醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策

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1、醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策孫蕾（蘇州市廣濟(jì)醫(yī)院江蘇蘇州215008）醫(yī)院檔案是指醫(yī)院從事醫(yī)療、科研、預(yù)防保健、教學(xué)、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，其中括大量的病歷檔案以及醫(yī)院管理方面所形成的公文檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備科研、圖表、錄音、錄像等各種載體檔案，是醫(yī)院發(fā)展的最好見證和寶貴的財富。醫(yī)院檔案的重要性和特殊性，使得醫(yī)院管理工作成為醫(yī)院管理工作中不可或缺的重要組成部分，在醫(yī)院管理中只有重要意義。1醫(yī)院檔案管理目前存在的問

2、題1.1檔案管理意識比較淡薄由于檔案豐富多樣，內(nèi)容繁雜，但一直以來醫(yī)院都存在著重經(jīng)濟(jì)效益,重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，重病歷檔案管理而忽視對醫(yī)院文書檔案和綜合性的其他檔案管理。醫(yī)院的檔案工作者大多屬兼職，而且科室人員的變化一般都比較大，對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，職工往往注重提高醫(yī)療專業(yè)技術(shù)、發(fā)表專業(yè)論文的卻對重大的醫(yī)療活動缺乏及時的文字記載，更不注意保存或上交。醫(yī)院往往對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都會做詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少。這些因素導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，醫(yī)院檔案工作缺乏活

3、力和創(chuàng)新。1.2醫(yī)院檔案管理制度不完善醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生行政部門要求制定了適用于木院的、較為鍵全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。對應(yīng)歸檔的材料信息內(nèi)容界定不清，檢查督促考核落實不到位，分頭管理和分散保管的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，有的部門為使自己查閱檔案方便，不愿將檔案移交檔案室管理，許多應(yīng)納入管理的檔案資料未能納入，導(dǎo)致檔案在各科室分散保管，造成這些檔案資料既沒有整理，沒奮專柜存放，即使經(jīng)過整理，也不規(guī)范，人為地?fù)p壞了全宗的完整性，出現(xiàn)檔案內(nèi)容的混亂。1.3醫(yī)院檔案

4、管理的軟硬件建設(shè)投入不足隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及辦公室自動化的發(fā)展，醫(yī)院的管理手段也不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化的管理的要求。從0前情況看，運用計算機(jī)管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理管理檔案還沒有相對成熟、完善，往往會影響到檔案的收集、利用和開發(fā)。醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，檔案庫房不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到檔案管理九防要求。檔案庫房面積小，不符合檔案保管條件，達(dá)不到檔案管理辦公、閱覽、庫房三分幵要求。防磁、防蟲、防高溫、防潮、防霉變的設(shè)備不完善，檔案管理設(shè)備陳舊，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。2改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的對

5、策2.1增強全員檔案管理意識領(lǐng)導(dǎo)重視是提高醫(yī)院檔案管理水平的前提。疲當(dāng)加強檔案法制觀念，認(rèn)真學(xué)《檔案法》，規(guī)范醫(yī)院檔案管理，把醫(yī)院的檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，使各位職工都能認(rèn)識到檔案的重要性,更加的支持檔案管理工作。2.2規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作機(jī)制實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理工作機(jī)制，是檔案管理現(xiàn)代化快速、奮序、健康發(fā)展的保障。要建立科學(xué)的檔案管理體系，形成由分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督指導(dǎo)，院辦主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡(luò)。由于醫(yī)院檔案工作專業(yè)性強，內(nèi)容復(fù)雜，來源

6、分散，這就要求醫(yī)院應(yīng)建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度體系，并在工作中不斷加以完善。建立檔案收集和歸檔、檔案利用和保管、檔案鑒定和銷毀等制度，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位制和考核辦法中。檔案部門應(yīng)按照醫(yī)院的發(fā)展趨勢，對歸檔材料從手續(xù)是否完備、表述是否準(zhǔn)確、觀點是否明確等方面嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒別、科學(xué)歸檔。2.3配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)備加大經(jīng)濟(jì)投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的必須的條件。要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如標(biāo)準(zhǔn)的庫房，空調(diào)設(shè)備符合要求的裝具、高效火火火蟲防蟲防潮設(shè)備。電子檔案的設(shè)備要盡可能的

7、用最新型的，要定期將電子檔案備份，使得電子檔案無論計算機(jī)系統(tǒng)如何更新，都能夠隨時讀取。另外，法律作用和憑證作用是電子檔案的軟肋，電子檔案雖然方便快捷，但原始的紙質(zhì)檔案仍是收藏的基礎(chǔ)，電子檔案和紙質(zhì)檔案在今后很人一段吋間內(nèi)仍是并存的?？傊?，檔案管理工作是一門科學(xué)，只有掌握檔案管理的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識，以科學(xué)的精神辦事，才能使醫(yī)院檔案管理工作向現(xiàn)代化發(fā)展。