“開放存取”機制在高校檔案管理中的應(yīng)用

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1、“開放存取”機制在高校檔案管理中的應(yīng)用開放存取(OpenAccess，OA)的概念產(chǎn)生于20世紀90年代，是指通過公共網(wǎng)絡(luò)可以免費獲取所需的文獻，允許任何用戶讀取、下載、拷貝、分發(fā)、打印、檢索以及獲取在線全文信息，支持爬行器收獲并建立本地索引，支持用于法律允許的其他目的(不包括商業(yè)、法律、技術(shù)貿(mào)易壁壘方面的應(yīng)用)，惟一的限制是復(fù)制與發(fā)行。開放存取運動主要是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，在學(xué)術(shù)、出版、圖書館、文獻等領(lǐng)域大規(guī)模興起，特別是搜索引擎、ebook、博客等新技術(shù)的出現(xiàn)，所帶動的一種全新的信息交流方式?！　￠_

2、放存取運動目前已經(jīng)越來越被學(xué)術(shù)界所接受和重視，學(xué)術(shù)界特別是信息資源領(lǐng)域?qū)﹂_放存取模式的研究日趨深入。檔案是一種重要的信息資源，因此，從整個信息資源的角度，對開放存取機制進行深入的研究具有重要的意義。在此，筆者以所從事工作的實際情況出發(fā)，探討一下在高校檔案工作中，高校檔案資源如何實現(xiàn)“開放存取”的服務(wù)機制?！　∫弧ⅰ伴_放存取”機制在高校檔案管理中的含義　　在討論“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義之前，首先我們來分析一下高校檔案信息資源的性質(zhì)和特點?！　「咝n案信息資源作為學(xué)校全部信息資源的重要組成部

3、分，在輔助一線教學(xué)科研、支持學(xué)校行政后勤等部門順利辦公，以及記錄學(xué)校歷史、宣傳樹立學(xué)校形象等方面，發(fā)揮著重要作用，對學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)、改革發(fā)展具有不可替代的作用。檔案信息的重要性也越來越被廣大的學(xué)生、教職員工所了解，并且，由于高校檔案內(nèi)容的特殊性以及惟一性，在社會上也有著重要的影響，越來越得到社會的關(guān)注和重視?！　「咝?nèi)部以及社會越來越多樣化、個性化、專業(yè)化的需求對高校檔案管理模式也提出了更高的要求，這也是廣大高校檔案工作者所不斷思考、探索的一個問題。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)式的利用模式已經(jīng)滲

4、透到了社會生活的方方面面，這就對傳統(tǒng)的檔案利用模式產(chǎn)生了巨大沖擊，一向被認為成熟、安全的“部門歸檔”以及“調(diào)閱式”的檔案利用模式開始動搖。雖然這種方式仍然占據(jù)著高校檔案部門的主流，但是與此相關(guān)的各種問題和矛盾已經(jīng)開始顯現(xiàn)，如檔案收集難以實現(xiàn)前端控制、存儲成本不斷上升、利用效率偏低、有償服務(wù)屢遭爭議等，隨之產(chǎn)生了一系列的衍生問題，如利用門檻相對偏高降低了利用者的利用興趣；保存成本的上升與檔案部門可支配資源短缺的矛盾，影響了檔案工作者的工作熱情，諸如此類的問題已經(jīng)對檔案人員形成不小的困擾。另一個顯而易見的

5、問題就是，由于檔案自身所遵循的原則以及檔案部門的特殊性，完全照搬互聯(lián)網(wǎng)模式或者數(shù)字圖書館模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本費用、質(zhì)量控制等各方面的原因，高校檔案資源的開放存取機制，不同于其他信息文獻領(lǐng)域。　　基于上述情況，開放存取在高校檔案管理實踐中包括三層含義：一是指有條件地將檔案信息向?qū)W校所有學(xué)生和教職工以及社會公眾開放，降低利用門檻，減少權(quán)限障礙，從而提高檢索效率和利用效果；二是降低獲得檔案信息的難度，提高工作效率；三是通過OA資源庫的建設(shè)，在理論以及實踐中，提高高校檔案信息價

6、值開發(fā)力度，使檔案價值全面得以實現(xiàn)?？梢钥闯觯鲜龊x是對“開放存取”定義的一種修正，使之更符合高校檔案的實際。這樣的修正在高校檔案工作實踐中具有實際意義。　　二、“開放存取”機制在高校檔案工作中的應(yīng)用范圍　　筆者認為，“開放存取”機制在高校檔案館中的實現(xiàn)和具體應(yīng)用范圍，主要包括以下三個方面?！　。ㄒ唬┉h(huán)境建設(shè)　　如前所述，“開放存取”機制是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生和運作的，“開放存取”機制在高校檔案館中的應(yīng)用主要是基于數(shù)字化校園和高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字化校園是利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及科學(xué)規(guī)

7、范的管理對教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)有關(guān)的所有信息資源進行整合、集成和全面的數(shù)字化，最終實現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化的現(xiàn)代大學(xué)。高校數(shù)字檔案館是數(shù)字校園的重要組成部分，它的概念與理論上的虛擬檔案館不同。從硬件上說，它在網(wǎng)絡(luò)硬件的物理連接上屬于校園網(wǎng)的一部分,檔案館需要建立一個相對安全系數(shù)比較高的內(nèi)部局域網(wǎng),有自己的專用服務(wù)器，局域網(wǎng)通過一個核心交換機連接到校園網(wǎng)主交換機上,實現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)的互聯(lián)。從軟件上說，檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)一般包括兩大項內(nèi)容，一個是檔案館辦公系統(tǒng)，一個是檔案管理系統(tǒng)，這

8、是高校數(shù)字檔案館的兩大支柱，同時，所有檔案實現(xiàn)數(shù)字化，是高校數(shù)字檔案館的前提和基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化有自身的特點，具有層次化、級別化的特點，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對于防火墻、密鑰、后門等安全機制以及管理方法提出了較高要求。　?。ǘ┵Y源管理　　開放存取的資源管理，這里主要是指利用科學(xué)方法，將不同類型、來源分散、異構(gòu)、海量的檔案信息資源經(jīng)過編目、整序，編輯，形成可以通過網(wǎng)絡(luò)利用的有效數(shù)據(jù)的過程。簡而言之，就是將零散檔案信息數(shù)據(jù)化的過程?！　?、編目　　在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中