工程檔案的電子化管理探討

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1、工程檔案的電子化管理探討工程檔案的電子化管理探討　　近年來，隨著信息化的迅猛發(fā)展，建設(shè)領(lǐng)域電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何保證信息時(shí)代城鄉(xiāng)建設(shè)活動的真實(shí)歷史記錄長期保存和隨時(shí)利用，已成為各地建設(shè)部門，特別是城建檔案管理部門、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門以及工程建設(shè)、施工、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位所面臨的一項(xiàng)緊迫而艱巨的任務(wù)。為保證建設(shè)電子文件與電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，2007年11月，國家建設(shè)部辦公廳制定并發(fā)布了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案本文由.L.收集整理管理規(guī)范》，并

2、于2008年1月1日起實(shí)行。本文結(jié)合本單位的工作實(shí)際，淺談有關(guān)電子檔案管理的應(yīng)用體會，愿與有關(guān)從業(yè)人員共同探討?！　?.電子文件特點(diǎn)電子文件歸檔管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，它有如下特點(diǎn)：　　1.1信息的非人工識讀性?！　‰娮游募褂昧巳斯げ豢勺R讀的記錄符號數(shù)字式代碼，這種代碼人工是無法直接破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。電子文件只有依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才具有生命力，才能發(fā)揮作用?！　?.2信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中

3、的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新信息?！　?.3信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個(gè)檔案室?guī)觳貦n案全部裝進(jìn)一只皮箱不再是神話?！　?.4信息的可操作性。電子文件可以隨時(shí)適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時(shí)空界限?！　?.電子文件歸檔現(xiàn)狀　　2.1電子文件歸檔不到位。由于計(jì)算機(jī)電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理會更細(xì)致、周全、易于操作。目

4、前電子文件收集，常常執(zhí)行不到位。　　2.2電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確。很多單位電子文件歸檔管理主要由計(jì)算機(jī)人員操作，多數(shù)計(jì)算機(jī)操作人員對檔案工作較為陌生，而檔案管理人員管理對檔案管理比較專業(yè)，但對計(jì)算機(jī)應(yīng)用還不熟悉，這樣容易對檔案管理造成脫節(jié)。2.3歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障，且缺乏可讀性。目前很多部門檔案管理僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供可利用的資

5、料?！　?.電子文件在我單位的應(yīng)用　　工程檔案電子化的應(yīng)用，使我單位在工程檔案管理方面變得系統(tǒng)與規(guī)范，在檢索方面變得快捷和方便，做到最短的時(shí)間檢索出的工程全文電子竣工檔案。目前，我們的市政工程和房建工程從項(xiàng)目報(bào)建報(bào)批的準(zhǔn)備階段階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、工程驗(yàn)收備案文件均可實(shí)現(xiàn)軟件全文檢索利用。那如何保證電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性？首先必須保證紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。針對這個(gè)各單位普遍憂心的問題，我單位主要采取分階段、分責(zé)任部門進(jìn)行嚴(yán)格的把控，具體通過五個(gè)階段來保證電子檔案的最終質(zhì)量?！　。?）在工程施工合約簽訂后，我單位作為建設(shè)

6、單位由檔案管理部門負(fù)責(zé)建設(shè)單位就與工程檔案管理主管部門簽訂《城建檔案報(bào)送責(zé)任書》。同時(shí)，對施工單位和建設(shè)單位現(xiàn)場負(fù)責(zé)人及監(jiān)理單位進(jìn)行檔案相關(guān)要求培訓(xùn)，把紙質(zhì)檔案和電子檔案整理方法和要求提前告知。把握檔案指導(dǎo)的最佳時(shí)期?！　。?）在工程施工過程中，檔案管理部門采購定期、不定期形式對各施工單位、監(jiān)理單位資料的整理情況進(jìn)行抽查，并進(jìn)一步跟蹤落實(shí)整改情況和給予適時(shí)地指導(dǎo)。　?。?）在工程驗(yàn)收時(shí)，各單位共同填寫《工程竣工檔案初步驗(yàn)收意見書》，主要由施工單位對竣工檔案進(jìn)行自檢，自檢合格情況寫明并簽章確認(rèn)；監(jiān)理單位對監(jiān)理文件進(jìn)行自檢，對施工文件、竣工圖

7、進(jìn)行檢查，形成意見簽章；建設(shè)單位工程負(fù)責(zé)部門對竣工檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，形成意見簽章；然后由公司檔案管理部門進(jìn)行檔案預(yù)審，對檔案資料提出整改意見，負(fù)責(zé)填寫《建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收申請表》報(bào)工程檔案主管部門，并參加工程竣工驗(yàn)收會議。這樣每個(gè)階段，每個(gè)單位對工程竣工檔案都有把控。　　（4）工程檔案接收時(shí)嚴(yán)格審核紙質(zhì)與電子版內(nèi)容的一致性，對電子版成果進(jìn)行檢查的同時(shí)，發(fā)現(xiàn)頁面不正、缺頁、不清晰等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修編，進(jìn)一步確保了電子檔案的的格式、質(zhì)量、系統(tǒng)完整?！　。?）對于檔案專用的電腦，本單位要求不得聯(lián)網(wǎng)，并由專人負(fù)責(zé)，對于電子化的數(shù)據(jù)進(jìn)行異

8、地備份，以防萬一電腦損壞而造成的數(shù)據(jù)丟失，并采取必要的安全防護(hù)措施。　　電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，各單位檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。因此，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各個(gè)部門通力合