監(jiān)理資料歸檔要求

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1、一．監(jiān)理資料歸檔要求在工程項目竣工驗收后兩個月內，由項目總監(jiān)指派專人負責整理監(jiān)理資料，經資料室審查后辦理歸檔交接手續(xù)。監(jiān)理資料審查合格后，監(jiān)理部要在資料室人員的指導下，將書面資料裝訂成冊。工程檔案必須同時向建設單位移交報送，向檔案館提交的監(jiān)理資料需填寫《工程竣工檔案移交備案表》（詳見附件2），并經建設單位簽收。本表一式三份，建設單位、檔案室、公司各一份。向檔案館提交的監(jiān)理資料主要有：1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實施細則3、監(jiān)理工作總結工作4、工程暫停令5、工程復工報審表6、工程開工報審表7、質量事故報告及處理資料8、工程延期申請表

2、9、工程延期審批表10、竣工移交證書以上資料必須提交原件。為能順利上交監(jiān)理資料，監(jiān)理部應在工程開工前對所需要資料的份數(shù)，與建設單位做出約定，確保工程竣工資料滿足我公司及檔案館的歸檔要求。二、監(jiān)理資料的組卷與裝訂。1、歸檔資料封面應注明檔號、編制人、審核人、立卷單位、起止日期保管期限。2、書面文件的排序，一般為封面、目錄、文件材料。3、電子文檔應編制總目錄，并按文件類別建立文件夾，文件數(shù)量應與總目錄相符。十、工程監(jiān)理歸檔資料由公司資料室統(tǒng)一保管，監(jiān)理合同中有特殊要求的按合同執(zhí)行。十一、資料室應為公司提供監(jiān)理檔案查閱服務。其它

3、單位如要查閱監(jiān)理資料，應通過項目總監(jiān)提出申請，經相關領導批準后，出示工程竣工檔案移交備案表方可查閱。監(jiān)理檔案原件不得借出，如有特殊需要，須報總工程師批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。十二、監(jiān)理檔案資料保存期滿，需要銷毀時，按《文件和資料控制程序》的規(guī)定，由存檔部門提出銷毀意見，會同項目監(jiān)理部共同鑒定，嚴格審查，編制監(jiān)理檔案資料銷毀清冊，報管理者代表批準后銷毀。十三、本辦法自發(fā)布之日起開始施行.工程技術部二〇一六年十一月二十六日附件：1、監(jiān)理資料歸檔編號表2、建設工程竣工檔案移交備案表3、卷內備考表建設工程竣工檔案移交備

4、案表編號：工程名稱工程地點建設單位施工單位監(jiān)理單位工程規(guī)模工程造價(萬元)開工日期竣工日期竣工驗收時間歸檔時間移交人電話資料移交清單1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實施細則3、監(jiān)理工作總結工作4、工程暫停令5、工程復工報審表6、工程開工報審表7、質量事故報告及處理資料8、工程延期申請表9、工程延期審批表10、竣工移交證書項目部總監(jiān)理工程師簽字：項目監(jiān)理部公章年月日建設單位接收人簽字：建設單位項目公章年月日檔案室接收人簽字：注：本表一式三份，建設單位、檔案室、公司各一份。關于提交竣工工程監(jiān)理資料電子版的通知各項目部：根據(jù)建設部即將在建設

5、領域推廣電子文檔管理的要求，為實現(xiàn)監(jiān)理檔案電子文檔管理做好準備，公司要求自現(xiàn)在起，所有竣工工程向工程技術部移交監(jiān)理資料時，需同時提交一份電子文檔。具體要求：1、電子文檔主要收集《監(jiān)理合同》、《監(jiān)理規(guī)劃》、《監(jiān)理實施細則》、《監(jiān)理月報》、《會議紀要》、《評估報告》、《監(jiān)理工作總結》、《監(jiān)理業(yè)務手冊》和《監(jiān)理通知》、《旁站記錄》《工程開工/復工審批表》、《工程開工/復工暫停令》、《不合格項目通知》、《質量事故報告及處理意見》、《工程竣工決算審核意見書》、《工程延期報告及審批》、《合同爭議》、《違約報告及處理意見》、《合同變更材

6、料》、《質量評估報告》及監(jiān)理部形成的其它電子文件，電子文件也可以以圖片形式歸檔。2、監(jiān)理合同、規(guī)劃、細則等電子文檔應根據(jù)實際文件的情況將內容填寫完整，如編、審人員姓名和編審時間、《會議紀要》會簽人員姓名、《監(jiān)理業(yè)務人員》的業(yè)主評價意見及簽名等?！侗O(jiān)理通知》、《旁站記錄》的電子版，應將簽發(fā)人姓名、時間及接受人姓名和接受時間填寫清楚。月報和監(jiān)理工作總結可制作成PPT形式。3、電子文檔需各分公司項目部每個工程刻錄成1張光盤，與工程竣工資料一起上交，缺一不可。4、凡是建設工程有關的重要活動、主要過程、建成后狀況的聲像資料，均應進行

7、收集，經編輯整理后，儲存與光盤。聲像檔案編輯時開始畫面前需加字幕，包括工程時間、地點、總說明，各施工階段名稱等，事故現(xiàn)場要加字幕進行說明。工程技術部二〇一六年十一月二十六日檔案裝訂要求示例示例一、監(jiān)理檔案封皮樣表檔號：案卷題名編制人:審核人:立卷單位：起止日期：保管期限：示例3示例二、卷內備考表（放在第一卷最后）卷內備考表本工程共有文件材料頁，其中文字材料頁，電子版文件頁。立卷人：年月日審核人：年月日