《秘書與人力資源管理》-工作分析

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1、《秘書與人力資源管理》--工作分析工作項(xiàng)目：工作分析工作任務(wù)一熟悉工作分析的流程工作任務(wù)二遴選工作分析方法工作任務(wù)三編寫工作說明書工作分析的流程工作分析的方法工作說明書的編寫流程職能工作分析法工作分析問卷法工作面談法關(guān)鍵事件法觀察法實(shí)驗(yàn)法工作日志法工作實(shí)踐法工作任務(wù)一：熟悉工作分析的流程秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)工作分析工作分析（職務(wù)分析、職位分析），是對組織中某個(gè)特定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責(zé)、權(quán)力、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)查、收集與分析，以便對該職務(wù)的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統(tǒng)、科學(xué)的描述和規(guī)定的活

2、動(dòng)。要素：工作內(nèi)容（what），責(zé)任者（who），工作崗位（where），工作時(shí)間（when），如何工作（how）為何進(jìn)行這項(xiàng)工作（why），然后再將該工作的任務(wù)要求進(jìn)行書面描述，整理成文的過程。工作分析的結(jié)果將形成工作描述書與工作規(guī)范書。工作評價(jià)與設(shè)計(jì)工作說明工作分析工作規(guī)范技能能力績效評價(jià)職業(yè)安全與健康員工與勞動(dòng)酬薪與福利任務(wù)責(zé)任職責(zé)知識(shí)人力資源規(guī)劃人員的甄選與任用員工培訓(xùn)與開發(fā)職業(yè)生涯規(guī)劃與管理工作分析以“知事”工作分析的秘書工作流程準(zhǔn)備階段調(diào)查階段分析階段完成階段在各個(gè)階段，秘書人員需要承擔(dān)基本的辦會(huì)、協(xié)調(diào)

3、、調(diào)研等職能，同時(shí)還需要具體擬寫崗位描述和工作說明書。一、準(zhǔn)備階段的秘書工作1.協(xié)調(diào)組建結(jié)構(gòu)合理的工作分析專家機(jī)構(gòu)。2.協(xié)調(diào)確定工作分析的原則、目的、方法及步驟。3.協(xié)調(diào)宣傳、發(fā)動(dòng)。4.協(xié)調(diào)選定樣本。5.把各項(xiàng)工作分解成若干個(gè)工作元素和環(huán)節(jié)。二、調(diào)查階段的秘書工作1.設(shè)計(jì)各種調(diào)查問卷和提綱。2.靈活運(yùn)用調(diào)查方法。3.廣泛收集有關(guān)信息。4.信息評價(jià)。三、分析階段的秘書工作1.仔細(xì)審核已收集的各種信息。2.創(chuàng)造性發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和任職人的關(guān)鍵信息。3.歸納、總結(jié)出工作分析所需要的材料和要素。四、完成階段的秘書工作1.草擬“

4、工作描述”、“工作規(guī)范”。2.對比“工作描述”、“工作規(guī)范”。3.完善“工作描述”、“工作規(guī)范”。4.評估“工作描述”、“工作規(guī)范”。5.歸檔保存，建立管理制度，為以后的工作分析提供信息。工作任務(wù)二：遴選工作分析方法工作分析的方法職能工作分析法工作分析問卷法工作面談法關(guān)鍵事件法觀察法實(shí)驗(yàn)法工作日志法工作實(shí)踐法一、職能工作分析法以員工應(yīng)完成的職能與應(yīng)盡的責(zé)任為核心，列舉員工要從事的工作活動(dòng)，確定工作活動(dòng)程度或結(jié)果的測量方法。該方法對每項(xiàng)任務(wù)要求作某種詳細(xì)的分析，撰寫起來相當(dāng)費(fèi)力費(fèi)時(shí)；以定性分析為主，缺乏定量分析，不利

5、于進(jìn)行不同職位之間的職位信息比較。二、工作分析問卷法管理職位描述問卷法職位分析問卷法任務(wù)清單問卷法生理素質(zhì)分析法主要了解工作行為、工作特征等三、工作面談法工作面談法是工作分析中大量運(yùn)用的方法之一，其特點(diǎn)是側(cè)重于對工作本身有關(guān)特征的分析和研究。該方法主要用于對管理職務(wù)的分析，面對面地交流信息，能得到問卷調(diào)查難以獲得的許多其他信息，如任職人的工作態(tài)度與動(dòng)機(jī)等，。面談的主要內(nèi)容：工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作的性質(zhì)與范圍、所負(fù)的責(zé)任。面談法不宜單獨(dú)使用，要與其他方法結(jié)合使用。四、關(guān)鍵事件法關(guān)鍵事件即是指讓工作成功或失敗的行為特

6、征或事件，側(cè)重于對人員本身的特征進(jìn)行分析和研究，主要目的在于對工作行為準(zhǔn)則的研究。關(guān)鍵事件法的不足之處就是：收集關(guān)鍵事件要花費(fèi)大量時(shí)間，而且由于這一方法過分關(guān)心工作績效的兩種極端情況(“很好”和“很壞”，“有效”和“無效”)，所以忽略了對平均工作績效的考察，且不能對工作提供一種完整的描述。牙醫(yī)的關(guān)鍵事件1.準(zhǔn)確找到病牙2.正確進(jìn)行治療五、觀察法觀察法是指在工作現(xiàn)場運(yùn)用感覺器官或其他工具、觀察員工的實(shí)際工作過程、行為、內(nèi)容、特點(diǎn)、性質(zhì)、工具、環(huán)境等，并用文字或圖表形式記錄下來以收集工作信息的一種方法。第一，直接觀察法

7、。第二，階段觀察法。第三，工作表演法。觀察法主要用來收集強(qiáng)調(diào)人工技能的工作信息：搬運(yùn)工、操作員、文秘等工作。工作分析觀察法提綱（案例）被觀察員姓名：日期：觀察者姓名：觀察時(shí)間：工作類型：工作部門：觀察內(nèi)容：1．什么時(shí)候開始正式工作?2．上午工作多少小時(shí)?3．上午休息幾次?4．第一次休息時(shí)間從到？5．第二次休息時(shí)間從到？6．上午完成產(chǎn)品多少件？7．平均多少時(shí)間完成一件產(chǎn)品?8．與同事交談幾次？9．每次交談約幾分鐘？10．室內(nèi)溫度多少度。11．上午抽了幾支香煙?12．上午喝了幾次水?六、工作實(shí)踐法七、實(shí)驗(yàn)法實(shí)驗(yàn)法主要可

8、以分為兩種：實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)法和現(xiàn)場實(shí)驗(yàn)法，它們的主要區(qū)別在于實(shí)驗(yàn)的地點(diǎn)是在實(shí)驗(yàn)室，還是在工作現(xiàn)場。實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目：裝卸工裝卸貨車上的貨物，一般是四個(gè)人合作，30分鐘可以裝滿一輛10噸的貨車。實(shí)驗(yàn)?zāi)康模憾嗌偃撕献餮b卸貨物效率最高?？煽刂频淖兞渴呛献鞯娜藬?shù)與貨車的載重量；觀察變量為裝貨的時(shí)間，也是因變量。先由兩個(gè)人合作，再由三個(gè)人合作，最后由五個(gè)人合作，任務(wù)都是裝滿一輛1