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哈佛管理技能培訓教程：哈佛經(jīng)理手冊我們的大廈寬敞而開放，它向一切人開放，無論他們是持相同意見還是持反對意見?！诸D·B·約翰遜忙碌和緊張，能帶來高昂的工作情緒；只有全神貫注時，工作才能產(chǎn)生高效率。——松下幸之助在哈佛經(jīng)理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達命令的過程中，會議是一個有效的但不是必需的手段。一個成功的哈佛經(jīng)理的每個會議既是最必要的也應是最有效的?！幷吖鹫Z錄在一個管理系統(tǒng)中，效率的降低有時是由于單個領(lǐng)導執(zhí)行者或團體領(lǐng)導執(zhí)行者的情緒動搖的結(jié)果。吉諾夫有兩種效率：一種只是表面上的效率，而且只是通過紀律約束才在組織中產(chǎn)生的。它只是另一種真正的效率的模擬。迪克·卡爾森生產(chǎn)率和創(chuàng)造性一樣是取得進步的主要工具。伊橋俊彥 第一章哈佛經(jīng)理會議通則一、會議準則 會議的特征 會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：①提供信息；②匯集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓練。會議只是一種管理工具，一般人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一種活動。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。在這兩類人士之中，厭惡會議者似乎比熱衷會議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會議的人往往是些最不懂得開會，甚至是最喜歡濫開會議的人!客觀地說，會議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。因此，我們有必要恢復會議的真面目。熱衷會議的人總是強調(diào)會議的必要性，甚至認為它是不可缺少的。這未免言重了，因為就算不召開會議，一個機構(gòu)照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會議的途徑。讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發(fā)揮會議功能——提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練——等諸種途徑。1提供信息我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報告從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經(jīng)濟劃算。但值得注意的是，人們對書面的東西有時不一定看，就算看了也不一定能完全理解。從這種意義來說，則開會不失為提供信息的一種明智的舉措。在會議中，主席不但能當面澄清與會者的疑問，而且可借助視聽器材，以增進與會者對信息的了解與興趣。2收集信息召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。你可以請求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復印然后分發(fā)出去。另外，可通過個別約見有關(guān)人士，當面向他們收集信息，這樣做效果極佳。3解決問題當一位主管面臨問題時，他可當機立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會議。但若問題緊迫度不高，同時主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請部屬開會解決。邀請部屬共商問題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對協(xié)商解決的熱情。4宣傳政策 當一位主管準備將既定的政策傳達給部屬的時候，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會宣傳。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟原則，但卻不如面對面?zhèn)€別宣傳那樣有說服力，因為若采用面對面方式，則主管可根據(jù)每位員工特點以調(diào)整其宣傳方式。至于接受會議形式與否，最主要考慮在：與會者之間的交流是否足以產(chǎn)生良好的說服效果。假如主管認為交流有利于說服效果提高，則采用開會宣傳方式；但若主管認為可能導致與會者矛盾，則寧可采用面對面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。5培育訓練由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認，因此員工的培育訓練也越來越普遍。大多數(shù)企業(yè)除采用專門會議的方式，為其員工實施培育訓練——除卻一般所謂的會議培訓之外，尚可采取以下五種措施：(1)指定員工閱讀書刊；(2)要求參加函授課程；(3)主管或其他有訓練專長的人，為員工進行個別指導；(4)派遣員工學習外界訓練課程；(5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機構(gòu)進修。盡管培訓會議已逐漸受企業(yè)界所重視，但該種會議興辦，至少應能滿足下列六個條件：(1)需要培訓人數(shù)甚多(至少在10人以上)；(2)培訓會議可以滿足培訓人員真正需要；(3)企業(yè)可以提供或租到良好的培訓場地及設備；(4)企業(yè)可以騰出上班時間供員工培訓；或員工愿意利用私人時間接受培訓；或企業(yè)愿為員工提供私人時間接受培訓，而給與津貼；(5)企業(yè)內(nèi)部能夠物色到合適人選，來從事培訓工作策劃及實行；(6)培訓會議效益大于培訓會議成本。如果這六個條件未能同時滿足，則不應輕易采取培訓會議作為培訓手段，而應選擇其它的替代途徑。就厭惡會議的人來說，會議不但沒有什么益處，而且有害。但是當我們面對濫于開會的現(xiàn)狀后，將不得不承認這種態(tài)度的產(chǎn)生并非毫無根據(jù)。只要仔細觀察，不難發(fā)現(xiàn)有許多會議是基于不正當?shù)睦碛啥匍_的。它們至少包括下列六種：(1)為滿足無聊的愿望而開會——有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問題”而召開。這一類的會議其實與交際或聊天，并沒有多大差別。 (2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風而開會——有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。這就是一般所謂的“例會”。例會召開與議案有時無關(guān)，因為它基本上是一種為開會而召開的會議!(3)為攀比而開會——有些會議是因“人家部財務部每星期都舉行一次會議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。這一類會議在目的不是為處理實際問題。(4)為表功而開會——有些會議是因“若不多開會，則上級領(lǐng)導會以為咱們偷懶”而召開。這一類會議被當作取得上司信任與好感的手段。(5)為推卻責任而開會——有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的管理者所慣用的伎倆。(6)為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會——有些會議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。他于是召集會議，在全體部屬面前重申準時上下班的要求，希望借此警告那兩位不守時的部屬。但是那兩位部屬因見其他同事在場而產(chǎn)生一種錯覺，以為其他同事不守時的惡習與自己不相上下，因此對自己的過失不太介意。至于其他守時的13位同事，則可能因無辜受責備而士氣低沉。因此，這一類會議除了平白浪費了16個人的時間與引起13個人士氣低沉之外，將無實際效果可言。為了消除基于不正當?shù)睦碛啥匍_的會議，目前一般機構(gòu)所采取的對策是：(1)偶而取消一兩次會議，以檢驗這類會議需要程度；(2)將預定會議延期舉行，或?qū)⑵渥h程并入下次會議的議程之中，以減少會議次數(shù)；(3)局部或全部取消例會，將需要開會討論的議案集中在一起，等議案積累到相當程度再開會。至于重要且緊迫的議案，則可隨時召開會議討論；(4)在機構(gòu)內(nèi)部制定這樣的政策：所有的會議都要獲得上級的批準才能召開。只要上級主管對屬下所要求召開的會議不是有求必應，這種政策才能發(fā)揮實效，屬下若無充分的正當理由，將不敢隨便開會。最后，讓我們總結(jié)一下：會議是一種可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、解決問題、宣傳政策與培育訓練”等功能的手段，但它并非是發(fā)揮該功能的唯一手段，也未必是最好的手段，應設法減少那些基于不正當?shù)睦碛啥匍_的會議。同時在考慮召開會議之前，應設法探尋取代會議的更有效途徑以提高工作效率。會議實效性1什么樣的會議才算富有實效 如何使會議富于實效?在尋找這個問題的答案之前，須先了解什么樣的會議才算富于實效。嚴格說來，符合以下三種要求的會議才算富于實效：(1)目標能被實現(xiàn)——會議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說，用以實現(xiàn)特定目標的手段，因此評測會議是否具實效，其首要的標準便是審視開會之前為會議所設定的目標有實現(xiàn)的價值。(2)目標能在最短時間內(nèi)被實現(xiàn)——這個要求本身頗具爭論性。有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必然的事情，因此對這些人來說，盡管是冗長的討論或爭辯，也不可能被視為違背“在最短時間內(nèi)實現(xiàn)目標”的要求。但是另一些人則認為，會議中的討論或爭辯并無實質(zhì)的意義可言，因此對這些人來說，就算短暫的討論或爭辯，也可能被認為浪費時間。但不管怎樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時間內(nèi)實現(xiàn)會議目標越好。(3)與會者對會議感到滿意——所謂滿意，并不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。例如當會議的主題在于探討裁減，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。但若能設法令與會者了解裁員的理由，并令他們有機會發(fā)表意見或提出實施辦法，這種作法多少會使他們感到滿意。所以想使與會者對會議感到滿意，則應提供機會讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。以上三個要求中，(2)與(3)在相當大的范圍內(nèi)是相互沖突的。這是因為若想使與會者感到滿意，就不能不花時間討論，但是若想在短時間內(nèi)實現(xiàn)目標，就必須剝奪與會者自由討論的機會。總之，真正富于實效的會議所應具備的條件是：在與會者均感滿意的情況下，以最短時間實現(xiàn)會議目標。當然，要使會議全部符合這些要求實在不容易，但這些要求至少應成為會議主持人及與會者共同努力的方向。2不切實效的會議有何危害富于實效的會議，可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練”等功能。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。而不富實效的會議，將有三大危害：(1)會議目標無法實現(xiàn)。會議是以目標的實現(xiàn)為導向，一旦目標無法實現(xiàn)，那么為會議投入的一切時間、精力及金錢將全部“泡湯”。(2)會議所承擔的機會成本相當可觀。所謂機會成本，即指投入于會議的時間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。時間、精力及金錢本來可以充作多種用途。倘若不將它們投入于徒勞無功的會議，而將它們導入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。這些可能獲得的效益，就是召開會議所必須承擔的代價。盡管會議的機會成本難以衡量，但可從一場會議花銷，對它作初步的估計。假定：A、某場會議的與會者共有10位；B、每一位與會者月薪為30000元；C、每一位與會者每個月工作時間為10000分鐘；D、每一位與會者在平時所享有的福利等于月薪的25%。在以上的假設下，每一位與會者在上班時間內(nèi)每開一分鐘的會議所須支付的代價是3.75元，而對十位與會者每開一個鐘頭的會議所須支付的代價則為22 50元!倘若將會議主持人規(guī)劃會議的時間，以及會議的直接成本(資料印制、紙張、茶點等費用)包括在內(nèi)，則十個人開一個鐘頭的會議，所須支付的代價可能接近3000元!這即是說，這十個人所開的一個鐘頭的會議如果無法實現(xiàn)目標，那么3000元就會“泡湯”，而且原先若不召開這一個鐘頭的會議，而將這個“泡湯”的3000元使用于其它途徑，則可能產(chǎn)生相當可觀的效益!(3)與會者對會議感到不滿。與會者若對某一次會議感到不滿，則其反應將可能是這樣的： “會議的主持人原來是這樣無能!”“以后再由同一個主持人所召開的會議，將拒絕參加!”“會議、會議、會而不議、議而不決、決而不行、行而無效!”這些消極的反應可能降低士氣，甚至導致員工缺勤率或流動率提高。3為什么會議沒有實效導致會議失效的因素極多，有的存在于開會之前，有的發(fā)生于會議進行中，有的則出現(xiàn)于開完會之后?，F(xiàn)將諸因素羅列如下：(1)會議前①欠缺目標。②目標不明確。③欠缺議程。④與會人選不當(與會者太多或與會者太少)。⑤會議時間不當。⑥開會通知時間不當(太早通知開會或太晚通知開會)。⑦開會通知內(nèi)容欠周詳。⑧會議地點不當。⑨會議場地設備欠佳。 10與會者無準備而來。11未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當。12會議不能準時開始。13會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。14向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。(2)會議中①從事交誼活動。②外界干擾。③與會者發(fā)言離題。④主席出難題。⑤讓沒有必要留在會場的人員留在會場。⑥猶豫不決。⑦資料不充足，卻貿(mào)然決策。⑧少數(shù)人壟斷會議。⑨與會者之間交頭接耳。10與會者不表明真正感受或意見。11與會者之間爭論。12與會者與主席爭論。13視聽器材發(fā)生故障。14與會者欠缺熱心。15會議超出預定時間。16主席未能總結(jié)會議成果。 (3)會議后①欠缺會議記錄。②不能對決議事項進行追蹤。③不能對會議成敗得失進行檢討。④不能及時解散已實現(xiàn)任務的臨時性委員會或工作小組。⑤與會者對會議感到不滿。以上諸種因素大都可由主席加以控制。以后將在有關(guān)章節(jié)中分別闡釋主席所扮演的角色，以及主席角色所應具備的條件，之后再循序探討主席應如何克服導致會議沒有實效的諸種因素。主席角色 有人說：“會議的主席有如樂隊的指揮?！边@句話只說對一半。會議的主席固然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔當會議的主席卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色?，F(xiàn)將主席在各種會議中所扮演的角色闡釋如下：1提供信息在這一類會議中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令與會者了解信息的內(nèi)容，而且要避免使他們對信息產(chǎn)生誤解或曲解。為了達到這個目的，主席應盡量避免以單向說教的方式壟斷整個會議，而最好是能留出一些時間(比方說10%的時間)解答與會者的疑問。在這種情況下，主席又扮演了解說者的角色。2培育訓練在這一類會議里，主席所扮演的角色是傳道、授業(yè)、解惑的教師。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會者對課程的熟悉程度而定。例如課程本身頗為深奧，而且與會者對該課程相當陌生，則主席的參與程度恐怕非高達總會議時間的75%—90%不可。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進行，那么即使與會者對該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會議時間的50%左右。再如與會者對課程相當熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主席的參與程度甚至可以減至總會議時間的20%。3宣傳政策 在這一類會議中，主席為使與會者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。其次，他必須扮演媒介的角色，鼓勵與會者對他所提供的政策發(fā)生興趣。再次，他必須扮演解說者的角色，對與會者的任何疑問提供解答。最后，他必須扮演說服者的角色，設法使與會者心悅誠服地接受方針政策。在這一類會議中，主席的參與程度，大致以占總會議時間的50%至70%較為恰當。4解決問題在這一類會議中，主席最重要的任務在于領(lǐng)導與會者探索問題最佳解決途徑。他通常需要做到下列五件事：闡釋問題的內(nèi)涵、問題發(fā)生的背景、以及解決問題的重要性。(2)借解說者角色，鼓動所有與會者參與問題解決。(3)借控制者角色，將會議導入實現(xiàn)目標途徑，以避免時間浪費以及無謂的意見沖突。(4)借與會者角色(即脫離主席身份而成為與會者之一)，提出自己的見解。(5)回復主席身份，歸結(jié)會議的成果及指明未來方向。在這一類會議里，主席的參與程度，大概介于總會議時間的40%至60%較為理想。5收集信息在這一類會議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會議目標及鼓動與會者提供信息外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以搜集與會者所提供的信息。因此，主席的參與程度，應以不超過總會議時間的20%較為理想。由以上闡釋可知，主席在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個會議中，也要扮演多種不同的角色。因此，除非主席能夠恰如其分地扮演各種角色，以及適當?shù)貜氖陆巧D(zhuǎn)換，否則他將難以實現(xiàn)會議目標。任何一種會議極少為單一目標而召開，它通常是為實現(xiàn)多種目標而召開的。在這種情況下，主席所需扮演的角色將要更多，角色轉(zhuǎn)換自然更加頻繁。主席素質(zhì)〖HT〗在任何一場會議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。由此可知，要成為優(yōu)秀的會議主席并不是一件容易的事?，F(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應具備的素質(zhì)：1思考清晰敏銳盡管主席沒有必要成為參加會議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會者的尊敬，他的思考至少應比大多數(shù)的與會者更加清晰敏銳。只要主席能在會議之前多作準備，則他的思考能力一定可以大大提高。2善于言詞表達主席對語言應具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準確、無誤地表達出來。他必須能夠以語言推動討論、疏導與會者的思維方向，以及在會議的各個階段總結(jié)所取得的成果。 3良好的分析能力主席必須懂得如何澄清問題，透視問題的每一個層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急。4抱著對事不對人的態(tài)度主席必須使每一位與會者的意見，都能得到其他與會者所關(guān)注。即使主席本人對某些與會者的某些觀點有所偏愛或厭惡感，他都不應以他的個人好惡影響他對事情的判斷。當他想提出個人觀點時，他必須告訴與會者他是站在個人立場發(fā)言，而并非以主席的身份說話。5公正主席在會議中絕對不應有袒護的行為，因為他有這種行為，不但阻礙進一步的討論，而且將使與會者——甚至包括被袒護者在內(nèi)——對他失去信心。6耐性有些與會者在發(fā)表意見時往往辭不達意，另一些與會者則可能在群眾面前因感到膽怯而回避發(fā)言。面對這一類的與會者，主席應主動提供協(xié)助與鼓勵，要做到這一點，主席非具有高度的耐性不可。7能靈活地應付“挑刺”人物與會者之中，難免會有少數(shù)“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣特別大者等。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對付他們。8沉著并自我約束為了激勵與會者信心，主席除了應表現(xiàn)熱誠與果敢的態(tài)度之外，須保持沉著堅定，并自我約束。他應避免在幕前過度地暴露自己。比如不應放蕩不羈地發(fā)表自己的意見、壟斷發(fā)言或理論說教等等。9具有幽默感幽默感對消除緊張氣氛，以及令會議順利進行具有很大的作用。主席在運用時應特別注意避免輕浮或淺薄的話語。二、會議過程全體小組討論 如果說，成功的會議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。訓斥或指令對現(xiàn)代的員工都是沒用的。幾乎每個下屬人員都希望有機會自由提問和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。有成效的小組討論和“漫談”的區(qū)別，可以歸結(jié)為會議主持人的統(tǒng)馭能力的大小。圓桌會議的成功或失敗完全取決于會議主持人本身。1對領(lǐng)導人的提示一般都認為領(lǐng)導人的工作就是在會議中組織、激發(fā)和引導會議的思考和進程。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責任放在會議主持人肩上。由于討論的質(zhì)量取決于與會者態(tài)度的相互影響，所以會議領(lǐng)導人必須既敏感又靈活。他必須能適應討論問題多變的要求以及各人的性格。雖然沒有可以做為模式的實際做法，領(lǐng)導討論的能力一般可以應用以下原則和技巧得到改進：(1)做好準備，會議主持人應對討論主題的背景有完善充分的了解。(2)事先思考，以便發(fā)現(xiàn)常見的可能出現(xiàn)的問題和反對者可能采取的論點。(3)通過事先計劃來防止干擾。假如打進來的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會；要檢查材料和視聽設備，以保證一切順利。(4)評估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識的豐富程度。(5)了解與會者中的每一個人，充分考慮與每個具有特殊個性的與會者的交流方式。(6)為了讓與會者感覺輕松，你應表現(xiàn)為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。幽默和插話能起作用，但當這種情況達到一定程度時，會議領(lǐng)導人要向小組及時提醒會議的目的。(7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。(8)用一般的語言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。(9)明確會議的目的，假如宗旨是解決問題，則用簡潔而精確的話陳述問題，以使與會者確切了解會議內(nèi)容。要正視和處理爭論的焦點，避免爭論白熱化，個個面紅耳赤。(10)引導會議按規(guī)定的議程進行，始終要圍繞中心議題展開。(11)要遏制操縱會議的任何傾向，實際經(jīng)驗表明，任何人談話超過時間的20%，就意味著失效。(12)避免材料不足，如果缺少的資料對討論本身確實是必不可少的，在緊急情況下，可以考慮暫時休會。(13)不斷核對回饋的信息，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的 目的行動。(14)既講述，又表演，選用直觀器材。用黑板記錄小組成員的論點。這樣可以避免離題，也可以幫助你歸納和做出結(jié)論。(15)鼓勵小組的全體成員參加討論。(16)鼓勵在友好協(xié)作的基礎(chǔ)上進行生氣勃勃的討論。(17)扮演公平的調(diào)解人來緩和激烈的爭論，或引導其他與會者介入討論，以使爭論主角冷靜下來，或者宣布極短暫的休息，要創(chuàng)造性地利用不同意見。(18)在還有其他觀點需要聆聽時，要限制某一個觀點的發(fā)表時間。(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。假如與會者開始煩躁不安，要設法讓他們參加行動。(20)要有節(jié)制地使用直接問句，這種問句會產(chǎn)生一種學校教室的氣氛，而阻礙自由表達的氣氛。但直接問句可用以介紹一個特殊觀點，中止離開正題的討論，使漫不經(jīng)心或靦腆的人介入討論，縮短冗長獨白，領(lǐng)導人意識到有某些意見與已經(jīng)發(fā)表的觀點相反的時候，應設法激發(fā)辯論。(21)要有耐心，要記住交流意見是需要時間的，當想法新奇或是有許多言外之意有待探索時，尤為如此。(22)要預先考慮到對與會者可能提出的意見的抵制。(23)在任何會議閉幕以前，要做出總結(jié)，歸納會議成果或著手行動。2應該避免的一些問題當會議不能實現(xiàn)與會者的期望時，指責通常指向會議的領(lǐng)導。常見的情況是領(lǐng)導方式有毛病——領(lǐng)導人壟斷會議或其它原因。領(lǐng)導人如果能學會如下的避免事項，可以更有效地領(lǐng)導：(1)避免使與會者為難。你也許想責備某一個人，但是這種行動會使得所有的與會者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。(2)避免代替小組思考。有些領(lǐng)導人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答問題，而不是鼓勵討論。(3)避免以錯誤的方式敘述事情。小組的對立很容易由于領(lǐng)導人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。平淡地陳述意見容易抑制討論。 (4)避免透露領(lǐng)導人認為能接受的答案或解決辦法。表面上，職員傾向于按照他們想象的管理部門的希望來做出反應。假如目的是客觀地思考和真誠的雙向交流，那就要避免偏頗錯誤的想法。(5)避免把討論從中心目的引發(fā)離題議論。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。當人們從事于細節(jié)性討論時，最好用提問把他們引回到正題。(6)避免傲慢地對待關(guān)鍵問題或與會者。不同的人以不同的形式吸收信息。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。(7)避免尚未得出結(jié)論或者尚未開始積極行動就休會。要使結(jié)論為大家共同理解，并且即將付諸于行動。3難應付的與會者有些難對付的人可能使主持人左右為難，下面是應付他們的一些建議：(1)對付萬事通的人，鼓勵其他與會者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。(2)從容地應付好辯的與會者，并保持冷靜。利用提問讓他把話說出來，然后把他交給小組去對付。同時強調(diào)大多數(shù)的意見，并且不使與會者發(fā)言涉及個人。(3)容易怨恨的人可能覺得尊嚴受到了傷害，因為他認為有人正教訓他怎樣做工作。要向他保證，他的經(jīng)驗可以對其他與會者有價值，而且交流思想對會議目的是重要的。(4)要得到多嘴與會者的支持，需要老練的領(lǐng)導能力。抓住他的某個觀點，征求其他人的意見，并在小組內(nèi)傳遞這個問題。(5)猶豫不定的與會者可能積極性不高。要讓他行動起來，提一個他很可能回答好的或很容易回答的問題，點他的名，讓他回答；多方設法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓勵他作報告。(6)為使沒有興趣的人參與，設法提出涉及他工作內(nèi)容的直接問句。找一些他活動中的事情來贊揚，并評價他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。(7)假如一個搗亂的人，只是想“出風頭”得到大家注意，就設法繞過他，讓那些有更重要的話要說的人發(fā)言，或者就象對待喜歡多嘴的人那樣對待他。假如這個搗亂者故意出難題，要避免對他直接批評、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對或批評意見，并把問題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。必要時可以和他單獨談話。(8)由于“應聲蟲” 的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領(lǐng)導者反饋的信息反應是虛假的。在小組集中討論專門議題時，最好回避這個人，而集中注意力于那些具有客觀見解的人。工作人員會議 工作人員會議使下級管理人員及監(jiān)督人員有機會對管理職能進行參與獻策。更重要的是，它向最高管理部門提供了最基層一線的信息。集體參與是基本目標之一，因為大多數(shù)工作人員會議是了解實情解決問題的會議。主持人的職責在很大程度上是調(diào)動所有一線管理人員的發(fā)言熱情。因為成員們作為一個集體定期會晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。但這里面也有危機，即小組中任何一個人的言行可造成一定的政治影響。除非會議主持人認識到這個情況，并作為一種日常習慣去抵制它，否則，某些議程可能影響他作為會議主持人的威信。1工作人員應該多長時間開一次會工作人員開會的頻率取決于兩個因素：(1)利用工作人員會議來交流信息、作出決策和解決實際問題的程度。(2)業(yè)務活動的性質(zhì)，有節(jié)制地經(jīng)營比對條件和環(huán)境高度敏感的動態(tài)項目，所需的開會頻率為低。工作人員會議的頻率最終取決于會議的作用和期望它達到的成果。具有其它有效聯(lián)絡手段的機構(gòu)可能每月開一次工作人員會議就夠了。有些機構(gòu)覺得每周開一次工作人員會議對他們很合適，另一些機構(gòu)覺得每天開一次會也不算多。喜歡多開定期會議的機構(gòu)宣稱，增加開會的頻率有助于：①提供與上級管理部門的最近信息交流。②取得更密切的接觸，日常的進展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即得到特別處理。③鼓勵通過持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現(xiàn)實的和潛在的問題。④提供機會和每一位經(jīng)理的內(nèi)在聯(lián)系，他的工作可能與出現(xiàn)的問題有關(guān)系。⑤發(fā)表許多觀點和范圍廣泛的背景經(jīng)驗，以供解決問題或作出決策。⑥使每位經(jīng)理洞悉其它部門的問題。 ⑦認識總體經(jīng)營及其現(xiàn)狀。⑧作為訓練基地，為機構(gòu)培養(yǎng)將來的上層管理人員。有些領(lǐng)導人報告稱，他們通過半小時工作人員會議所學到的東西，比他們整日的個人談話、特別會議和電話磋商為多。只要適當?shù)夭⑷胝麄€機構(gòu)的管理體系，這種經(jīng)常而定期的工作人員會議就可以成為公司最有生產(chǎn)性的財富之一。但是，對主張多開工作人員會議的每個論點都有其對立面。反面的論點是告誡不要“由委員會管理”。許多信息資料可用書面形式更好地分發(fā)。有些特別部門的問題以一對一的方式處理，往往能用較少的時間予以解決。很多管理人員覺得他們沒有時間聽取其他管理人員的問題，當一兩個部門想要獨占會議時，尤為如此。同時，假如過于詳盡地提過多的問題，每個人就會花費過多的時間。訓練將來的管理人員，用正規(guī)的、有指導的管理層發(fā)展計劃可能更為有效。主張較少會議的人認為，考慮到多數(shù)管理人員每天排得滿滿的日程表，會議失之過少，也許比失之過多要好些。2危險的信號高效的工作人員會議并非一下子就出現(xiàn)的——它是廣泛的計劃和準備加上熟練的領(lǐng)導藝術(shù)的綜合結(jié)果。大多數(shù)的工作人員會議是定期召開的，但是有效的會議提防死板的常規(guī)。象任何其它工具一樣，工作人員會議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。以下是某些危險信號，表明“這件工具需要磨快了”：(1)當會議不是全面管理職能的組成要素，而成為經(jīng)營的附屬品的時候。(2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感興趣的項目。(3)會議召開的次數(shù)比業(yè)務活動性質(zhì)的需要似乎更為頻繁的時候。(4)會議持續(xù)時間似乎超過了會議目的值得花費的時間。(5)領(lǐng)導紀律松弛，達到會后行動和成果的可能性減少。消除工作人員會議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個機構(gòu)把會議計劃結(jié)合到總體經(jīng)營范圍的程度。許多公司如同對其它經(jīng)營職能那樣，規(guī)定會議的生產(chǎn)性目標。3打破例會的“常規(guī)”公司在發(fā)展，職責在擴大，組織機構(gòu)的經(jīng)管責任在改變，但是工作人員會議還保留著固定狀態(tài)。會議模式一旦形成，就傾向于固定不變——由于習慣，總是同一時間，同一地點和相同的召集次數(shù)，同樣的圈內(nèi)人而不顧當前是否需要他們出席。會議主持人必須 不斷對工作人員會議的有效性重新評估。他必須象其他人的看法那樣看待會議，并且以領(lǐng)導人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。負責人可能不時地試圖通過詢問主要與會者評價會議的有效性?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會議的記錄，以檢查某些方面的進展情況：(1)假如工作人員在以前的一次或一系列會議已經(jīng)決定明確的行動路線，那么，行動的現(xiàn)狀如何?(2)對工作人員的建議有何反應?導致了什么行動?(3)工作人員在會后和會外是否協(xié)調(diào)合作地行使職責?會上得到的表面和解在會后的現(xiàn)實中起作用了嗎?(4)擱置的問題和延遲的行動現(xiàn)在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目?(5)管理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行動以前已被告知?向他們做過任何解釋嗎?(6)一般而言，每位與會者的參加都是合適的嗎?在會議參加者和那些負責執(zhí)行會議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象?(7)與工作人員會議比較，是否有更有效的辦法可用來處理所遇到的情況?4失誤和障礙工作人員會議在管理職能方面有明確的經(jīng)營管理作用，但是應當僅在事情的復雜性、不穩(wěn)定性或重要性，需要工作人員集體參與的時候才召開這種會議。據(jù)估計，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時間比需要為長，或者本來就不需要召開。工作人員會議對一個機構(gòu)得不償失，有如下的典型情況：(1)有些部門負責人覺得召集一個會議，并依靠集體意見制定大多數(shù)計劃和決策更為省力。這樣就分散了責任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責則尤為如此。(2)參加會議可以成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請，人數(shù)多得可觀的成員會繼續(xù)參加，而不管當時是否需要他們出席。如果這種參加被視為員工在機構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會議成果更為重要。(3)無計劃的會議產(chǎn)生無計劃的結(jié)果。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進來的電話使會議中斷，應該顯示六個月生產(chǎn)報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。 (4)提防認為開會遲到是高職位的特權(quán)之一的主管人員。假如會議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會，會議必然比原安排超出半小時，從而消耗其他人員的工作時間。(5)謹防會議主持人認為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實現(xiàn)和滿足，但很可能一事無成。(6)有時候，一個告示或備忘錄可以起相同作用，但是召集會議似乎比組織那些材料，容易得多。此外，工作人員需要樹立集體精神的會議。假如你能發(fā)現(xiàn)并消除上述這些問題中的一個，你的工作人員會議必定會得到益處。常設委員會 委員會的主要優(yōu)點是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。許多公司得益于委員會制度的組織系統(tǒng)，但有人認為委員會在行動方面緩慢而優(yōu)柔寡斷。委員會的成功取決于其組織方式和會議原則的應用方式。委員會組織的要點如下：(1)任務——委員會的形成通常是作為超越正常業(yè)務渠道的手段，或者是因為沒有一個恰當?shù)牟块T在正常的職責分工下對某一特殊職能負責。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會的目的和職責。委員會既不可重疊也不可侵占其它單位或個人的職責。委員會的首要任務是補充。要事先決定你想要它起多大作用。(2)調(diào)查還是收集信息。(3)提供評估。(4)解決問題。(5)提出意見或建議。(6)做出決策。(7)采取積極行動。(8)持久性——委員會的“憲章”應當規(guī)定任務期限。委員會是否負有一項特殊任務的責任，并在完成后解散?它將為諸如推薦獎勵或調(diào)查財產(chǎn)損失等經(jīng)營出現(xiàn)的問題而開會嗎?委員會是否象機構(gòu)的其它單位那樣，有持續(xù)的責任，從而具有永久性的地位?常設委員會唯一的變動就是成員的更換(例如由工作人員經(jīng)營的委員會)，但在多數(shù)情況下，有確定期限并在完成任務后，即行撤銷的委員會，能更好地發(fā)揮作用。(9)領(lǐng)導能力——雖然會議主持人可能對委員會的任務成員沒有直接的公司責任，但是他應當能博得成員的尊敬和信任。要指定一位領(lǐng)導人，其能力和工作量應該使他或她切實可行地能籌劃、準備和指導委員會完成任務。 (10)成員資格——委員會的大小取決于它的目的，以及為實現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責任。根據(jù)實際經(jīng)驗，委員會的大小是以限制為宜。答應擔任委員會成員，意味著每一位參加者有責任作出某些積極努力。這個集體的成功要求每一位成員：①為會議預作準備，包括搜集必需的資料，或協(xié)調(diào)參加者將在會上代表的任何人。②加入(而不是獨占)委員會的任務和功能。③避免利用集會作為滿足個人動機的手段(例如為贏得賞識或者為牢騷辯護)。④做一位積極學習的出席者，而不是消極的觀察者。⑤完成商定的任務，并為設想的后繼討論做好準備。(11)貫徹到底——委員會制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。經(jīng)常見到的情況是委員會組成了，然后就被忘掉了。負責組成委員會的人，也應當負責決定繼續(xù)干下去的步驟。且體的任務要有具體的期限。對常設的或是持續(xù)的委員會來說，明智的做法通常是：①定期檢查委員會的成果、任務和成員資格。公司經(jīng)營上的改變可能需要改變委員會的目的和組成。②轉(zhuǎn)換委員會成員，這樣可以鼓勵新的觀點，使自滿的常規(guī)恢復活力，分攤工作量，和增加管理層發(fā)展的機會。③分發(fā)委員會會議紀錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會經(jīng)營動向和完成任務程度。咨詢委員會 解決問題的成功決于完善的計劃、熟練的領(lǐng)導和對問題的正確限定。解決問題小組獲得顯著成功，通常是因為主持人做了準備工作。下面是應考慮的基本因素和應遵循的步驟：(1)匯集事實。(2)明確問題。(3)建立和商定判斷標準。 (4)研究預算和確定支出限度。(5)收集更多的事實，把它們和問題聯(lián)系起來。(6)分析資料并合理歸類。(7)識別可供選擇的解決方法。(8)檢驗解決方法是否符合成功的標準，考慮可以介紹哪些擬議中的新問題的解決方法。(9)把委員會的最后結(jié)論變?yōu)榻ㄗh。假如問題解決委員會已授權(quán)行動，這些準則可以還應包括：(1)說服那些必須解決問題的人接受這個解決方法。(2)必要時妥協(xié)。(3)檢驗修訂的解決辦法是否符合成功的全部標準。(4)在一個示范(檢驗)場合試驗解決辦法。(5)使最后用戶接受經(jīng)過檢驗的解決辦法并加以訓練。(6)安置和執(zhí)行。(7)完成新方法。(8)評估效果。(9)建立控制程序，以保證采納的解決辦法的永久性。委員會成效由于委員會通常考慮專門問題的領(lǐng)域，并且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會的成功就要求機智的領(lǐng)導能力。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質(zhì)、動機、個人保障和表達能力都會有極大差異。融合這些品性需要技巧。主持人必須有能力在關(guān)鍵時刻介入，以引導討論避開如下的失誤：(1)假如小組改變了原始的目標，老練的領(lǐng)導人可能設法重申話題或目標，并通過投票決定繼續(xù)討論是否適宜。(2)當討論漫無邊際時，主持人應設法注入引起爭論的問題，或者要求那些沉默的人提出具體意見。另一個辦法就是重申目標或問題，歸納那些可能已達成一致的意見，并澄清有待進行的事項。 (3)動機和意見的差異往往變得明顯和激烈。主持人必須找到自由討論變成爭論之處，并把討論從中心人物轉(zhuǎn)向另外一個人，辦法或許是提出一個相關(guān)的事項。重新分析問題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。幽默感甚或暫時休會可能有幫助。(4)當小組內(nèi)想法或意見不一致時，最有效的領(lǐng)導策略是防止分歧固定下來。提出其它方面新的事實和展望可能防止對峙，把迄今達成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默、暫時休會或其它緩和情緒的方法可能有用。(5)倉促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會的功能。要提供機會去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問佐證的事實。作會議結(jié)論以前，要確定全體參加者都有機會表達自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。(6)隱蔽的動機可能把聰明的人導入錯誤的結(jié)論。當委員會的看法將導致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。要注入假設的問題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請一位博學的局外人來咨詢，以改變思路。全公司大會 全公司大會為你提供引起別人注意的會議，也為增進工作成員之間團結(jié)一致的感情提供機會。大型會議不適于雙向交流或公開討論，但是它們對傳遞信息和建立更加良好的關(guān)系有好處。許多主管人員認為個人接觸是全公司大會最重要的一環(huán)。有些人認為在這種會上的講話，其重要性不如使職工有機會會見最高管理部門和從上層直接得到信息。1初步計劃由于費用、涉及的人數(shù)、生產(chǎn)的可能中斷以及管理部門處于員工的嚴密檢查和評判之下，全公司大會需要非常謹慎和詳盡的計劃。下面是使這種集會處在管理控制之下的一些建議：(1)征求意見、進行商討和爭取支持，要有上層管理部門參加。(2)征求第一線管理人員的意見和建議，找出誰能對計劃貢獻特殊才干和能力。(3)制定暫編預算和費用估計。(4)起草暫定議程并且指派一個代表委員會進行審查。(5)檢驗計劃的可行性。要留意在以下幾方面有沒有抵觸，即在員工個人利益方面，在工會計劃方面，在生產(chǎn)進度方面，在可用場地方面，在假日安排方面。(6)在最高層管理部門重新評估暫定的計劃和規(guī)劃。要正確地觀察會議的全面影響。 2自由參加的招待會和參觀工廠“自由參加的招待會”結(jié)合對公司各項設施的巡視，是最簡單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產(chǎn)品聯(lián)系起來。它還能形成對公司的新的自豪感和新的興趣。假如有人負責以下細節(jié)，這些舉動就會更成功，每個有關(guān)的人負擔也就更?。?1)規(guī)定日期。要有幾個月的計劃和準備時間。要避免和其它社團活動或是假日沖突，要考慮可能的氣候、業(yè)務日程和一年中各項設施使訪問者最感興趣的時間。(2)規(guī)劃預算。費用取決于公司款待的程度。通常供應點心和飲料，并分發(fā)小冊子、小商品或者產(chǎn)品樣品。(3)發(fā)請柬。請柬或通知必須明確時間、職工家屬是否在邀請之列、以及對兒童有無人數(shù)或年齡限制。要求職工提出他們希望邀請的補充名單。(4)準備展覽品和陳列品。參觀工廠如加上直觀器材會更有意義。這些器材會加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個良好而安全的工作地方，而且公司的計劃表明前途大有希望。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設計五顏六色的標記，以表明對每一個主要設備項目的投資額、提供一個職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情況。(5)訓練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。召集所有部門的負責人和第一線管理人，向他們解釋最后計劃并爭取他們的協(xié)助。假如第一線管理人自己不能擔任向?qū)?，就請他們推薦向?qū)?。把情況簡介寫成摘要提供給向?qū)?。準備和分發(fā)對可能提出的問題的答案。(6)準備各項設備。包括指示到公司所在地的標記，安排適當?shù)耐＼噲龊蜑樵L問者引路的服務員。標明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標記，在等候的地方提供增設的座位。假如沒有自助食堂或恰當?shù)恼写c休息的地方，就搭一個帳逢，供訪問者聚集和進行社交活動。(7)擬定禮儀。行政部門的禮儀對自由參加的招待會的成功起著重要作用。主人和迎候者是重要的，但是員工有機會和公司高級代表面對面的接觸是最重要的考慮因素。在某些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，開始參觀的每個小組，都受到高級職員的歡迎。有一位總裁把在參觀結(jié)束時向每一位訪問者致意作為他自己的任務，他認為最后的印象是最有意義的。3公司宴會和圣誕節(jié)聚會大多數(shù)公司都在圣誕節(jié)聚會。公司圣誕節(jié)聚會比公司其它集會更可能供應含酒精飲料。如果聚會計劃包括烈性酒，管理部門應考慮以下細節(jié)：(1)包括員工的妻子或丈夫，最好發(fā)一封邀請信。 (2)安排在聚會開始不久就供應足夠數(shù)量的食物。早開始，早散會不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。(3)安排一些娛樂節(jié)目，喧鬧的集會往往可以通過關(guān)閉酒吧、改為演出而使之安靜。(4)關(guān)閉酒吧后以最后一項活動使慶?；顒舆_到高潮，抽獎和發(fā)獎品可使參加慶?；顒拥娜擞谐渥銜r間在他們離開以前安靜下來。4全公司大會的核對細則對人員配備的要求：(1)會議總主持人。主持會議，對會議負有管理責任，但是把準備工作委托給別人負責。(2)項目指導人。受會議總主持人委派，負責項目的計劃、組織、全面指導和協(xié)調(diào)，負責項目的全部人員活動、材料和設施，批準全部財務開支和契約協(xié)議。(3)規(guī)劃經(jīng)理。輔助并對項目指導人負責，安排規(guī)劃內(nèi)容、會議議程、發(fā)言人的獲得和照顧、大會?？?。(4)項目公共關(guān)系經(jīng)理。受項目指導人委派，負責公司的宣傳和宣傳的內(nèi)外交流，以及和報刊與公眾的關(guān)系。(5)設施經(jīng)理。受項目指導人委派，負責用于會議的全部專門設備、材料和供應品的訂貨、安裝、保養(yǎng)和處置；負責布置和維護會議場所。(6)食品和娛樂經(jīng)理。受設施經(jīng)理委派，負責訂購和監(jiān)督全部食品和飲料的供應，并監(jiān)督會后的食品供應的清理；安排和協(xié)調(diào)表演娛樂節(jié)目的人。第一階段(開會日期的數(shù)月前)：①確定宗旨和目標。②任命項目指導人。③考慮暫定方案。④使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。⑤估計費用。⑥規(guī)劃暫編預算。⑦規(guī)定沒有互相抵觸的日期。 ⑧預定會議場地。⑨聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。第二階段(開會日期前二三個月)①完成人員配備。②確定組織機構(gòu)計劃及權(quán)力分工。③確定工作預算和開支程序。④完成最后方案。⑤通知員工開會。⑥著手宣傳方案。⑦邀請?zhí)貏e來賓。⑧為場地、食品、娛樂節(jié)目、額外桌椅，以及專門設備訂立合同。⑨準備展覽品和陳列品。１０訂購指示牌、裝飾品、旗子或花。１１落實裝飾品和裝置符合消防和安全規(guī)章。12準備專門設施。13預定專用電話和其它臨時裝置。14預定視聽設備、黑板、法蘭絨板和其它提供真實性效果的用具。15協(xié)調(diào)和確定發(fā)言人，以及對發(fā)言人的介紹。16指派和訓練各主持人，各向?qū)?，各示范表演人，以及停車場、失物招領(lǐng)處、衣帽存放間和登記處的服務人員。17預定免費樣品或是紀念品。18預定證章、邀請信、小冊子、入場券和其它印刷品。 19聘請攝影師。20建立與本地報紙、雜志、電視臺和無線電臺的聯(lián)絡。21使公司主管人員和監(jiān)察人熟悉行動的最后計劃。22為萬一發(fā)生“臨時空場”而安排應急發(fā)言人(或娛樂節(jié)目)。第三階段(在準備期的最后幾天)：①檢查最后方案和完成行動計劃。②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當?shù)怯浄椒ā㈦娫?、布告欄、一般和緊急通知。③檢查每次會議指定的場所，核對座位計劃設施和設備。④檢查以下各地方是否都恰當?shù)匕仓昧藰擞洠航哟⒂^、登記處、方向、陳列室、救護、失物招領(lǐng)處和停車場。⑤為擴音系統(tǒng)和視聽設備確定專門設備操作員。⑥再一次確定發(fā)言人的計劃，需要的協(xié)助，黑板、粉筆、黑板架、指示器和視聽設備均已備齊。⑦核實每一個方面均已就位待命(包括人手和設備)：食品和飲料服務，衣帽存放間，發(fā)言人和娛樂節(jié)目演員的休息室和化裝室，來賓停車場。⑧核查專用電話裝置和其他交通工具。⑨檢查保安人員和應急安排。第四階段(會后立即進行)：①親自向發(fā)言來賓和其他特殊貢獻者致謝。②計算出席人數(shù)。③拆卸和退還租來或借來的設備。④尋找被遺忘的器材物品。⑤監(jiān)督和徹底檢查清理工作。 ⑥檢查是否有可能引起火災或安全事故的危險。⑦把所有場地移交安全巡邏隊。第五階段(在會議期后一周之內(nèi))：①在項目工作人員中發(fā)動討論會，以征求建議評估并了解未了事項的狀況。②向發(fā)言人和其它有特殊貢獻者致函正式表示感謝。③檢查存貨和清單，以確知全部財產(chǎn)、設備和材料都已有了著落，并已適當處置或退還。④要求工作人員核實全部發(fā)票、發(fā)言人的報酬和其它債務。⑤把會議報告匯編和提交授權(quán)機構(gòu)。招待和宴會 宴會的含義被定為“有目的的進餐”。會議計劃者的職責是提供可以達到這個目的的氣氛。如果公司打算得到宴會或雞尾酒會費用的全部回報，則計劃必須是現(xiàn)實主義的。你充其量可以指望在這種氣氛下吸引全部聽眾的注意力，最多達45分鐘到1小時——這個時間對公司的目的是否足夠?假如不夠，其它形式的會議可能更適合一些。在決定這種舉動以前，公司必須認識到所將取得的大部分價值是無形的和遙遠的。1宴會成功的十項標志為一個大型團體安排宴會不是一件容易的事情。成功的場合計劃得如此好，組織得如此好，管理得如此好，以致賓客并不意識到詳盡的計劃。有經(jīng)驗的計劃者認為以下10點意味著一次順利進行的招待宴會：(1)選擇一個有吸引力的、通風良好的房間或宴會廳，要有足夠的空間，擁擠會破壞最精心設計的場合。(2)假如宴會前舉行雞尾酒會，要肯定對酒會的掌握和截止時間均有明確的規(guī)定。(如果招待會后是正餐，則以45分鐘到一個小時最為相宜；業(yè)務性的雞尾酒會通常最多兩小時。)(3)富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加費用。選派一位知識淵博的人來檢查這些細節(jié)。(4)盡可能使用最舒適的座位，安排的方式要把背對講臺的人減少到最低限度。 (5)準時開宴。假如75%的客人已入席，就不要等晚來的人和散漫的人。(6)要肯定菜肴吃起來和看上去一樣好。(熱茶一定要熱上，而不是半涼不熱的。)(7)親切地介紹主賓和宣布事項，但耗用時間要有限度。(8)介紹來賓發(fā)言人或文娛節(jié)目應在賓客過于疲勞而無力欣賞以前。要確知節(jié)目單上的那些人知道應在什么時候停止(發(fā)言人應懂得20～30分鐘的時間限制)。(9)安排節(jié)目應使賓客最多坐兩個半小時。(10)按照宣告的時間結(jié)束宴會。2訂立承辦宴會和服務的合同自由參加的招待會或周年慶祝會，往往可以通過把車庫或倉庫改裝成宴會或特別招待會的場所，進行戲劇性的安排。想象力能幫助你把預算保持在合理范圍內(nèi)。但有時候在公司自有建筑物之外舉行會議而支出額外開銷是正當?shù)?。不論是哪種情況，你的宴會承辦人對活動的成功是一個關(guān)鍵因素。最好的服務和安排，一般可得自與公司有經(jīng)常而大量業(yè)務的人。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點問題是不可避免的。有經(jīng)驗的總管或宴會廳領(lǐng)班有許多辦法來保證公司宴會的成功。有經(jīng)驗的宴會承辦人只需要知道宴會時間和日期、預計出席人數(shù)和預算。大多數(shù)專業(yè)的宴會承辦人能根據(jù)這些主要條件開展整個活動。他們能夠用計劃和訂單提供資料，使宴會主辦者最后確定預算。然而你必定仍然愿意和宴會承辦人訂立盡可能詳細的書面協(xié)議。協(xié)議應包括：(1)預定特別指定的一個或若干房間為舉行宴會之用。假如你需要時間去安裝特別的視聽設備、裝飾品、餐桌紀念品和座位卡，商定提前使用就特別重要。(2)預先選定的菜單，逐道列舉菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐項具體說明名稱和數(shù)量。(3)安排烈酒的供應和控制，包括開始與終止供應時間，烈酒是按份抑或按瓶計費，還是由你自己供應，以及酒保和服務員的提供。(4)安排小費或服務費以支付食品和酒吧服務員、衣帽間的服務員和其他人員。(5)一般物質(zhì)條件，包括樓面布置、座位安排、講臺的位置和大小、擴音器和擴音系統(tǒng)、放映設備、聚光燈和其它設備。(6)可能需要補充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴音系統(tǒng)操作員、保安警察、額外的衣帽間服務員和其他人員，包括每人應在崗位的具體時間。 (7)預計宴會承辦人可能訂購和供應的特別物品，例如花木布置、宴會帽，餐桌紀念品。(8)安排由宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館提供錄音帶或現(xiàn)場的伴奏音樂和任何其它娛樂節(jié)目。(9)有關(guān)可能取消的規(guī)定和有關(guān)主辦者保證出席人數(shù)的最后日期規(guī)定。以上所有各項應列入宴會經(jīng)理的核對細則。3價格適當?shù)拿啦皖A算越有限，有創(chuàng)造力的計劃就越重要。要記住，想象并不是代價很高的因素。要在預算和宴會承辦人能力的限度之內(nèi)，富于想象地尋求不同于上周宴會或賓客在普通餐館可能看到的菜單。菜單不必精致或昂貴，以使賓客為出席而高興。這里有一些建議：(1)在質(zhì)地、顏色和味道方面運用對比。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜點心。(2)增添戲劇氣氛。甜點放在“華麗的大燈臺”上端上來的“動人景象”，是最容易的辦法之一。(3)要與眾不同。要考慮老一套菜單所沒有的菜，它們通常都是可以弄到的，而且并不會更貴。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標準的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。(4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。正上熟菜的時候，不要打亂。假如節(jié)目時間很緊，就在上冷菜時宣布，上熟菜時最好避免干擾。4有關(guān)烈酒的一些令人清醒的事實從管理部門的觀點看，計劃中有關(guān)供應烈酒部分比其它任何部分都要更加小心準備和控制。用簡單的計算和列在下面的數(shù)字，即可看到嚴格控制的重要性。事實上，不可能準確地數(shù)清招待會上的飲料消耗數(shù)字。宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館的經(jīng)營可能是誠實的，但是除非你有自己的控制辦法，否則開帳單時，你難免感到不愉快的意外。有經(jīng)驗的招待會管理人員一般認為最好按瓶訂購烈酒。這樣，核對宴會前發(fā)出的瓶數(shù)和宴會后的余數(shù)都比較簡單。(空瓶應在最后點清時才挪走。)開著的瓶通常按每瓶的十分之一估計，以確定不應開帳的費用。一般可取的辦法是要求所有的飲料經(jīng)過計量。酒保為允許“自斟自飲” 而自豪的做法會增加烈酒消耗量。很多公司認為購買按照標準配方大量調(diào)配的雞尾酒是可取的，這樣承辦單位就可以在開會前調(diào)配。要備有一兩種酒精成分不多的酒。決不要依賴宴會承辦人或餐館主動結(jié)束酒吧服務。這是主人的工作。結(jié)束酒吧的信號應該是秘密的，這樣可以使無禮的賓客不去設法延長宴會。避免可能發(fā)生不愉快情況，可以通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。假如雞尾酒會在宴會之前，一般認為45分鐘到一小時是最大的極限。假如只有雞尾酒會，一般認為兩小時是最合適的和最實際可行的。為使賓客欣賞招待會，服務和時間的掌握是重要的考慮因素。不能提供合適的服務最容易把招待會變成難題。有經(jīng)驗的雞尾酒會管理人員為25～100人的招待會安排一名酒吧服務員和1～2名服務員；假如人數(shù)在300人以上，就計劃雇用3名酒吧服務員和4名或更多的服務員。5管理人員需要幫助管理宴會類似組織演出——主管人是負責全部效果、表演、費用和觀眾舒適的演出人。除非這個人真正有負責設計和指揮復雜集會的經(jīng)驗，否則他將永遠不了解工作量和對眾多細節(jié)的關(guān)心程度，而這些都是進行真正成功活動的要求。聽其自然不可避免地帶來極大的損害。管理這類性質(zhì)的活動，涉及許許多多細節(jié)，沒有一個人能單獨完成。編列核對清單和分派工作任務是絕對必要的?；顒忧暗膸仔r，項目經(jīng)理必須到現(xiàn)場檢查。集會經(jīng)理可以假定宴會承辦人、各委員會和各助理均已完成他們的協(xié)議任務，但是講效率和有經(jīng)驗的管理人愿意和他自己的工作人員仔細檢查，以確保每項計劃均已完全令人滿意地執(zhí)行。需要特別考慮的一些項目包括：(1)通風和溫度。要記住體溫可以使室溫升高。室溫在開始時可以稍為涼一些，要指定不在臺上就座的某人與管理部門聯(lián)系調(diào)節(jié)空調(diào)。(2)一般物品裝備。檢查家具確已按照計劃放好，而且適合活動的實際需要。務必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動之用，接待的地方有適當數(shù)量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。(3)特定的座位安排。仔細檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個好辦法，以免使聽眾中那些走近嘉賓的人為難)。假如用客人座位卡，要事先把這些卡片按餐桌號碼分開放在不同的信封里，不要依靠服務員分發(fā)座位卡。(4)烈酒的控制。確定酒吧服務的安排能使主人控制烈酒的意圖得到實現(xiàn)。再次證實酒吧間領(lǐng)班對終止供酒時間完全理解。(5)總管。再次確定服務的時間和細節(jié)。安排服務員收集就餐券(假如適用的話)，并安排服務員在上甜點和咖啡以后即刻離去(由在場助手催促服務員離去是個好辦法)。(6)節(jié)目。征求各發(fā)言人的意見并協(xié)調(diào)各表演節(jié)目的人，使他們都有機會熟悉環(huán)境和安排，因為小的調(diào)整可能是必要的。如果你計劃安排跳舞或伴奏音樂，就指定一名工作人員監(jiān)督樂隊。 (7)安排宴會后的結(jié)束工作。招待會后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設備、專用陳列品或裝飾品；向服務工作人員致酬；證實招待會和宴會出席人數(shù)，以供開帳單之用；以及其它細節(jié)。下列核對細則可以協(xié)助你制定你自己的計劃表。6宴會和招待會的核對細則對人員配備的要求：(1)項目經(jīng)理。負責計劃、組織、推動和全面指導及協(xié)調(diào)工作；負責監(jiān)督項目全部人員的活動，器材和設施，批準全部開銷和簽訂的協(xié)議。(2)設施主持人。受項目經(jīng)理委派，負責物品和服務的安排，包括與宴會承辦人或場地管理部門磋商、聯(lián)絡和協(xié)調(diào)，監(jiān)督集會場所的準備和食物與飲料的供應，以及訂購、運輸、安置、保管和處置所有與活動有關(guān)的特殊器材和供應品。(3)公共關(guān)系指導人。受項目經(jīng)理委派，負責計劃、組織和指導宣傳活動；與新聞媒介保持聯(lián)系；可以協(xié)助項目的開發(fā)和登記。第一階段(盡量提前)：①決定集會的基本目的和主題。②確定時間和日期。③完成項目工作人員的指派。④編列暫定的邀請名單，估計出席人數(shù)。⑤制定初步預算(包括如需付給出席者報酬的經(jīng)費在內(nèi))。⑥招標承辦場地和宴會。⑦選定場地和宴會承辦人并簽訂合同。⑧向簽訂合同者提供詳盡說明、會場平面圖和座位計劃、菜單和服務要求等。⑨設計詳細的議程或規(guī)劃。10約請發(fā)言人、表演娛樂節(jié)目的人、致詞的人，以及其他執(zhí)事人員。11設計節(jié)目預告材料和發(fā)布消息日程。12安排預定辦法，包括確定、截限和取消日期。 13向大人物和特邀來賓發(fā)送邀請信。第二階段(宴會前幾個月)：①訂購一些特殊物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀念品或獎品。②預定額外的視聽設備。③與場地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動或添置。④增加工作人員，指定專人辦理登記、監(jiān)督烈酒控制、陪伴發(fā)言人或特邀來賓。⑤匯集資料和訂購復制品(印刷的節(jié)目單、菜單、座位表和委員會名單。)⑥再次確定與項目有關(guān)的人的協(xié)議(會議的時間和地點，登臺露面的確切時間、報酬，以及其它細節(jié))。⑦安排出現(xiàn)意外情況時的代替節(jié)目。第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)：①確定所有接受特殊任務的人和那些在項目中出面的人的地位和理解力。②通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項要求說明。③檢查房間布置，使之符合計劃的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。④檢查出口，不使堵塞，并做到整個場地整潔。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置。⑥視聽設備就位后，要試驗其工作情況(回響不會太大，擴音系統(tǒng)適當，放映機焦距準確)。⑦仔細檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。⑧落實酒吧的服務安排使主人的烈酒控制措施得以實現(xiàn)，再次與酒吧領(lǐng)班確定酒吧結(jié)束時間。⑨與總管再次確定供應時間及細節(jié)(安排收集就餐券以及上完甜點和咖啡之后服務員立即離去。)10使發(fā)言人及表演娛樂節(jié)目的人員熟悉環(huán)境，因為為了最大限度的舒適，可能有必要做小的調(diào)整。第四階段(緊跟著賓客離開之后)： ①活動后立刻盤存烈酒。②與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設備。④向有關(guān)服務人員致酬。⑤視察場地有無需要招領(lǐng)的失物。⑥把場所移交場地經(jīng)理的代表。第五階段(一周之內(nèi))：①與項目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項。②確定所有材料和設備均已歸還其原來部門。③核實活動的全部費用。④支付帳單，結(jié)清帳目。⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。⑥向授權(quán)機構(gòu)報告出席人數(shù)和活動經(jīng)過。7對發(fā)言人的照料和接待。知名人士和權(quán)威人士會增加對會議的事前興趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士并非總是擅長演講的。一旦你選定發(fā)言人，如果遵循下列預防措施，就可以收到與發(fā)言人關(guān)系較好和使會議開得更好的效果。(1)邀請函要具體。向發(fā)言人提供出席人員的詳細情況及會議的目的。發(fā)言人需要知道以下項目：①會議的日期、時間和地點。②主辦單位的名稱、背景和目的。③他發(fā)表講話的那次會議的目的和性質(zhì)。④指定的具體講題和規(guī)定的時間。⑤聽眾人數(shù)和特點。 ⑥全部日程的概要，包括其他講題和發(fā)言人。(2)明確說明單位對酬金及開支的政策。(3)考慮發(fā)言人的個人需要——務必做到預定旅館房間和當?shù)亟煌ò才攀沁m當?shù)?，發(fā)言人不會在宴會和招待會上受怠慢或無人接待，并且在講話前有休息時間和準備時間。(4)計劃應付意外情況，如提供在發(fā)生緊急情況時聯(lián)絡人的姓名、地址和電話號碼。(5)在會議前幾天就用電話與發(fā)言來賓再次確定和澄清最后的細節(jié)。(6)恪守各項安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長講話。(7)會后立即發(fā)出感謝信，并支付開支和酬金。切勿使發(fā)言人處于不得不向你單位索取商定的酬金的境地?！」鸸芾砑寄芘嘤柦坛蹋旱谑粏卧鸾?jīng)理手冊第二章哈佛經(jīng)理會議要點第二章哈佛經(jīng)理會議要點會議發(fā)言要點即然會議是一種面對面的溝通，因此主席必須掌握面對面溝通的技巧——陳述技巧、發(fā)問技巧、傾聽技巧與答復技巧。主席是會議成敗所系的靈魂人物，因此他必須善作陳述。主席的陳述必須發(fā)揮三種效果：第一、喚起聽眾的注意，并為聽眾創(chuàng)造聽取信息的欲望；第二、令聽眾確切地了解所傳達的信息；第三、說服聽眾，并促使聽眾立刻采取某些行動。想獲取這三種效果確實不是一件容易的事，但并非不可能。假如主席在陳述之前能夠做好充分的準備，在陳述過程中能夠刻意地講求陳述技巧、視聽器材的使用技巧、以及物品的展示技巧，則這三種效果大概不難獲得。陳述前的準備工作主席在陳述前必須做妥準備工作。至于準備時間長短，則視主席陳述經(jīng)驗的多寡，以及主席對陳述的主題的了解程度而定。一般說來，主席在陳述之前至少必須做好下列各項準備工作：(1)了解聽眾。主席應設法了解聽眾對陳述的主題到底有多大的興趣、對陳述的主題擁有多少知識以及對陳述的主題抱什么態(tài)度。 (2)熟悉陳述的主題。主席對陳述的主題應具一定的深度與廣度的認識。唯有這樣，他才能答復聽眾的疑問，也唯有這樣，聽眾才會感到他言之有理。(3)設定希望實現(xiàn)的具體目標。主席應先確定，他到底希望聽眾從他的陳述中得到什么樣的觀念、對于所得到的觀念產(chǎn)生什么樣的看法以及把所得到的觀念充作什么樣的作用。(4)將有助于實現(xiàn)上述具體目標的各種信息羅列出來。這些信息包括一般性的消息、研究的成果、理論、案例、個人經(jīng)驗、別人的觀念等。(5)根據(jù)所能運用的陳述時間，從已經(jīng)羅列出來的各種信息中選擇最重要者與最切題者。(6)考慮使用適當?shù)囊暵犉鞑摹Ｇ杏洠寒斎藗兟牭侥承┦虑榈臅r候，也能同時看到這些事情，則他們對這些事情的理解程度將大為提高。(7)準備一份陳述的綱要，以供陳述時使用。該份綱要可劃分為引言、本體與結(jié)語等三部分?！耙浴辈糠种荚谖牨娮⒁?，并且清楚地將陳述目的溝通給他們。例如在會議剛開始時，主席把會議的目標、進行的方式，以及他對與會者的期望，簡明扼要地作說明，即是一種良好的引言。“本體”部分旨在將陳述的內(nèi)容按邏輯程序進行闡釋或剖析。在此所謂羅輯程序，是指方便聽眾掌握信息的程序，例如由簡而繁、由已知到未知、由過去到現(xiàn)在、由少數(shù)到多數(shù)等陳述內(nèi)容摘要，并且指出由該陳述所獲得的啟示。據(jù)說某位善于陳述的布道家，曾經(jīng)透露他的陳述要訣：“先告訴他們你即將告訴他們的是什么；接著便告訴他們；最后再告訴他們你先前所告訴他們的是什么?！?Tellthemwhatyouaregoingtotellthem,andtellthemwhatyoutoldthem·)這種陳述方式頗值得我們參考采用。(8)備妥各種視聽器材，包括掛圖、投影片、錄音帶、幻燈片、影片、講議等。(9)用錄音機及錄像機作陳述演練，或是在一、兩位假想聽眾面前進行陳述演練。陳述技巧陳述成敗，主要取決于陳述者本人是否擁有自信心與熱忱。周全的準備與豐富的陳述經(jīng)驗，可為陳述者帶來高度的自信心。基于此，陳述者應盡量把握陳述的機會，以便培植這一方面的自信心。至于熱忱有無，則除了受陳述者本人天生資質(zhì)所決定外，仍然要看陳述者對陳述的信息是否具有高度評價而定。倘若陳述者認為他所陳述的信息不但是正確的，而且值得聽眾聽取，則他的熱忱將油然而生?；诖耍瑸榱钭约簩﹃愂霎a(chǎn)生熱忱，陳述者應慎選自認有益于聽眾的信息，作為陳述的內(nèi)容。除了自信心與熱耽，陳述者仍須講求下列九種技巧：(1)要與聽眾保持視線接觸。這即是說，陳述者應盡量減少念讀文稿。(2)靈活運用“停頓”技巧，以便令聽眾得以深思及判斷所聽到的信息，并作出反應。(3)盡量使用聽眾有切身經(jīng)驗的與聽眾所易于體會的實例或軼事。(4)適當?shù)馗淖円袅?、音調(diào)、或語氣。這樣做不但有助于消除聽眾的沉悶感覺，而且仍可令陳述本身顯得更加生動。 (5)善用幽默性話語。有些人善于運用既詼諧又不失莊重的話語；這些人在陳述時可盡量發(fā)揮這方面的所長。欠缺這方面才華的人，則不必勉強自己。值得注意的是，幽默性話語并不等于輕佻的話語或是淺薄的話語。輕佻的與淺薄的話語應絕對避免。(6)要克制足以令聽眾分心的各種舉止。這是一項很難界定的個人行為特征。有些人一邊在陳述，一邊在聽眾面前隨意走動并揮舞雙手，他們不但不會令聽眾分心，反而足以喚起聽眾注意并維持其興趣；但另一些人在陳述時只要稍微走動，聽眾即無法集中精神聽講。有些人在陳述時手中不停地玩弄物品，聽眾并不以為然；但另一些人的類似動作，卻足以引起聽眾的不快?；乇茏阋粤盥牨姺中牡呐e止的最佳方法，便是向聽眾探尋實情，并設法改正。其次，便是設法令自己的陳述變得極度精彩有趣，以便令聽眾因全神貫注聆聽，而意識不到自己的舉止。(7)注意措辭，并述說符合聽眾的程度與聽眾要求的層次的語言。(8)以投影片、幻燈片、掛圖，或派發(fā)講義充當講稿。切忌一邊陳述，一邊翻閱講稿，因為這樣做不但浪費時間，而且很容易令聽眾喪失興趣與耐性。(9)設法憑發(fā)問令聽眾介入，避免從頭到尾都唱獨腳戲。視聽器材的配合作用當人們聽到某些事情的時候，也能同時看到這些事情，則他們對這些事情的理解程度將大為提高?；诖?，陳述者——特別是口才不佳的陳述者，在陳述的時候，應盡量多利用視聽器材。在蕓蕓眾多的視聽器材當中，最被普遍使用以及效果最好的恐怕是投影機。現(xiàn)將使用投影機的要領(lǐng)簡介如下：(1)使用投影機時應該站立。站立不僅便于操作，而且可令陳述者掌握全局而不致淪為投影機的配角。(2)使用投影機時不應熄滅全部燈光，因為一旦熄滅全部燈光，則身為主角的陳述者將從聽眾的視野內(nèi)消失，并使投影機成為聽眾注視的焦點。(3)可當場在空白的投影片上書寫或繪制簡單的文字或圖形，復雜的則應事先備妥。當場書寫或繪制，不僅可以令聽眾產(chǎn)生真實感及親切感，而且仍可進一步吸引聽眾的注意力；事先備妥投影片雖無上述好處，但卻可節(jié)省時間。(4)投影片不必講求完美，但至少應整齊清楚。(5)每張投影片原則上應引入一種觀念，以令聽眾對該觀念產(chǎn)生完整的印象。物品的展示技巧、在陳述過程中，主席常有機會展示物品，因此他需要講求展示物品的技巧。現(xiàn)將有關(guān)技巧簡介如下： (1)公開地將物品帶進會場，不要遮遮掩掩，也不要將它藏在身上或是其它隱蔽處，而應置之于會議桌上，以便引發(fā)與會者注意與好奇心，并且方便主席在適當?shù)臅r候從事展示與講解。(2)在展示與講解物品之前，切莫玩弄它，以免引起與會者焦灼感。(3)展示物品之際，應令與會者都看清楚。主席最好是將它置于與會者視線接觸到的范圍內(nèi)。倘若有少數(shù)與會者因座位角度關(guān)系以致視野不佳，主席應主動調(diào)整自己的位置，以便令這些與會者也能看清楚該物品。(4)展示物品之際，主席應小心翼翼地將它當作貴重的物品看待。這不但可強調(diào)主席對展示中的物品的重視，也可令與會者重視該物品。(5)在講解物品時，主席切莫將它交給與會者輪流觀察或觸摸，因為主席一旦把物品交出，則正在觀察或觸摸的與會者，將無法留意到主席的講解，尚未輪到觀察或觸摸的與會者，也因焦急地等待物品的傳遞，而無心聆聽主席的講解。(6)如展示物品時需要對它進行操作，則主席應事先將操作方法演練純熟。倘若主席顯示不知如何操作，則與會者不但會降低對展示品的評價，而且也會降低對主席的評價。會議傾聽要點曾經(jīng)有人說：“造物者之所以賜給我們兩只耳朵與一張嘴巴，恐怕是希望我們多聽少說?！钡z憾的是，絕大多數(shù)人卻反其道而行!在會議中，傾聽是主席與與會者雙方都必須培養(yǎng)的技巧。尤其就主席來說，傾聽更是一種絕對不可或缺的修養(yǎng)。不過，有很多會議主持人卻未能了解傾聽的真義，他們之中甚至還有不少人以為不說話便是傾聽。這是一種嚴重的錯誤!傾聽是一種極富警覺性與極費心思的歷程。在面對面溝通的場合里，傾聽不僅是指一般所熟悉的“耳到”，即運用聽覺器官去接收信息，它仍包括“眼到”、“心到”與“腦到”。現(xiàn)扼要闡述如下：(1)眼到。即觀察溝通對手的臉部表情、眼情、手勢、體態(tài)與穿著等，以判斷他的口頭語言的真正涵意。(2)心到。即以換位思考的態(tài)度站在溝通對手的立場與角度，去體會他的處境與感受。(3)腦到。即運用大腦去分析溝通對手的動機，以便了解他的口頭語言是否話中有話、弦外有音。除非會議主持人能夠同時做到耳到、眼到、心到與腦到，否則在會議中，他將無法獲致良好的傾聽效果，換言之，他將處于某一個程度的“聽而不聞”的狀態(tài)。下面列舉了在會議過程中，一般人最容易犯上的十五種傾聽的毛病。前八種毛病足以令自己無法有效地聽取他人的信息，后七種毛病則足以令他人無法有效地聽取自己的信息。希望會議主持人能將這些毛病當作誡律。 1毛病之一：作白日夢(1)耳雖到，卻聽而不聞；眼雖到，卻視而不見；心雖到，卻蕩漾于九霄云外；腦雖到，卻神不守舍!(2)若想作白日夢，為什么不選擇會議室以外的場合!?2毛病之二：只聽取話語中所傳達的事實(1)事實有可能被誤解；事實有可能被曲解；事實有可能被隱瞞；事實有可能被夸張!(2)真正重要的并不是話語中所傳達的事實，而是話語所涵蘊的觀念或用意!3毛病之三：萎靡不振(1)精神渙散等于心智的局部癱瘓。處于這種狀態(tài)的人，自然注意力不集中。(2)振作精神是傾聽的第一步!4毛病之四：拒絕聽取某人或某種主題話語(1)你能根據(jù)說話者外表、教育程度、人緣、財富等因素而判定他的話不值得你聽嗎?(2)你是否認為難以理解的話或引不起興趣的話都不值得你聽?(3)只有無知的人或是含高度偏見的人，才會對以上兩個問題作肯定的答復。5毛病之五：情緒激動(1)當一個人情緒激動時，他通常只能聽到他所想聽的話語，卻聽不到他所不想聽的話語。(2)先冷靜下來再聽!6毛病之六：心不在焉，但卻擺出凝神諦聽的姿態(tài)〖HT5”，5SS〗本來心不在焉已經(jīng)有礙聽的效果，擺出凝神諦聽的姿態(tài)，將進一步隔絕信息的接收，因為可用以接收信息的心思，已被轉(zhuǎn)用在擺姿態(tài)上。7毛病之七：筆錄所聽到的一切信息如果就所聽到的話語作重點性或總結(jié)性的筆錄，則可增進傾聽效果；倘若筆錄所聽到的一切信息，則因無足夠時間研判信息的真義，致使傾聽效果反而受害。8毛病之八：未能善用“聽話比講話快”優(yōu)勢 (1)一般人聽話的速度大約較講話的速度快三倍。但遺憾的是他們在聽取話語時，常常以多余的時間想別的事情。(2)既然聽話比講話快，我們應將多余的時間用來對聽到的話語作總結(jié)，或用來研判講話者的真正用意。9毛病之九：含糊不清有些人在剛開始說話時音量甚大，接著愈說愈低沉，直到聽不到聲音的地步。這種說話習慣常令聽者不知所云。10毛病之十：開口不能自休有些人總是以口代耳，他們一開腔即無法停頓。因為他們不把說話機會留給聽話者，致使聽話者愈聽愈感不耐，愈感不耐則愈不想聽!11毛病之十一：說話慢慢吞吞(1)說話慢吞吞的人常常給人一種矯揉造作的感覺。(2)一般人通常欠缺耐心去聽取速度太慢的話語。(3)以上兩種情況的綜合結(jié)果：人們多半不愿意聽取說話慢吞吞的人的話。12毛病之十二：神秘兮兮的說話方式這種說話方式很容易令聽話者感到說話者故意夸張或扭曲信息的內(nèi)涵，致使聽話者對說話者本人的關(guān)注，超過聽話者對說話者所傳達的信息的關(guān)注。13毛病之十三：透過鼻孔說話這種說話方式很容易給人一種茍且、馬虎的印象。說話者好像怕傷元氣那樣未能鄭重其事地傳達信息，致使聽話者貶低對該信息的重視。14毛病之十四：說話時兩眼斜視說話時正視聽話者本是應有的禮貌。倘若說話者兩眼斜視，往往會令聽話者認定說話者心存不軌，甚至認定說話者并非善類，因此對他所說的話產(chǎn)生排斥感。15毛病之十五：說話時猶豫不決有些人說話時吞吞吐吐，好象有許多顧忌，另一些人在提出見解之后，又試圖修正自己的見解，這兩類說話方式最容易令聽話者覺得說話者欠缺自信心，致使聽話者對所聽到的話語也欠缺信心。 傾聽的重要性與要領(lǐng)，在上文中已說過，但是就會議的參與者來說，下面三點值得特別留心：(1)要隨時掌握問題的焦點。在會議過程中，雖然可能枝節(jié)叢生，但你應特別留心問題的焦點之所在，以免偏離主題。(2)要抗拒鄰座者的私下交談。有時你會碰到喜歡私下交談的鄰座，你最好是和顏悅色地向他指出，你對討論中的主題很感興趣，并展示凝神諦聽的姿態(tài)，這將可杜絕他的干擾。當然主席或你的上司想跟你私下交談，你不應回拒他，因為這是你發(fā)揮影響力的途徑之一。(3)不要中途離席——除非你不介意會議的終極結(jié)果是什么，否則你不應在會議中離席。在會議中離席，猶如在棋賽中離席而任由對手搬動棋子那樣的不智。當你重臨會議桌，很可能重要的問題業(yè)已定案，或是重要的契機業(yè)已消失。有些主管喜歡在會議中離席處理業(yè)務，這是一種很壞的習慣，它不僅有失禮儀，而且極易錯失良機。會議答復要點許多會議主持人都存有一種觀念，以為在會議過程中，與會者所提出的問題不僅需要獲得答復，而且非獲得主席的親自答復不可。這種觀念是錯誤的。試問：當與會者所提出的是與會議無關(guān)的問題，或是足以妨礙會議目標的達成的問題，難道還要獲得答復嗎?由此可知，主席應針對與會者所提出的問題作判斷，以決定它是否應獲得答復。就算與會者所提出的問題是值得答復的，也不一定非由主席親自答復不可。固然有些問題應由主席親自答復，有些問題則可由其他與會者答復，甚至可由發(fā)問者本人答復。至于在哪些情況下由誰來答復較為恰當，現(xiàn)列表展示如下：〖JZ〗〖HT5”，5H〗〖ST5”，5HZ〗表1121〓會議答復調(diào)查表〖HT5”，5SS〗〖ST5”，5BZ〗〖BG(!〗〖BHDFG2，F(xiàn)K7，K32F〗由誰答復?〖〗在〓哪〓些〓情〓況〓下?〖BHDG10，F(xiàn)K7，K32ZQF〗主〓〓席〖〗·〖ZK(〗直接向主席征求答復的問題，原則上應由主席親自答復。〖ZK)〗·只有主席才能答復的問題，應由主席親自答復。·〖ZK(〗因為時間不夠，主席想移轉(zhuǎn)到另一議案的討論時，可由主席親自答復以節(jié)省時間。〖ZK)〗〖BHDG10，F(xiàn)K7，K32ZQF〗〖GP〗其他與會者〖〗·假如其他與會者能夠答復時。· 假如其他與會者想表示意見時。·假如時間充裕時。·〖ZK(〗假如主席一時不知如何答復，或是需要時間去思索答案時?！糧K)〗〖BHDG16，F(xiàn)K7，K32ZQF〗〖GP〗發(fā)〓問〓者〓本〓人〖〗·〖ZK(〗如果主席意識到發(fā)問者有意見要表達時，可讓發(fā)問者先答復他自己所發(fā)出的問題。(在會議中我們常常發(fā)現(xiàn)，有些具有強烈意見要表達的與會者，往往會先以發(fā)問者的低姿態(tài)征求主席或其他與會者意見，然后再表達其意見，以便令自己的意見與別人的意見之間產(chǎn)出強烈的對比，從而增加自己的意見受重視的程度。)〖ZK)〗·〖ZK(〗如果主席或其他與會者無法答復，而主席感到發(fā)問者或許有他自己的看法時，則應讓發(fā)問者本人答復?！糧K)〗〖BG)F〗〖HT5”，5SS〗會議發(fā)問要點發(fā)問的目的 在會議中，發(fā)問的最主要目的是在于啟開話匣，以利溝通進行。一旦溝通綱絡被啟開，主席可借發(fā)問來實現(xiàn)下列八種目的：(1)收集資料?！澳憧煞窀乓卣勔徽劥舜文阍跂|南亞考察市場所見所聞?”(2)透視對話者動機意向?！澳男┮蛩卮偈鼓銢Q定放棄此次的晉升機會?”(3)提供資料。“你曉不曉得公司對所有編制內(nèi)的員工均提供子女教育津貼?”(4)鼓勵意見參與。“你對構(gòu)想中的作息時間變動持什么樣的看法?”(5)確定自己對對話者的話語及感受理解程度。“讓我總結(jié)一下你對這個問題的看法……我這個總結(jié)是否與你的看法一致?”(6)鼓動對話者對某一問題進行思考?！澳阏J為擴大行銷網(wǎng)在當前是不是一種明智的舉措?”(7)測定意見是否趨于一致?！斑@次加工資的幅度與你期待中的幅度的有無差距?”(8)言歸正傳?！坝捎诩影噘M的調(diào)整帶出了許多有關(guān)問題的討論，不知各位對我先前所提及的加班費調(diào)整幅度仍有什么意見?” 問句的型態(tài)了解了發(fā)問的多種目的后，主席可運用適當?shù)膯柧鋪韺崿F(xiàn)發(fā)問的目的。問句的類別雖多，但基本上它們都是由以下兩種型態(tài)的問句所演化出來的：(1)封閉式問句。這是指足以在特定領(lǐng)域中帶出特定答復(“是”或“否”)的問句，例如“上星期你告假幾小時?”、“你是否認為現(xiàn)狀非改變不可?”、“你第一次發(fā)現(xiàn)這種問題是在什么時候?”等。封閉式問句可令發(fā)問者獲得特定的資料或信息，而答復這種問句的人，并不需要太多的思索功夫即能給予答復。但是這種問句有時會蘊含相當程度的威脅性，例如“你昨天遲到早退了沒有?”。(2)開放式問句。這是指在廣泛領(lǐng)域內(nèi)帶出廣泛答復的問句。這一類問句通常均無法以“是”或“否”等簡單的措辭作為答復，例如“你對自己當前的工作表現(xiàn)有什么看法?”“假如我們決定這么做，你認為會產(chǎn)生什么后果?”“你對于下個月的生產(chǎn)目標有什么意見?”等。開放式問句因為不限定答復范疇，故可令對話者暢所欲言，同時發(fā)問者亦可從而熟悉對話者的立場與感受。封閉式問句與開放式問句，通常均可進一步演化為以下諸種型態(tài)問句：(3)澄清式問句。這是針對對話者的語句重新措辭，以令其證實或補充原先的答復的一種問句，例如：你剛剛說你在自己的單位內(nèi)可以獨當一面，這是不是說你的上司能放手讓你去主持自己的部門?”澄清式問句不但足以確保對話雙方能在述說“同一語言”的基礎(chǔ)上進行溝通，而且這是針對對話者話語從事回答的一種理想方式。(4)探索式問句。這是針對對話者的答復，要求引伸或舉例說明的一種問句。例如“我想我已了解你的困難所在，你可否告訴我一兩個具體的實例?”“我擔心我并不完全領(lǐng)會你的意思，你能否對剛剛提及的那些觀點再做深一層的解釋?”探索式問句不但可用以發(fā)掘較充分的信息，而且可用以顯示發(fā)問者對對話者的信息重視。(5)含第三者意見問句。這是憑著第三者的意見以影響對話者意見的一種問句。如“李四認為股長的意見值得支持，不知你對股長的意見有什么看法?”。含第三者意見的問句中的第三者，如果是對話者所熟悉而且也是他所尊重的人，則該問句對對話者將產(chǎn)生很大影響力；反之，如該問句中第三者非對話者所熟悉或非其所尊重者，則該問句可能引起對話者反感。(6)強迫選擇式問句。這是以己意加諸對話者，并令對話者在窄小范圍內(nèi)從事選擇的問句。例如“你希望下星期一還是下星期二再為我作同類的服務?”照理，在提出這一問之前，發(fā)問者應先取得對話者在下星期作同類服務承諾。這一類問句最足以顯示發(fā)問者傲橫跋扈態(tài)度。 (7)多種式問句。這是含多種主題的問句。例如“你可否把約翰與史密斯的家庭背景、個人嗜好、過去與現(xiàn)在的工作表現(xiàn)說明一下?”這一類問句因含過多主題，而時時令對話者難以周全地把握。許多富于溝通技能的人都認為，一個問句最好只含一個主題，但最多不超出兩個主題，才能令對話者作有效的掌握。(8)對答案具有暗示性問句。這是指在問句本身即已強烈暗示預期的答案的問句。例如“有修養(yǎng)的人都不會當面頂撞上司，你說對不對?”“有同情心的人都會捐款救助彼得家，你會反對這種善舉嗎?”。這一類問句幾乎讓對話者毫無選擇余地地按發(fā)問者所設計答案作為答復?！醢l(fā)問時應注意的事項(1)主席在發(fā)問之前最好先擬定發(fā)問的腹稿。事先確定發(fā)問的范疇與發(fā)問的主要內(nèi)容，將有助于發(fā)問效率與發(fā)問效能的發(fā)揮。(2)多用“開放式問句”、“澄清式問句”、“探索式問句”；慎用“封閉式問句”、“含第三者意見的問句”；避免使用“引導式問句”、“強迫選擇式問句”與“多種式問句”。(3)注意發(fā)問的時機。主席應注意對話者的心境，在他適宜答復問題的時候才發(fā)問。(4)按平常對話的速度發(fā)問。太急速的發(fā)問容易令對話者認為主席不耐煩，或保持審問態(tài)度；太緩慢的發(fā)問容易令對話者感到沉悶無聊。(5)主席應盡量使用不指名答復的問題。即所謂的“凌空式問題”。因為這種問題等于向全體與會者發(fā)問，可使全體與會者皆參與問題的討論。(6)必要的時候，主席可以使用指名答復的問題。即所謂的“瞄準式問題”，向特定的與會者發(fā)問。這種問題的潛在缺點是：不被指名答復的與會者，可能因抱事不關(guān)己的態(tài)度而不參與問題的討論。主席使用這種問題時，應先叫發(fā)問對象的姓名，然后再予發(fā)問。先叫發(fā)問對象的姓名，等于給他一個預告，使他全神貫注聽取主席的發(fā)問，以便作出有效的答復。主席切忌先發(fā)問，然后再指名答復，因為萬一被指名答復者記不清楚主席的問題，他將無從答復，這不但會造成場面難堪，而且主席又須花費時間重新發(fā)問。(7)主席提出敏感性的問題時，應附帶說明發(fā)問的理由。只要主席有適當?shù)睦碛?，敏感性問題的提出，就不會被視為一種忌諱。(8)所有的問題都必須環(huán)繞一個中心主題。(9)主席應盡量由廣泛的問題，再移向特定的問題。這樣做將有助于節(jié)省溝通的時間，因為與會者在答復廣泛的問題之際，可能已提供了某些特定問題的答案。 (10)主席應盡量根據(jù)與會者對前一個問題的答復構(gòu)造問句。這樣做有兩個好處：①可令與會者按同一思路提供答復；②可令與會者確切了解，他的答復已被主席所聽取，這無形中對他是一種鼓勵。(11)主席發(fā)問之后，應給予答復者足夠的時間答復。主席發(fā)問之后，答復者通常要歷經(jīng)四個階段，才能對主席的問題進行答復：第一、設法先搞清楚問題的內(nèi)涵；第二、思索問題的答案；第三、對答案給予適當?shù)拇朕o；第四、考慮主席或其他與會者對該答案所可能產(chǎn)生的反應與評價，因為答復者向來都擔心自己的答復是否會貽笑大方或無意中得罪人。這四個階段的構(gòu)思可能會花相當長的時間——譬如說十秒鐘或更長——此時主席不應因擔心會議出現(xiàn)“冷場”，而以話語打斷答復者的思維。為了填補發(fā)問與答復之間的時間空檔，主席可在這段時間內(nèi)將發(fā)出的問題扼要地寫在黑板上或白報紙上。這樣做，一來可進一步澄清問題的內(nèi)涵，二來可令答復者從容構(gòu)思答案。(12)主席對答復者的答復應表示竭誠的歡迎。主要可透過身體語言(例如：領(lǐng)首、微笑)或口頭語言(例如：嗯!是的!)表示歡迎。可將答復者答復的重點扼要地寫在黑板或白報紙上，表示歡迎。會議結(jié)束要點 在所有的議案討論完畢時，或是在預定的會議終止時間來臨時，主席應適時地結(jié)束會議。主席在結(jié)束會議的時候最忌諱的是采取這一類方式：“時間差不多了，如果諸位再沒有其它問題，我們就此打住。……好!散會。”以這類方式結(jié)束會議含有兩種缺陷：(1)倘若與會者臨時再提出問題，則可能會耽擱時間而使會議無法按原定的時間結(jié)束。(2)主席的說詞給人的印象只是：他已機械式地完成了一件份內(nèi)的事，而這件事對他來說好象并不重要。與會者因為有了這個印象，所以他們在離開會場之際，并不覺得這場會議有什么收獲。為了避免以上兩種缺陷，主席應該在結(jié)束會議之前的幾分鐘，為整場會議作總結(jié)。在任何一場會議里，令與會者印象最深刻的，便是會議結(jié)束前幾分鐘所聽到的話語。因此，主席應該善用這幾分鐘。主席的總結(jié)最好能夠涵蓋下列四項：(1)復述這次會議的目標。(2)總結(jié)這次會議所取得的成果。(3)多謝與會者參與(或在適當場合下，感謝他們的貢獻或關(guān)注)。(4)必要的時候，宣布下一次會議的目標、時間及地點。在上列總結(jié)性的陳述之后，與會者在離開會場之際，才會真正領(lǐng)受到成就感或貢獻感。 會議結(jié)束后，主席的工作仍未結(jié)束。主席仍有四件事要辦：(1)評估剛剛結(jié)束的會議，以作為改進未來會議的參考。主席在每一次會議結(jié)束后，都應該花幾分鐘時間，針對會議是否具實效而作自我評估。但是為了避免受主觀意識所蒙蔽，主席可以偶而在會議結(jié)束后以不記名式的問卷，讓與會者評估會議的成敗；甚至主席也可以偶而邀請觀察員列席，以便對會議的成果作評估。盡管主席本人、與會者及觀察員三方面的單獨評估可能均含某一程度偏見，但三方面的綜合評估則頗為中肯。因此，我們希望經(jīng)常有機會充當會議主席的人，找個機會為自己所主持的會議作上述三方面的綜合評估。(2)責成有關(guān)人員整理會議記錄。會議記錄至少能夠發(fā)揮三種功能：①充作征信工具；②充作會議中決議事項追蹤依據(jù)；③充作組織內(nèi)部溝通信息的文件。為了令會議記錄能充分地發(fā)揮上述的功能，他應該在會議結(jié)束后24小時之內(nèi)——或至遲到48小時之內(nèi)，整理妥善并送有關(guān)人員。會議記錄如能在這樣的時限內(nèi)送出，將可產(chǎn)生三種好處：①假如會議記錄在內(nèi)容上有商榷余地，則可即時改正，因為與會者在這個時候?qū)h經(jīng)過仍然記憶猶新。②會議中如有后續(xù)的工作有待與會者辦理，則會議記錄可以發(fā)揮提醒及跟催作用。③既然會議記錄能夠在一兩天之內(nèi)送達有關(guān)人員手中，主席可以借此讓只需要知道會議結(jié)果的那些人免于參加會議。(3)主席應適時追蹤會議中決議事項的執(zhí)行狀況，以免“決而不行、行而無效”。(4)主席應該適時解散已完成任務的委員會或工作小組，以免它們無中生有地找理由開會。哈佛管理技能培訓教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊第三章哈佛經(jīng)理會議準備 第三章哈佛經(jīng)理會議準備會務準備 主席應如何控制會議以增進其實效?談到控制，管理學界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是避免喪失控制!為了避免對召開的會議喪失控制，主席應在開會之前做妥準備工作。就一般性的會議而言，開會之前的準備工作至少包括下列八項： (1)會議目標的設定； (2)與會者的選擇； (3)會議時間的選擇； (4)會議地點的選擇； (5)會議場地的布置； (6)議程的指定； (7)會議通知的派發(fā)； (8)開會前的最后審查。會議目標的設定 決定召開會議之后的第一項最重要的準備工作，便是設定會議目標。良好的會議目標應符合四項要求： 1.會議目標必須用書面列明 許多會議主持人在規(guī)劃會議的時候，都以為沒有必要將目標寫出來。他們常說他們已將目標記在腦中，而且只要他們時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產(chǎn)生任何實質(zhì)上的差別。其實，這是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會議目標，可以產(chǎn)生三種好處：第一、有助于目標內(nèi)涵澄清；第二、書面目標較不容易被遺忘；第三、當目標種類繁多時，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾?！ ?.會議目標必須切合實際 所謂切合實際，即指具有實現(xiàn)的可能。但是“會議目標必須切合實際”這句話，并不意味會議目標應該是容易實現(xiàn)的。事實上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標，對目標的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。這即是說，會議目標不但應具有相當?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應該有被實現(xiàn)的可能。 3.會議目標必須具體而且可以衡量 含糊籠統(tǒng)的目標極難充作行動的指南。例如某單位主管因為感到該單位產(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會議目標認為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，則該目標肯定難以充作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產(chǎn)品的不良率應降低多少，以及應在多長的時間內(nèi)達到這個結(jié)果。但若他將會議目標改訂為“探討如何在十月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至3%”，則上述缺點將不復存在?！ ?.會議目標所表明的必須是“應實現(xiàn)什么”，而非“應做什么” “應做什么”是以主席為本位，而“應實現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主席為本位的目標，遠不如以成果為本位的目標那樣具有實效。例如當會議目標被訂為“向員工宣傳新的告假程序”時，主席可能只會照本宣科一番而草草了事，但若會議目標被訂為“令員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關(guān)心員工對新的告假程序，是否已真正了解?！ ?與會人員的選擇 會議目標設定之后，緊接著便決定與會的人選。主席原則上只應考慮邀請下列兩類人士與會： 1.對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人 會議既然是以目標的實現(xiàn)為導向，因此主席在決定與會者人選之際所應優(yōu)先考慮的，便是邀請對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人參與。但這并不意味這些人非出席會議不可，因為主席有時可以在會議之前約見他們，并征求他們的意見。這樣做，將可免除他們出席會議。 2.能夠因參與會議而獲得好處的人 讓這些人參與會議，固然有助于會議功能的發(fā)揮，但主席也可故意不邀請他們參與，而只在會議之后，將開會的結(jié)果通知他們?！ ≈飨瘜τ陔y以分辯是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。 需要特別留意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有三： (1)會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加?！ ?2)在定好的會議時間內(nèi)，與會者人數(shù)一多，則每一位與會者的平均參與機會將隨之減少?！ ?3)與會者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當與會者只有3個人的時候，溝通渠道只有6個；與會者增至4個人，溝通渠道增至12個；與會者增至8個人，溝通渠道增至56個；其余依此類推。溝通渠道越多，與會者對信息的掌握能力將越低。一般管理者所公認的較理想的與會人數(shù)，是5～7人。因為在這樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會者普遍擁有較多的參與機會。倘若與會人數(shù)甚多，譬如多至20人以上，主席可以視實際需要而采取分組討論方式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會議，都會使公司受到某些方面的損失。因此，實用經(jīng)濟學要求每份邀請都必須有建設性作用。假如一個人并非必須參加會議，他的時間就能在其它方面為公司多作貢獻。而且，沒有興趣的出席者會造成妨礙。要把每一位參加會議的人都看作資源。資源的利用應按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會議者泄氣、不能實現(xiàn)自己的目的。為了從每個資源得到最大好處，管理部門既不能把與會者的責任和技能認為是當然的，也不能假定其個人目的和公司的目的一致。人們希望從會議得到的東西往往不是會議主持人所確定的會議目標。 要把企業(yè)會議看成是一個若干個人的群體，他們必須互相影響以完成某項工作；不要單純問誰應當參加，而要問為什么參加。下面是請你考慮的一些因素：(1)參加會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果?(2)這個人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能有所貢獻?(3)這個人以前對這種情況，有沒有經(jīng)驗，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系(例如代表某一特殊利益的小組)?(4)級別或地位是否適合于這個小組?(下級職員和他們的上司在一起參加的時候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應的質(zhì)量和真實性。)(5)假如要做決議，這個人是否能做(他不應是一個從屬的人，這種人可能缺乏完整的全面知識和適當?shù)臋?quán)威)?(6)他是否具有行政或法律責任來進行審查或決定?(7)為幫助會議開得成功，這個人能不能通過抵制已知的意見以形成均勢，提出一個不偏不倚的客觀見解，或發(fā)揮評論者或媒介者的作用?(8)他的才能或職責是否與其他與會者重復?(9)由于某種理由，他或她的出席是否會妨礙會議的總體成效?(10)是否時間、工作量及其他因素都能使與會者安心參加全部會議，而不是人在心不在?出席人應當提前了解的事項 1交通(1)誰預定飛機票?是個人，還是公司?(2)如果人們自己預定，他們找誰?是否用一個負責人的姓名，以便電話接線員一聽就知道?(3)他們應計劃在什么時候到達?(4)預定飛機票何時截止?(5)從飛機場到會議場所是否提供交通工具?誰提供?(6)如果不提供交通工具，個人如何自行安排交通?2會議場所——要幾人同住一室嗎? (1)如果是這樣，能否挑選室友?還是和生人同住，以便人人都能多結(jié)識一些朋友?(2)人們能否指定禁止吸煙的房間(許多場所現(xiàn)有此種房間)或不吸煙的室友?(3)有無健身俱樂部?游泳池?高爾夫球場或網(wǎng)球場?其它娛樂設施?(4)人們是否須自備體育用具?3衣服(1)會議場所設施在門廳和餐室是否有衣著規(guī)定?(2)公司管理部門要求會議期間何種程度地遵守禮節(jié)或不拘禮節(jié)?(3)娛樂活動，有精致裝飾的宴會或宴會是否需要特別衣著?4會議(1)人們是否應當攜帶卷宗或顧客記錄?(2)會前是否有須完成的任務?會議時間的選擇主席在選擇會議時間時，首先應該考慮的便是自己的時間，此即能令自己獲取充分準備以及方便自己作息的時間。這種作法并不表示主席是一位自我中心的人，因為主席既然是會議成敗所系的關(guān)鍵性人物，在選擇會議時間時，自然應以適合自己的時間為優(yōu)先考慮。這是一種實事求是的作法。其次，主席也應該考慮方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜愛的時間。倘若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標的實現(xiàn)，勢必遭受不利的影響。會議時間必須包括起止時間。經(jīng)驗顯示，絕大多數(shù)的會議都只列明開始的時間，而無結(jié)束的時間。這樣的作法有兩種嚴重的缺陷：(1)與會者無法對會后的工作預作規(guī)劃。2)會議的效率勢必降低，因為既然沒有終止的時間，本來一個小時可以結(jié)束的會議，則可能被拖到三個小時才結(jié)束，這不幸應驗了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時間。為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須列明結(jié)束時間，而且都必須按照這個時間準備結(jié)束。就算有些會議——譬如說解決問題的會議——難以確切地把握結(jié)束時間但主席至少應指明會議大約會在哪一個時間結(jié)束。為了避免會議過分冗長，有些管理者故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。 至于一場會議到底應為時多久，這雖無一致的看法，但多數(shù)的管理者均同意，以不超過一個半小時為限，因為一般人能保持注意力集中的時間，最長大概不超過一個半小時。(這大概也可以說明何以大多數(shù)電影的放映時間，都在一個半小時左右。)但若會議中所探討的是極其嚴肅的或是極其困難的主題，則一場會議的時間以不超過一小時為宜。但這并不是說一場會議不能長到兩小時以上，因為一旦議案多，則會議時間將不能不相應延長。但須注意的是：一場會議的時間超過一個半小時，則中途應騰出若干時間作休息之用。最后，我們還想提醒你：例如主席不堅守原定時間主持會議，則寧可另擇時間開會，而不應輕易找人代為主持。重要的會議，更特別要遵守這個原則。會議地點的選擇許多人在從事會議規(guī)劃時，都以“方便”——主席的方便以及與會者的方便，作為選擇開會地點的依據(jù)。這樣做并不妥當，因為“方便”只是選擇開會地點的諸種考慮之一。會議地點選擇，至少應顧及下列七個條件：(1)場地必須有空檔且可供使用。(2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與會者若能擁有1.5米2的空間，才算理想。(3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當家具。會議時間愈長，所使用的桌椅愈應令與會者感到舒服。不過，卻不應該令與會者舒服到無心開會的地步。(4)必須擁有充足的照明及通風設備。(5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。(6)必須令主席及與會者大致方便。(7)成本必須低廉。以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。例如為節(jié)省開支及令與會者大致方便，主席將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地點太接近辦公室，就會在會議進行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者也常在會議進行中伺機進出會場。反過來說，倘若為了令與會者專心開會，主席遂將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠，不但令與會者感到不便，而且也令會議成本因而提高。許多管理者對會議地點的選擇都有這樣的共同認為：一般性的會議或是為時較短的會議，原則上應在與會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時較長的會議，則應選擇遠離與會者辦公室的地方召開。1選擇地點 在其它條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數(shù)參加者旅途最短的地方。如果會期較長，那么，旅途遠近就不如主要商業(yè)中心或人們常去的地方重要。越來越多的機構(gòu)發(fā)覺機構(gòu)外的會址能增加會議成功的機會。有些企業(yè)報告說，多樣化的會議地點能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且，它為會議的便利、服務工作和可能安排的項目提供更為廣泛的范圍。2考慮利用會議中心一下子解決許多后勤問題的好辦法是在一個會議中心開會(不要混淆會議中心與大會中心，后者一般要大得多)。會議中心這個概念在過去十年中已臻完美，現(xiàn)在是開兩百人以下會議的主要地方。美國典型的會議中心是康涅狄格州南貝里的哈里森會議中心。各種專家討論會和專題討論會在這里各開二天，平均參加人數(shù)為20～100人。會議在長達一年之前就需預定。設施有先進水平的會議中心和度周末的地方，備有二十間會議室，每間大小從二十到三千平方英尺不等。座位從十二個到二百二十五個不等，并可安排成劇場式、教室式、宴會廳式或討論會式。典型的中心座落在沒有大城市的汽車、飛機和行人交通干擾的地方。這種中心一般包括供會議用的一所有充足房間的旅館，一個咖啡館和一個餐館?？梢园才湃讜h服務項目，包括就餐、客房、會議室、便箋本、鉛筆、標準的視聽器材、咖啡供應、以及供娛樂使用的設施等。注意：不管會議主持人是新手還是行家，他都會發(fā)覺和良好的會議中心共事可以減少許多計劃難題。由于這種中心適合小型會議，它能估計到主持人的需要，從而減輕他所肩負的許多細節(jié)。而當把所有收據(jù)加到一起時，費用不一定更高。會議中心在各國已如雨后春筍般興起，新的中心還在繼續(xù)開辦。最好的一些中心位于大城市附近的老房子里，但是要仔細選擇。3及早提前預定在計劃開始時就預定地點——如有必要，可以是暫時性的，這樣做有百利而無一弊。最好的開會地點要及早預定。最受歡迎的開會地點時常要提前五年預定。圍繞可供使用的場地和設施設計方案，比物色完全適合于既定方案的設施要容易。初步的尋找場地可以通過郵件進行，條件是你能提供你的要求細節(jié)的概要和擬議的各個日期。招標應包括下列各項：(1)活動的一般安排(附上以前類似活動的方案有助于場地管理部門參考)。(2)開會場地的要求——分別對圓桌討論小組、群眾大會、陳列區(qū)、宴會等提出要求；說明每項占用的具體時間，以及參加的人數(shù)等。(3)簡述擬議的社交活動。(4)說明是否需要特殊場地、設備、伙食或人員條件。 (5)套房、單人房間、雙人房間各需若干，并說明與會者住宿的天數(shù)。你在和場地管理部門初步函商時，最好限于要求下列各項：可供多大場地、價格表及平面圖。在預定大會地點時，大多數(shù)財務細節(jié)是可以磋商的。最終預定場地應以親自視察建筑物為準，平面圖可能靠不住，親自視察實際結(jié)構(gòu)裝置。4徹底視察開會場地大會管理人和會議物質(zhì)安排的負責人應視察擬議中的會議場地。適當?shù)暮藢毮繎ㄏ铝懈黜棧?1)檢查考慮中的全部會議室或場地。不要認為任何兩個房間都一樣；要檢查每個房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不合適的照明或通風、不方便的休息室、妨礙安靜的通道或出口、不恰當?shù)膱龅胤峙浼捌渌麊栴}。如果懷疑一個房間是否能容納會議要求的座位數(shù)字，就堅持試擺以核對容量。(2)隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設備。特別要警惕所謂“二等”設備，因為有些旅館把客人分為社會的和參加會議的。檢查家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情況。(3)檢查登記，會議管理以及其它后勤所在地。要便于進來的客人尋找，便于到達所有的會議地點，并有加鎖的儲藏處。(4)檢查膳食供應。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅館人員陪同下，檢查每一個餐廳的一般伙食。注意服務質(zhì)量和員工態(tài)度。(5)假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務情況。參加者來往于各會議室是否會發(fā)生困難、造成延遲以及使會議停頓。(6)檢查可得到的服務項目、營業(yè)時間和社交與娛樂活動的費用。(7)確定來往于會場及社區(qū)之間有無交通及停車便利。5簽訂書面合同會議和大會已經(jīng)成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。他們渴望獲得你的業(yè)務，渴望使你滿意。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳郵件以及其它大量細節(jié)，都可以討價還價。一旦談妥一切細節(jié)，極為重要的是把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項具體安排。你的最終合同或協(xié)議應包括如下的細節(jié)： (1)確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其它設備的圖表都應草簽并附于協(xié)議書。(2)確定保證的客房間數(shù)、房費表以及——如果是美國式——包括的伙食及服務。如有可能，應列入開會團體大多數(shù)人的到達和離去日期、房租起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。(3)確定由旅館提供的免費商品和服務(例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機場接機，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員)。(4)確定小費安排，包括用餐、整理房間的女工、共同使用的侍者及其他人員的擬議小費費率或者在房間全部帳單上增加一定的百分比作為服務小費。(5)確定任何特殊安裝或改裝，增加特別人員、服務或設施，并明確開支怎樣負擔。(6)確定預定和開票手續(xù)，包括你的單位為賓客承擔財務責任的限度。(7)建立個人信貸，并列明應向參加者個人直接收取的費用。(8)指定可以取消預定而不向你單位收費的一段時間或最后期限。將協(xié)議細節(jié)——不管多么細微——寫成書面合同的重要性，無論怎樣強調(diào)也不為過分。隨著會期臨近，應經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅館裝修或其它變更都可能對會議計劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡會有好處。6選定地點和時間的重要性沒有一個時間或一個地點對所有的會議都是最佳的，但是對每一個集會來說，都有它的最佳時間和最佳地點。要確定一個大家都方便的時間，應在安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會議對一些參加者可能不便；在這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會議本身會遭到損失。每日的不同時間對機警程度和精神集中程度會有影響：下班以后開會容易身心疲倦、與個人計劃沖突，而飯后立即開會則正趕上感受能力低的時候。還要記住，拖長開會時間導致效果遞減，那些以鼓勵創(chuàng)造性思維為目的的會議尤為如此。一般說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會”的含義，取決于實用目的。當會議目的是協(xié)調(diào)或檢查時，定期安排比隨時召開好：在重要項目的最后階段，則每天開會可能是恰當?shù)摹?會議室會議效果常常受到會議地點和物質(zhì)享受的影響。你自己的辦公地點可能是最自然也是最易于利用的地點，但它不一定最有助于達到會議的目的。選擇會議地點應當包括對如下因素的評估： (1)理想的會址對絕大多數(shù)與會者來說，應該是旅程最短的(不要受級別影響而忽視大眾的便利)。(2)首先要考慮沒有打擾、噪音和其他使人分心的因素。許多業(yè)務會議安排在遠離辦公室的地方，以擺脫日常事務，達到集中注意力于會議的目的。不用說，適當?shù)耐L裝置，空氣流通，照明度，音響效果和溫度調(diào)節(jié)，這些都是促成有效的會議氣氛必不可少的主要條件。(3)與會者座椅的舒適程度和他的注意力持續(xù)時間之間有明顯的相互關(guān)系。假如會議地點是租來的，應檢查那里的設施和器材。便于圓桌會議參加者的器材，對大多數(shù)會議有好處。同樣重要的是也應該有能使人精神振奮的設施。會議議程的擬定顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目的各種議案之外，尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。主席在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原則：(1)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項越應排在議程的前端處理，越不緊要的事項則越應排在議程的后端處理。這樣做的一個好處便是：就算在預定的會議時間內(nèi)無法將全部議案處理完畢，但起碼較緊要的議案已被處理過。那些較不緊要的議案，則可另擇時間處理，或是并入下次會議中再予處理。(2)每一個議案應預估所需的處理時間并明白地標示出來。假如能這樣做，則主席可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論。這即是說，假如議程中明示幾點幾分到幾點幾分被分配于探討某一議案，則主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進入會場)，也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過之后離開會場)。這樣做，顯然可以節(jié)省與會者的時間。不過，會場的秩序?qū)⒉幻馐艿礁蓴_。因此，主席只能有限度地容許遲到或早退。有些主管在主持會議時并不準備議程，這是一種很壞的習慣。議程不僅能夠規(guī)范會議的內(nèi)容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏。一旦會議欠缺議程，則會議的內(nèi)容勢必不確定，溝通的次序勢必雜亂，溝通的節(jié)奏勢必太快或太慢。換句話說，欠缺議程的會議是注定不具實效的。為了改變這種不良的習慣，每一個機構(gòu)都應考慮采取政策性聲明，嚴格要求擬妥議程之后才準許開會。為讓與會者對會議及早作準備——包括心理準備及實質(zhì)準備——議程應隨會議通知事先發(fā)給與會者。雖然并非所有會議都需要正式的議程，但是與會者至少應當事前有所了解，以便做好準備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。但書面的議程有另一個重要好處：會議領(lǐng)導者將集會的目標寫成書面的議程，有助于會議目的的具體化。這樣，議程就能使會議按照既定軌道進行，讓主持人能集中他的精力去處理參加會議人員彼此之間的相互影響。 擬定議程的責任通常落在會議領(lǐng)導人的肩上。但是，人們一般對他們參加創(chuàng)造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是可能有助于鼓勵與會者參加的一些建議：(1)對將要討論的問題要求及早思考。①對問題的解決或處理，有哪些看起來是行得通的?②哪些是顯而易見的危險?③所要討論的問題其最后結(jié)果可能意味著什么?(2)如果時間允許，把參加會議者的建議合并到暫定議程里，提前分發(fā)，以征求補充意見。(3)提前向與會者簡明介紹會議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調(diào)查員工意見，匯集統(tǒng)計數(shù)字，或搜集背景資料。會議常因野心過大的計劃而在一開始就注定失敗。下面是制定實際可行的目標的一些建議：(4)可能的話，把議程的話題限制在同一個主題范圍內(nèi)。這有助于從容進行，同時使必須參加企業(yè)會議的人數(shù)減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進行。(5)假如這些主題之間沒有關(guān)系，要力求少安排一些話題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉(zhuǎn)到興趣不高的問題上，而又始終全神貫注，是很困難的。(6)設法將議程話題限制為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準備的次要項目。(7)不把某些特殊的(有勢力的)管理人員的“心愛項目”列入議程。(8)提前分發(fā)每一項議程話題的附件，以節(jié)省開會時間。這樣就可以確定：每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹。這是一種利用以前會議記錄實際可行的方法。(9)在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。(10)對那些非常有爭議的、極為復雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時間。(11)要記住注意力的持續(xù)時間是有限度的。對一位實業(yè)家來說，有效的會議一般持續(xù)一個小時，當會議進行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。(12)假如會議必需開到兩小時以上，應安排中間休息時間。(13)假如可能，要留出會后交談和娛樂的時間。 會議通知的派發(fā)很多會議召集人，常常為送發(fā)適當?shù)臅h通知而頭痛。這可能是因為他們的疏忽所造成，也可能是因為他們太過匆促地決定召開會議，以致欠缺足夠時間作妥善的斟酌所造成。一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應包括下列五項：(1)開會的時間(包括日期及起止時間)。(2)開會地點。倘若開會地點并非與會者所熟悉，則應附上確切的位置圖及交通路線圖。(3)會議的目標。(4)與會者須事先準備的事項。(5)其他與會者的姓名。一般的會議通知最好是在開會前一個星期寄到與會者手中，因為現(xiàn)代人在安排各種活動時，多半提早一個星期作規(guī)劃，而且一個星期的時間大概足以做好開會前的各種準備工作。超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此當你有必要發(fā)出超過一星期的會議通知時，你最好能在開會前兩、三天設法再向與會者提醒開會時間。除非是緊急會議，否則不要發(fā)出短過一星期的會議通知，因為太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的準備工作，而且也很容易令他們覺得會議召集人把他們當作“呼之即來”的人物看待!會場的布置布置會議場地，應考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。座位編排與會議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時，你仍須注意以下幾項：(1)應先決定準不準在會場吸煙。倘若準于吸煙，則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，你最好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數(shù)眾多時，你也可以按實際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。(2)如與會者之間彼此并不熟悉，則應考慮是否事先準備姓名卡片。(3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注意的是：幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形，應讓全部與會者都能看清楚，而且它們應準備就緒以便隨時啟用。 (4)除非是較長的會議(超過一個半小時的會議)，否則盡量不要提供茶點，以防與會者分心。(5)當議程甚短且無需作記錄時，可考慮采取站立的方式開會。不論你對會議的規(guī)劃有多詳盡，不論你對會議的準備工作有多周全，倘若在開會前你對會場不作最后的審視，你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性：假如有任何事情可能出紕漏，則一定會出紕漏，而且就在最不應該出紕漏的時候出紕漏?；诖耍陂_會前的半個小時至一個小時，你最好是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好：(1)座位是否按原定計劃編排?(2)視聽器材是否準備妥當?如果用幻燈機或投影機，則其焦距是否已事先調(diào)整妥當?如用放映機，則其焦距、音量等是否已調(diào)妥?如用麥克風，其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機、投影機及放映機是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得對視聽器材作簡單的維修工作?(3)會議有關(guān)的資料是否齊全?這包括準備會中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等。(4)必要的時候，再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發(fā)出去很久的情況下，開會前的提醒功夫，頗能產(chǎn)生實效。許多業(yè)務會議中途擱淺，因為物質(zhì)上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音，空氣流通，溫度控制適當，思維就能最好地發(fā)揮作用。理想的會議室應該是座位不擁擠，視線好，聽得清楚，照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比你想象的難以找到。桌椅和發(fā)言人講臺的實際布置不僅取決于開會的人數(shù)，而且取決于會議的目的：拍賣會：其座位安排要求全部聽眾能看清楚喊話人及他手中所拿的東西。由于這種會議往往處于獨斷獨行，不需等待反應或小組討論，因此座位布置可采用下述兩種形式：(1)劇場式。選用現(xiàn)成的禮堂，或?qū)⒁巫优懦梢恍幸恍小ｉ_會的時間長短是至關(guān)重要的。要知道即使是最好的劇院，備有最舒適的座位，也很難期望觀眾集中注意力超過兩個半小時，包括中間休息半小時。(2)教室式。如果需要作記錄，或者是超過兩小時的會，就用帶寫字板的椅子或布置成排桌子。兩個人一張2米的桌子才適于工作以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸——如果需要的話。(記住要使吸煙者與不吸煙者分開來坐。)桌與桌之間要保持適當距離，以便開會時座椅的搬動和參加者的走動。解決問題的會或培訓會：這類會要求參加者彼此看得見以及看得見主持人或任何展示。這種會往往要求“共同負擔” 領(lǐng)導，座位的安排要便于鼓勵個人參與和小組討論。具有高度領(lǐng)導能力的人能成功地領(lǐng)導一個二十五人的討論小組，但多數(shù)權(quán)威人士同意七至十二人的小組效果最佳。參加者團坐桌旁最為舒適。座位布置建議如下三種方式：(1)圓桌式——如每個小組限于八人以下，而且無需使用黑板或其它展示品，就可用此種形式。主要的好處是參加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長方形桌，主持人坐在桌子的一頭，便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。(2)馬蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。這種形式需要三張或三張以上的桌子排成U字形，主持人坐在離U字型一端稍遠的第四張桌子。對于一個十二人的會來說，這種形式的座位布置需要一間最小為6米×9米的房間。(3)V字形式——這比U字形差些，但往往是唯一實際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的參加者就不能彼此看得很清楚。討論會：參加者如彼此認識，討論會的效果就會更好些。如果參加者彼此陌生，則主持人和參加者都可用易于看見的名牌。如果你的方案要求分別開幾次會或分別有幾個討論小組，就讓每次會議的主持人或發(fā)言人書面提出其特殊要求。負責物質(zhì)安排的人就可以匯制核對清單，詳細列明每次會議需要的家具和設備，并提供給每個發(fā)言人一份以便核實。這個清單在房間備妥后，還可以仔細檢查。會議座位的安排 一般人走進餐廳、音樂廳、戲院或球場，都會刻意地選擇最有利的位置。但奇怪的是，當他們走進教室或會議室，卻往往會選擇極其不利的位置。在教室內(nèi)，他們盡量坐在遠離講臺的位置，以便置身于教師的視野之外!在會議室內(nèi)，他們多半選擇令主席及其他與會者忽視他們存在的死角地帶!何以一般人會那樣不重視會議室內(nèi)的座位呢?理由大概有二：第一、參與會議的人多半不了解會議對他們的事業(yè)到底有多重要，他們至多只是把會議當作日常工作的一部分看待；第二、他們認為置身在不顯眼之處較為安全，也較為舒服。這是嚴重的錯誤!在前文中我們已說過，會議是說服他人接受你的意見的一種場合，也是令你獲取成功的一個途徑。因此，會議室內(nèi)的座位應審慎選擇。下列的幾個原則，可供你參考采行：(1)切忌選擇令人忽視你的存在的位置。你應選擇容易令人——特別是令主席——看得見你的地方，因為能令人看得見才能引人注意，能引入注意才能受人認知，能受人認知，才能發(fā)揮影響力。假如會議桌是長方形的，則你最好是坐在面對主席的會議桌的另一端，或坐在接近主席的左右兩邊，以便增加你跟主席溝通的機會。倘若會議桌是帶有雙翼的長方形桌子，而主席坐在長方形一邊的中央，則你應選擇雙翼末端的位置，因為在這樣的位置你可以通過桌面與主席交談，而不必通過其他與會者的頭部與主席交談。倘若會議桌是方形的或圓形的，則你應坐在面對主席的位置。 (2)平常多觀察主席在會議中的舉動。假如主席有咨詢鄰座者意見的習慣，則要爭取這個可以扮演“顧問”的角色的位置，以增加對主席的影響力。(3)在任何會議場合，你的頂頭上司若坐在你跟主席之間的位置，則對你是極端不利的，因為主席如果朝你這方向發(fā)問，你的頂頭上司勢必搶走你答復的機會。你應調(diào)整位置，最好是坐在你的頂頭上司的對面，因為一來主席與你對話的機會不會被你的頂頭上司所壟斷，二來，你在頂頭上司發(fā)言之后再為他作補充時，不但全場的視線集中于你，而且你可跟頂頭上司一唱一和地增加對其他與會者的影響力。(4)倘若會議桌上擺置投影機、放映機等視聽器材，則不要坐在該等器材之后，以免令自己的位置被貶低到該等器材之下。(5)倘若你想在會場中選擇有利的位置，則切記：不能遲到!(6)不論你如何選擇有利的位置，有一點你必須隨時留心：那就是千萬別坐在主席的位置上!設備準備視聽器材每個會議都應有效果。如果列入引起視覺和聽覺興趣的東西，成就可能更大些。弗蘭克是一位保健用品廠的市場營銷經(jīng)理。在工作人員會議上他提出了許多建議和意見，但很少被照辦。艾德是同一個廠的另一位市場經(jīng)銷經(jīng)理，他的成績就較好，弗蘭克問他的老前輩為什么會這樣。老前輩說：“你的投入是好的，但你只是說說而已。你提出的是一般的意見和想法而不是具體建設。艾德則提供數(shù)字和圖表?！币晃簧a(chǎn)經(jīng)理反復告誡他的工人在拿危險化學品時要遵循安全操作規(guī)程，但不是所有的人都聽他的話。后來他弄到了一些受化學品損傷而變形的人手相片。他在下一次安全會議上出示了這些相片，而且人人都明白了。兩家企管顧問公司競爭一家大企業(yè)的業(yè)務，一家放幻燈片來說明他們的服務。另一家用一臺能把形象放映在大屏幕上的電腦，就地展現(xiàn)了圖表——顯示了客戶的商業(yè)戰(zhàn)略的潛在利益。第二家企管顧問公司給人更好印象，因而得到了這筆業(yè)務。一位為包裝設備廠的服務經(jīng)理告訴他的服務代理人員，對他們?yōu)樵S多顧客安裝的新型機械“要提防一種模糊的呼呼轉(zhuǎn)動聲”。許多代理人沒有注意這種聲音，結(jié)果是沒有做預防性檢修，以致發(fā)生了代價很高的機器損壞。服務經(jīng)理變得聰明了，他用錄音帶錄下了呼呼轉(zhuǎn)動聲音，并在職工會上放音?，F(xiàn)在服務代理人確切知道了應該注意聽什么聲音。1視聽器材往往有利于溝通假如你在一個會議上講話而又未能使人理解，就考慮視聽器材吧。一個簡單的圖表能改變局面。 在拿破倫垮臺后的歲月里，許多法國人不相信他的失敗，他們認為如果真相大白，一定是拿破倫被騙投降和流放。他們拒絕承認拿破倫在多年光輝勝利之后會犯錯誤。一位叫查爾士·約瑟夫·邁納德的法國工程師知道拿破倫曾犯嚴重錯誤，并試圖揭穿關(guān)于這位大帝完美無缺的神話。沒有人相信他的話，因此他創(chuàng)作了一個視覺形象。這個形象由一張地圖和一條能夠活動穿過各個不同國家的黑色譜帶組成。往右轉(zhuǎn)動時，譜帶寬度表示在每個地理位置上的部隊人數(shù)。九月，拿破倫進入洗劫一空的莫斯科時，他的軍隊有10萬人——用寬的譜帶表示。當他撤退時，黑色譜帶向西路動(與地圖下面的日期和溫度相連接)。移至波蘭時黑色譜帶狹得可憐，表示蹣跚撤退的帝國軍隊只剩下1萬人生還。拿破倫戰(zhàn)術(shù)上的錯誤——導致軍隊的一步步慘敗——被生動地表現(xiàn)出來了。這個視覺形象被認為是從來沒有過的最佳統(tǒng)計圖表。這對管理人員和企業(yè)主管的教訓是明顯的。當溝通既有困難而又重要時，加一點額外的東西——圖解、照片或任何一種視聽器材來幫助說明、分析、解釋或視聽答辯。在會議上，要用言語以外的東西使人理解，包括事實和數(shù)字的文件會有所幫助，但也會分散注意力，因為每個人都單獨閱讀文件，翻動的圖表、幻燈片、錄象帶和其它視聽器材可以把所有目光和聽力在同一時間內(nèi)都集中到共同思考的問題上。而且，視聽形象能使人們產(chǎn)生更深刻、更持久的印象。研究表明，感官攝入越多，就越能理解、記憶和重視所傳達的要點。寫在黑板上的事實，比僅僅高聲說的事實給人的印象深刻。用線型、柱型和圓型圖表象征性地說明的事實，比幻燈片顯示的數(shù)字或文字更能牢固地印在人們的記憶中。彩色的形象比黑白的形象能博得人們更大的注意。圖書、照片和電影能夠傳達文字或圖表所不能傳達的真實印象。你刺激其他人感官的方式越多——閱讀，聽說話，觀察象征性的典型，觀看情景，傾聽聲音等——你產(chǎn)生的影響就越大。作為會議取得成就的一種方式，僅僅講話往往是不夠的。2大量可供選擇的視聽器材范圍不斷擴大的從低技術(shù)到高技術(shù)的視聽媒體能使你擴大影響和實現(xiàn)目標。(1)黑板。(2)翻動的圖表。(3)幻燈片和電影膠片。(4)投影機。(5)錄像帶和電影。(6)電子黑板。(7)電腦傳送的電視演出。 (8)其它。個人電腦越來越多地使用于生產(chǎn)幻燈片及其它電視影像，包括電腦動畫。有電視影像的影像帶，還有移動式裝置，使你能攜帶到顧客所在地作任何視聽表演。除專業(yè)供應來源外，你也可以自行創(chuàng)作你想要的視聽項目。3“最好的”視聽器材是哪些?(1)使媒體與團體的大小相配。給予聽眾和觀眾的印象要適中，對于在經(jīng)理辦公室的一對一的會晤而言，標準大小的翻動圖表可能過甚；而在旅館的舞廳里，給一個大團體在十九英寸的電腦屏幕上放影像，又可能不足。除了傳送正確的圖像外，你想要確保視聽器材產(chǎn)生感性反應的作用。是否每一個人以至那些視力與聽力很弱的主管人都能看清和聽到?對二至五人的小組，八又二分之一英寸的宣傳性小冊子或小型的翻動圖表很適用。錄音帶和電影搭配的放映裝置也很適用。移動的或標準的程度控制器是很好的直觀器材，適用于人數(shù)極少的小組。每個人都能看清屏幕。你可以放入臨時信息以顯示各種不同的業(yè)務情況。對5～15人的團體，如要介紹新戰(zhàn)略或重要成果，大型翻動圖表或硬紙板上的圖表就很好。高架放映機放映的圖像適用于中型的團體。放映屏幕上顯示的幻燈片、電腦膠片和電影也如此。如果電視夠大，錄象帶就很合用。要坐在會議室后排檢查一下。你能看清包括標題和數(shù)字的所有細節(jié)嗎?如果你繪制圖表，要用電子黑板而不用黑板或紙架，這種裝置使你能復制和分發(fā)。對100人以上的團體，高架幻燈片，電影膠片和電影能博得人們的注意。屏幕必須大得足以使每個人都能看清楚。還必須有麥克風及良好的擴音系統(tǒng)。在大型團體里，如果你想要回饋和交流，可選用能使燈亮著的媒體，如高架幻燈片。熄燈的媒體如電影，對于打動消極的觀眾最起作用。對于極大的集體如商業(yè)展覽集會或大會，專業(yè)開發(fā)的多媒體展示產(chǎn)生的影響很大。宣傳小冊子如果使用得當，就適用于人數(shù)可多可少的集體。不要把所有小冊子一下子散發(fā)出去，因為人們可能只顧翻閱不注意你的內(nèi)容。一次分發(fā)一種，以使人們配合你講的內(nèi)容一起閱讀或者給每頁涂色作標記，裝在一個對套里，以使人們可以按照你的指點去查閱。(2)選擇適合開會場所的媒體。在某一環(huán)境合用的視聽器材，在另一環(huán)境可能不很合用，甚至根本不合用。在你自己的會議室或大辦公室里，什么都行。對于在顧客所在地的會議，要選用“能運輸?shù)摹?視聽器材，而且要不依賴于絕對安靜或有可以用作投影熒幕的墻壁等條件。翻動的圖表是萬無一失的。備有內(nèi)裝熒幕的電影裝置和具有大而清晰的監(jiān)視熒幕的移動式電腦要好些。如果你想放映電影或使用高架幻燈片，就須自帶熒幕。在旅館和大會堂開會，如選用標準的媒體，就可省去自帶設備的麻煩。大多數(shù)單位都有諸如圖表架，高架放映機和黑板等設備。如果你想用一些特殊的東西來激起聽眾的贊揚，如多媒體的展出及用你自己的電腦放映圖像等，就要有備用器材和裝配及調(diào)試的充分時間。聽眾最厭煩的莫過于由糊里糊涂的放映者操縱著使用不當?shù)脑O備。(3)選擇適合會議目標的媒體。有些會議要求變動，有些會議則只要求注意，還有些會議要求回饋。你選定的視聽器材可能有所幫助，也可能有所妨礙。如果你想要說明或加深印象，最好選擇高度聲像化的媒體，如電影、幻燈片、電影膠片或錄放像機。如果你想要說服或宣傳，就選用能使你把控制轉(zhuǎn)換為變動的媒體。要用電影膠片或翻動圖表來保持對思路的控制。然后當你準備好輸入時，就轉(zhuǎn)換為自由式的媒體，諸如空白的畫板紙，或?qū)懺谟布埌迳系膯栴}等。如果你想要培養(yǎng)或訓練，就用“被動”的媒體諸如電影和錄像帶慢慢來。研究表明知識技能是和親身參與成比例的。如果你想要解決問題或設計程式，變動是必不可少的。因此，除備用的直觀圖像外，要用黑板，空白圖表紙和每人一份的筆記本。電子黑板和帶有放映裝置的電腦對工作會議也是很好的選擇。會務物品為了做到一切物品都在手頭，應在會前及早將大部分供應品運出。每個紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運日期、時間和發(fā)運地點、保險號碼及其它識別標志。事先應與會議地點商妥在你的工作人員到達之前接收和儲存運送的物品。每個紙箱上均應清楚地標明“某年某月某日為某某公司的大會掌管”。一般運往企業(yè)外面的會址的物品為：(1)有公司名銜的普通信紙、白信紙和信封，以及其它特別印制的物品。(2)標準的打字紙。(3)有橫格的便條紙。(4)標準的和特大的紙夾。(5)便箋簿(數(shù)量應足以供應所有登記者)。(6)削尖的鉛筆(數(shù)量應足以供應所有登記者)。(7)開支帳目表、訂購單和旅行申請的格式。(8)公司電話簿。 (9)公司管理部門的花名冊及地址。(10)公司內(nèi)部便箋和信封。(11)硬紙夾。(12)剪刀。(13)釘書器及釘書釘。(14)尺。(15)工具箱，內(nèi)有榔頭、老虎鉗、鐵釘、平頭釘以及其它小工具。(16)繩線。(17)鐵絲。(18)延長電線。(19)透明膠帶。(20)空白登記表格及有關(guān)材料。(21)會議證章和證章套。(22)粉筆。(23)奇異筆。(24)黑板架上用的大張空白報紙本。在開會場所可能難于覓到的設備，如：(1)有特大號鉛字的打字機。(2)幻燈機。(3)電影放映機。(4)復印機。(5)口述記錄機。(6)攝影機。(7)有配音的電影膠片放映機。 (8)特制實物大模型、陳列品、模型、旗幟、牌示旗子或裝飾品。(9)錄放像機。(10)個人電腦。哈佛管理技能培訓教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊第四章哈佛經(jīng)理會議問題分析第四章哈佛經(jīng)理會議問題分析最好的控制便是避免喪失控制。主席控制會議的最佳舉措，便是預防各種問題的發(fā)生。一旦無法避免問題的發(fā)生，則主席應講求正確的對付辦法。一般而言，最容易令會場喪失控制的問題有以下八種：與會者的發(fā)言離題。與會者間交頭接耳。與會者分心。(4)與會者之間發(fā)生爭論。(5)少數(shù)人壟斷會議。(6)與會者顯露不安并急于離席。(7)與會者拒絕參與。(8)主席自己離題。現(xiàn)將以上八種問題的肇因、預防措施及補救途徑扼要地陳述如下：與會者發(fā)難 1原因?qū)h目標或討論主題不清楚。(2)過度關(guān)心某些問題，或基于某些迫切的需要而在無意中離題。2預防澄清會議的目標與討論的主題。3補救 (1)主席應具高度的敏感性，以分辨離題的發(fā)言。(2)主席以未能澄清會議目標或討論主題而當眾致歉。舉例來說，主席應宣稱：“你的發(fā)言有點偏離主題，那一定是因為我沒有將會議目標或討論主題訴說清楚。容許我再把會議目標及目前的討論主題復誦一次……”(3)主席可以技巧地問發(fā)言離題者，他的發(fā)言究竟與討論主題或會議目標有何關(guān)系。運用這種技巧的時候，主席在態(tài)度、措辭、語氣及面部表情上，均應刻意避免令離題的與會者感到主席是在諷刺他或挖苦他。(4)主席可以技巧地將離題者的言述擋在一邊。譬如主席可這么說：“剛剛你提到的這個問題顯然非常重要，但是它跟我們的會議目標及討論主題似乎并沒有太大關(guān)系。假如你不介意，我希望將它留待會后再詳談?！迸c會者分心1原因(1)對會議目標及討論主題不清楚。(2)感到沉悶無聊。(3)會議中所涉及的某些問題或意見觸發(fā)他們交談。(4)外界環(huán)境干擾。(5)對會議內(nèi)容缺乏興趣。2預防(1)澄清會議的目標與討論的主題。(2)令與會者感到會議有益及有趣。(3)慎選會議時間及地點。3補救(1)盡管主席能夠確定與會者的交談與討論中的主題毫無關(guān)系，主席都應先假定他們的交談與討論中的主題有關(guān)；然后問交談者愿不愿意說出他們的看法，以便令其他與會者也能分享他們的看法。(2)作短暫的停頓，甚或稍作休息。(3)如多數(shù)的與會者都分心，則暫停會議，等造成分心的原因消失了再續(xù)會。(4)如少數(shù)的與會者分心，則主席可不予理會，亦可就本身的發(fā)言作短暫的停頓。 與會者爭議1原因(1)對會議目標或討論主題不清楚。(2)對會議過程中的某些問題，具有不同的看法或感受。(3)憑會議而相互發(fā)泄相互間的不滿，甚或借會議而相互挑釁。2預防(1)澄清會議的目標與討論的主題，以避免離題的爭論。(2)事先強調(diào)這樣的觀念：“真正重要的是：什么是對的，而非誰是對的。”這個觀念有助于避免題內(nèi)的爭論。3補救(1)倘若爭論是離題的，則立刻制止，并復述會議的目標與討論的主題。(2)倘若爭論是題內(nèi)的，則：①先強調(diào)“什么是對的”遠比“誰是對的”更加重要，然后將注意力集中在論點本身，不再理會人物本身。②征求沉默的與會者的意見。③主席顯示自己的個人觀點或個人立場。與會者拒絕參與1原因(1)怯場。(2)感到氣氛不對。(3)不喜歡主席對待某些與會者的態(tài)度——如令某些與會者感到難堪。(4)會議不具實效。2預防(1)創(chuàng)造和諧的氣氛。(2)切莫令參與意見的人感到難堪(3)令會議具實效。3補救(1)倘若與會者因感到沉悶而拒絕參與，則主席應鼓動其興趣。(2)倘若與會者因怯場而拒絕參與，則主席應設法排除該種心理障礙。 (3)倘若與會者人數(shù)眾多，則采取分組討論方式進行。主席可將與會者分成若干組，每組以不超過六人為原則。每組選定一位組長主持議案的討論，每組另選定一位成員負責討論結(jié)果的記錄工作。分組討論結(jié)束之后，由各組指派一位成員，代表該組向全體與會者報告討論成果。按此種方式進行，與會者拒絕參與討論的現(xiàn)象將一掃而空；因為：①分組討論時人數(shù)較少，與會者怯場的程度可大幅降低。②各組須要輪流向全體報告討論成果，這含有競爭的成份在內(nèi)。因此在榮譽感的鼓動下，各組成員將會比較認真地進行議案的討論。③代表各組發(fā)言的人的心理負擔可以大大減輕，因為他所發(fā)表的意見無論是好還是壞，是成熟還是不成熟，都不是他本人的意見，而是整組人的意見。與會者情緒變化 1原因(1)會議逾時。(2)與會者有其它事要辦。(3)會議不具實效。2預防定立會議的結(jié)束時間，并準時結(jié)束。(2)如會議可能無法按預定時間結(jié)束，則事先言明。(3)選擇符合與會者希望的會議時間。(4)令會議具有實效。3補救(1)結(jié)束會議并安排續(xù)會的時間。(2)休息。(3)以小故事、挑戰(zhàn)性問題或節(jié)奏的改變，重鼓與會者的興趣。少數(shù)人壟斷會議 1原因(1)多數(shù)人并不積極參與。少數(shù)人思考快速，善于表達，且對會議表現(xiàn)熱忱。少數(shù)人好求表現(xiàn)。2預防(1)開會之前鼓勵所有與會者都積極參與。(2)如已知某人可能壟斷會議，則事先與他疏通并請他節(jié)制。(3)報名發(fā)問。(4)要求輪流發(fā)言。3補救(1)巧妙地阻止。比方說，告訴壟斷者：“你的寶貴意見我們已經(jīng)聽了很多，而且我們也都能夠領(lǐng)會你的意思。讓我們也聽聽其他與會者是否有其它的看法，好不好?”(2)指派工作給喜歡壟斷會議的人去做。(3)故意將視線避開壟斷者，以免令他誤以為主席仍想聽取他的意見。主席自己離題1原因(1)資料準備不充分。(2)與會者發(fā)言離題，導致主席本身發(fā)言也離題。2預防(1)主席本身應充分地準備資料。(2)主席應隨時考慮與會者的發(fā)言是否離題。3補救(1)主席應鼓勵與會者隨時指出其離題的壞習慣。(2)主席一發(fā)覺自己離題，應即刻向與會者致歉并改正。 哈佛管理技能培訓教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊第五章哈佛經(jīng)理會議處理方案第五章哈佛經(jīng)理會議處理方案對一般人來說，參與會議的機會往往要比主持會議的機會為多，因此不能無視參與會議的要領(lǐng)。盡管可以從前文所介紹的各種主持會議的技巧之中，隱隱約約地看出參與會議的訣竅，但仍想借以下的篇幅，將參與會議的人所必須特別留心的要領(lǐng)，作簡略的說明。建立正確心態(tài)我們必須特別強調(diào)的是：在任何一個機構(gòu)內(nèi)，絕大多數(shù)重要的決策都是在會議中制定的。有了這種認識，我們再不能對會議掉以輕心，而應視之為有助于個人事業(yè)發(fā)展的一種手段。事實上，會議是說服別人接受你的意見的一種場合，也是令你獲取成就的一個途徑。懂得借會議獲取成就的人，并不見得比別人更聰明，或擁有比別人更多的內(nèi)幕消息，甚或比別人更受有權(quán)勢的人所鐘愛，而是因為他比別人更善于掌握參與會議的技巧。但是，參與會議的技巧的掌握并非一蹴而就，而是需要經(jīng)歷長期的磨練才能奏效。有志于培養(yǎng)這種技巧的人，應以下一次所將參與的會議作為起步點。你要下定決心，讓下一次會議的成果，與你過去所參與的會議成果有所不同。你更要下定決心，在你未來所即將參與的各個會議里，你的表現(xiàn)要一次比一次更加理想。西德前總理艾德諾曾說：“我堅持今天的我要比昨天的我更加聰慧?！边@一句話似可當作有志培養(yǎng)參與會議技巧的人的座右銘。二、回避失效會議有兩類會議是注定非失敗不可的：第一，時機未成熟的會議；第二，與會人選擇不當?shù)臅h。現(xiàn)分別舉例說明如下：(1)時機未成熟的會議。假如某次會議旨在探討公司要不要推出一種含潤膚效果的新產(chǎn)品。倘若研究發(fā)展部門對該產(chǎn)品潤膚效果的試驗仍未獲取具體結(jié)果，市場調(diào)查部門對消費者試用后的反應仍然未有定論，則在這種情況下探討要不要推出新產(chǎn)品，顯然是言之過早。與會者一旦要在會議中對這個問題作出決策，姑且不論該決策是贊成還是反對推出新產(chǎn)品，他們勢必要承擔該決策將來被推翻的風險。(2)與會人選擇不當?shù)臅h。不適當?shù)呐c會者所提供的大致都是不適當?shù)囊庖姡@對達成會議目標不但無益，反而有害。例如在討論運費成本的會議中，倘若運輸單位的負責人不在場，則此種會議注定是徒勞無功的。 對付上述兩類會議的最佳途徑，便是避免置身其間?？赡艿脑?，找個借口不參加。倘若你無法不參加這些會議，則設法令會議延期召開。一旦你置身于上述的會議中，可以肯定的是，你本身將不會是一個贏家。有準備地赴會 為了令你在每一場會議中取得最大的成就，在走進會議室之前，你對以下幾個問題，都必須擁有周全的答案：(1)誰召集這次會議?為了研討會議的重要性，首先要問會議的召集人是誰。顯而易見地，總經(jīng)理所召集的會議，要比科長所召集的會議更加重要。其次我們要問：召集會議者是自發(fā)地召集會議?還是被動地為他人召集會議?前者的重要性往往要比后者更大。(2)為何召集這次會議?你若不搞清楚會議的真正目的而貿(mào)貿(mào)然然走進會議室，你將很容易受創(chuàng)。因此，在與會前你應先澄清：這次會議是否為了那些懸而未決的老問題而召開?是否為了擺脫棘手的問題而召開?還是因為某些人想迫使當局下決心作決策而召開?借用名家之言在會議場合中，千萬不要以為你孤立無援或勢單力薄。事實上，可供你借重的外力，經(jīng)常環(huán)繞在你身邊。這就是古今中外的名人!例如在開會中，有人強烈地反對你刊登廣告的提議，因為這個人認為多數(shù)的廣告支出都是平白的浪費。此時，你可立刻征召廣告大亨約翰·華納梅克來支持你：“你的這個見解很對!但是我想提醒你，廣告大亨約翰·華納梅克曾說：‘百分之九十以上的廣告支出都是平白的浪費，不過廣告的真正效果卻來自那不及百分之十的廣告支出上!’因此，我們應該從效益的觀點來衡量廣告，而不宜老是從成本的角度去評估廣告的得失!”再如在會議中，你為了強調(diào)公司應調(diào)整工資，以恢復日漸廢弛的紀律并提升士氣，你可征召管仲到你身邊：“這一年來，員工士氣的低沉與紀律的廢馳，是有目共睹的。我認為真正的原因在于：工資調(diào)整的幅度遠低于通貨膨脹率。當員工的收入不足以應付日常的開銷，則提升士氣或維護紀律都將成為空談!管仲不是說過‘衣食足而知榮辱，倉廩實而知禮節(jié)’嗎?”借重名家之言有兩個好處：第一、名家的知名度高，而且廣受景仰，因此他們的話語將格外受尊重；第二、名家的話語大概是一般人所熟悉的，因此容易引發(fā)人們的共鳴。但是借重名家的話語時，你應特別留意：①只引用有利于你的論點，不要解釋這些論點的背景，以免受到質(zhì)疑或非難。②最好只借重已經(jīng)辭世的名家之言，這樣才萬無一失。(因為死無對證!)只要你平時多搜集一些名人言行錄，并在開會前事先選定足以支持你的論點的名言，則你的說服力將大大提升，因為孔子、韓非子、孫子、彼得、杜拉克、亞伯拉罕、馬斯洛…… 等人隨時會應你的征召而出現(xiàn)在你左右。借鑒以往經(jīng)驗所謂先例，即指同類事物在過去的處理方式。妥善利用先例可令你的主張無往不利，因為別人很難駁倒你那獲取事實支持的主張。例如有人反對你所提出的聘用已婚女性的主張，你鏗鏘有力的答復是：“已婚的女性并不見得就不好。兩年前退休的王太太與廖太太的優(yōu)越表現(xiàn)，相信大家仍然印象深刻!”運用先例來支持自己的論點，等于要求反對你的論點的人答復這樣的一個難題：“過去行得通的事，為什么現(xiàn)在行不通?”這一個問題是很難答復的。作好會前疏通任何外來的新觀念的引進，最容易引起人們——特別是利害攸關(guān)的人們的抗拒。例如當你提議將公司的廣告媒體由報紙改為電視，以便增進廣告的效益時，負責廣告的單位卻舉出許許多多的理由來反對你。又如鑒于國外若干廠商因采用某種產(chǎn)品的新配方而獲益，你遂提議引進該新配方，但是研究發(fā)展部門的人卻提出一些似是而非的理由來反對你。類似這樣的情況在會議中層出不窮，原因是：你的提議威脅到另一部門或另一些人的安全感。試想：當廣告媒體果真值得由目前的報紙改為電視，或是產(chǎn)品的新配方果真值得被接納，則負責廣告與研究發(fā)展的部門，顯然有被于現(xiàn)狀或工作不力的地方?；诖?，為維護自身的形象，這些部門勢將竭盡所能地反對你的意見。在上述的抗拒之下，你的任何方式的辯解或當面還擊，均不足以產(chǎn)生良好的效果。你應在會議之前，先與這些可能反對你的意見的人進行疏通，以便安排一些足以維護他們的顏面的措施，甚至取得他們的某一程度的諒解或支持。必要的時候，你也可以讓他們用他們自己的名義提出你的觀念。盡管這樣做，等于拱手將自己的觀念送給別人，但是假如你志在令你的觀點被采納，這樣做又何妨!?不論你是否訴諸會議前的疏通(當然希望你能盡量做到!)，在會議中，一旦由你提出新觀念，則千萬不要在言辭上威脅到利害攸關(guān)的人士。譬如就上述的廣告媒體的變動與產(chǎn)品新配方的引進的兩個實例來說，你的發(fā)言最好能夠接近下列的方式以便減少抗拒：“將廣告媒體由目前的報紙改為電視，不但可令我們的品牌更廣泛地為消費大眾熟知，而且廣告的單位成本也可因而減低。這一點，廣告科的各位先生知道得比我更加清楚……?！薄瓣P(guān)于引進新配方的好處，我事先曾經(jīng)跟研究發(fā)展部門的先生們請教過，他們早已注視這個問題，而且認為潛在的好處可不小……?！敝\求溝通方法 在會議場合內(nèi)，有不少滿腹經(jīng)驗的人因表達不得其法，致使其意見無從表達，更不用說被重視或采納!在大多數(shù)人皆不善于表達意見的現(xiàn)狀下，假如你能按下面三個步驟提出你的意見，則它被聽取的機會必然加大：以精簡而肯定的措辭說出你的意見。(2)提出幾點具體而充分的理由來證明你的意見的正確性。 (3)重復述說你的意見。以上三個步驟即是一般所謂的三段式的意見表達方式，亦即(1)意見(2)證明(3)意見的復述。舉例說明：“我確信產(chǎn)品A可以大量推出?！?1)“因為頭兩個月的試銷情況較預期高出25%，“而且多數(shù)的營業(yè)代表都看好。”(2)“因此，我確信產(chǎn)品A可以大量推出。”(3)會議場合中的溝通媒體除了有聲的語言之外，無聲的語言——諸如儀容、姿態(tài)、手勢、眼神、面部表情等。仍然扮演相當重要的角色。現(xiàn)將值得特別留意者簡述如下：(1)儀容要整潔。蓬頭垢面者通常得不到與會者的好感。飛機駕駛員之所以討人喜歡及受人尊敬，恐怕跟其儀容整潔有密切的關(guān)系。(2)準時或提早抵達會場。時間的掌握也是一種無聲的語言。開會遲到的這種行為所顯示的信息可能是：你不重視這場會議、你故意擺架子、你不理會會場將因你的遲到而受干擾、你不介意浪費其他與會者的時間……等等。開會遲到的另一種弊端，便是前文所說的喪失選擇良好座位的機會。(3)避免穿著奇裝異服。服飾是一種符號，也是一種無聲的語言。當你穿的衣服或是身上所配帶的裝飾品太奇特或太耀眼時，與會者的注意力將集中在你的衣服與配件上，而不會凝神諦聽你所說的話語。因此，為穩(wěn)妥起見，你的穿戴應盡量趨于保守。(4)留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但卻不僵硬，因為只有這樣，你才能在松馳狀態(tài)下維持警覺性。(5)兩眼正視。跟別人對話時最忌諱的便是兩眼閃縮，或是斜眼看人，因為這足以令人對你的動機或品格產(chǎn)生不良的評價。同樣忌諱的是，以求情的眼光看人，因為這樣做足以削弱你說話的份量。(6)借手勢或物品引起注意并強調(diào)自身的觀點。以手勢配合說話的內(nèi)容，可以令聽眾印象深刻。手勢的大小視你所想強調(diào)的內(nèi)容而定。談細節(jié)的時候，手勢要??；談大事時，手勢要加大。運用手勢時，你必須考慮周圍實體環(huán)境的大小。外界的空間愈大時，手勢可愈夸張；外界的空間愈小時，手勢應愈收斂。為強調(diào)你的意見而以物件作為道具是一種良好的舉措?！? 重視活用數(shù)據(jù) 我們生活在數(shù)字的世界里，我們每天所見、所聞與所思的一切，幾乎沒有不涉及數(shù)字的?；诖?，我們對數(shù)字或多或少均產(chǎn)生麻木或厭煩的感覺。其實，這樣的感覺是很自然的，因為數(shù)字只是代表事實的一種符號，而非事實本身。在會議中運用數(shù)字時，希望你能留意下面兩個要領(lǐng)：(1)除非必要，否則不要隨便提出數(shù)字。當你拋出的數(shù)字過多，不但令聽眾感到納悶而關(guān)閉心扉，而且也會令聽眾覺得你沒人情味，因為你所關(guān)心的只是冷漠的數(shù)字。(2)要設法為枯燥的數(shù)字注入生命，這即是說，要讓數(shù)字所代表的事實，能成為一般人生活經(jīng)驗中的一部分。只有這樣，人們對數(shù)字才感到親切，也才能產(chǎn)生興趣。舉例來說，下面的第(1)種數(shù)字陳述方式若能改為第(2)種陳述方式則其影響力將顯著加大：(1)“假如各位接納我的提議，則公司每個月至少能節(jié)省67453750元的開支!”(2)“假如各位接納我的提議，則公司每個月至少能節(jié)省67453750元的開支!從另一個角度來說，倘若這項節(jié)省下來的開支，能以加薪的方式平均分配給公司的每一成員，則每一個人每一個月的工資將增加3500元!” 七、樹立良好形象你時時刻刻都須要留意自己在他人心目中的形象，因為好的形象對你在會議中的所作所為足以產(chǎn)生莫大的助力，壞的形象則足以令你在會議中處處受鉗制。下面是一些有助于你塑造及維護良好形象的參考事項：人們總是喜歡誠實的人，以及以公平態(tài)度待人的人。(2)聽眾所渴望聽到的是事實，因此對那些夸夸其談、自命不凡的人極度反感。(3)人們都不喜歡不愿傾聽他人意見的人。(4)一般人對情緒激動的人的判斷力，通常欠缺信心。(5)人們對于態(tài)度冷靜、善于邏輯推理的人的判斷力，均寄以信心。(6)人們對富于想象力與創(chuàng)造力的人均產(chǎn)生好感。但是，當一個人的想象力與創(chuàng)造力超越了聽眾所能理解或想象的范圍，則該想象力與創(chuàng)造力將很容易被視為荒謬。天才與白癡畢竟只是一線之隔!(7)在會議中最令人討厭的兩種人大概是：喜歡打斷別人的話的人，以及喋喋不休的人。 八、保持積極態(tài)度在一般會議中，我們經(jīng)常面臨的是消極的氣氛——包括消極的表情、消極的情緒、消極的話語、消極的反應等。在消極的氣氛籠罩下，你若能注入積極的言詞與積極的態(tài)度，你將成為嚴寒中的一股暖流，并成為與會者心靈寄托的所在。下一次再參與會議，請參照下列諸種要領(lǐng)行事，你將獲取不同凡響的良好結(jié)果：(1)從積極的角度看問題——將那些只以產(chǎn)生不良后遺癥的消極性意念，扭轉(zhuǎn)為積極性意念。例如將“這一百萬元的投資當中有一半肯定要泡湯!”扭轉(zhuǎn)為“這一百萬元的投資當中有一半肯定會帶來效益!”。(2)傾聽那些足以蒙蔽真象的泄氣話，并設法解開迷霧。(3)削弱會議中所面臨的問題的難度——設法先幫助解決較簡單的問題，以增進與會者對解決困難問題的信心。(4)自告奮勇地承擔工作，這對減輕與會者的精神負擔與實質(zhì)負擔均有幫助。(5)當其他與會者強調(diào)困境之際，你則設法提供解決方案。(6)對提供良好的意見或解決途徑的其他與會者，表達你個人的激賞。(7)面對棘手的問題時，應講求實際，而不應悲觀。(8)鼓勵與會者積極進取。九、協(xié)助控制會場不具實效的會議最容易令與會者產(chǎn)生反感。當你被邀參與一個幾乎可以斷定是無效的會議時，你有三種途徑可以選擇：(1)避免參與這樣的會議；(2)參與這樣的會議，但是采取消極的態(tài)度抵制(如拒絕發(fā)言)，或是采取積極的態(tài)度反抗(如故意搗蛋或指責主席)；(3)幫助主席控制會場，以令會議富于實效。在以上三個途徑之中，除了在若干情況下可以采取第一途徑之外，應該以選擇第三途徑為上策。與會者怎樣才能協(xié)助主席增進會議的實效呢?以下是一些具體的建議：(1)千萬要自律，切莫為主席制造難題。這至少包括：不要與鄰座交頭接耳；除非特別緊要的事情，否則不要中途離席；不要與主席或其他與會者爭論；不要意氣用事；不要在會議中從事與會議無關(guān)的工作。 (2)假如與會者之間發(fā)生爭論，則主動介入，并設法令爭論的每一方皆能理解對方的觀點。(3)倘若有人壟斷會議，則主動提出自己的意見，或鼓勵其他與會者發(fā)表意見，以打破壟斷局面。(4)如果討論的內(nèi)容偏離主題，則設法提醒與會者有關(guān)會議的目標及問題的焦點，以便將與會者的注意力拉回正軌。核對會議清單 人員配備條件：銷售經(jīng)理：充當主持會議的高級職員和會議的主人，負有經(jīng)營管理會議及掌握會議的雙層責任；負責全面綜合監(jiān)督。但行政、事務、登記并與大會登記人員直接聯(lián)絡等具體責任則分別委托下列三位副主持人負擔：活動計劃主持人：受銷售經(jīng)理委托，負責活動計劃內(nèi)容、會議日程和材料、聯(lián)系并安排發(fā)言人、特殊出版物和其他活動計劃事項。設施主持人：受銷售經(jīng)理委托，負責全部物質(zhì)安排，包括與會址管理部門的磋商、聯(lián)絡和配合，準備和維護會議場所，并對有關(guān)會議的一切特殊設備、材料和供應品進行訂購、運輸安置、保養(yǎng)和處置等工作。特殊事項主持人：受銷售經(jīng)理委托，負責計劃、組織和監(jiān)督與會議有關(guān)但從屬于會議的社交活動，包括正式宴會、體育比賽項目、觀光、為配偶和兒童準備的活動及其它活動。公共關(guān)系管理人：負責協(xié)助登記、促銷和宣傳以及與新聞界的聯(lián)系。第一階段(會前數(shù)月)：(1)規(guī)定明確的目標和“主題”。(2)發(fā)動宣傳人員并征求意見。(3)指定項目管理工作人員并確定權(quán)力分工。(4)請會址管理部門投標。(5)估計費用和設計暫編預算。(6)視察會址并簽訂合同。 (7)向預期參加者通知開會日期。(8)約請發(fā)言人。(9)計劃業(yè)務方案內(nèi)容并探索特殊事項的可能性。(10)計劃并實施宣傳方案。第二階段(會前兩月)：(1)用需要的人員擴大項目工作隊伍。(2)確定發(fā)言人和準備方案材料。(3)訂購為會議室、講臺及歡迎用的標志和彩旗。(4)預定安裝特別電話或通訊裝置。(5)為每次會議準備房間布置圖和設備清單。(6)預定視聽器材、黑板、黑板架以及其它輔助發(fā)言人的裝置(7)協(xié)調(diào)方案的各個方面并詳列說明。(8)對會址進行仔細的實地檢查。(9)向場地管理部門提供逐個房間的方案要求和說明。(10)就場地管理部門和你單位本身各應提供哪些商品和服務達到完全理解。(11)召集全體項目工作人員審查方案準備的各個方面的確切情況(必要時定期召集)。(12)與場地管理部門協(xié)商供給住房與登記的要求，以及行政手續(xù)。(13)計劃登記制度，包括確定的日期和注銷日期。(14)將登記表和方案資料郵寄給全部參加者。(15)準備登記表。(16)準備展覽品、陳列品及其它布置材料。(17)訂購特別印刷品，包括證章、餐券和小冊子。 (18)匯集特別材料和設備，以供運往會址。(19)與發(fā)言人再次確定方案內(nèi)容、對旅行及財務進行安排。(20)安排在緊急情況下的備用方案。(21)在出發(fā)赴會場以前，審查項目各個方面的詳細說明的清單。第三階段(會前最后幾天)：(1)與項目的全部工作人員進行核對，以檢查他們對程序的了解。(2)通過逐項徹底審查并共同視察全部有關(guān)場地，與場地管理部門再次確定全部安排。在會址接收、清點提前裝運的物品，如有遺失，立即著手尋找(記住要隨身攜帶倉單和提單)。(3)與有關(guān)人員確定每次會議的正確日期、時間、房間布置和設備。(4)核對發(fā)言人和大人物的到達時間，以及見面、歡迎和其他禮儀安排。(5)檢查對大人物的接待準備情況，確定款待的地方。核對登記和接待的布置以確保地點和人員配備及方法適當，務必做到在所有地方備有登記表、證章、電話、布告牌、一般通知和緊急通知。檢查為每次會議指定的地點、座次排列及座位號碼的正確性、按預定安裝的設備的完好狀態(tài)、會場一般條件特別是溫度及通風狀況。(6)再次確定每位發(fā)言人的計劃，所需幫助，常規(guī)的和特殊的設備，和免費贈送的材料。核實所有特殊設備操作人員、攝影人員、安全巡邏人員以及其他工作人員對職責的理解和準備情況。檢查識別登記地點、新的出入路線或改變的地點或表明會場的標志和旗幟是否安放得當。(7)核查會議通訊系統(tǒng)，掌握或傳送消息、特別電話或公共喊話系統(tǒng)的安排。(8)審查特別活動、參觀和所有娛樂活動有關(guān)的細節(jié)。(9)確定公共關(guān)系聯(lián)絡已有效實施而且情況正常。(10)估計實際登記數(shù)字。第四階段(會后即辦)： (1)和場地管理部門確定全部出席人數(shù)。(2)歸還、運送或處置所有設備、供應品、展覽品和裝飾品。(3)尋找被遺忘的物件、送交失物招領(lǐng)處。協(xié)助登記人員、發(fā)言人和大人物離去，對給會議成功作出貢獻的人親自表示感謝。(4)對承辦宴會者或東道主旅館的服務工作人員給予適當酬金。第五階段(會后一周左右)：(1)與會議工作人員開展評論以完成未了的細節(jié)。(2)審查盤存及核對清單，以確定所有財物、設備和材料都已作適當處置。(3)核對所有發(fā)票、發(fā)言人酬金及其他費用。(4)支付全部應給付的債務，結(jié)清項目帳戶。(5)發(fā)送正式感謝信函給來賓發(fā)言人及方案的其他參加者。經(jīng)典案例鐵女人的“鐵”滋味在歐共體的一次首腦會議上，撒切爾夫人又一次讓人們領(lǐng)教了她的堅毅剛強的意志力的“鐵”味。她在會上表示，英國在歐共體中負擔的費用支出過多，英國投入了大筆資金，卻并未獲得應有的利益。她強烈地要求將英國負擔的費用每年減少10億英鎊。這個高得驚人的要求使各國首腦們臉色發(fā)青。他們認為撒切爾夫人的真正目標是減少3億英鎊(其實這也差不多真的是撒切爾夫人的真正意圖)。于是他們提議只能削減2.5億英鎊。他們認為這個數(shù)字是解決問題的。可是撒切爾夫人是一個有著堅強意志力的剛毅的女性，她不為2.5億英鎊這個似乎是各國首腦公認的數(shù)字所動，她仍堅持自己的立場。這一下，會談陷入了僵局。一方的提案是每年削減10億英鎊，另一方卻只同意每年削減2.5億英鎊，差距太大，雙方難以協(xié)調(diào)。 這種僵持狀態(tài)的出現(xiàn)是撒切爾夫人意料當中的事。她的真實目標并不是10億英鎊，但她的策略就是提出相當多的要求，并頑強地堅持自己的立場，用以改變各國首腦的預期目標。然而對方并沒有輕易地改變自己的立場，他們?nèi)匀恢荒芡?.5億這個數(shù)字，雙方處于相持階段。這時英國和法國這個在歐共體中處于領(lǐng)導地位的國家相互使用了威脅的手段。撒切爾首相告訴下議院，原則上按照她提出的方案執(zhí)行，暗示出并無選擇的余地，同時也是在含蓄地警告各國。而這種作風，又可對法國產(chǎn)生壓力。而法國則用另一種手段加以報復。法國開始在報紙上刊登批評英國的文章，說英國在歐共體各國中采取低姿態(tài)，企圖以此來解決問題。撒切爾首相知道，要讓對方走近她說定的目標是很困難的，因此必須讓對方知道，無論他采取什么手段，她都不會改變自己的立場，絕不與對方妥協(xié)。她堅強的意志力、頑強的作風，終于迫使對方作了很大的讓步。一旦對方的立場發(fā)生了動搖，撒切爾夫人就逐漸地把歐共體各國首腦的期待轉(zhuǎn)向自己所期待的目標。最后，歐共體各國終于同意每兩年削減8億英鎊。撒切爾夫人的真實目標得到了實現(xiàn)。她的高起點的策略取得了應有的效果。董事長奇論驚人數(shù)十年前，當某公司第一次制造電燈泡時，他們的董事長就到各地去做旅行推銷，他希望各地的代理商仍能本著以前的友善態(tài)度來盡力幫忙，使這項新產(chǎn)品——電燈泡能順利地打入各個市場。董事長召集了各個代理商，向他們詳細介紹這項剛剛問世的新產(chǎn)品，他說：“經(jīng)過多年來的苦心研究和創(chuàng)造，本公司終于完成了這項對人類有大用途的產(chǎn)品。雖然它還稱不上第一流的產(chǎn)品，只能說是第二流的，但是，我仍然要拜托在座的各位，以第一流的產(chǎn)品價格，來向本公司購買?！甭犕甓麻L的一席話，在場的代理商都不禁嘩然：“咦!董事長有沒有說錯?有誰愿意以購買第一流產(chǎn)品的價格來買第二流的產(chǎn)品呢?我們這些慣于經(jīng)營的代銷商又不是傻瓜，怎么會做這種明擺著虧本的買賣呢?莫非是董事長說急了搞糊涂了呢?董事長你本人都已承認它是第二流的產(chǎn)品了，那當然應該以第二流產(chǎn)品的價格求交易才對啊!奇怪，董事長你怎么會說出這樣的話呢?難道……”大家都以懷疑、莫名其妙的眼光看著董事長?！案魑?，我知道你們一定會覺得很奇怪，不過，我仍然要再三拜托各位。”“那么，請你把理由說出來聽一聽吧!”“大家都知道，目前制造電燈泡業(yè)可以稱為一流的，全國只有一家而已。因此，他們算是壟斷了整個市場，即使他們?nèi)我馓Ц邇r格，大家也仍然要去購買，是不是?如果，有同樣優(yōu)良的產(chǎn)品，但價格便宜一些的話，對大家不是一項福音嗎?否則你們?nèi)匀徊坏貌话磸S商開出來的價格去購買?！苯?jīng)過董事長這么一說，大家似乎有了一點兒了解?！熬湍萌瓝糍悂碚f吧!無可否認，拳王的實力誰也不能忽視!但是，如果沒有人和他對抗的話，這場拳擊賽就沒有辦法成立了。因此，必須有個實力相當、身手矯健的對手，來和拳王打擂，這樣的拳擊才精彩。不是嗎?現(xiàn)在，燈泡制造業(yè)中就好比只有拳王一個人。因此，你們對燈泡業(yè)是不會發(fā)生任何興趣的，同時，也賺不了多少錢。如果，這個時侯能出現(xiàn)一位對手的話，就有了互相競爭的機會。換句話說，把優(yōu)良的新產(chǎn)品以低廉的價格提供給各位，大家一定能得到更多的利潤?！薄岸麻L，你說得不錯，可是，目前并沒有另外一位拳王呀!” “我想，另一位拳王就由我來充當好了。為什么目前本公司只能制造第二流的電燈泡呢?你們知道嗎?這是因為本公司資金不足，所以，無法做技術(shù)上的突破。如果各位肯幫忙，以一流產(chǎn)品的價格來購買本公司第二流的產(chǎn)品，這樣我就會得到許多利潤，把這筆利潤用于改良技術(shù)上，相信不久的將來，本公司一定可以制造出優(yōu)良的產(chǎn)品了。這樣一來，燈泡制造業(yè)等于出現(xiàn)了兩個拳王，在彼此大力競爭之下，品質(zhì)必然會提高，那么，亳無疑問地，價格也就會降低了。到了那個時候，我一定好好地謝謝各位。此刻，我只希望你們能幫助我扮演‘拳王的對手’這個角色。但愿你們能不斷地支持，幫助本公司渡過難關(guān)，因此，我要求各位能以一流產(chǎn)品的價格，來購買這些二流產(chǎn)品!”一陣熱烈的鼓掌聲淹沒了嘈雜的聲音，董事長的說服產(chǎn)生了極大的回響?！耙郧耙灿胁簧偃藖磉^這兒，不過，從來沒有人說過這些話。我們很了解你目前的處境，所以，希望你能趕快成為‘另一個拳王’，因為，以一流產(chǎn)品的價格來購買二流產(chǎn)品，這種心情總是不會太好的!”經(jīng)過大家的決議之后，他們推出一位代表這么說?！爸x謝!謝謝!我真是太感動了!各位的好意我永遠都不會忘記的，總有一天我會好好報答各位……”這天晚上，談判就在這種愉快而感人的氣氛中結(jié)束了。一年后，這家公司所制造的電燈泡終于以第一流的品質(zhì)而推出，那些代理商也得到了很令他們滿意的報酬。按照常理說，一流產(chǎn)品的價格比較昂貴，而二流產(chǎn)品的價格當然應該便宜一些。而董事長竟然能說服大家，這當然不是一般談判方法所能解決的。成功的秘訣首先就在于董事長的驚人奇論，它先引起了談判對方的注意和興趣，而后娓娓道來，妙語解疑，豁然開朗。這便是談判心理戰(zhàn)中的特殊謀略——一語驚人法?！」鹪⒀怨┓钫叩哪康挠幸粋€人為了供奉半神(介于人與神之間的英雄)花了許多錢財,所有的供品都用最上等最名貴的。一天夜里,半神現(xiàn)身對他說:“你不要再把大筆的錢花在我身上了,否則一旦你沒錢了,一定會把所有的罪過都歸在我身上。”原意：在付出之際,即要有所認知,以免在得不到回饋時,而反責于人。新意：以財貨討好人者,必有所求,受者不可不慎。說明:荀子云:“下臣事君以身,上臣事君以人?！?下臣事君以貨,所愿不得遂毀之。組織里若有人送禮太大,必有所求,如所求未遂,則常反向攻擊?！?/p>
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