醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

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1、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理金薇胨仁更戴偉浙江省臺(tái)州醫(yī)院摘要：科技的迅速發(fā)展促使醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代速度不斷加快，各家醫(yī)院都引進(jìn)了種類多樣、功能各異的新型醫(yī)療設(shè)備，對(duì)這些設(shè)備的檔案進(jìn)行奮效管理，能使醫(yī)院更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。醫(yī)院管理的核心是醫(yī)療質(zhì)量，醫(yī)療質(zhì)量的重要影響因素是技術(shù)手段和設(shè)備條件，而設(shè)備檔案的科學(xué)管理可以促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高。文章結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實(shí)際情況及設(shè)備檔案管理的重要性，論述了其歸檔內(nèi)容、方法、保存方式及檔案借閱、設(shè)備報(bào)廢等方面的管理，并介紹了信息化管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的初步應(yīng)用。關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備;檔案;佶息化;管理;收稿日

2、期：2017-03-14Received：2017-03-14醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具冇參考和保存價(jià)值的載體材料，是設(shè)備正常運(yùn)行的保證和支持UL也最能體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，記錄了醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)置到報(bào)廢的全過(guò)程，是以后對(duì)設(shè)備進(jìn)行效益分析，買賣雙方協(xié)商以后事宜如保修期、購(gòu)買配件等所必備的憑證。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備管理水平的一個(gè)重要方面，是醫(yī)院檔案管理中比較重要的一部分，醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的好壞，將直接影響醫(yī)院的決策發(fā)展、醫(yī)療質(zhì)量、社會(huì)影響和經(jīng)濟(jì)效益m。1設(shè)備檔案歸檔范浙江省臺(tái)州醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、

3、急救、康復(fù)、保健等為一體的綜合性三甲醫(yī)院。根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的相關(guān)管理規(guī)定和各階段檔案資料的形成規(guī)律，并結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，我院對(duì)單價(jià)在10萬(wàn)元以上的醫(yī)療設(shè)備分階段跟蹤收集相關(guān)資料，分類整理，建立檔案。2檔案資料收集醫(yī)療設(shè)備的歸檔資料包含以下三方面內(nèi)容：（1）科室申請(qǐng)購(gòu)置、醫(yī)院各部門論證時(shí)形成的資料，包括科室訂貨中請(qǐng)單、10萬(wàn)元以上的貴重設(shè)備購(gòu)罝項(xiàng)目論證報(bào)告。（2）設(shè)備購(gòu)置過(guò)程中形成的文件資料，具體伍括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書、合同、三證（醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械注冊(cè)證）、產(chǎn)品樣本、開箱記錄單等。在設(shè)備安裝調(diào)試

4、正常，驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)U1由我院采購(gòu)供應(yīng)部將上述材料及購(gòu)置論證資料移交給檔案室。（3）設(shè)備使用過(guò)程中形成的資料，其中包括安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維修記錄、履歷表、說(shuō)明書等。以上材料由我院醫(yī)學(xué)工程部移交給檔案室。3檔案保存方式每份設(shè)備檔案依照規(guī)定順序編制目錄，具體內(nèi)容按照文件時(shí)間先后排列，將檔案的所有資料均保存在一個(gè)檔案盒中。檔案盒封面及側(cè)面均注明檔案分類號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)、年份，確保檔案管理的規(guī)范化、制度化。檔案的存放要做好嚴(yán)格的防鼠、防塵、防蟲、防潮工作，冇計(jì)劃地對(duì)存放檔案的場(chǎng)地進(jìn)行檢查，以滿足設(shè)備檔案管理的條件。4信息化管理的初步應(yīng)用目前科技的發(fā)展日新

5、月異，但計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理在檔案管理中還無(wú)法實(shí)現(xiàn)普遍應(yīng)用。大多數(shù)檔案資料的收集、整理工作，仍需要通過(guò)手工完成，信息化程度低，工作量依舊很大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，如何通過(guò)信息化手段來(lái)解決檔案工作的數(shù)字化是目前亟需解決的問(wèn)題。檔案室管理員在設(shè)備驗(yàn)收、投入使用后盡快收集齊資料，對(duì)檔案進(jìn)行分類，并將檔號(hào)、檔案名稱、設(shè)備型號(hào)、使用科室、價(jià)格、合同編號(hào)、驗(yàn)收日期及保修期錄入檔案目錄表，借助醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，除了設(shè)備臺(tái)賬所必需的基本信息，如設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、制造商、出廠編號(hào)、購(gòu)置金額、使用科室、保修期等外，還可以在系統(tǒng)中上

6、傳采購(gòu)合同、配置清單、售后承諾、相關(guān)證書、培訓(xùn)報(bào)告等掃描件。在設(shè)備使用過(guò)程中碰到問(wèn)題需要查閱檔案資料的，比如查詢?cè)O(shè)備是否過(guò)保，可以直接在電腦上查看，不用再長(zhǎng)時(shí)間翻找紙質(zhì)檔案資料。檔案信息化管理的應(yīng)用，有利于方便、快捷地查閱所需資料，提高工作效率，節(jié)約人力和吋間。我院當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理仍處于初期階段，存在著較大不足。主要表現(xiàn)在電子化檔案內(nèi)容不完整及檔案利用率低。由于檔案的管理是動(dòng)態(tài)化的，大部分資料需要管理人員跟進(jìn)后及時(shí)進(jìn)行匯總歸檔，此外，設(shè)備檔案的形成周期比較長(zhǎng)，短則5年，長(zhǎng)則20年不等，其中涉及的環(huán)節(jié)多，參與其中的科室和人員也較多，如果某個(gè)環(huán)

7、節(jié)中有一個(gè)人稍有不重視，就會(huì)影響醫(yī)療設(shè)備檔案的連貫性、完整性。檔案的信息化管理屮最棊礎(chǔ)的工作是資料的收集整理，應(yīng)充分利用多渠道獲取各種資料，從設(shè)備采購(gòu)開始，即對(duì)設(shè)備檔案信息進(jìn)行記錄，對(duì)設(shè)備的相關(guān)操作進(jìn)行記錄，以確保檔案的完整性。因此要強(qiáng)化設(shè)備使用部門、設(shè)備管理部門及檔案室三方面的協(xié)作意識(shí)，加強(qiáng)彼此信息的傳遞，提高各部門對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重視程度，使檔案收集能更全面、更完整。醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，能達(dá)到無(wú)紙化辦公的R的，應(yīng)對(duì)檔案資料定期整理、統(tǒng)計(jì)、分析，為醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證以及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的依據(jù)，從而提高醫(yī)院的管理水平。5建立檔案借

8、閱制度醫(yī)療設(shè)備檔案屮包含各類醫(yī)療設(shè)備的參數(shù)、成交價(jià)格、生產(chǎn)及銷售廠家信息等，具有一定的保密性，