1、文檔管理的應用

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1、文檔管理的應用11開發(fā)背景12實現應用12.1文檔權限設置12.2文件夾的操作設置42.3大批量文件的處理7文檔版本V1.0文檔提供孚盟軟件綜合技術服務部（測試4）發(fā)布日期2011-07-01一、文檔管理的應用1開發(fā)背景公司文檔是文檔管理的一部分，任何人登陸后都可以訪問這個信息存儲。通常建立公司文檔是為了使所有人都有讀的訪問權，但是擁有增加，刪除或改變文件夾內容是以權限設置的。然而，一旦你創(chuàng)建了一個公司文件夾，你就可以以你想用的任何方式設置。這里介紹文檔權限的設置方法以及對大批量文檔的處理方法。

2、2實現應用2.1文檔權限設置1）在［管理員專區(qū)］-〉［文檔權限設置］中可進行文件夾及文件操作權限的設置（圖：文檔權限配置界面）,選中文件或文件夾右鍵即可彈岀授權窗口（圖:權限設置）O圖1圖22）點擊左側的“權限設置”，然后在右邊選中你要設置權限的文件夾，右鍵點“設置權限”，系統(tǒng)彈岀權限設置界面如下圖所示：圖33）此時我們可以對自己新建的文件夾或文件進行授權，只有授權的用戶才可以對此文件夾或文件具有相應的操作權限，“應用到”“（+）”即把你選中的權限累加到你選中的組或用戶的當前權限上，“應用到”“

3、（-）”把你選中的權限從當前的權限屮去除，對用戶或組授權后，可進行權限繼承設置如下圖所示：圖4參數說明：繼承父文件夾權限:本項是針對子文件夾就是下級文件夾來說的，如果點了繼承,子文件夾的操作用戶以及用戶的操作權限就繼承于父文件夾也就是上級文件夾的權限。將權限應用到子文件夾：本項是針對父級也就是上級文件夾來說的，如果針對這個文件夾點了應用，那么這個文件夾下面的子文件夾的操作用戶以及用戶的操作權限將繼承這個文件夾的權限，注意，這個文件夾下面一定要有文件夾，在查看權限的時候應用子文件夾那邊才會顯示打勾

4、.2.2文件夾的操作設置1）在具體的文檔模塊，可見公司文檔和私人文檔如下圖所示，這里可對公司文檔進行具體的操作:圖5參數說明：復制：可以把文件夾及文件架下的所有有權限的內容復制粘貼出去。添加文件，可以在有權限的文件夾下添加文件。設置密碼：針對自己有權限文件夾設置密碼。簽入簽出2）簽入簽出：在修改文件的時候，必須先簽出，然后右鍵點修改才可以修改，修改完成點保存，關閉文件，然后點簽入。注：必須先簽出再修改，不可直接雙擊修改，修改完成以后點簽入，點簽入提示如下：圖63）點【是】就將文件同步到服務器，【

5、否】則文件只保存在本地，你修改的內容沒有同步到服務器上，別人看的時候還是原來的文件。4）上面有標注簽入簽出的文件的顏色，在做文檔的吋候可以參考顏色來看文檔的狀態(tài)。用戶可設置是否自動簽入如下圖所示，若用戶選擇“退出時自動簽入”，則系統(tǒng)在用戶退岀軟件時自動簽入文檔并保存到服務器：■v退出時提示簽入退出時自動簽入建日期創(chuàng)建人7描疥5）若勾選了“退出時提示簽入”，用戶做了簽出沒有做簽入，則在關閉軟件的時候會有簽入提示信息如下圖所示：6)勾選“簽入選擇”和“更新上傳”后，點擊【確定】按鈕，系統(tǒng)將文檔最終版

6、本上傳到服務器中。2.3大批量文件的處理如果客戶文檔過多，不推薦使用我們的文檔系統(tǒng)，服務人員可建議客戶在服務器上建立文件夾并設置共享，分部門設置用戶訪問權限，設置方法如下所述。1)首先建立用戶，右鍵“我的電腦”一＞“管理”，打開計算機管理界而如下圖所75：曲計算機匪文:件(F)擾作(A)?S(V)焙助(H)全名用戶共享文幟本地用戶和組2用戶二I追A設暑琶理器■色存褊t＞初舷珀應用麗_vmware_u..._vmware_u$er_Administrat...blueiceGuestHomeGro

7、u...HomeGroupUser$dSQLDebug...SQLDebuggerVMwareUser言理計算機(域)的內査帳戶供來賓訪間計算機或訪問域的內.可以訪間計算皿:家庭迫的內査Thisuseraccountisusedbyt更多爰作圖92)選“用戶”，然后右鍵選擇“新用戶”，添加不同的用戶，這里添加用戶sales為例進行說明，如下圖所示:圖103）在服務器上新建不同的文件夾，針對不同的用戶設置權限。右鍵文件夾，選擇“屬性”，可見“共享”標簽頁如下圖所示：4）點擊【權限】按鈕，系統(tǒng)打開權

8、限設置界面如下圖所示:圖125）如果是每個人都可以看的話默認就可以，如果是針對個別登錄賬號可以看,則把Everyone刪除，然后點擊【添加】按鈕，系統(tǒng)打開賬號選擇界面如下圖所示：6)在“輸入對象名稱來選擇”框中輸入需要設置權限的用戶名，然后點擊【檢查名稱】,這邊以剛建立的用戶sales為例:選擇對象類型(S):選擇用戶或組用戶丿組，或內置安全性原則對象類型?)...查找位置:PC-201103211010位置(L)...輸入對象名稱來選擇電11):'?0-20110321101053165檢查