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1、破解城建檔案管理難題措施探究 摘要：近年來我國保持著持續(xù)高速發(fā)展的趨勢，相應的城市建設腳步也隨之加快。因此，如何給城市建設及時建檔并有效管理，對檔案管理部門來說已變成了一個刻不容緩的難題。本文對城建檔案及其管理意義進行了分析，并著重論述了破除檔案管理難題的有效措施。關鍵詞：城建檔案管理難題措施中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：一、城建檔案簡介及管理城建檔案的重要意義顧名思義，城建檔案即是記錄著城市規(guī)劃、建設和發(fā)展的各種資料及文件，它們包括文字、圖片、表格以及聲音和影像資料等。盡管城建檔案不能直接形成經(jīng)濟效益，但它仍然具有重大的價值，主
2、要體現(xiàn)在以下兩個方面：1、城建檔案記錄了城市發(fā)展和進步的軌跡，反映了不同時期城市的的人文風貌及文化特點，具有極大的歷史以及人文價值。2、城建檔案是制定新時期城市發(fā)展計劃的重要歷史資料，對于城市規(guī)劃具有深遠的指導作用。有效吸取城市發(fā)展歷史中的成功經(jīng)驗和失敗教訓，能夠避免在城市建設中出現(xiàn)資源浪費或分配不合理等問題，是城市快速高效建設的重要保障。7二、我國城建檔案管理的現(xiàn)狀及暴露的問題目前，我國城建檔案管理的現(xiàn)狀是管理松散，耗資巨大，效率低下，主要表現(xiàn)在以下4個方面：1、城建檔案資料龐大、種類繁多，并且新增檔案速度極快，給檔案的收集、分類和管理帶來了極
3、大的挑戰(zhàn)。由于我國發(fā)展速度極快，城市建設日新月異，隨之產(chǎn)生的城建資料也極其龐大，僅僅依靠檔案管理部門去收集整理，而不是相關企業(yè)、機構、個人主動提交，要保證檔案的完整性未免有些強人所難。再者，城建檔案可分為18個大類，小類更是不計其數(shù)，如何進行系統(tǒng)的分類管理也是一大難題。總之，城建檔案龐大的基礎資料、復雜的分類以及大量的新增數(shù)據(jù)都給檔案管理造成了客觀存在的難度。[1]2、城建檔案資料形式多種多樣，對于不同類型的檔案要采取不同的管理方式。7目前，我國的城建檔案由紙質檔案和電子檔案共同組成，而按記錄方式的不同，又有文字檔案和影像檔案等。如何根據(jù)各類檔案
4、的不同特點，采用與之相適應的管理方式進行管理，是擺在檔案管理部門和檔案管理工作者面前的一大難題。以隨著計算機技術發(fā)展而產(chǎn)生的電子檔案為例，如果管理人員仍舊采用對待傳統(tǒng)紙質檔案的處理方式，無疑會出現(xiàn)事倍功半的局面，嚴重影響工作效率。此外，紙質檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點，紙質檔案的原始性好，而電子檔案的共享性更加，如何在管理檔案時做到取長補短也是對檔案管理人員工作能力的一大挑戰(zhàn)。3、檔案管理部門的工作人員責任意識薄弱，業(yè)務能力不強。檔案管理部門工作人員對于城建檔案重要性及價值的認識，對管理檔案的工作態(tài)度以及實際的工作能力都嚴重影響著城建檔案的管理效果。
5、負責收集檔案的工作人員如若對城建檔案的重要性缺乏正確的認識，必然會導致在檔案采集的過程中，出現(xiàn)檔案缺失的問題；而負責處理檔案的工作人員如果缺少相應的專業(yè)知識和技能，則會出現(xiàn)對城建檔案的不當分類，從而導致后續(xù)處理方式的選擇出現(xiàn)誤差，嚴重影響工作效率，也會給日后查找檔案，調用檔案造成諸多不便。4、檔案管理部門規(guī)章制度不嚴，且在工作中閉門造車，不能引入先進的技術和管理手段。城建檔案管理部門的規(guī)章制度不嚴，也是造成檔案管理成本高、效率低的重要原因。在檔案的收集、分類、處理以及日常維護過程中，如果缺乏一套合理高效的流程和權責明確的工作制度，就可能會出現(xiàn)工作
6、人員互相推諉、檔案交接不順以及管理方式違規(guī)等問題。這些現(xiàn)象都是在檔案管理中，出現(xiàn)高投入低產(chǎn)出等問題的重要原因；此外，一旦出現(xiàn)機密檔案的泄密或者丟失，還會給國家和社會造成難以估量的損失。7三、城建檔案管理出現(xiàn)問題的解決措施針對我國目前城建檔案管理中所暴露的問題，為了切實降低檔案管理成本并提高效率，經(jīng)過調研，可采取以下6個措施：建立切實可行、及時、完整的檔案收集制度。檔案收集是檔案管理的基礎，也是整個檔案管理工作程序的第一步。所謂切實可行，即是此制度一定要符合實際情況，要充分考慮實行此制度的資源投入是否合算；所謂及時，針對的是城建檔案的實效性，要在檔
7、案的生命周期內進行收集、處理和管理，從而對城市規(guī)劃和城市建設進行指導，避免出現(xiàn)重復工作和資源浪費的現(xiàn)象；所謂完整，就是要求檔案收集者在進行檔案收集時一定要全面，切不可放過任何細枝末節(jié)，這樣會導致所建立的檔案難成體系。此外，還要大力宣傳對城建檔案進行管理的重要意義，使之成為全社會共同的責任，從而提升檔案的收集效果。7檔案管理部門要建立完整、高效的檔案管理流程，對檔案的分類及處理方式要準確可靠。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，要提高城建檔案的管理效率，就必須建立起合理的工作制度，并且要求所有工作人員必須嚴格遵守，同時還要保證整個檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能做
8、到“無縫對接”，從而提高工作效率。對檔案進行準確可靠的分類有利于使所管理的所有檔案形成一個系統(tǒng)，這樣既便于管理人員采取合適的手段管理檔案
