醫(yī)院聲像檔案管理的問題及對策

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1、醫(yī)院聲像檔案管理的問題及對策劉國紅許長田摘要聲像檔案是一種最直觀、最真實的檔案材料，在檔案管理中占有重要地位。但目前醫(yī)院聲響檔案管理中存在一些缺陷，筆者針對一些問題結(jié)合醫(yī)院實際，就加強聲像檔案管理及利用開發(fā)進行了探討。..關(guān)鍵詞：醫(yī)院；聲像檔案；管理對策doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2014.08.064醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種實踐活動中通過記錄手段形成的具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微層、幻燈片等各種形式的載體［1］。主要由兩大類組成，一類是在醫(yī)院管理活動中形

2、成的；另一類是在醫(yī)療科研工作中形成的。醫(yī)院聲像檔案是最能客觀、真實記載醫(yī)院發(fā)展歷史的檔案資料，盡管醫(yī)院聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總數(shù)比例很少，但其所起的檔案憑證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的［2］。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展和電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用，聲像檔案資料比重明顯增加，聲像檔案在醫(yī)院檔案管理中還存在諸多問題，成為影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的重要因素之一，需要引起高度重視，并著力予以解決，以發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的重要作用。1醫(yī)院聲響檔案管理中存在的主要問題1.1聲像檔案歸檔意識差，歸檔率低由于檔案管理宣傳不到位，

3、醫(yī)院各科室、各部門兼職檔案管理人員對檔案管理重要性認(rèn)識不到位，特別是對聲像檔案管理要求存在模糊意識，重紙質(zhì)檔案管理而忽視聲像檔案管理，不能準(zhǔn)確把握聲像檔案的形成、收集、整理和歸檔等重要環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，導(dǎo)致聲像檔案歸檔率不高，不能體現(xiàn)醫(yī)院工作的真實性和完整性。1.2聲像檔案分散，缺乏統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一般情況下，聲像檔案的形成主要集中在醫(yī)院辦公室、宣傳科等職能科室，重要日?；顒拥呐恼?、錄音、錄像等工作由其負(fù)責(zé)完成，而臨床和醫(yī)技及護理繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育等一些重要活動，往往由本科室完成聲像記錄工作，由此出現(xiàn)醫(yī)院聲像檔案資料不集

4、中，聲像資料形成和收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，質(zhì)量參差不齊，有的不符合聲像檔案管理要求，缺乏檔案管理價值，導(dǎo)致資源浪費，做無用功。1.3聲像檔案管理手段滯后，保管條件落后盡管聲像檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，但是在管理上明顯滯后于文書檔案、技術(shù)檔案、會計檔案等紙質(zhì)檔案，由于醫(yī)院各科室和部門照相機、錄音錄像等聲像設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一使聲像檔案資料格式五花八門，凌亂無序；在保管方面，醫(yī)院檔案室預(yù)留給保管聲像檔案聲像的空間普遍不足，特別是相關(guān)配套設(shè)施如溫度控制、防塵、防光、防污染等多種保護措施不完善，對保證聲像檔案保管質(zhì)量存在隱患

5、。1.4聲像檔案管理不規(guī)范隨著聲像技術(shù)不斷進步，醫(yī)院聲像檔案管理制度更新不及時，與紙質(zhì)檔案管理制度不同步、不協(xié)調(diào)，不能滿足醫(yī)院發(fā)展需要。部分沒有配備相應(yīng)有效設(shè)備的科室，由于與職能科室溝通不及時，造成一些重要活動沒能及時攝錄，沒有完整保存聲像檔案，造成聲響檔案缺失；有的對聲像資料特別是對重要視頻監(jiān)控資料收集不及時，出現(xiàn)超出保存時限而無法彌補；有些科室和部門聲像檔案資料移交不及時，不能在規(guī)定時間內(nèi)將本科室、本部門形成的檔案資料及時收集整理并移交；還有就是檔案室對移交的聲像檔案資料不認(rèn)真檢查與審核，造成移交時聲像

6、檔案資料不完成，不能展現(xiàn)工作的全貌；檔案室出現(xiàn)聲像檔案資料分類不科學(xué)，影響聲像檔案歸類保存和利用。1.5聲像檔案利用開發(fā)意識不夠目前醫(yī)院對聲像檔案的利用多停留在一般查閱以及出版?？媰?、簡報上，檔案管理者以及科室和部門對聲像檔案開發(fā)利用意識不夠，對聲像檔案蘊含的前沿信息、技術(shù)導(dǎo)向等認(rèn)識程度不夠，缺乏開發(fā)、挖掘和利用的動力，導(dǎo)致諸多具有開發(fā)利用價值的聲像檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。2加強醫(yī)院聲像檔案管理的對策2.1完善聲像檔案管理制度要建立健全聲像檔案管理制度，切實將聲像檔案管理納入到檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔

7、案管理一同要求、一同管理，對聲像檔案的形成、收集、整理、歸檔、管理和開發(fā)利用等做出明確具體規(guī)定，使聲像檔案管理納入到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理軌道上來。要明確聲像檔案管理責(zé)任，落實崗位職責(zé)，強化檔案人員績效考核。要整合聲像檔案資源，確定辦公室、宣傳等職能部門和業(yè)務(wù)科室在聲像檔案形成、收集等環(huán)節(jié)的職責(zé)，明確歸檔范圍。特別是對日常工作中可能形成較多聲像資料的部門和科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕主要聲像資料失管現(xiàn)象的發(fā)生。同時，檔案管理部門要與各部門和科室保持經(jīng)常性溝通，及時掌握醫(yī)院信息，提高檔案的歸檔率

8、。2.2發(fā)揮聲像檔案管理人員主觀能動性要強化專職和兼職檔案管理人員對聲像檔案管理的責(zé)任意識，主動了解和掌握醫(yī)院和各部門、科室工作開展情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值的聲像資料并加入收集歸檔，特別是要加強對醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展以及安全等重大事件聲像資料的收集，隨時保證聲像檔案的系統(tǒng)性和完整性；要開展經(jīng)常性的檔案知識專題宣傳，提高對聲像檔案工作重要性的認(rèn)識，切實發(fā)揮主觀能動性，做到認(rèn)識到位、責(zé)任明確、工作落實。2.3強化聲像檔案管理必