監(jiān)理資料歸檔要求.doc

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1、一．監(jiān)理資料歸檔要求在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目總監(jiān)指派專人負(fù)責(zé)整理監(jiān)理資料，經(jīng)資料室審查后辦理歸檔交接手續(xù)。監(jiān)理資料審查合格后，監(jiān)理部要在資料室人員的指導(dǎo)下，將書(shū)面資料裝訂成冊(cè)。工程檔案必須同時(shí)向建設(shè)單位移交報(bào)送，向檔案館提交的監(jiān)理資料需填寫《工程竣工檔案移交備案表》（詳見(jiàn)附件2），并經(jīng)建設(shè)單位簽收。本表一式三份，建設(shè)單位、檔案室、公司各一份。向檔案館提交的監(jiān)理資料主要有：1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3、監(jiān)理工作總結(jié)工作4、工程暫停令5、工程復(fù)工報(bào)審表6、工程開(kāi)工報(bào)審表7、質(zhì)量事故報(bào)告及處理資料8、工程延期申請(qǐng)表9、工程延期審批表10

2、、竣工移交證書(shū)以上資料必須提交原件。為能順利上交監(jiān)理資料，監(jiān)理部應(yīng)在工程開(kāi)工前對(duì)所需要資料的份數(shù)，與建設(shè)單位做出約定，確保工程竣工資料滿足我公司及檔案館的歸檔要求。二、監(jiān)理資料的組卷與裝訂。1、歸檔資料封面應(yīng)注明檔號(hào)、編制人、審核人、立卷單位、起止日期保管期限。2、書(shū)面文件的排序，一般為封面、目錄、文件材料。3、電子文檔應(yīng)編制總目錄，并按文件類別建立文件夾，文件數(shù)量應(yīng)與總目錄相符。十、工程監(jiān)理歸檔資料由公司資料室統(tǒng)一保管，監(jiān)理合同中有特殊要求的按合同執(zhí)行。十一、資料室應(yīng)為公司提供監(jiān)理檔案查閱服務(wù)。其它單位如要查閱監(jiān)理資料，應(yīng)通過(guò)項(xiàng)目總監(jiān)提出申請(qǐng)

3、，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，出示工程竣工檔案移交備案表方可查閱。監(jiān)理檔案原件不得借出，如有特殊需要，須報(bào)總工程師批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。十二、監(jiān)理檔案資料保存期滿，需要銷毀時(shí)，按《文件和資料控制程序》的規(guī)定，由存檔部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同項(xiàng)目監(jiān)理部共同鑒定，嚴(yán)格審查，編制監(jiān)理檔案資料銷毀清冊(cè)，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。十三、本辦法自發(fā)布之日起開(kāi)始施行.工程技術(shù)部二〇一六年十一月二十六日附件：1、監(jiān)理資料歸檔編號(hào)表2、建設(shè)工程竣工檔案移交備案表3、卷內(nèi)備考表建設(shè)工程竣工檔案移交備案表編號(hào)：工程名稱工程地點(diǎn)建設(shè)單位施工單位監(jiān)理單位工程規(guī)模工程造價(jià)

4、(萬(wàn)元)開(kāi)工日期竣工日期竣工驗(yàn)收時(shí)間歸檔時(shí)間移交人電話資料移交清單1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3、監(jiān)理工作總結(jié)工作4、工程暫停令5、工程復(fù)工報(bào)審表6、工程開(kāi)工報(bào)審表7、質(zhì)量事故報(bào)告及處理資料8、工程延期申請(qǐng)表9、工程延期審批表10、竣工移交證書(shū)項(xiàng)目部總監(jiān)理工程師簽字：項(xiàng)目監(jiān)理部公章年月日建設(shè)單位接收人簽字：建設(shè)單位項(xiàng)目公章年月日檔案室接收人簽字：注：本表一式三份，建設(shè)單位、檔案室、公司各一份。關(guān)于提交竣工工程監(jiān)理資料電子版的通知各項(xiàng)目部：根據(jù)建設(shè)部即將在建設(shè)領(lǐng)域推廣電子文檔管理的要求，為實(shí)現(xiàn)監(jiān)理檔案電子文檔管理做好準(zhǔn)備，公司要求自現(xiàn)在起，所有竣

5、工工程向工程技術(shù)部移交監(jiān)理資料時(shí)，需同時(shí)提交一份電子文檔。具體要求：1、電子文檔主要收集《監(jiān)理合同》、《監(jiān)理規(guī)劃》、《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》、《監(jiān)理月報(bào)》、《會(huì)議紀(jì)要》、《評(píng)估報(bào)告》、《監(jiān)理工作總結(jié)》、《監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)》和《監(jiān)理通知》、《旁站記錄》《工程開(kāi)工/復(fù)工審批表》、《工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令》、《不合格項(xiàng)目通知》、《質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)》、《工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)》、《工程延期報(bào)告及審批》、《合同爭(zhēng)議》、《違約報(bào)告及處理意見(jiàn)》、《合同變更材料》、《質(zhì)量評(píng)估報(bào)告》及監(jiān)理部形成的其它電子文件，電子文件也可以以圖片形式歸檔。2、監(jiān)理合同、規(guī)劃、細(xì)則等電子

6、文檔應(yīng)根據(jù)實(shí)際文件的情況將內(nèi)容填寫完整，如編、審人員姓名和編審時(shí)間、《會(huì)議紀(jì)要》會(huì)簽人員姓名、《監(jiān)理業(yè)務(wù)人員》的業(yè)主評(píng)價(jià)意見(jiàn)及簽名等?！侗O(jiān)理通知》、《旁站記錄》的電子版，應(yīng)將簽發(fā)人姓名、時(shí)間及接受人姓名和接受時(shí)間填寫清楚。月報(bào)和監(jiān)理工作總結(jié)可制作成PPT形式。3、電子文檔需各分公司項(xiàng)目部每個(gè)工程刻錄成1張光盤，與工程竣工資料一起上交，缺一不可。4、凡是建設(shè)工程有關(guān)的重要活動(dòng)、主要過(guò)程、建成后狀況的聲像資料，均應(yīng)進(jìn)行收集，經(jīng)編輯整理后，儲(chǔ)存與光盤。聲像檔案編輯時(shí)開(kāi)始畫(huà)面前需加字幕，包括工程時(shí)間、地點(diǎn)、總說(shuō)明，各施工階段名稱等，事故現(xiàn)場(chǎng)要加字幕進(jìn)行

7、說(shuō)明。工程技術(shù)部二〇一六年十一月二十六日檔案裝訂要求示例示例一、監(jiān)理檔案封皮樣表檔號(hào)：案卷題名編制人:審核人:立卷單位：起止日期：保管期限：示例3示例二、卷內(nèi)備考表（放在第一卷最后）卷內(nèi)備考表本工程共有文件材料頁(yè)，其中文字材料頁(yè)，電子版文件頁(yè)。立卷人：年月日審核人：年月日