文職秘書培訓(xùn)大全-通用類秘書培訓(xùn)課程

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1、如何成為上司的得力助手一、秘書概述1、英文字典的定義依TheRandomHouseDictionaryoftheEnglishLanguage中對于秘書的定義為：1)aperson,usuallyandofficial,whoisinchargeoftherecords,correspondence,minutesofmeetings,andrelatedaffairsofanorganization,company,association,etc.2)apersonemployedtohandleco

2、rrespondenceanddoroutineworkinabusinessoffice,usuallyinvolvingtakingdictation,typing,filling,andthelike.2、秘書的角色一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責。一般公司或機構(gòu)，因為傳統(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域

3、無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。3、秘書工作的性質(zhì)秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細節(jié)。想想大公司的董事長或機關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時間來從事高層次的商業(yè)活動與計劃。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務(wù)。這位助理，即是秘書。秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對很多秘書來說，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因為秘書

4、常幫助主管處理與主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二：1、秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。2、秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場等外部作業(yè)。二、秘書的業(yè)務(wù)1、秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：打字接受口授傳真接聽電話處理信件與主管商談檔案管理準備當天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理擬稿及制作信件2、秘書業(yè)務(wù)可分為四類：資訊管理業(yè)務(wù)事務(wù)業(yè)務(wù)公關(guān)業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)

5、分述如下：秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類：1、資讀管理業(yè)務(wù)2、事務(wù)業(yè)務(wù)3、公關(guān)業(yè)務(wù)4、綜合業(yè)務(wù)茲分別說明如下：1、資訊管理業(yè)務(wù)資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報方面。文書：包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達，各種文書之制作皆已電腦化，以增加

6、功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會安排等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運用，可節(jié)省構(gòu)思之時間及文件制作的精力?，F(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關(guān)了。情報：情報業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。情報業(yè)務(wù)包括資料情報的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報的輸出和輸入都要經(jīng)過秘書這個孔道，當主管將情報交給秘書傳達下去時，首先秘書就要根據(jù)情報的質(zhì)和量，按其重要性、機密性、緊急性來安排傳送的優(yōu)先順序。這

7、時，秘書對于資訊情報之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進處理情報業(yè)務(wù)的效率。事務(wù)業(yè)務(wù)秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準備定期報告、安排主管之行程、約會及會議等。雖然有些項目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。以上的業(yè)務(wù)可歸類如下：通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。辦公室方面：檔案管理、更換用具等。會議方面：收集資料、準備定期報告等。安排方面：安排行程、約會

8、、會議等。公關(guān)業(yè)務(wù)秘書的公共關(guān)系是需要創(chuàng)意的功能來作其基礎(chǔ)的。創(chuàng)作的工作，即要有“先見”。在處理人與人間的關(guān)系時，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達成任務(wù)。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，