如何應(yīng)對(duì)外部審核.doc

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1、展辰新材料集團(tuán)股份有限公司外審時(shí)注意事項(xiàng)——如何應(yīng)對(duì)公司各類(lèi)型認(rèn)證外部審查一.公司認(rèn)證目的：搞認(rèn)證，不是簡(jiǎn)單為了拿到一張證書(shū)，而是做到真正運(yùn)行質(zhì)量管理體系（包括：9001、14001、OHSAS18001、CCC、I型環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品等認(rèn)證），提高企業(yè)管理績(jī)效，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，使市場(chǎng)認(rèn)同，達(dá)到顧客滿(mǎn)意，為公司帶來(lái)效益。二、接受認(rèn)證審核時(shí)，每一位員工必須要做到：1.知道應(yīng)做什么事；2.知道如何做事；3.知道做事的依據(jù)；4.用記錄證實(shí)所做的事；5.任何事都應(yīng)形成循環(huán)（即PDCA模式：計(jì)劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)）；6．任何過(guò)程

2、都有輸入和輸出。三、接受審核時(shí)應(yīng)有的正常心態(tài)：1.不怕出現(xiàn)不合格，發(fā)揮出最佳水平；2.盡可能減少不合格；3.盡快糾正不合格，審核老師提出不合格應(yīng)當(dāng)即糾正，在審核老師離開(kāi)之前完成糾正和改進(jìn)措施。四.受審核人員在審核中的角色：1.20%聽(tīng)問(wèn)題，聽(tīng)懂了才能回答對(duì)，沒(méi)聽(tīng)懂就問(wèn)審核老師，審核老師一般會(huì)換一個(gè)角度詢(xún)問(wèn)，一定搞清楚所問(wèn)的問(wèn)題；2.80%回答問(wèn)題，回答時(shí)要謹(jǐn)慎。五.接受審核時(shí)回答問(wèn)題的基本原則是：1.以公司質(zhì)量管理體系文件為基礎(chǔ)回答問(wèn)題；2.以工作的實(shí)際情況回答問(wèn)題，以質(zhì)量記錄為依據(jù)來(lái)證明；3.緊緊圍繞提問(wèn)的問(wèn)題

3、，不要扯太遠(yuǎn)，語(yǔ)言簡(jiǎn)單明了；4.不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問(wèn)題，審核員的視點(diǎn)是整個(gè)質(zhì)量管理體系。六.回答問(wèn)題時(shí)注意技巧：1.只說(shuō)自己的事，不說(shuō)別人的事；2.只說(shuō)該說(shuō)的事；展辰新材料集團(tuán)股份有限公司3.用證據(jù)說(shuō)明問(wèn)題；4.自信而又不失謙虛，多解釋?zhuān)粻?zhēng)論；5.有誤解時(shí)把解釋權(quán)讓給更明白的人（最好是上司）。七.回答問(wèn)題時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)：1.不懂裝懂；2.說(shuō)別人的事；3.所說(shuō)的不符合事實(shí)，拿不出證據(jù)證明事實(shí)；4.謀求幫助；5.對(duì)其他部門(mén)或人員進(jìn)行底毀；6.爭(zhēng)論不休不禮貌，可能會(huì)導(dǎo)致不好的結(jié)果。八.在正式審核到來(lái)之前，怎樣做一下

4、突擊改善：1.對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行衛(wèi)生整頓等清理工作；2.保證現(xiàn)場(chǎng)使用的文件為有效版本；3.每個(gè)部門(mén)進(jìn)行自查自改；4.每位員工對(duì)照文件，熟悉工作職責(zé)；5.給每位員工適當(dāng)減壓，使員工有輕松的心情迎接審核，才能發(fā)揮出最佳水平。九．對(duì)審核前的準(zhǔn)備工作應(yīng)如何開(kāi)展1.全體員工清醒地、主動(dòng)地、輕松自如的迎接審核；2.從各個(gè)方面體現(xiàn)一種與ISO9000族國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)精神一致的管理水平（包括后勤安排）；3.努力體現(xiàn)一種真誠(chéng)追求提高管理水平，不單純?yōu)榱巳∽C的思想境界；4.使全體員工都注意體現(xiàn)謙虛認(rèn)真的工作作風(fēng)；5.應(yīng)堅(jiān)決防止在審核中推卸責(zé)任、轉(zhuǎn)

5、移責(zé)任和不禮貌行為；6.使全體員工輕松自如時(shí)入審核，不要施加太大壓力。十.對(duì)文件進(jìn)行清理和準(zhǔn)備：1.各部門(mén)管理和使用的文件應(yīng)該整理，收起全部作廢、不使用或與質(zhì)量體系無(wú)關(guān)的文件或記錄；2.使所有執(zhí)行的文件和保存的記錄按程序文件要求放到應(yīng)到的位置；3.為審核組準(zhǔn)備兩套質(zhì)量手冊(cè)和程序文件；4.各部門(mén)管理和使用的文件相對(duì)集中在各部門(mén)；5.質(zhì)量記錄相對(duì)集中在責(zé)任管理部門(mén)或人員處；6.進(jìn)行中的記錄按正常程序運(yùn)作。十一.在審核進(jìn)行過(guò)程中如何采取糾正行動(dòng)：1.力爭(zhēng)在審核組離開(kāi)前糾正不合格；展辰新材料集團(tuán)股份有限公司2.當(dāng)天提出，

6、盡可能當(dāng)天糾正；3.自己提方案，自己糾正；4.經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受。十二.在審核前對(duì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的要求：1.了解管理方針和目標(biāo)；2.熟悉本部門(mén)的職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件；3.熟悉本部門(mén)與相關(guān)部門(mén)的工作接口；4.熟悉對(duì)下屬的工作要求和安排；5.熟悉本部門(mén)的質(zhì)量工作情況。十三.在審核前對(duì)文件管理人員的要求：1.熟悉所管理的文件的范圍；2.熟悉文件管理程序；3.熟悉文件修改情況；4.熟悉文件的歸檔；5.隨時(shí)拿出所需的文件。十四.在審核前對(duì)重要崗位，關(guān)鍵工序的工作人員的基本要求：1.熟悉本崗崗位職責(zé)；2.熟悉依據(jù)的規(guī)范、程序等；

7、3.熟悉使用的工具、設(shè)備等；4.熟悉使用的統(tǒng)計(jì)方法；5.經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，持證上崗。十五.在審核前對(duì)一般工作人員的基本要求：1.熟悉本崗崗位職責(zé)；2.熟悉規(guī)范、程序等從事工作所依據(jù)的文件；3.熟悉工作中需要作的質(zhì)量記錄；4.熟悉工作接口；5.熟悉本組織的管理方針和目標(biāo)；6.熟悉ISO9000、ISO14001、CCC、十環(huán)認(rèn)證等標(biāo)準(zhǔn)的基本知識(shí)。十六.每一位員工回答問(wèn)題時(shí)的心態(tài)：1.自信，相信所做的絕大部分是正確的；2.謙虛，承認(rèn)個(gè)別情形會(huì)存在某些問(wèn)題；3.不推卸責(zé)任。十七.正式審核時(shí)審核員經(jīng)常詢(xún)問(wèn)的問(wèn)題：展辰新材料集團(tuán)股

8、份有限公司1.開(kāi)始正式審核前，一般情況會(huì)讓您先介紹部門(mén)的職責(zé)（注：此時(shí)已經(jīng)開(kāi)始正式審核，只是以另外方式探路）2.提問(wèn)過(guò)程中一般情況很少用"是否"字眼提問(wèn)，通常以開(kāi)放式提問(wèn)問(wèn)題：如您是如何……；請(qǐng)問(wèn)當(dāng)產(chǎn)生不合格品時(shí)您如何處理？或請(qǐng)問(wèn)您何時(shí)填寫(xiě)顧客投訴處理單？或請(qǐng)問(wèn)您何時(shí)開(kāi)展管理評(píng)審？等等，即遵循5W（誰(shuí)Who何時(shí)When何地Where為什么Why要做什么事What）1H（如