高職院校教學(xué)檔案管理初探

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1、高職院校教學(xué)檔案管理初探　　[摘要]加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)在分析高職院校教學(xué)檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，對(duì)高職院校教學(xué)檔案進(jìn)行收集、鑒定與利用，更好地為教育教學(xué)服務(wù)?！　關(guān)鍵詞]高職教學(xué)檔案檔案管理　　　　高職院校的教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲(chǔ)存保管起來(lái)的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤(pán)、光盤(pán)等以不同載體形式儲(chǔ)存的歷史

2、記錄總和?！　】茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學(xué)院建設(shè)發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見(jiàn)證、現(xiàn)實(shí)參考、未來(lái)判斷的重要作用，在主管部門(mén)對(duì)高職院校各種評(píng)估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)、準(zhǔn)確診斷的工具等關(guān)鍵作用?！　?高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)　?。?）記錄的成套性。教學(xué)檔案是高職院校在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的一套有工作對(duì)象、工作任務(wù)和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過(guò)程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制

3、約的內(nèi)在關(guān)系?！　。?）時(shí)間的周期性與交叉性。檔案管理強(qiáng)調(diào)時(shí)間的特性，往往以日歷年度來(lái)劃分、排列和管理。教學(xué)活動(dòng)是一種以學(xué)生學(xué)歷教育培養(yǎng)為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學(xué)年度（學(xué)期或?qū)W年）和學(xué)制周期相交叉結(jié)合的形式來(lái)整理歸檔。教學(xué)檔案歸檔時(shí)間的交叉性增添了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量。　?。?）來(lái)源分散性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。教學(xué)文件有的來(lái)源于上級(jí)主管部門(mén)，有的來(lái)源于教務(wù)處、學(xué)生處等教學(xué)管理部門(mén)，有的來(lái)源于系、部、教研室等教學(xué)單位，有的來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師?！　。?）內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教

4、學(xué)檔案是教學(xué)工作、教學(xué)活動(dòng)最詳實(shí)、具體、權(quán)威的反映，同時(shí)，同一專業(yè)的教學(xué)檔案，是由不同課程的教學(xué)人員分別展開(kāi)具體的教學(xué)工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過(guò)程又反應(yīng)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。　?。?）載體的多樣性。教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時(shí)還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗以及某些有價(jià)值的實(shí)物、標(biāo)本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度?！　?高職院校教學(xué)檔案的收集、鑒定與利用　　高職院校要把教學(xué)檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。　　首先，應(yīng)

5、把握檔案收集時(shí)間。從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，教學(xué)文件材料的形成，主要是以教學(xué)年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時(shí)間，以選在每年的十月前后為宜。　　其次，歸檔的教學(xué)文件材料均應(yīng)是原件，規(guī)格相對(duì)一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學(xué)檔案材料后，還需要對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定。高職院校教學(xué)檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理的過(guò)程，是教學(xué)檔案工作的中心環(huán)節(jié)?！　「呗氃盒８鶕?jù)本學(xué)院教育工作任務(wù)和教學(xué)活動(dòng)形成材料的實(shí)際情況及它們的使用價(jià)值，參照國(guó)家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，擬制本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限

6、。按照教學(xué)周期定期收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須完備。　　3高職院校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對(duì)策　?。?）教務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀　　由于高職院校成立時(shí)間不長(zhǎng)，相對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)，所以教務(wù)檔案管理中存在不少問(wèn)題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識(shí)不強(qiáng)。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。　　(2)對(duì)策與解決途徑　?、俎D(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)重要性。　　高職院校需要從加強(qiáng)宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強(qiáng)化制度建設(shè)和管理人員培訓(xùn)、檔案管理硬件和軟件建設(shè)上下工夫，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范有序，提高

7、其效率?！　、谕貙捊虒W(xué)檔案的編研內(nèi)容，開(kāi)發(fā)多種教學(xué)檔案信息服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用率。　　隨著教學(xué)檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開(kāi)拓性地開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作。檔案部門(mén)應(yīng)充分利用教學(xué)檔案所蘊(yùn)涵的原始信息，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息編制,除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應(yīng)積極編寫(xiě)各種教學(xué)檔案資料匯編，選取更多的、有價(jià)值的教學(xué)信息資料，滿足利用者對(duì)教學(xué)信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案的利用率。　?、劾矛F(xiàn)代化管理技術(shù)，開(kāi)拓多元化利用渠道。　　實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目

8、錄查詢系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體