。從人類發(fā)展的角度看,檔案信息是一種資源,這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì),在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低,缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員,檔案管理投入不足等問(wèn)題。需要通過(guò)加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng),加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。關(guān)鍵詞:檔案;信息化;管理;數(shù)字化信息檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在社會(huì)生活中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表

2、、聲像等其他各種形式的原始記錄,是歷史的真實(shí)寫(xiě)照。“十五”期間,國(guó)家開(kāi)始把檔案工作列為重點(diǎn)發(fā)展的行業(yè),明確指出各級(jí)檔案部門要抓好檔案信息化工作的切入點(diǎn),充分發(fā)揮在政府上網(wǎng),建立數(shù)字政府中的作用。2012年2月,中共中央書(shū)記處書(shū)記令計(jì)劃在全國(guó)檔案工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào),今年是實(shí)施“十二五”規(guī)劃承上啟下的重要一年,也是推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵一年。由此可見(jiàn),檔案信息作為公務(wù)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性信息資源,國(guó)家信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與檔案信息資源建設(shè)息息相關(guān)。檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件。從人類發(fā)

3、展的角度看,檔案信息是一種資源,這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。一、檔案信息管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題(1)檔案管理手段的落后現(xiàn)在許多企事業(yè)單位的檔案管理沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和專業(yè)的管理軟件。在手段上,也是采用古老的手工查找的方法,存儲(chǔ)的方式也一般都是卷柜的方式,不僅占地面積大,而且容易丟失,破損。(2)檔案管理中的非專業(yè)人員居多檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,致使檔案管理團(tuán)隊(duì)中的非專業(yè)人員占比較大的比例,這樣,很多時(shí)候檔案管理者就不能及時(shí)掌握檔案管理工作的新技術(shù),新知識(shí)。對(duì)檔案管理和存放的基

4、礎(chǔ)知識(shí)也不夠了解,秉承老一輩的古老檔案管理方法。因此,不能對(duì)以后的管理工作有新的創(chuàng)新和突破。二、提高檔案信息化管理的措施(1)將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息打破原始的檔案管理方式,首先要實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,依靠網(wǎng)絡(luò),配備統(tǒng)一的管理設(shè)備,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全面覆蓋。利用計(jì)算機(jī),可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目、檢索,檔案全文存儲(chǔ)與檢索,檔案業(yè)務(wù)工作管理,計(jì)算機(jī)輔助立卷,檔案自動(dòng)標(biāo)引,文檔一體化管理等等。在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全覆蓋的同時(shí),要保證計(jì)算機(jī)的高容量。隨著各單位檔案數(shù)量的增加,檔案部門一定會(huì)面臨沉重的備案壓力,這就需要使用大容

5、量的檔案存載系統(tǒng)。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量,而且能提高檔案工作的效率。(2)必須建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化管理的建設(shè)中,首先要從實(shí)際出發(fā),建立規(guī)范的管理機(jī)制。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求,制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。不僅要健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范,細(xì)化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟,而且制定必要的安全措施,確保電子檔案的安全性和完整性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括:檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等,它是衡量工作效率高低的尺度。(3)樹(shù)立檔案工作的新觀念打破“檔案管理理論

6、不強(qiáng),業(yè)務(wù)技術(shù)要求不高”的舊觀念,使檔案管理者樹(shù)立正確的終生學(xué)習(xí)的觀念,成為檔案信息化管理建設(shè)成功的基本保證。檔案管理人員還要盡快掌握新的檔案管理制度。信息時(shí)代需要主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)需求的高級(jí)檔案管理人才,面對(duì)多變的未來(lái),檔案管理人才應(yīng)能抓住機(jī)遇,形成迅速應(yīng)變的思維方式和創(chuàng)新意識(shí)。三、檔案信息化管理的重要性檔案信息化管理是人類發(fā)展的必要條件,從人類發(fā)展的角度來(lái)看,它是一種資源,這種資源必須建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。(1)是全社會(huì)最大的共享資源檔案是信息,信息是資源,檔案管理使社會(huì)信息有序化,是全社會(huì)最大的

7、共享資源,沒(méi)有檔案管理就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。檔案信息管理,保存中心和檔案部門保存大量歷史真實(shí)記錄,是各類檔案信息的集藏地,是社會(huì)各界了解政策形成、工作考察、學(xué)術(shù)研究的重要來(lái)源地,檔案信息涉及社會(huì)各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r(jià)值,與公民權(quán)益息息相關(guān)。(2)在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)決策中起到關(guān)鍵作用如今,在商品生產(chǎn)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中,檔案信息能夠在經(jīng)濟(jì)決策的正確與否,起到關(guān)鍵性作用。知己知彼,才能百戰(zhàn)百勝。在經(jīng)濟(jì)決策中,一個(gè)商家不僅掌握自己生產(chǎn)工藝技術(shù)中的檔案信息,而且還要掌握市場(chǎng)及同行業(yè)的檔案信息。而同行對(duì)檔案信息通常是互相保密的。一條

8、檔案信息有時(shí)可以使一個(gè)企業(yè)起死回生,扭虧轉(zhuǎn)盈。隨著改革的進(jìn)一步深入,檔案部門逐步引進(jìn)新的管理理論,引進(jìn)高級(jí)檔案人才。其工作范圍也逐步的擴(kuò)大,扭轉(zhuǎn)以往那種傳統(tǒng)的檔案管理狀況。要使得這一整體能高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái),就必須把信息化管理利用起來(lái),這樣在管理的過(guò)程中,始終都要注意管理的方法。因?yàn)檫@種新管理方法運(yùn)用的得當(dāng)與否,關(guān)系著檔案信息化的成敗。