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1、淺談檔案信息化建設的重要性及意義朱娥（陜西省水利電力勘測設計研究院，陜西西安710001）【摘要】進入信息化時代，社會運行的頻率在飛速提升，大量的信息充斥著社會生活的方方面面，我們的檔案工作也順應時代發(fā)展的需要在發(fā)生著深刻的變革，要把我們手中保管的“死”檔案轉(zhuǎn)化為可開發(fā)利用的“活”資源，成為網(wǎng)絡中的一條信息源，就必須加快檔案工作的發(fā)展步伐，提高現(xiàn)代化服務水平，全面推進檔案信息建設工程。..關鍵詞檔案信息化；信息化建設；重要性；意義隨著現(xiàn)代科學技術在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段
2、。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其它信息，從而在信息領域有其特殊的地位。要實現(xiàn)檔案信息化，其基礎工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計算機的功能和作用；應用計算機技術管理館藏檔案；建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。1檔案信息化及信息化建設的必要性1.1什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。1.2紙質(zhì)檔案作為一種原生的
3、信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數(shù)字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時代發(fā)展的新舉措。電子文件實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務。2檔案信息化建設中存在的問題2.1缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整
4、體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。2.2檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕
5、的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。2.3軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒
6、有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。2.4數(shù)據(jù)保護存在風險。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。3檔案信息化建設的重點檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉(zhuǎn)變，信息技術是其中的關鍵
7、。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規(guī)范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統(tǒng)建設及人才隊伍建設等。3.1加強檔案工作標準規(guī)范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業(yè)務要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據(jù)相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。3.2加強檔案基礎設施建設。應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發(fā)，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。3.3建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的
8、建設需要強大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，滿足檔案原文檢索，實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動的、現(xiàn)代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。3.4提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的
