公務(wù)接待流程的控制要點(diǎn)

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1、1?來文通知或領(lǐng)導(dǎo)安排一般上級領(lǐng)導(dǎo)來調(diào)研或外單位領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)習(xí)考察，事先都要通過函件往來聯(lián)系，或通過電話聯(lián)系。比較規(guī)范的是通過函件聯(lián)系，一般由來人單位先發(fā)函，辦公室接到函后，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。屬于上級領(lǐng)導(dǎo)來考察，不存在同意不同意問題，也不存在冋函問題，直接考慮如何接待的問題；屬于外單位來學(xué)習(xí)考察的，要給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請示考慮有沒有領(lǐng)導(dǎo)接待、能不能讓對方來，或者是讓對方推遲兒天來，要通過冋函或電話聯(lián)系告知對方，在此基礎(chǔ)上考慮接待方案，做好接待準(zhǔn)備。2?與對方聯(lián)系人取得聯(lián)系，確定時(shí)間、人員、行程等事宜確定時(shí)間，來訪人員職務(wù)、姓名、聯(lián)系電話，對方FI程及行程安排，是否需要

2、召開會議、就餐、住宿，是否需要預(yù)訂機(jī)票火車票（若需要，請對方提供身份證號碼）。3.制定接待初步方案向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定我方陪同人員。安排□程及行程，合理制定參觀線路。落實(shí)責(zé)任人，分工負(fù)責(zé)落實(shí)任務(wù)。方案一般應(yīng)包含以下內(nèi)容：一是日程、行程安排及有關(guān)事項(xiàng)（含接機(jī)接站或定點(diǎn)迎接、引導(dǎo)人員及車輛安排等）；二是會議議程及有關(guān)事項(xiàng)（含主持人、討論議題等）；三是用餐、住宿安排及有關(guān)事項(xiàng)（含餐桌號、房間號安排，陪餐人員安排等）；四是對方人員名單；五是我方陪同人員名單；六是工作要求及分工等有關(guān)事項(xiàng)（含衛(wèi)生打掃、茶水提供、咅響視頻設(shè)備控制、路線視察、宣傳報(bào)道等）。若遇人型接待或接

3、待口程較長，可考慮印制接待方案發(fā)放給對方，還應(yīng)包拈經(jīng)開區(qū)簡介、參觀點(diǎn)各企業(yè)或車間簡介、附近特色旅游景點(diǎn)簡介，考察期間天氣提示等等。4?與對方進(jìn)行溝通，修改、確定接待方案按照對方要求，修改方案。尤具要求對方在人員、行程有臨時(shí)變化前，一定要及時(shí)告知我方，便于應(yīng)對。5?迎接、引導(dǎo)（或接機(jī)接站）向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù)接待需要確定迎接、引導(dǎo)人和車輛（接機(jī)接站人和車輛），要隨時(shí)與對方聯(lián)系人取得聯(lián)系，掌握行進(jìn)度，有效控制對接時(shí)間。若接機(jī)接站，看是否需要準(zhǔn)備鮮花等物品。6.按路線參觀要安排專人對路線進(jìn)行視察，確保暢通、安全。要注意環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔,注意人員控制，防止岀現(xiàn)鬧訪等

4、突發(fā)事件。若同時(shí)接待幾批賓客，要注意合理安排參觀順序，避免扎堆、碰頭現(xiàn)象。7?召開會議如需召開會議，一是要做好會議室布置，包括會標(biāo)確定、桌簽擺放、茶水等用品準(zhǔn)備、咅響設(shè)備調(diào)試等。二是耍提而準(zhǔn)備好匯報(bào)或發(fā)言材料，需打卬發(fā)放的要提前打印裝訂好。三是要及時(shí)添補(bǔ)茶水、遇咅響設(shè)備故障及時(shí)應(yīng)對處理。四是要安排人員做好會議簽到、會議記錄。8?用餐要提前與對方溝通好是否用餐，或根據(jù)參觀、會議結(jié)束時(shí)間安排用餐。一是要確定用餐地點(diǎn)，在內(nèi)部食堂還是其他餐館。二是要確定是否用酒，若不確定，需帶酒備用。三是要確定用餐規(guī)格，盡量節(jié)約不浪費(fèi)，菜品健康、突出地方特色。四是要確定用餐時(shí)間，若

5、時(shí)間不確定，提前安排人到餐廳，根據(jù)參觀或會議進(jìn)程靈活安排（若要喝酒，可以先上涼菜，賓客到后邊喝酒邊上熱菜，避免等待）。五是要擺放好餐具、酒杯、茶水等。六是要安排人員做好倒酒、添飯等服務(wù)工作。七是要根據(jù)用餐情況，及時(shí)增添飯菜，若喝酒要把握好上主食的時(shí)機(jī)，避免等待。9.住宿若需要住宿，需提前預(yù)訂好酒店，遇重要賓客，要先派人到酒店開出房卡，放到前臺或提前到酒店等待賓客入住。若酒店不提供鮮花、水果，可根據(jù)需要考慮口行購買放到賓客房間。10.送機(jī)送站若對方需要，提前為其訂票。根據(jù)情況安排人和車輛相送。如需準(zhǔn)備禮品,要提前安排好。11?與對方聯(lián)系人聯(lián)系，聽取意見建議及時(shí)

6、詢問對方返程是否順利、進(jìn)行問候，真誠請對方提出意見建議。12?召開總結(jié)會，分析、改進(jìn)組織接待人員“冋頭看”，分析存在問題，對不足的地方提出改進(jìn)意見。