淺議文書(shū)檔案電子化管理現(xiàn)狀及對(duì)策

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1、淺議文書(shū)檔案電子化管理現(xiàn)狀及對(duì)策摘要：本文從文書(shū)處理與檔案管理工作的關(guān)系，筆者對(duì)文書(shū)檔案管理信息的現(xiàn)狀提出一些對(duì)策，闡述了如何加強(qiáng)文書(shū)處理工作，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，使之更好地有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，相互促進(jìn)。關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；電子化管理；對(duì)策中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：前言隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，辦公自動(dòng)化在各行政機(jī)關(guān)成普及之勢(shì)。辦公自動(dòng)化，以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各信息，提高辦公效率。辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來(lái)以紙質(zhì)格式承載的各類(lèi)文件及其他文字

2、、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對(duì)自動(dòng)化辦公過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門(mén)迫切需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。把檔案工作帶入了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，是大勢(shì)所趨，也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。本文對(duì)文書(shū)檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策作一些研究。一、文書(shū)檔案電子工業(yè)化管理的現(xiàn)狀目前，在我國(guó)辦公自動(dòng)化雖然逐步已普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國(guó)是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，并且在目前

3、我國(guó)生產(chǎn)力水平不髙，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：1.1辦公自動(dòng)化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化雖然已聲勢(shì)浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實(shí)行辦公自動(dòng)化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級(jí)密切聯(lián)系，對(duì)上履行職責(zé)任務(wù)，匯報(bào)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或管理部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍的問(wèn)題；對(duì)下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級(jí)指示精神；同級(jí)兄弟部門(mén)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。因此，這就需要實(shí)行全社會(huì)最起碼本級(jí)市的各機(jī)關(guān)

4、單位各部門(mén)都實(shí)行辦公自動(dòng)化，但目前還未能做到這一步，而且業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴(lài)紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。1.2電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過(guò)程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實(shí)的“高檔打字機(jī)”o人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)，也造成

5、了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。1.3電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。也就是說(shuō)特定的電子文件是依賴(lài)特定的設(shè)備和特定的軟件存在的。1.4檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷

6、史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。二、關(guān)于做好文書(shū)檔案電子化管理的對(duì)策檔案電子化管理必須是在辦公自動(dòng)化條件下，以公文管理實(shí)行全文電子信息處理為前提，而目前在傳統(tǒng)的辦公方式正向自動(dòng)化過(guò)渡階段，將如何應(yīng)對(duì)日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔呢？我認(rèn)為必須把握好幾個(gè)環(huán)節(jié)：2.1建立電子檔案管理制度。建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度：歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒

7、定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設(shè)安全、有序地開(kāi)展。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類(lèi)歸檔、專(zhuān)人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。2.2電子文件和紙質(zhì)文件共存，實(shí)現(xiàn)文檔一體化工作制度。鑒于目前紙質(zhì)文件和電子文件正在過(guò)渡階段，檔案電子化管理在實(shí)際應(yīng)用中存在難以克服的各種問(wèn)題，所以在目前電子文件完全取代紙質(zhì)文件并不現(xiàn)實(shí)。解決的方法只能是電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，實(shí)行兩條腿走

8、路。要在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存工作的發(fā)展以及電子檔案特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際