電子文件歸檔與管理表格集

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1、西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則附表20120214201400313修改表3、66表1電子文件登記表（首頁）文件特征形成機(jī)構(gòu)完成日期　載體類型　載體編號　　通信地址　　電話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等)　軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)　相關(guān)軟件（文字處理工具、文件瀏覽器、壓縮或解密軟件等）　文件記錄特征　記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）　記錄類型□定長□可變長□其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式　文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：□一件一盤□多件一盤□一

2、件多盤□多件多盤制表審核填表人（簽名）年月日審核人（簽名）年月日6表2電子文件登記表（續(xù)頁）第頁以件（電子文件）為單位填寫立檔單位形成機(jī)構(gòu)填寫文件編號題名形成時(shí)間文件稿本代碼文件類別代碼載體編號保管期限機(jī)構(gòu)（問題）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　6表3電子文

3、件移交與接收登記表交接工作名稱內(nèi)容描述移交電子文件數(shù)量移交數(shù)據(jù)量載體起止順序號移交載體類型規(guī)格檢驗(yàn)內(nèi)容單位名稱移交機(jī)構(gòu)（文件形成）接收機(jī)構(gòu)（檔案室）準(zhǔn)確性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)可用性檢驗(yàn)安全性檢驗(yàn)載體外觀檢驗(yàn)填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日填寫說明：1.交接工作名稱：按移交機(jī)構(gòu)名稱、移交文件年度、批次等描述2.內(nèi)容描述：按文件內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方式、過程等描述3.移交電子文件數(shù)量：按文件總件、卷數(shù)描述4.移交數(shù)據(jù)量：以Gb為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位6表4電子檔

4、案登記表（首頁）文件特征立檔單位完成日期　載體類型　載體編號　　通信地址　　電話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等)　軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)　相關(guān)軟件（文字處理工具、文件瀏覽器、壓縮或解密軟件等）　文件記錄特征　記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）　記錄類型□定長□可變長□其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式　文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：□一件一盤□多件一盤□一件多盤□多件多盤制表審核填表人（簽名）年月日審核人（簽名）年月日6表5電子檔案登記表（續(xù)頁）第頁以

5、件（電子檔案）為單位填寫立檔單位檔案室填寫檔案編號題名形成時(shí)間檔案稿本代碼檔案類別代碼載體編號保管期限　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　6表6電子檔案移交與接收登記表交接工作名稱內(nèi)容描述移交電子檔案數(shù)量移交數(shù)據(jù)量載體起止順序號移交載體類型規(guī)格檢驗(yàn)內(nèi)容單位

6、名稱移交（立檔）單位接收單位（檔案館）準(zhǔn)確性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)可用性檢驗(yàn)安全性檢驗(yàn)載體外觀檢驗(yàn)填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日填寫說明：1.交接工作名稱：按移交單位或全宗號、移交檔案年度、批次等描述2.內(nèi)容描述：按檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方式、過程等描述3.移交電子檔案數(shù)量：按檔案總件、卷數(shù)描述4.移交數(shù)據(jù)量：以Gb為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位17表7電子檔案管理登記表電子檔案設(shè)備情況登記新設(shè)備兼容性檢驗(yàn)磁性載體轉(zhuǎn)存登記填表人（簽名）年月日審核人（簽名）年月日

7、單位（蓋章）年月日17表8電子檔案遷移登記表源系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲載體：目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲載體：被遷移歸檔電子檔案情況電子檔案名稱：記錄數(shù)：字節(jié)數(shù)：遷移時(shí)間：操作者：填表人（簽名）年月日審核人（簽名）年月日單位（蓋章）年月日17表9：光盤盒封面標(biāo)簽圖示例光盤編號套號名稱：內(nèi)容摘要：(包括全宗、年度、光盤序號、數(shù)據(jù)量（即檔案存儲容量）、密級、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、件數(shù)（以卷為單位的檔案標(biāo)明數(shù)字化檔案所對應(yīng)的全宗號、目錄號、起止卷號、起止時(shí)間）及相

8、關(guān)內(nèi)容。)保存年限光盤版號注：長121mm，高121mm。表10：光盤盒封底標(biāo)簽圖示例光盤背景信息光盤編號：文件格式光盤編號：光盤類型光盤容量制作部門制作日期復(fù)制部門復(fù)制日期備注：注：長151mm,高118mm;兩邊“光盤編號”欄寬各為7mm。17表11：光盤盤面示例光盤編號套號光盤規(guī)格制作單位（或復(fù)制單位）制作日期（或復(fù)制日期）17表12電子檔案機(jī)讀目錄全宗號年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）件號題名文件編