高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策.doc

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1、高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策論文摘要：強(qiáng)化學(xué)生檔案工作是提高高校學(xué)生管理水平的一個(gè)重要手段。這項(xiàng)工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。本文指出了高校學(xué)生檔案管理存在的問題：學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄，長(zhǎng)期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應(yīng)有的活力。同時(shí)提出提高高校學(xué)生檔案管理水平的對(duì)策。論文關(guān)鍵詞：高校,學(xué)生檔案工作，問題，對(duì)策強(qiáng)化學(xué)生檔案工作是提高高校學(xué)生管理水平的一個(gè)重要手段。這項(xiàng)工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)

2、等等。目前，高校學(xué)生檔案管理存在的問題是：學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄，長(zhǎng)期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應(yīng)有的活力。一、高校學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄的表現(xiàn)（一）學(xué)生方面通過大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大學(xué)生們的“學(xué)生檔案意識(shí)”非常模糊。如有61.3%的大學(xué)生不清楚“學(xué)生檔案”包括哪些內(nèi)容；有47.1%的大學(xué)生對(duì)“學(xué)生檔案”的重要性持否定看法。再從大學(xué)畢業(yè)生對(duì)自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學(xué)校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉(zhuǎn)到了學(xué)校所在地的人才市場(chǎng)，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉(zhuǎn)回了原籍，還是留在了學(xué)校，或是

3、轉(zhuǎn)到了人才市場(chǎng)。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的“學(xué)生檔案”會(huì)在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會(huì)隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對(duì)此事不關(guān)注。因此可以看岀：當(dāng)代大學(xué)生的“學(xué)生檔案意識(shí)”淡薄甚至缺失。（二）高校管理者方面高校管理者“學(xué)生檔案管理意識(shí)”不強(qiáng)。具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：1.從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學(xué)生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時(shí)間投入還是精力投入都不能保證工作需要：'少而不?！钡膯栴}較為明顯。2?從業(yè)務(wù)培訓(xùn)上講，多數(shù)學(xué)生檔案管理

4、人員未接受過檔案管理專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的基本知識(shí)和基本技能。3?從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學(xué)生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應(yīng)付上級(jí)主管部門的檢查。4?從設(shè)施設(shè)備上講，由于資金投入少，沒有專門的學(xué)生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設(shè)備不足，很多高校都沒有配套的學(xué)生檔案管理軟件及電腦，設(shè)施設(shè)備都沒有達(dá)到應(yīng)有的技術(shù)要求，“舊而缺”的問題較為普遍。這些普遍存在的問題，直接導(dǎo)致學(xué)生檔案工作質(zhì)量不高，錯(cuò)、漏、假、亂等情況時(shí)有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中

5、）,或是錯(cuò)填年齡、身份證號(hào)等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯(cuò)寄、錯(cuò)投等。還有就是本該裝入學(xué)生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學(xué)生檔案資料殘缺不全。由于平時(shí)管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進(jìn)行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴(yán)，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯(cuò)亂等。二、提高高校學(xué)生檔案管理水平的對(duì)策1?普及學(xué)生檔案知識(shí)，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)國(guó)家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國(guó)教育部于2008年頒布的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出要對(duì)大學(xué)生

6、普及檔案知識(shí)的教育，組織學(xué)生學(xué)習(xí)本校結(jié)合自己實(shí)際情況制定的《高校學(xué)生檔案管理辦法細(xì)則》，讓學(xué)生知道學(xué)生檔案的歸檔范圍。因此，在學(xué)生管理實(shí)踐中，高校應(yīng)發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，利用系部櫥窗、班級(jí)黑板報(bào)、校園廣播、主題團(tuán)日活動(dòng)、舉行學(xué)生檔案知識(shí)競(jìng)賽等多種形式,廣泛、深入地加強(qiáng)宣傳教育。其次，可以通過舉辦相關(guān)講座，對(duì)學(xué)生宣傳與普及檔案知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館（室）的人力資源的優(yōu)勢(shì)，邀請(qǐng)具有高、中級(jí)檔案職稱的專業(yè)技術(shù)人員和檔案工作的一線人員來我校開設(shè)講座，讓學(xué)生更多了解檔案知識(shí)，產(chǎn)生興趣，增強(qiáng)檔案意識(shí)。再次，可以通過開設(shè)相關(guān)課程強(qiáng)化學(xué)生的

7、檔案意識(shí)，如開設(shè)檔案基礎(chǔ)公共選修課。中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課：目前我校文秘專業(yè)、法律事務(wù)專業(yè)已開設(shè)檔案管理基礎(chǔ)課程。只有通過多種形式，讓學(xué)生更多地、更全面地了解檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，才能使他們成為熱愛、支持學(xué)生檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。只有通過宣傳學(xué)習(xí),使全校師生員工充分認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生檔案的重要性，使大學(xué)生對(duì)自身檔案有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地豐富充實(shí)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容。例如，參加學(xué)校的大學(xué)生文化藝術(shù)節(jié)、社團(tuán)組織，競(jìng)爭(zhēng)學(xué)生干部、獲得各種技能證書等，不僅

8、豐富檔案內(nèi)容，同時(shí)提高了大學(xué)生的綜合素質(zhì)。大學(xué)生在填寫個(gè)人檔案材料時(shí)，做到準(zhǔn)確、工整、規(guī)范、真實(shí),從源頭上解決學(xué)生檔案歸檔