破解城建檔案管理難題措施探究

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1、破解城建檔案管理難題措施探究　　摘要：近年來(lái)我國(guó)保持著持續(xù)高速發(fā)展的趨勢(shì)，相應(yīng)的城市建設(shè)腳步也隨之加快。因此，如何給城市建設(shè)及時(shí)建檔并有效管理，對(duì)檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)已變成了一個(gè)刻不容緩的難題。本文對(duì)城建檔案及其管理意義進(jìn)行了分析，并著重論述了破除檔案管理難題的有效措施。關(guān)鍵詞：城建檔案管理難題措施中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：一、城建檔案簡(jiǎn)介及管理城建檔案的重要意義顧名思義，城建檔案即是記錄著城市規(guī)劃、建設(shè)和發(fā)展的各種資料及文件，它們包括文字、圖片、表格以及聲音和影像資料等。盡管城建檔案不能直接形成經(jīng)濟(jì)效益，但它仍然具有重大的價(jià)值，主

2、要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：1、城建檔案記錄了城市發(fā)展和進(jìn)步的軌跡，反映了不同時(shí)期城市的的人文風(fēng)貌及文化特點(diǎn)，具有極大的歷史以及人文價(jià)值。2、城建檔案是制定新時(shí)期城市發(fā)展計(jì)劃的重要?dú)v史資料，對(duì)于城市規(guī)劃具有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)作用。有效吸取城市發(fā)展歷史中的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，能夠避免在城市建設(shè)中出現(xiàn)資源浪費(fèi)或分配不合理等問(wèn)題，是城市快速高效建設(shè)的重要保障。7二、我國(guó)城建檔案管理的現(xiàn)狀及暴露的問(wèn)題目前，我國(guó)城建檔案管理的現(xiàn)狀是管理松散，耗資巨大，效率低下，主要表現(xiàn)在以下4個(gè)方面：1、城建檔案資料龐大、種類(lèi)繁多，并且新增檔案速度極快，給檔案的收集、分類(lèi)和管理帶來(lái)了極

3、大的挑戰(zhàn)。由于我國(guó)發(fā)展速度極快，城市建設(shè)日新月異，隨之產(chǎn)生的城建資料也極其龐大，僅僅依靠檔案管理部門(mén)去收集整理，而不是相關(guān)企業(yè)、機(jī)構(gòu)、個(gè)人主動(dòng)提交，要保證檔案的完整性未免有些強(qiáng)人所難。再者，城建檔案可分為18個(gè)大類(lèi)，小類(lèi)更是不計(jì)其數(shù)，如何進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)管理也是一大難題?？傊墙n案龐大的基礎(chǔ)資料、復(fù)雜的分類(lèi)以及大量的新增數(shù)據(jù)都給檔案管理造成了客觀(guān)存在的難度。[1]2、城建檔案資料形式多種多樣，對(duì)于不同類(lèi)型的檔案要采取不同的管理方式。7目前，我國(guó)的城建檔案由紙質(zhì)檔案和電子檔案共同組成，而按記錄方式的不同，又有文字檔案和影像檔案等。如何根據(jù)各類(lèi)檔案

4、的不同特點(diǎn)，采用與之相適應(yīng)的管理方式進(jìn)行管理，是擺在檔案管理部門(mén)和檔案管理工作者面前的一大難題。以隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的電子檔案為例，如果管理人員仍舊采用對(duì)待傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理方式，無(wú)疑會(huì)出現(xiàn)事倍功半的局面，嚴(yán)重影響工作效率。此外，紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，紙質(zhì)檔案的原始性好，而電子檔案的共享性更加，如何在管理檔案時(shí)做到取長(zhǎng)補(bǔ)短也是對(duì)檔案管理人員工作能力的一大挑戰(zhàn)。3、檔案管理部門(mén)的工作人員責(zé)任意識(shí)薄弱，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。檔案管理部門(mén)工作人員對(duì)于城建檔案重要性及價(jià)值的認(rèn)識(shí)，對(duì)管理檔案的工作態(tài)度以及實(shí)際的工作能力都嚴(yán)重影響著城建檔案的管理效果。

5、負(fù)責(zé)收集檔案的工作人員如若對(duì)城建檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，必然會(huì)導(dǎo)致在檔案采集的過(guò)程中，出現(xiàn)檔案缺失的問(wèn)題；而負(fù)責(zé)處理檔案的工作人員如果缺少相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，則會(huì)出現(xiàn)對(duì)城建檔案的不當(dāng)分類(lèi)，從而導(dǎo)致后續(xù)處理方式的選擇出現(xiàn)誤差，嚴(yán)重影響工作效率，也會(huì)給日后查找檔案，調(diào)用檔案造成諸多不便。4、檔案管理部門(mén)規(guī)章制度不嚴(yán)，且在工作中閉門(mén)造車(chē)，不能引入先進(jìn)的技術(shù)和管理手段。城建檔案管理部門(mén)的規(guī)章制度不嚴(yán)，也是造成檔案管理成本高、效率低的重要原因。在檔案的收集、分類(lèi)、處理以及日常維護(hù)過(guò)程中，如果缺乏一套合理高效的流程和權(quán)責(zé)明確的工作制度，就可能會(huì)出現(xiàn)工作

6、人員互相推諉、檔案交接不順以及管理方式違規(guī)等問(wèn)題。這些現(xiàn)象都是在檔案管理中，出現(xiàn)高投入低產(chǎn)出等問(wèn)題的重要原因；此外，一旦出現(xiàn)機(jī)密檔案的泄密或者丟失，還會(huì)給國(guó)家和社會(huì)造成難以估量的損失。7三、城建檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的解決措施針對(duì)我國(guó)目前城建檔案管理中所暴露的問(wèn)題，為了切實(shí)降低檔案管理成本并提高效率，經(jīng)過(guò)調(diào)研，可采取以下6個(gè)措施：建立切實(shí)可行、及時(shí)、完整的檔案收集制度。檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)，也是整個(gè)檔案管理工作程序的第一步。所謂切實(shí)可行，即是此制度一定要符合實(shí)際情況，要充分考慮實(shí)行此制度的資源投入是否合算；所謂及時(shí)，針對(duì)的是城建檔案的實(shí)效性，要在檔

7、案的生命周期內(nèi)進(jìn)行收集、處理和管理，從而對(duì)城市規(guī)劃和城市建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，避免出現(xiàn)重復(fù)工作和資源浪費(fèi)的現(xiàn)象；所謂完整，就是要求檔案收集者在進(jìn)行檔案收集時(shí)一定要全面，切不可放過(guò)任何細(xì)枝末節(jié)，這樣會(huì)導(dǎo)致所建立的檔案難成體系。此外，還要大力宣傳對(duì)城建檔案進(jìn)行管理的重要意義，使之成為全社會(huì)共同的責(zé)任，從而提升檔案的收集效果。7檔案管理部門(mén)要建立完整、高效的檔案管理流程，對(duì)檔案的分類(lèi)及處理方式要準(zhǔn)確可靠。俗話(huà)說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，要提高城建檔案的管理效率，就必須建立起合理的工作制度，并且要求所有工作人員必須嚴(yán)格遵守，同時(shí)還要保證整個(gè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能做

8、到“無(wú)縫對(duì)接”，從而提高工作效率。對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確可靠的分類(lèi)有利于使所管理的所有檔案形成一個(gè)系統(tǒng)，這樣既便于管理人員采取合適的手段管理檔案