檔案著錄規(guī)則 da／t18—1999

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1、檔案著錄規(guī)則DA／T18—1999Bibliographicaldescriptionforarchives1范圍本標準規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。本標準適用于各類檔案的著錄。對于某些內容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標準制定細則。本標準不包括以全宗和類別為對象的著錄，也不包括目錄組織的方法。2引用標準下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最

2、新版本的可能性。GB／T3792．1—1983文獻著錄總則GB／T7156—1987文獻保密等級代碼GB／T9704—1988國家機關公文格式GB／T15418—1994檔案分類標引規(guī)則GB／T3860—1995文獻敘詞標引規(guī)則DA／T1—1992檔案工作基本術語DA／T19—1999檔案主題標引規(guī)則3定義本標準采用下列定義。3．1著錄在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。[DA／T1中5]3．2著錄項目揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。包括題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、

3、載體形態(tài)項、附注與提要項、排檢與編號項。3．3條目14又稱款目，檔案著錄的結果，是反映文件或案卷內容和形式特征的著錄項目的組合。3．4著錄格式著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。3．5檔案目錄按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。4著錄項目檔案著錄項目共分七項，每項分若干著錄單元(小項)。4．1題名與責任說明項4．1．1正題名4．1．2并列題名。4．1．3副題名及說明題名文字。4．1．4文件編號。4．1．5責任者4．1．6附件。4．2稿本與文種項4．2．1稿本，4．2．2文種x4．3密級與保管期限

4、項4．3．1密級。4．3．2保管期限。4．4時間項4．5載體形態(tài)項4．5．1載體類型。4．5．2數(shù)量及單位，4．5．3規(guī)格，4．6附注與提要項4．6．1附注，4．6．2提要，144．7排檢與編號項4．7．1分類號4．7．2檔案館代號。4．7．3檔號4．7．4電子文檔號4．7．5縮微號4．7．6主題詞或關鍵詞4．84．1～4．7中有“*”號者為選擇著錄項目或單元(小項)。5著錄用標識符5．1為識別各著錄項目、單元(小項)及其內容，添加如下規(guī)定的標識符。．一置于下列各著錄項目之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項

5、、附注項。=置于并列題名之前。：置于下列各著錄單元之前：副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。／置于第一個責任者之前。；置于多個文件編號之間、多個責任者之間。，用于相同職責、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間+置于每一個附件之前。[]置于下列著錄內容的兩端：自擬著錄內容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字。()置于下列著錄內容的兩端：責任者所屬機構名稱，責任者真實姓名，責任者職責或身份，外國責任者國別及姓名原文，中國責任者時代，歷史檔案中的朝代紀年、農歷、地支代月、韻目代日

6、轉換后的公元紀年。?用于不能確定的著錄內容，一般與“[]”號配合使用。一用于下列著錄內容之間：日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間。14…用于節(jié)略內容?？谟糜诿恳粋€殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“口”號。5．2著錄用標識符使用說明5．2.1除“題名與責任說明項、排檢與編號項”外，各項目連續(xù)著錄時，其前均冠“．一”。如遇回行，不可省略該標識符。但各項目另起段落著錄時則可省略該標識符。．5．2.2“．一”符占兩格，在回行時不應拆開；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。5．2

7、.3如某個項目缺少第一個單元(小項)時，應將現(xiàn)位于首位的單元原規(guī)定的標識符改為“．一”。5．2．4凡重復著錄一個項目或單元時，其標識符也需重復。5．2．5不著錄的項目或單元，其標識符應連同該項目或單元一并省略。6著錄條目格式6.1段落符號式條目格式分類號檔案館代號檔號電子文檔號縮微號正題名：并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號／責任者+附件．一稿本：文種．一密級：保管期限．一時間．一載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．一附注提要主題詞或關鍵詞14段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中分類號、檔號分別置于條目左上角的

8、第一、二行，檔案館代號、微縮號分別置于條目右上角第一、二行，電子文檔號置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項，回行時，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時與一、二段落齊