[設(shè)計(jì)]word2003長(zhǎng)篇文檔排版技巧

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1、Word2003長(zhǎng)篇文檔排版技巧（一）市場(chǎng)部經(jīng)常要出各種分析報(bào)告，一寫(xiě)就是洋洋灑灑兒十頁(yè)。文字功底深厚的小王寫(xiě)東西白然不在話(huà)下，然而每每困擾他的卻是排版的問(wèn)題，每次都要花人量的時(shí)間修改格式、制作目錄和頁(yè)眉頁(yè)腳。最頭疼的是上司看完報(bào)告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要垂來(lái)一遍。制作冃錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入H錄的功能，可是嘗試了幾次就棄Z不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯(cuò)誤?，F(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點(diǎn)數(shù)頁(yè)碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時(shí)間下班后享受生活，小王花了半天的時(shí)間學(xué)習(xí)了一下長(zhǎng)篇文檔的

2、排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時(shí)間，可以讓他享受無(wú)數(shù)個(gè)閑暇的傍晚和周末。小王把白己的體會(huì)重點(diǎn)總結(jié)為兩點(diǎn)：制作長(zhǎng)文檔前，先耍規(guī)劃好各種設(shè)迸，尤具是樣式設(shè)置不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁(yè)下面就看看他是怎樣用新學(xué)的技巧制作一篇幾十頁(yè)的長(zhǎng)文檔的。寫(xiě)文章前，不要上來(lái)就急于動(dòng)筆，先要找好合適大小的“紙"，這個(gè)“紙”就是Word中的頁(yè)面設(shè)置。從菜單中選擇【文件】I【頁(yè)面設(shè)置】命令，顯示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框,選擇【紙張】選項(xiàng)卡,如圖1所示。很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張人小。由于默認(rèn)是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的

3、排版不能很好地滿(mǎn)足要求。所以，先進(jìn)行貞面設(shè)置，可以肓觀地在錄入時(shí)看到頁(yè)面屮的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改?？紤]到閱讀報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對(duì)于密密麻麻的文字閱讀起來(lái)比較費(fèi)力，述可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增人字號(hào)的辦法。其實(shí)，可以在頁(yè)面設(shè)置屮調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增人字號(hào)，也能使內(nèi)容看起來(lái)更清晰。利用頁(yè)面設(shè)計(jì)中的文檔網(wǎng)格選中“指定行和字符網(wǎng)格"，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，nJ以適當(dāng)減小，例如改為,，每行3產(chǎn)個(gè)字符。同樣,在“行”設(shè)置中,默認(rèn)為“每頁(yè)44”行,可以適當(dāng)減小,

4、例如改為“每頁(yè)42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體,,、“字號(hào)”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對(duì)齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對(duì)齊，但這樣的操作耍重復(fù)很多次，而n—旦設(shè)置的不合理，最后述要一一修改。熟悉Word技巧的人對(duì)于這樣的格式修改并不擔(dān)心，因?yàn)樗梢杂谩案袷剿ⅰ睂⑿薷暮蟮母袷揭灰凰⒌狡渌枰淖兏袷降牡胤?。然而，如杲有幾十個(gè)、上百個(gè)這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。

5、樣式是什么？簡(jiǎn)單地說(shuō)，樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都盂要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一?次性設(shè)置到文字和段落上。樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好示，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如來(lái)預(yù)設(shè)的樣式不能滿(mǎn)足要求，只需略加修改即可。從菜單選擇【格式】

6、丨【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示呻的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式"，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時(shí)，將只會(huì)顯示文檔小正在使用及“正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正丈'樣式。很多其他的樣式都是在“正文”

7、樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)格式改變而設(shè)置出來(lái)的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式,不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì)影響所有基于“正文''樣式的其他樣式的格式?！皹?biāo)題廠(chǎng)?“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級(jí)標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別1?9。這樣，就能夠通過(guò)級(jí)別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、人綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題標(biāo)題3”的3個(gè)標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級(jí)別比鮫多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所冇樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”?“標(biāo)題9”樣式?，F(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能

8、用到的樣式。對(duì)于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”~“標(biāo)題4”樣式。文章中的說(shuō)明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。文章屮的圖和圖號(hào)說(shuō)明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。