圖書館編目業(yè)務外包新問題及對策

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1、圖書館編目業(yè)務外包新問題及對策［關鍵詞］圖書館編目;業(yè)務外包；問題及對策圖書館編目業(yè)務外包，是借鑒工業(yè)企業(yè)業(yè)務外包的一種工作形式，一些圖書館將非核心的工作，通過招投標和簽訂合同的方式，外包給外界書商或業(yè)務機構(gòu)，以方便集中自身力量搞好核心工作。業(yè)務外包體現(xiàn)了圖書館從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型的必然發(fā)展趨向，值得我們探究。圖書館業(yè)務外包主要有以下形式摘要：采訪外包、圖書加工外包、編目外包、回溯建庫外包、報刊裝訂外包、流通上架外包、計算機硬件維護外包、現(xiàn)代技術外包、物業(yè)管理外包等等，其中編目外包是目前圖書館應用最廣泛

2、、成效較顯著的一種。一、圖書館編目業(yè)務外包中應重視的幾個新問題編目業(yè)務外包并不表示編目業(yè)務在圖書館的結(jié)束，而是意味著另一種更為復雜的管理工作的開始，所以在外包過程中更應重視以下幾個新問題。1?外包書商的選擇。對書商的選擇直接關系到業(yè)務外包的成功和否。圖書館應首先對書商的技術實力、信譽、資金、工作效率、服務態(tài)度、社會影響等多方面進行考察和調(diào)研,并建立相關的評價指數(shù)，在招投標的時候?qū)⑵渥鳛檫x擇書商的硬性條件。對于承攬過該類業(yè)務內(nèi)容的書商可以優(yōu)先考慮。2.加工方案的制定。圖書館在確定了書商后，經(jīng)過專門小組

3、的討論探究，應對書商提出詳盡的加工方案和加工要求。因為每個圖書館的目錄體系都有自己的歷史，而書商的員工對圖書的歷史缺乏了解，所以加工方案除了對必備字段的要求外，還需要有專門的文字規(guī)定相關著錄、標引原則，3.外包的適時考核和監(jiān)督。在編目業(yè)務的外包過程中，不論是到館操作還是異地操作，圖書館都需配備審核人員進行適時抽查和監(jiān)督。審核人則根據(jù)規(guī)定對外包商提供的數(shù)據(jù)進行抽樣，把不符合加工要求的數(shù)據(jù)單列出來并提出修改意見，且在表格中進行統(tǒng)計，當書商的編目質(zhì)量超過雙方約定的“出錯率上限”時，則根據(jù)約定做出相應的處理

4、決定。4?加強溝通，優(yōu)勢互補。我國圖書館的編目業(yè)務外包正處于起步階段，無論是外部條件還是內(nèi)部條件都有待于進一步完善。因此，雙方要本著相互理解的態(tài)度，進行溝通。要把書商看成是圖書館工作的戰(zhàn)略伙伴，對書商的能力要有清楚的了解，不應提出他們無法達到的目標和要求。同時,應鼓勵和協(xié)助書商謀求和具有龐大編目數(shù)據(jù)的CALIS聯(lián)機編目中心、國家圖書館編目中心甚至圖書館系統(tǒng)商等多方的合作，在多方合作中，更好地實現(xiàn)圖書館和書商間數(shù)據(jù)的“互聯(lián)互通”，使外包效益達到最大化。二、圖書館實施業(yè)務外包的策略業(yè)務外包主要是透過與外

5、包商合作及關系之調(diào)整，以改善圖書館服務質(zhì)量，提高工作效率。而圖書館仍要承擔規(guī)劃、目標制定、監(jiān)督標準制定及執(zhí)行、評估及修正等工作，換言之，業(yè)務外包服務質(zhì)量的好壞，圖書館應負責任，因此在制定外包策略時應注意以下問題：1?決定業(yè)務外包考慮因素。實施業(yè)務外包之前，圖書館應根據(jù)本館的任務、人力資源等因素進行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確自已的核心業(yè)務，從而確定哪些業(yè)務與核心業(yè)務關聯(lián)性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書館考慮進行業(yè)務外包的原因。2?選擇

6、合適的外包商，簽定合作協(xié)議。外包商選擇的好壞直接關系到圖書館外包業(yè)務成功與否。圖書館應全面考慮外包商的財務、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務質(zhì)量，以及是否熟悉業(yè)務、價格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。合約的內(nèi)容應包含:工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止、付款方式、賠償問題等。3?加強對外包商的控制和管理。圖書館把業(yè)務外包出去后并非萬事大吉，相反，應密切注意并配合外包商進行各項活動。在執(zhí)行合同過程中，圖

7、書館還必須對外包商進行有效的監(jiān)督，重視業(yè)務外包的過程管理，尤其是技術業(yè)務工作，同時應建立一套可以將服務對象的問題直接反饋給館方的機制，如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。2.建立良好的溝通機制，無論是與本館職工還是外包商。圖書館與外包商的關系是互相依靠，互惠互利的雙贏關系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎上，加強合作與協(xié)調(diào),使業(yè)務流程順利進行。在圖書館內(nèi)部，外包勢必會影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書館內(nèi)部往往以編目人員為核心人物，知識層次最髙的當是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉(zhuǎn)變角

8、色，由臺后服務走向臺前服務。因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。總之，雖然圖書館業(yè)務外包模式目前還存在一些有待解決的問題，圖書館也存在一些顧慮。但是它體現(xiàn)了在知識經(jīng)濟時代傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過程中圖書館職能社會化的必然發(fā)展趨勢。隨著圖書館現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化程度的提高，虛擬館藏比例的上升及聯(lián)機編目的普及，圖書館內(nèi)從事信息貯藏與處理的人員將減少，從事讀者信息服務人員，尤其參考咨詢?nèi)藛T將成為圖書館的核心人員，圖書館的整個組織機構(gòu)、工作流程、人力資源應用等都