檔案著錄規(guī)則

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1、范文范例指導參考中華人民共和國檔案行業(yè)標準檔案著錄規(guī)則Bibliographicaldescriptionforarchives中華人民共和國檔案行業(yè)標準檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中華人民共和國國家檔案局1999-05-31批準　　1999-12-01實施________________________________________1范圍　　本標準規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則?！　”緲藴蔬m用于各類檔案的著錄。對于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標準制定細則?！?/p>

2、　本標準不包括以全宗和類別為對象的著錄，也不包括目錄組織的方法。2引用標準　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應(yīng)探討使用下列標準最新版本的可能性。學習資料整理分享范文范例指導參考　　GB/T3792.1-1983文獻著錄總則　　GB/T7156-1987　文獻保密等級代碼　　GB/T9704-1988　國家機關(guān)公文格式　　GB/T15418-1994　檔案分類標引規(guī)則　　GB/T3860-1995　文獻敘詞標引規(guī)則　　DA/T1-1992　　　檔案工作基本術(shù)語　　DA/T19-1999　

3、　檔案主題標引規(guī)則3定義　　本標準采用下列定義。3.1著錄　　在編檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。［DA/T1中5]3.2著錄項目　　揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。包括題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注與提要項、排檢與編號項。3.3條目　　又稱款目，檔案著錄的結(jié)果，是反映文件或案卷內(nèi)容和形式特征的著錄項目的組合。3.4著錄格式　　著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。3.5檔案目錄學習資料整理分享范文范例指導參考　　按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。4著錄項目　　檔案著錄項目共分七

4、項，每項分若干著錄單元(小項)。4.1題名與責任說明項4.1.1正題名4.1.2并列題名＊4.1.3副題名及說明題名文字＊4.1.4文件編號＊4.1.5責任者4.1.6附件＊4.2稿本與文種項4.2.1稿本＊4.2.2文種＊4.3密級與保管期限項4.3.1密級＊4.3.2保管期限＊4.4時間項4.5載體形態(tài)項4.5.1載體類型＊4.5.2數(shù)量及單位＊4.5.3規(guī)格＊學習資料整理分享范文范例指導參考4.6附注與提要項4.6.1附注＊4.6.2提要＊4.7排檢與編號項4.7.1分類號4.7.2檔案館代號＊4.7.3檔號4.7.4電子文檔號4.7.5縮微號4.7.6主題詞或關(guān)鍵詞4.84.

5、1～4.7中有“＊”號者為選擇著錄項目或單元(小項)。5著錄用標識符5.1為識別各著錄項目、單元(小頂）及其內(nèi)容，添加如下規(guī)定的標識符。　?。≈糜谙铝懈髦涰椖恐埃骸　　　「灞九c文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項?！　。健≈糜诓⒘蓄}名之前?！　。骸≈糜谙铝懈髦泦卧埃骸　　　「鳖}名及說明題名文字，文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。　?。≈糜诘谝粋€責任者之前。學習資料整理分享范文范例指導參考　??；　置干多個文件編號之間、多個責任者之間?！　。∮糜谙嗤氊?、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間?！　。≈糜诿恳粋€附件之前?！　]

6、　置于下列著錄內(nèi)容的兩端：　　　　自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字?！　?)　置于下列著錄內(nèi)容的兩端：　　　　責任者所屬機構(gòu)名稱、責任者真實姓名、責任者職責或身份、外國責任者國別及姓名原文、中國責任者時代、歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀年。　??？　用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用?！　?　用于下列著錄內(nèi)容之間：　　　　日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間?！　　∮糜诠?jié)略內(nèi)容?！　　酢∮糜诿恳粋€殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”號。5.2著錄用標識符使用說明5.

7、2.1除“題名與責任說明項、排檢與編號項”外，各項目連續(xù)著錄時，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略該標識符。但各項目另起段落著錄時則可省略該標識符。5.2.2學習資料整理分享范文范例指導參考“．—”符占兩格，在回行時不應(yīng)拆開；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。5.2.3如某個項目缺少第一個單元(小項）時，應(yīng)將現(xiàn)位于首位的單元原規(guī)定的標識符改為“．—”。5.2.4凡重復著錄一個項目或單元時，其標識符也需重復。5.2.5不著錄的項目或單元，其標識符應(yīng)連