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《Word2003長篇文檔排版技巧(一)》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、Word2003長篇文檔排版技巧（一）簡介市場部經(jīng)常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯誤?，F(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點數(shù)頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班后享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時間，可以讓
2、他享受無數(shù)個閑暇的傍晚和周末。小王把自己的體會重點總結為兩點：1.制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設置，尤其是樣式設置2.不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。單面打印的簡單報告這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打??；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。設置紙張和文檔網(wǎng)格寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設置。從菜單中選擇【文件】
3、【頁面設置】命令，顯示“頁面設置”對話框，選擇【
4、紙張】選項卡，如圖1所示。通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。很多人習慣先錄入內(nèi)容，最后再設紙張大小。由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改?？紤]到閱讀報告的領導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。在“頁面設置”對
5、話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡，如圖2所示。選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。設置樣式現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號”等命令設置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復很多次，而且一旦設置的不合理，最后還要一一修改。熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔心，因為他可以
6、用“格式刷”將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔心。樣式是什么？簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進行不同的格式設置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設置時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字和段落上。樣式在設置時也很簡單，將各種格式設計好后，起一個名字，就可以變成
7、樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。從菜單選擇【格式】
8、【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1”為樣式，“標題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式?！罢?/p>
9、文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎上經(jīng)過格式改變而設置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式?！皹祟}1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結構圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標題1”~“標題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”
10、，即可選擇“標題4”~“
