辦公室5s管理手冊

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辦公室5S管理手冊一、目的為配合公司質(zhì)量管理體系的有效實施，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛，提升員工真、善、美的品質(zhì)，不斷規(guī)范日常工作，促使5S活動向"形式化---行事化---習(xí)慣化"演變，塑造公司良好的形象，特編寫了辦公室《5S管理手冊》。二、范圍5S管理手冊詳實地介紹了5S的定義、目的、效用，推行要求。三、定義與目的5S就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個項目，因日語的羅馬拼音均以"S"開頭，簡稱為5S。1S-整理　　定義：區(qū)分要與不要的東西，工作現(xiàn)場除了要用的東西以外，其他一切都不放置。目的：將"空間"騰出來活用2S-整頓　　定義：要的東西依規(guī)定定位、定方法擺放整齊，明確數(shù)量，明確標示。目的：不浪費"時間"找東西，提高工作效率。3S-清掃　　定義：清除工作現(xiàn)場內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。目的：消除"臟污"，保持職場干干凈凈、明明亮亮4S-清潔　　定義：將上面3S實施的做法制度化，規(guī)范化，維持其成果。目的：通過制度化來維持成果5S-素養(yǎng)定義：培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣，按規(guī)定行事，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。目的：提升"人的品質(zhì)"，成為對任何工作都講究認真的人四、5S實施要求辦公室要求——辦公桌圖1入座后左邊辦公桌電話電腦屏幕鍵盤臺式文件柜鼠標紙簍便箋活動辦公柜筆筒 日歷座椅過道文件架圖2入座后右邊辦公桌臺式文件柜鼠標電話電腦屏幕鍵盤紙簍便箋筆筒日歷座椅文件架活動辦公柜過道桌面文件柜物品擺放標準各部門可按本部門特點制定規(guī)范，內(nèi)部統(tǒng)一。建議按照如下標準存放文件：第一層待辦文件第二層待辦文件第三層已辦文件第四層已辦文件第五層已辦文件 文件夾使用標準（1）均統(tǒng)一選用藍色系文件夾（2）目錄標準1、尺寸：5.5X30cm2、字體標準：華文中宋小初3、對齊方式：上對齊4、顏色：白底黑字序號內(nèi)容時間負責(zé)人1無污點，無灰塵每日使用者2桌面不得放置私人物品每日使用者3每日使用的物品整齊有序固定位置擺放（包括電話、文件柜、電腦、個人使用的打印機、文件夾、日歷、筆筒、便箋），不得擺放閑置不用的物品（每日均不使用）（圖一、二）每日使用者4文件柜應(yīng)整齊，將待辦文件和已辦文件由上到下有序排列，可參見桌面文件柜物品擺放標準。每日使用者5文件夾整齊豎立，不影響正常工作，（每月不使用的資料不得放置在桌面的文件夾）每日使用者5文件分類區(qū)分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的個人資料應(yīng)區(qū)分，設(shè)置獨立的文件夾，標識后進行區(qū)域存放，并將使用頻繁的資料文件夾放置在其他材料的外部。一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每小時都要使用的物品應(yīng)保存在辦公桌或隨身攜帶。按需要使用者6文件夾應(yīng)粘貼標識，標識應(yīng)醒目區(qū)分所存材料，區(qū)分是否進行處理（嚴禁將保密材料放置在桌面上）參見文件夾使用標準使用文件盒，參見文件盒使用標準使用前使用者7電腦以及打印機等電器連接線不應(yīng)過長，固定連接線應(yīng)有序打結(jié)和捆綁每日使用者8辦公抽屜應(yīng)擺放整齊，并按照使用頻次依次由里至外、下至上的循序擺放，零散物品應(yīng)裝盒或袋，個人物品應(yīng)放在抽屜的最下層。參見辦公柜物品擺放標準。立式文件柜物品符合擺放標準每日使用者9衣服柜應(yīng)整齊掛在個人衣柜中每日使用者10電腦顯示器置寫字臺左前角或中間，豎式主機置桌面下。每日使用者11卡座屏風(fēng)：除規(guī)定張貼的使用者信息外，內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼。每日使用者12垃圾簍置寫字臺下，罩塑料袋，桌洞下不得堆積雜物。每日使用者13每日整理桌面，關(guān)閉電源，整理物品，保持固定的位置離開前使用者 文件盒使用標準（1）均統(tǒng)一選用藍色系文件夾與牛皮紙文件盒（2）側(cè)面目錄標準1、尺寸：4X18.3cm2、字體標準：宋體初號加黑3、對齊方式：上對齊4、顏色：白底黑字（3）首頁目錄標準1、目錄格式標準分為序號、編號、文件名稱、備注（見附表）2、編號標準要求QHDMCC（秦皇島移動）-ZHB（部門開頭字母）-X001（X文件編號）3、目錄紙張標準：B54、字體標準（范例）（4）封面目錄標準（橫幅）1、尺寸：8.0X5.0cm2、字體標準：宋體加黑二號3、對齊方式：居中 3、顏色：底色為白色（5）、文件索引要求1、同類型文件需加裝封面，封面可采用粘貼、鐵夾或裝訂形式，按順序自下而上錯開索引標志2、索引標志只需要手寫編號即可3、首個文件索引從文件底部開始辦公柜物品擺放標準（1）活動辦公柜物品分層標準如下圖所示：第一層辦公用品第二層筆記本、學(xué)習(xí)記錄、培訓(xùn)筆記第三層個人用品（包、茶葉）（2）第一層抽屜擺放規(guī)范訂書器散物架計算器 立式文件柜物品擺放標準（1）頂部無雜物(少量綠色植物除外)（2）柜體整齊、凈,玻璃清潔無手印（3）上柜第一層放置各種業(yè)務(wù)書籍、學(xué)習(xí)書籍,第二層放置各種檔案文件夾（4）下柜放置各種物品或需保存資料,并貼明標簽區(qū)隔物品種類型號（5）標簽按照公司統(tǒng)一標準制作,粘貼辦公室要求——辦公椅序號內(nèi)容時間負責(zé)人1無污點，無灰塵每日使用者2辦公椅上不得放置或者搭掛衣服或背包等物品每日使用者3辦公椅應(yīng)整齊放置在固定位置上，方向應(yīng)對應(yīng)辦公桌，不得歪斜每日使用者4人離開時椅子調(diào)正，離開半個小時以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)每日使用者辦公室要求——公用設(shè)施序號內(nèi)容時間負責(zé)人1無污點，無灰塵每日使用者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用每日使用者3辦公室設(shè)施應(yīng)進行標識，并明確責(zé)任者和監(jiān)督者以及設(shè)備狀態(tài)（紅色代表故障，綠色代表正常）每日使用者4報刊、圖書等擺放架應(yīng)整齊，看后及時放在報架上，每半月及時更新報紙。每年不使用的圖書或資料及時撤柜，并要時存檔。圖書資料擺放應(yīng)統(tǒng)一方向，便于識別。使用后應(yīng)原位放好。每日使用者5暫時存放文件的存儲柜應(yīng)整齊，文件應(yīng)分類分區(qū)標識后擺放，便于查閱。機密文件應(yīng)專人上鎖保管。每日使用者6下班前及時關(guān)閉電源每日責(zé)任人辦公室要求——地面和墻壁序號內(nèi)容時間負責(zé)人1無污點，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，污穢應(yīng)即擦拭除去每日使用者2垃圾分類，并送往指定地點每日使用者3地面無紙屑、煙頭（辦公室內(nèi)禁止吸咽）每日使用者4地面不得長期（5天以上）堆放物品（包括資料），臨時堆放物品應(yīng)放在制定的區(qū)域（不得影響正常進出），整齊擺放每日使用者5墻壁上懸掛的壁畫、宣傳材料等不得歪斜每日責(zé)任人6窗臺上除放置的花草外，不得放置其他物品，每個墻臺放置的花草數(shù)量應(yīng)小于3，并均勻放置，花草大小應(yīng)適宜，不得影響正常工作。枯萎的花草應(yīng)及時撤離每日責(zé)任人7門窗玻璃上除粘貼責(zé)任人標簽和部門標識外，不允許粘貼其它物品每日責(zé)任人會議室要求 序號內(nèi)容時間負責(zé)人1無污點，無灰塵，垃圾及時清理每日責(zé)任者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持整潔，配套設(shè)施應(yīng)齊全和完整（如飲水機桶裝水、紙杯、茶葉等），核查食物品不超過保質(zhì)期每日責(zé)任者3公用設(shè)施應(yīng)進行標識，并明確責(zé)任者和監(jiān)督者以及設(shè)備狀態(tài)（紅色代表故障，綠色代表正常）每日責(zé)任者4桌椅應(yīng)完好，離開會議室前，應(yīng)將椅子推放到桌子下。每日使用者5會議室門外應(yīng)對會議室的使用狀態(tài)進行標識，如會議室正在使用，空閑每日使用者6會議室墻臺上禁止防止任何物品，保持清潔每日責(zé)任人7長期使用會議室（超過一天）應(yīng)按照辦公室要求實施每日使用者8臨時使用的電源線應(yīng)安全整齊每日使用者9桌面堆放的材料應(yīng)有序，不得平鋪在整個會議室中每日使用者10離開前應(yīng)關(guān)閉所有電源設(shè)施每日使用者吸煙間要求序號內(nèi)容時間負責(zé)人1地面無污點，無灰塵每日責(zé)任者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持整潔每日責(zé)任者3煙灰缸應(yīng)整潔放在桌面上每日責(zé)任者4煙灰缸中的煙蒂不應(yīng)超過煙灰缸的1/2每日責(zé)任者5吸煙時應(yīng)關(guān)門，即使排氣每日使用者6離開后關(guān)閉電源每日使用者走廊要求序號內(nèi)容時間負責(zé)人1地面無污點，無灰塵每日責(zé)任者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持整潔每日責(zé)任者3消防設(shè)施應(yīng)整齊放置在消防柜中每日責(zé)任者4消防水帶應(yīng)整齊盤整放入消防柜中每日責(zé)任者5消防設(shè)備應(yīng)標示，紅色表示故障，綠色標志正?？捎妹咳肇?zé)任者6消防柜正常打開，不得鎖閉每日責(zé)任者7消防指示燈正常，懸掛整齊，不得出現(xiàn)歪斜每日責(zé)任者8走廊內(nèi)不得放置雜物每日責(zé)任者9廊燈完好，無故障每日責(zé)任者10墻壁上除統(tǒng)一懸掛壁畫或者文件宣傳等內(nèi)容外，不得懸掛其他物品每日責(zé)任者11壁畫或者文件宣傳材料應(yīng)統(tǒng)一樣式，在相同高度上懸掛，不得歪斜每日責(zé)任者12下班后關(guān)閉電源每日使用者 五、5S現(xiàn)場管理檢查與獎懲辦法（一）檢查組成員組成及職責(zé)省公司組成以內(nèi)審檢查室為首的5S項目檢查小組，分公司成立以黨群工作部為首的檢查小組，組成小組成員，履行如下職責(zé)：1、制定并下發(fā)階段性檢查標準；2、記錄檢查內(nèi)容，向被檢查者解釋5S內(nèi)部審核中出現(xiàn)的不合格項和需改進的方面；3、對糾正和預(yù)防措施的反饋進行跟蹤管理。（二）檢查的形式、周期及內(nèi)容5S檢查分為個人自查、部門檢查、分公司檢查和省公司檢查。1、個人自查（1）個人整理流程為先整理文件—辦公用品—清理桌面。（2）清理各自責(zé)任設(shè)備，流程為先清理外部雜物—外表衛(wèi)生—內(nèi)部衛(wèi)生—關(guān)閉電源。（3）清掃完畢，進行自我檢查合格后。 5S自查標準部門：檢查結(jié)果：Ａ：優(yōu)秀?。拢汉细瘛。茫翰缓细瘛?S自我診斷表序號檢查區(qū)域檢查內(nèi)容5S小組評價檢查標準YN1辦公區(qū)域非必需品是否棄除　　具體標準見表格下方2辦公桌面顯示屏　　放在標準位置;面、縫隙無灰塵鍵盤　　放在標準位置;面、縫隙無灰塵鼠標　　放在標準位置;纜線、面、底無灰塵筆筒　　放在標準位置;不超過2支筆/無雜物文件　　無隔日文件文件架（夾）　　分類、分頁水杯　　放在標準位置;貼士板　　1、紙張大小一致；2、紙面無涂改；3、無翹角私人物品　　無辦公桌下電腦主機　　1、無灰塵；2、無雜物；3、擺放位置統(tǒng)一電纜　　1、集束捆綁；2、目視隱藏；移動辦公柜　　1、周表無灰塵；2、上部無雜物；3、抽屜有標示；4、內(nèi)部無雜物、私物；5、物品分類存放雜物　　無地面　　無紙屑、灰塵紙簍　　1、放在標準位置;２、廢棄物不超過1/2；3立式文件柜頂部雜物　　無立式文件柜上部衛(wèi)生狀況　　無灰塵玻璃面衛(wèi)生狀況　　1、無手??；2、無灰塵；文件夾　　1、無傾斜；2、有打印版標示；３、無過期文件；零散文件　　無隔日文件 雜物　　無私人物品　　無立式文件柜下部特殊物品標簽　　標簽齊全散落文件　　無散落、全部入夾私人物品　　無監(jiān)督員：2、部門檢查（1）各部門辦公室人員依次作為5S監(jiān)督員，行使監(jiān)督職能，每人一周。（2）5S監(jiān)督員每日早晨上班時按照標準（見表：5S自查標準）對各區(qū)域人員的清理狀況進行檢查，檢查不合格地方則放上“紅色”目視牌，并認真做記錄，以備5S項目小組檢查。（3）每周部門主任抽查一次：各部門領(lǐng)導(dǎo)對整個辦公區(qū)域進行綜合檢查，檢查內(nèi)容包含（見下表：部門主任檢查表）；對檢查出的問題應(yīng)當(dāng)即責(zé)令責(zé)任人立即整改并跟進整改狀況；檢查表格請留存，以備5S項目組旬查與月查，并記入績效考核。 部門主任檢查表辦公現(xiàn)場檢查表總評優(yōu)□良□一般□差□天氣狀況陰□晴□雨□日期20年月日檢查時間段□辦公室照明系統(tǒng)□辦公室地面衛(wèi)生情況-天花板上燈泡是否有損壞Y□/N□-地面是否有紙屑Y□/N□-天花板四角是否有蛛網(wǎng)Y□/N□-地面是否有灰塵、污漬Y□/N□-空調(diào)風(fēng)口是否有灰塵Y□/N□□辦公室物品擺放規(guī)范□檢查所有設(shè)備-所有臺面物品是否統(tǒng)一定位擺放Y□/N□（參見擺放規(guī)范）-復(fù)印機外部是否整潔Y□/N□-綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y□/N□-復(fù)印機內(nèi)部部是否整潔Y□/N□-抽查姓名辦公桌面衛(wèi)生，是否合格Y□/N□-打印機外部是否整潔Y□/N□-抽查姓名桌面文件柜，物品擺放是否合格Y□/N□-打印機內(nèi)部是否整潔Y□/N□-抽查姓名活動辦公柜，物品擺放是否合格Y□/N□-傳真機內(nèi)、外部是否整潔Y□/N□□辦公室文件存放□溫度-抽查姓名文本文件是否目錄、索引俱全Y□/N□-溫度度，是否適中Y□/N□-抽查姓名電腦桌面是否符合要求Y□/N□（冬季：20度夏季：26度）-抽查姓名硬盤文件是否分類、分時間存放Y□/N□□辦公室宣傳信息-抽查姓名是否存在游戲程序Y□/N□-報刊雜志是否擺放整齊Y□/N□主要問題-報刊雜志是否有過期Y□/N□（報紙3天之內(nèi)、雜志當(dāng)月（季））整改反饋檢查人：3、分公司檢查（1）每旬檢查一次。（2）5S項目組、各部門副主任以上人員參與組成檢查組。（3）周一公布檢查結(jié)果，并執(zhí)行獎懲。 （4）近期檢查表附后供參考：（部門中心）辦公現(xiàn)場檢查表日期20年月日檢查時間段□辦公區(qū)域□辦公室地面衛(wèi)生情況-辦公用品擺放是否一致Y□/N□-地面是否有紙屑Y□/N□-辦公區(qū)域有無非必需品Y□/N□-地面是否有灰塵、污漬Y□/N□-文件柜內(nèi)物品擺放是否合格Y□/N□□綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y□/N□問題項說明：問題項說明：□檢查所有設(shè)備-責(zé)任人是否明確Y□/N□□抽查項-復(fù)印機外部是否整潔Y□/N□-抽查辦公桌面，是否合格Y□/N□-復(fù)印機內(nèi)部部是否整潔Y□/N□-抽查桌面文件柜，物品擺放是否合格Y□/N□-打印機外部是否整潔Y□/N□-抽查活動文件柜，物品擺放是否合格Y□/N□-打印機內(nèi)部是否整潔Y□/N□-抽查衣柜，物品擺放是否合格Y□/N□-傳真機內(nèi)、外部是否整潔Y□/N□問題項說明：問題項說明：□辦公室文件存放□辦公室宣傳信息-文本文件是否目錄、索引俱全Y□/N□-報刊雜志是否擺放整齊Y□/N□-電腦桌面是否符合要求Y□/N□-報刊雜志是否有過期Y□/N□-硬盤文件是否分類、分時間存放Y□/N□（報紙10天之內(nèi)、雜志當(dāng)季）-是否存在QQ或游戲程序Y□/N□問題項說明：問題項說明：□自檢記錄是否完備Y□/N□問題項說明：檢查人： 3、省公司檢查（1）每年檢查一次。（2）5S項目組以及相關(guān)人員組成檢查組。（3）周一公布檢查結(jié)果，并執(zhí)行獎懲。（4）近期檢查表附后供參考：分公司（部門中心）辦公現(xiàn)場檢查表 日期20年月日檢查時間段□辦公區(qū)域□辦公室地面衛(wèi)生情況-辦公用品擺放是否一致Y□/N□-地面是否有紙屑Y□/N□-辦公區(qū)域有無非必需品Y□/N□-地面是否有灰塵、污漬Y□/N□-文件柜內(nèi)物品擺放是否合格Y□/N□□綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y□/N□問題項說明：問題項說明：□檢查所有設(shè)備-責(zé)任人是否明確Y□/N□□抽查項-復(fù)印機外部是否整潔Y□/N□-抽查辦公桌面，是否合格Y□/N□-復(fù)印機內(nèi)部部是否整潔Y□/N□-抽查桌面文件柜，物品擺放是否合格Y□/N□-打印機外部是否整潔Y□/N□-抽查活動文件柜，物品擺放是否合格Y□/N□-打印機內(nèi)部是否整潔Y□/N□-抽查衣柜，物品擺放是否合格Y□/N□-傳真機內(nèi)、外部是否整潔Y□/N□問題項說明：問題項說明：□辦公室文件存放□辦公室宣傳信息-文本文件是否目錄、索引俱全Y□/N□-報刊雜志是否擺放整齊Y□/N□-電腦桌面是否符合要求Y□/N□-報刊雜志是否有過期Y□/N□-硬盤文件是否分類、分時間存放Y□/N□（報紙10天之內(nèi)、雜志當(dāng)季）-是否存在QQ或游戲程序Y□/N□問題項說明：問題項說明：□自檢記錄是否完備Y□/N□問題項說明：檢查人： （三）5S檢查獎懲辦法1分公司每旬檢查完畢，由5S項目組對各部門5S現(xiàn)場管理執(zhí)行情況進行綜合評比并排名，并在公司內(nèi)部進行通報，12月份開始執(zhí)行獎懲辦法。獎：第一名：1000元；第二名：800元。罰：倒數(shù)第一名：1000元；倒數(shù)第二名：800元。各部門按每日自查記錄、部門領(lǐng)導(dǎo)檢查記錄與月查記錄確定部門員工責(zé)任權(quán)重，落實獎懲。2省公司5S檢查獎懲辦法省公司每年檢查完畢，由5S項目組對各部門5S現(xiàn)場管理執(zhí)行情況進行綜合評比并排名，并在全省進行通報，評選先進單位三名，并對后兩名進行通報。