電子文件的鑒定和歸檔.doc

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1、第六章電子文件的鑒定和歸檔第一講文件生命周期理論：簡單地概括起來就是文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；由于文件價值形態(tài)的變化，這一過程可以分為若干階段；文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)對象、保管場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。電子文件生命周期理論：馮慧玲教授認為，電子文件生命周期的基本思想主要有如下方面：（1）電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入同一的電子文件管理系統(tǒng)之中；（2）這一過程依電子文件的功能和價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段（如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期），不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電

2、子文件有向前階段轉(zhuǎn)化的可能；（3）電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應(yīng)關(guān)系；（4）對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計之中。第一節(jié)電子文件的鑒定文件的鑒定主要是指文件價值的鑒定，即根據(jù)一定的原則和方法，判定文件的歷史和現(xiàn)實價值，確定其保管期限，對保存期已滿的檔案進行審核，并按照審核結(jié)果對檔案作相應(yīng)處理（銷毀或繼續(xù)保存）的一項業(yè)務(wù)工作。電子文件因其形成與管理的特殊性，其鑒定工作更具難度和復(fù)雜性，為保證歸檔電子文件準確、完整、系統(tǒng)，電子文件的鑒定主要是在歸檔前完成。一、電子文件鑒定工作的類型、特點和程序（一）類型文件的鑒定可以分為全面集

3、中鑒定和單項隨時鑒定。全面集中鑒定：由各方工作人員組成鑒定小組，對需要歸檔的文件或保管期限滿的檔案進行全面鑒定。單項隨時鑒定：相關(guān)管理人員出于某種特定原因，對文件的某種狀態(tài)進行專項檢查分析，以確定是否采取相應(yīng)措施。（二）特點多維性：鑒定范圍拓寬；鑒定部門更廣泛。全面集中鑒定：間隔性：在一份文件的生命周期內(nèi)，全面鑒定只有三次左右。相對模糊性。多維性：鑒定范圍拓寬；涉及鑒定工作的部門更為廣泛。間隔性：在一份文件的生命周期內(nèi)，全面鑒定只有三次，分階段進行。相對模糊性。單項隨時鑒定：連續(xù)性；分散性；相對清晰性。（三）程序電子文件的鑒定在程序上與傳統(tǒng)文件大不相同，除了保留三級鑒定環(huán)節(jié)外

4、，還增加了電子信息系統(tǒng)設(shè)計和電子文件形成時的鑒定環(huán)節(jié)，即把鑒定提前到文件生命周期最初的階段。根據(jù)國際檔案理事會電子委員會制定的《電子文件管理指南》，電子文件的生命周期可以劃分為三個階段：概念階段、形成階段、維護階段。相應(yīng)的，電子文件的鑒定貫穿其各個階段，各有特點。（1）概念階段：電子文件的設(shè)計階段，即電子文件管理信息系統(tǒng)的研制、設(shè)計、安裝階段。（2）電子文件的第二次鑒定主要是在形成階段進行。（3）電子文件的第三、四次鑒定主要在維護階段進行，檔案部門肩負起了對電子文件進行維護的職責。二、電子文件鑒定的基本方法（一）內(nèi)容鑒定法這種鑒定方法以美國國家檔案館為代表。是指通過審閱文件的

5、內(nèi)容判斷其價值，要求全面審閱和分析文件的正文，以及文件題名、名稱等形式特征，從文件反映的內(nèi)容信息判斷其價值。（二）職能鑒定法職能鑒定法是按照立檔單位在政府機關(guān)體系中的地位和各項職能的重要性來確定檔案的價值，首先由波蘭的檔案學(xué)者卡林斯基于二十世紀三十年代提出，后經(jīng)德國、加拿大、美國等檔案學(xué)者的完善，加入了新的思考角度，視野更為宏觀，它更為適用于電子文件價值的鑒定，是電子文件鑒定的基本方法。兩種方法的分歧在于按照職能對文件進行鑒定應(yīng)側(cè)重于文件本身還是文件內(nèi)容。三、電子文件鑒定工作范圍第一階段：歸檔前的鑒定，這是電子文件鑒定工作的重要環(huán)節(jié)。首先，文件形成單位按照規(guī)定的項目，對電子文

6、件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，負責人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》，如表1-1所示。（對電子文件真實性、完整性和有效性進行檢驗，與電子文件技術(shù)鑒定的內(nèi)容有相通之處。）其次，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍，并包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第三，根據(jù)電子文件的內(nèi)容，劃分保管期限和密級。第二階段：歸檔后的鑒定，即在電子檔案管理過程中的鑒定，主要任務(wù)是對已到保管期限表的電子檔案重新審查鑒定，對失去保存價值的電子檔案予以處理。四、電子文件鑒定工作的內(nèi)容（一）電子文件的鑒別鑒別主要解決“哪些信息需要鑒定”，“哪些信

7、息構(gòu)成一份文件”的問題，這是電子文件首先要處理的工作。電子文件的鑒別，實質(zhì)是明確機構(gòu)形成電子文件的需要，就是將信息系統(tǒng)中的文件信息和非文件信息區(qū)分開，即用抽象概括的方法說明機構(gòu)需要形成哪些電子文件，然后適用演繹的方法判斷哪些是我們需要鑒定的文件。具體過程如下：第一，調(diào)查分析機構(gòu)的職能結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)活動，明確各項活動中要求形成的電子文件，從而確定電子文件的生成節(jié)點；第二，根據(jù)調(diào)查分析的結(jié)果，設(shè)計文件登記模塊，賦予每一份電子文件唯一的文件號。由于計算機系統(tǒng)程序是人為設(shè)計的，人的思維局限也會造成計算機系統(tǒng)程序的局