體系文件管理制度模板.doc

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1、安徽金大地商業(yè)管理公司體系文件管理流程文件編號(hào)JDDSY-ZD-YJ01版本/修訂A/0頁(yè)碼第5頁(yè)共5頁(yè)生效日期體系文件管理制度編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人安徽金大地商業(yè)管理公司體系文件管理流程文件編號(hào)JDDSY-ZD-YJ01版本/修訂A/0頁(yè)碼第5頁(yè)共5頁(yè)生效日期1.目的規(guī)范公司體系文件，包括組織管控文件、流程文件、作業(yè)指引、表單記錄管理，確保使用文件的充分、適用和有效性。2.范圍適用于公司體系文件編制、標(biāo)識(shí)、審核、批準(zhǔn)、修訂、發(fā)放及歸檔。3.術(shù)語(yǔ)與定義3.1.組織管控（GK）文件：對(duì)組織架構(gòu)、責(zé)權(quán)進(jìn)行規(guī)定的文件。指組織管理手冊(cè)、授權(quán)手冊(cè)。3

2、.2.流程文件（LC）：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑而形成的文件。對(duì)于主責(zé)范圍內(nèi)跨部門(mén)事務(wù)工作程序制定，可結(jié)合《授權(quán)手冊(cè)》審批權(quán)限，明確關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作職責(zé)進(jìn)行擬訂。3.3.作業(yè)指引(ZY)：本部門(mén)為確保作業(yè)過(guò)程有效策劃、運(yùn)作和控制所需的文件。對(duì)于流程文件各環(huán)節(jié)操作規(guī)范及涉及事項(xiàng)的細(xì)化，明確工作細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)。3.4.制度/規(guī)范/規(guī)定/辦法/細(xì)則(ZD)：針對(duì)各部門(mén)所負(fù)責(zé)模塊的內(nèi)部管理綱性規(guī)則擬訂。3.4.1.制度：強(qiáng)調(diào)共同性甚至全民性，是基礎(chǔ)性的約束條文。例如：社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)制度3.4.2.規(guī)范：指群體所確立的行為標(biāo)準(zhǔn)。例如：***行為規(guī)范3.4.3.規(guī)定：強(qiáng)調(diào)預(yù)先（即在行為發(fā)生之前）和法律

3、效力，用于法律條文中。例如：普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定3.4.4.辦法：也就是處理問(wèn)題的方法，強(qiáng)調(diào)上級(jí)對(duì)下級(jí)的指導(dǎo)性。例如：出版管理行政處罰實(shí)施辦法3.4.5.細(xì)則：是對(duì)個(gè)別或一些制度、措施、方法中的詳細(xì)地方加以規(guī)范，強(qiáng)調(diào)詳細(xì)的解釋?zhuān)f(shuō)明及法律性。3.5.記錄(R)：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。3.6.文件標(biāo)識(shí)：指體系文件編號(hào)，并對(duì)其版本及修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)記的工作。3.7.體系文件:指包含組織管控文件、流程文件、作業(yè)指引、制度/規(guī)范/規(guī)定/辦法/細(xì)則文件，統(tǒng)稱為體系文件。3.8.流程體系文件：除組織管控文件以外的文件，指流程文件、作業(yè)指引、制度/規(guī)范安徽金大地商業(yè)管理公司體

4、系文件管理流程文件編號(hào)JDDSY-ZD-YJ01版本/修訂A/0頁(yè)碼第5頁(yè)共5頁(yè)生效日期/規(guī)定/辦法/細(xì)則文件，統(tǒng)稱為體系文件。1.職責(zé)1.1.營(yíng)運(yùn)管理部負(fù)責(zé)制定體系文件的編制規(guī)范，發(fā)布及更新。1.2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)/本模塊的流程體系文件編制及優(yōu)化。1.3.營(yíng)運(yùn)管理部組織跨部門(mén)體系文件的優(yōu)化及報(bào)批。1.4.人力資源部負(fù)責(zé)組織管控文件的更新及優(yōu)化。2.方法和過(guò)程控制2.1.體系文件的編制及審批：2.1.1.部門(mén)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)本部門(mén)/本模塊體系文件的編寫(xiě)。2.1.2.部門(mén)內(nèi)部文件，不涉及跨部門(mén)流程，由責(zé)任部門(mén)直接進(jìn)行編制，營(yíng)運(yùn)管理部參照《授權(quán)手冊(cè)》進(jìn)行審批。2.1.3.若為跨部

5、門(mén)的流程優(yōu)化，由營(yíng)運(yùn)管理部組織責(zé)任部門(mén)及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論，如有必要?jiǎng)t組織專(zhuān)題會(huì)進(jìn)行研討。體系主管參照《授權(quán)手冊(cè)》進(jìn)行審批。2.2.體系文件的優(yōu)化及審批：2.2.1.部門(mén)如需要修訂優(yōu)化流程體系文件，填報(bào)《體系文件優(yōu)化審批表》，注明文件修訂的原因、修訂的內(nèi)容、修訂前后版本及修訂狀態(tài)的變化等情況。營(yíng)運(yùn)管理部根據(jù)公司運(yùn)行狀況確定是否需要新編或修訂，將《體系文件優(yōu)化審批表》傳遞到原編寫(xiě)部門(mén)，由該部門(mén)組織修改編制。參照《授權(quán)手冊(cè)》進(jìn)行審批。2.3.體系文件的標(biāo)識(shí)：2.3.1.文件標(biāo)識(shí)：經(jīng)審核同意編寫(xiě)或修訂文件后，由營(yíng)運(yùn)管理部負(fù)責(zé)給定文件編號(hào)。2.3.2.模塊名稱及代碼：模塊名稱模塊代碼模塊名稱模塊代

6、碼模塊名稱模塊代碼人力資源RL審計(jì)管理SJ行政管理XZ財(cái)務(wù)管理CW收銀管理SY信息管理XX研究拓展YT運(yùn)營(yíng)計(jì)劃YJ招商管理ZS營(yíng)銷(xiāo)企劃YQ營(yíng)運(yùn)管理YY客服管理KF工程管理GC安全管理AQ消防管理XF安徽金大地商業(yè)管理公司體系文件管理流程文件編號(hào)JDDSY-ZD-YJ01版本/修訂A/0頁(yè)碼第5頁(yè)共5頁(yè)生效日期保潔管理BJ1.1.1.文件類(lèi)型代碼：1.1.1.1.流程：LC1.1.1.2.指引：ZY1.1.1.3.制度/規(guī)范/辦法：ZD1.1.1.4.表單/附件：R1.1.1.5.組織管控：GK1.1.2.編號(hào)示例：1.1.2.1.流程：公司代碼-流程模塊代碼-LC+順序號(hào)JDDSY-YJ

7、-LC011.1.2.2.指引：公司代碼-流程模塊代碼–ZY+順序號(hào)JDDSY-YJ–ZY011.1.2.3.制度：公司代碼-流程模塊代碼-ZD+順序號(hào)JDDSY-YJ-ZD011.1.2.4.表單/附件：JDDSY-R-模塊名稱+順序號(hào)JDDSY-R-XZ01注：如果一個(gè)表單在多個(gè)流程/指引中出現(xiàn)，按照價(jià)值鏈的順序，以在第一個(gè)流程中出現(xiàn)的表單編號(hào)為準(zhǔn)，在其他流程中出現(xiàn)的該表單也用上一流程中出現(xiàn)的編號(hào),保證每個(gè)表單的編號(hào)唯一。某一模