辦公軟件高級應(yīng)用

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1、目錄項(xiàng)目1創(chuàng)建模板—公文模板的制作21、建立一個Word文檔22、設(shè)置格式：23、插入“域”：34、保存為公文模版45、文檔模板的使用46、創(chuàng)建樣式模板57、樣式模板文件的使用58、模板的加載與作用6項(xiàng)目1創(chuàng)建模板—公文模板的制作【要求】：創(chuàng)建并保存一個公文模板文件：“衢州學(xué)院文件.dot”【步驟】：版本的Word2003，在“本機(jī)上的模板”對話框中缺少“報(bào)告”選項(xiàng)卡，因此無法用“自動向?qū)Чδ芙⒘餍泄哪０濉薄，F(xiàn)采用以下方法建立公文模板。1、建立一個Word文檔版頭發(fā)文字號文頭線正文標(biāo)題正文主題詞發(fā)文機(jī)關(guān)行文日期發(fā)送

2、、抄送單位文檔內(nèi)容如圖1.1所示：圖1.1衢州學(xué)院公文樣例2、設(shè)置格式：⑴版頭宋體48磅,紅色，對齊：水平居中，默認(rèn)行距(單倍行距，段前行距：自動，段后行距：0行)。⑵發(fā)文字號仿宋_GB2312,三號，對齊：水平居中，默認(rèn)行距⑶正文標(biāo)題小二,加粗,居中,段前:5磅，默認(rèn)行距⑷正文仿宋_GB2312,首行縮進(jìn):2字符，行距0行，段前、段后行距0行⑸主題詞三號標(biāo)題：黑體,加粗；內(nèi)容：仿宋_GB2312⑹其他內(nèi)容仿宋_GB2312，三號3、插入“域”：用“域”功能進(jìn)行非固定文字格式的設(shè)置，如發(fā)文字號、正文標(biāo)題、正文、主題詞、

3、發(fā)文機(jī)關(guān)、行文日期等，這些格式域可分為“文檔自動化”和“日期與時(shí)間”類別，在輸入點(diǎn)設(shè)置好域，使用時(shí)單擊后輸入相應(yīng)內(nèi)容即可。⑴設(shè)置“正文標(biāo)題”域：光標(biāo)置于正文標(biāo)題處，單擊菜單[插入]→[域]，彈出“域”對話框，如圖1.2所示。圖1.2“域”對話框單擊類別列表框的下拉箭頭，選擇“文檔自動化”，選擇“MacroButton”域名，“AcceptAllChangesInDoc”宏名，在“顯示文字”下的文本框內(nèi)輸入“[單擊此處輸入正文標(biāo)題]”，如圖1.3所示。圖1.3設(shè)置文檔自動化域⑵設(shè)置“行文日期”域：光標(biāo)置于行文日期處，單擊

4、菜單[插入]→[域]，對話框中選擇類別：“日期和時(shí)間”，域名：“CreateDate”，時(shí)期格式：“2009年2月25日”，如圖1.4所示。圖1.4設(shè)置日期和時(shí)間域經(jīng)修改后的文檔，如圖1.5所示。圖1.5修改后的公文模板4、保存為公文模版[文件]→[另存為]，在另存為對話框中，選擇保存類型：“文檔模板(*.dot)”，文件名為：“衢州學(xué)院文件.dot”，系統(tǒng)會自動保存到C:DocumentsandSettingsAdministratorApplicationDataMicrosoftTemplates文件夾

5、下，下次使用時(shí)系統(tǒng)會快速定位到模版所在的位置。5、文檔模板的使用模板應(yīng)該在新建Word文檔時(shí)加載，[文件]→[新建]，窗口右邊出現(xiàn)如圖1.6所示的面板。單擊“本機(jī)上的模板”，彈出如圖1.7所示的“模板”對話框，選“常用”選項(xiàng)卡，可見前面所保存的模板“衢州學(xué)院文件.dot”，單擊“衢州學(xué)院文件.dot”，再單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)即生成如圖1.5所示的文檔，并處于編輯狀態(tài)。在相應(yīng)的位置輸入公文內(nèi)容，就形成了一個格式規(guī)范的文件文檔。用上述方法，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況，定制一系列檔模板，隨時(shí)調(diào)用。圖1.6新建面板圖1.7“模板”

6、對話框6、創(chuàng)建樣式模板新建一個Word空白文檔，[文件]→[新建]→[本機(jī)上的模板]→[空白文檔]→確定，或者[文件]→[新建]→[空白文檔]→[確定]，系統(tǒng)進(jìn)入新空白文檔編輯狀態(tài)。[格式]→[樣式和格式]，右邊出現(xiàn)如圖1.8所示的“樣式和格式”窗格。圖1.8設(shè)置樣式圖1.9樣式管理圖1.20“修改樣式”對話框一般來說，標(biāo)題1、標(biāo)題2和標(biāo)題3分別對應(yīng)書稿的章、節(jié)和小節(jié)，類推。在公文模板中，若想要把版頭樣式設(shè)置為基于標(biāo)題1，則可對它進(jìn)行修改，方法如下：鼠標(biāo)移到樣式和格式窗格的“標(biāo)題1”上，再單擊右邊的下拉箭頭，出現(xiàn)如圖1

7、.9所示的樣式管理列表。單擊“修改”，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖1.20所示的對話框。在“名稱”右邊的文本框中輸入“版頭”，單擊“格式”下拉按鈕，選擇“字體”，在字體對話框中設(shè)置字體格式（宋體、常規(guī)、小初、紅色），單擊“確定”返回到“樣式和格式”對話框。同理可對段落、編號等進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完畢后，另存為模板文件，文件名為“衢州學(xué)院公文樣式.dot”。7、樣式模板文件的使用選用樣式模板創(chuàng)建空白文檔。使用樣式有以下兩種方法：(1)先選擇樣式，再輸入內(nèi)容。(2)對于已經(jīng)輸入的內(nèi)容，或者格式不正確的內(nèi)容，選中這些內(nèi)容，再選擇樣式進(jìn)行套用。對于

8、已經(jīng)使用樣式的內(nèi)容，當(dāng)光標(biāo)置于其中時(shí)，系統(tǒng)的工具欄會顯示對應(yīng)的樣式格式。如果對某格式不滿意，可通過重新修改樣式進(jìn)行改變。8、模板的加載與作用把“衢州學(xué)院公文樣式.dot”模板文件中的格式加載到系統(tǒng)的Normal.dot中。新建空白文檔，[工具]→[模板和加載項(xiàng)]，打開如圖1.21所示對話框。圖1.21“模板和加載項(xiàng)”對話框圖1.2