淺議檔案的電子化管理

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1、淺議檔案的電子化管理　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案領(lǐng)域新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，以及辦公自動化的進一步普及，我們在日常工作中形成了大量的電子檔案，如何保管好電子檔案已成為當(dāng)前擺在檔案工眼前日益突出的問題。傳統(tǒng)的檔案管理辦法已不能適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要，怎樣實現(xiàn)電子檔案科學(xué)、高效的管理成為一個新的課題?！　∫?、電子檔案的產(chǎn)生和應(yīng)用　　電子檔案的產(chǎn)生是由于辦公自動化的進一步發(fā)展，特別是電子計算機和通信技術(shù)的不斷發(fā)展。過去用紙質(zhì)形式傳遞的政府機關(guān)公文以及圖書、圖紙、影像、資料、刊物等，都可用電子計算機進行處理，由此

2、產(chǎn)生了電子文件。目前，電子文件越來越被政府機關(guān)、社會團體以及個人廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，具有長期保存價值的電子文件必須要歸檔保存。電子文件的歸檔，就是通過電子計算機將整理好的電子文件轉(zhuǎn)存在磁性存儲載體或光盤上。電子文件歸檔后，即形成電子檔案。電子檔案在西方許多發(fā)達(dá)國家早已十分普遍。隨著我國電子計算機應(yīng)用的迅猛發(fā)展，政府機關(guān)和各行各業(yè)都在積極改善和創(chuàng)造條件，采用電子計算機提高辦公效率，加速現(xiàn)代化管理的進程。黨中央、國務(wù)院已采用電子計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將黨中央、國務(wù)院的決定、決議、通知等，及時傳遞給各地方黨委、政

3、府。全國部分省市黨政機關(guān)也都采用了無紙辦公，大大提高了工作效率。我國政府還成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，組織力量對電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進行研究，并逐步制定出相應(yīng)的管理辦法，為電子檔案廣泛的普及打下了基礎(chǔ)。　　二、電子檔案的優(yōu)越性　　作為現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有許多優(yōu)越性。第一，容量大。電子檔案可存儲于電子計算機軟硬磁盤及光盤上。一張光盤容量可達(dá)數(shù)百兆，可存數(shù)十萬張紙質(zhì)文字信息，大大節(jié)省了儲存空間。第二，能同時保存文字、聲音、圖形。電子檔案可以單

4、獨對文字、聲音、圖形進行保存，也可以同時對它們進行保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性。第三，檔案信息與載體相分離。紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是不可分離的整體，其內(nèi)容必須依托于載體。電子檔案則不同，其內(nèi)容存儲的位置不是固定的，而是可以變化的，可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。第四，資源共享。電子檔案建成以后，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的任何終端設(shè)備都可以讀取存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件，而且一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。在網(wǎng)絡(luò)管理方面，國務(wù)院于出臺了《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)

5、絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》，并成立了國務(wù)院經(jīng)濟信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決有關(guān)國際聯(lián)網(wǎng)工作的重大問題；郵電部門還頒布了《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)入口信道管理辦法》，從而保證了網(wǎng)絡(luò)運行的合法性、安全性。第五，易更改。電子文件在起草階段的突出優(yōu)點就是增加、刪除、修改、復(fù)制方面都很方便，修改后又不留痕跡。而且，每次做的任何修改都可記錄于計算機上，作為歷史記錄保存，確保了電子檔案的真實性。第六，方便快捷。電子檔案的錄入有鍵盤錄入、掃描錄入、語音錄入等幾種方法，使用起來非常方便。制作好的電子檔案對于用戶來說，查

6、閱起來非常方便。只要在計算機上輕敲鍵盤，輸入相關(guān)命令，計算機很快就能提供相關(guān)資料。由于網(wǎng)絡(luò)資源的共享，人們還可以進行遠(yuǎn)程檔案資料查詢?！　∪崿F(xiàn)檔案電子化管理的可能　　隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷推廣，檔案館建立電子檔案已成為可能。第一，已具備相應(yīng)的物質(zhì)條件。現(xiàn)在，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨完善，有的檔案館內(nèi)部還實現(xiàn)了局域網(wǎng)，并成立了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理機構(gòu)，基本上實現(xiàn)了計算機辦公。這就為實現(xiàn)檔案電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為檔案電子化管理提供了技術(shù)及法律上的保障。各單位只要

7、在計算機上安裝相應(yīng)的檔案存儲、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應(yīng)的設(shè)備，如大型存儲器、光盤刻錄機、掃描儀等，建立電子檔案即可實現(xiàn)。電子檔案依賴電子計算機，看起來是比較復(fù)雜的。但是，由于許多的實際工作已由電子計算機及相關(guān)軟件完成，檔案管理人員及辦公室人員只需學(xué)會運用管理軟件制作、存儲、查閱、管理電子檔案即可。第二，制定相應(yīng)的管理辦法及人員崗位職責(zé)。國務(wù)院已成立了相應(yīng)的管理機構(gòu)，并制定了相應(yīng)的管理條例。各單位可結(jié)合自己的實際情況，制定相應(yīng)的管理辦法，如查閱制度、網(wǎng)絡(luò)安全保密制度、查閱權(quán)限、管理權(quán)限、電子檔案憑證、

8、加密技術(shù)等。利用國家的有關(guān)法規(guī)，確立電子文件的法律效力，并制定相應(yīng)的人員崗位職責(zé)，確保電子檔案能正常運行。第三，電子檔案的日常管理。隨著電子計算機軟件的不斷更新，必須加強檔案的維護，以確保其連續(xù)性、真實性、完整性。當(dāng)要查閱個人電子檔案時，可以向檔案管理部門申請，經(jīng)確認(rèn)后，即可在網(wǎng)上查詢。如果要打印成紙質(zhì)文件，則處理后經(jīng)檔案管理部門蓋章。當(dāng)前各單位的辦公設(shè)備不斷更新，打印出來的檔案材料基本上可保持原貌?！　∷?、檔案電子化管理存在的問題　　電子檔案在目前還屬