知識(shí)管理為什么這么難?

知識(shí)管理為什么這么難?

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1、論叢第55輯企業(yè)現(xiàn)場案例摘要:對知識(shí)管理的推行,各事業(yè)部有的抵觸,有的信心不足,有的推動(dòng)乏力,該如何解決這一系列的問題?知識(shí)管理為什么這么難?■何玄鶴A集團(tuán)是國內(nèi)一家大型的以研發(fā)為主的項(xiàng)目型公司,總部設(shè)在北京,在上海、廣州、武漢有三家分公司,下轄G、H、J、K四個(gè)事業(yè)部,這兩年公司正處在規(guī)?;瘮U(kuò)張時(shí)期,2006年年底公司的員工還不到1600人,但是到2007年7月員工總數(shù)將近2500人,年?duì)I業(yè)收入接近10億。作為一家知識(shí)密集型企業(yè),規(guī)模的擴(kuò)張帶來業(yè)務(wù)量的飛速增加,每天都有大量的知識(shí)誕生,但是這些寶

2、貴的知識(shí)還沒有來得及進(jìn)行分類整理就淹沒在浩如煙海的資料中了,以至于出現(xiàn)了很多員工花大量的時(shí)間重復(fù)地去研究同樣的問題。同時(shí),人員的流動(dòng)又導(dǎo)致了知識(shí)的流失,這一系列問題引起了公司高層的重視,便決定提拔上海分公司具有技術(shù)和管理雙重背景的CIO陸霄為集團(tuán)總部的CIO,讓他來負(fù)責(zé)開展集團(tuán)公司的知識(shí)管理工作,于2007年9月3日正式任職。2007年9月3日星期一下午13:30桌上已堆了厚厚的一摞文件,可陸霄卻碰都沒有碰過,從早上進(jìn)入辦公室打開電腦后,陸霄一直都在熟悉總部系統(tǒng)盤上的文件目錄,令他感到費(fèi)解的是北京

3、的文件目錄和自己當(dāng)初在上海分公司的目錄結(jié)構(gòu)完全不一致,其實(shí)上半年在上海做項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)陸霄已經(jīng)覺察到公司在文件的存放上的混亂,但是當(dāng)時(shí)他一直忙著做項(xiàng)目,并沒有意識(shí)到這個(gè)問題的嚴(yán)重性。但是這一次不一樣了,讓他來負(fù)責(zé)集團(tuán)的知識(shí)管理工作,他必須對這個(gè)問題加以重視,以便找到一個(gè)可作為突破口的點(diǎn),從而激起大家開展知識(shí)管理工作的興趣。陸霄泡了杯咖啡,把鼠標(biāo)點(diǎn)到了H事業(yè)部,打開了其中一個(gè)“基地考察”的文件,文件夾的命名是“1”、“2”、“3”……,打開“1”后是“11”、“12”、“13”……,打開“11”后是“A

4、”、“B”、“C”……,打開“A”后是“AA”、“AB”、“AC”……,一直到把“AA”打開才看到三張散亂的現(xiàn)場考察時(shí)拍的相片。陸霄無奈地苦笑了一下,呷了一口咖啡,喃喃道:“這目錄,鬼才知道里面放的是什么,就是知道也沒耐心去找呀?!边@時(shí)他突然產(chǎn)生了靈感,就從統(tǒng)一全公司目錄體系入手,這樣公司員工查閱資料時(shí)就會(huì)便利不少,特別是和工程有關(guān)的目錄,如果能讓各地分公司的員工都能共享其中海量的資料,那豈不能激發(fā)他們對知識(shí)管理工作開展的積極性。事不宜遲,應(yīng)該先和各事業(yè)部溝通一下,以便明確這項(xiàng)工作具體該如何開展。

5、2007年9月10日星期一上午9:55會(huì)議預(yù)定在9:30召開,對這次會(huì)議陸霄進(jìn)行了充分的時(shí)間準(zhǔn)備,為了避免以往開會(huì)時(shí)由于人員太多導(dǎo)致會(huì)議開到最后形成一鍋粥的尷尬局面,陸霄特意把四個(gè)事業(yè)部的人分成兩撥,上午是G和K兩個(gè)事業(yè)部,下午是H和J兩個(gè)事業(yè)部。這樣每次會(huì)議的人數(shù)控制在6個(gè)之內(nèi),便于決策。陸霄看了看表,打開了投影儀,墻上顯示的正是那天他看到的“基地照片”文件夾目錄的截圖,看著大家的注意力被吸引過來了。他就清了清嗓子:“這是我進(jìn)入信息中心第一天看到的目錄,相信大家也應(yīng)該清楚在這樣的目錄下尋找資料的

6、效率,當(dāng)然今天我把大家召集到這里開這個(gè)會(huì)不是追究誰的責(zé)任,我只是想聽聽大家的意見,在資料的分類歸檔上我們能不能提出一些改進(jìn)的措施,尤其是我們每個(gè)事業(yè)部的項(xiàng)目越來越多,肯定會(huì)有更多的資料產(chǎn)生,如果大家能方便地查找使用這些資料,那會(huì)給我們的工作帶來極大的便利,那就是寶。如果隨意地往哪個(gè)文件夾一扔,不分類也不命名,那就是一堆垃圾。我們今天要做的就是大家集思廣益,想想如何能讓現(xiàn)有的垃圾變成寶,更重要的是在將來讓我們每個(gè)員工都去產(chǎn)出寶而不是垃圾?!瘪T曉璐看了一眼肖豐毅,說道:“其實(shí)公司在文件存放上的混亂問題

7、我們早就意識(shí)到了,像我們做工程的每天都會(huì)碰到很多重復(fù)性的工作,當(dāng)項(xiàng)目數(shù)量比較少的時(shí)候這個(gè)問題并不受人關(guān)注,但是隨著項(xiàng)目數(shù)量的增多,這個(gè)問題就逐漸突顯出來了。因此,我和肖工已經(jīng)在年初的時(shí)候,與我們事業(yè)部幾個(gè)負(fù)責(zé)人一起搭建了一個(gè)G事業(yè)部的目錄,因?yàn)槲覀兪滓紤]的是操作習(xí)慣,所以目錄的設(shè)計(jì)比較簡單,經(jīng)過這半年多來的嘗試,已經(jīng)被大部分的員工所認(rèn)同,是適用于我們事業(yè)部的,但是我不清楚它是否適用于整個(gè)公司?!甭狇T曉璐講完了,肖豐毅又補(bǔ)充到:“我們現(xiàn)在做的這個(gè)目錄只是一個(gè)收集資料的平臺(tái),讓大家可以進(jìn)入到其中的各

8、個(gè)平臺(tái)去查尋所需的資料,從而保證項(xiàng)目的質(zhì)量。但這只是第一階段,因?yàn)槲覀冞€希望把它與我們的流程聯(lián)系起來,最好能在集團(tuán)公司統(tǒng)一的平臺(tái)上操作,這樣我們北京公司和廣州公司及上海公司的產(chǎn)品事業(yè)部都能進(jìn)行資料的共享和交互,如果能這樣對我們的工作幫助就太大了。但是……”陸霄看肖工似乎欲言又止,便說道:“請講下去,我們這個(gè)會(huì)議就是要集思廣益,希望找到解決問題的辦法嘛?!薄拔沂窍胝f,要做到整個(gè)集團(tuán)公司的資料共享和交互,是一件非常困難的事情,因?yàn)槲覀兊膯T工都非常忙,就是現(xiàn)在的成果還是犧牲他們自己的休息

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