第三章 電子文件的鑒定與歸檔.ppt

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1、第三章電子文件的鑒定與歸檔第一節(jié)電子文件鑒定工作的內(nèi)容價值鑒定（appraisal），即根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實價值，確定其保管期限；對保存期限已滿的電子文件進(jìn)行復(fù)審，并按照復(fù)審結(jié)果對電子文件作相應(yīng)處理（銷毀或繼續(xù)保存）的過程。一、電子文件鑒定工作的影響因素（一）電子文件數(shù)量的增長（二）電子文件信息的易逝性（三）電子文件的軟硬件依賴性（四）電子文件信息的相關(guān)性（五）電子文件信息存儲的高密度性二、電子文件鑒定工作的內(nèi)容及特點（一）電子文件鑒定工作的內(nèi)容1、電子文件的鑒別工作2、電子文件的內(nèi)容鑒定和技術(shù)狀態(tài)鑒定3、電子文件的處

2、置4、對電子文件鑒定過程的記錄（二）電子文件鑒定工作的特點1、多維性2、連續(xù)性3、分散性4、風(fēng)險性在電子文件鑒定工作中，內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定相輔相成，缺一不可，其中內(nèi)容鑒定是決定鑒定工作質(zhì)量的關(guān)鍵。只有借助于科學(xué)有效的方法，才能準(zhǔn)確判斷數(shù)量龐大、聯(lián)系復(fù)雜的電子文件留存與否，并預(yù)測其保存年限。第二節(jié)電子文件的內(nèi)容鑒定一、電子文件內(nèi)容鑒定工作的要素（一）為誰鑒定（二）由誰鑒定（三）文件價值二、電子文件內(nèi)容鑒定的基本方法經(jīng)過文件、檔案工作者積極的探索，內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法漸漸成為電子文件鑒定采用的兩種基本方法。三、電子文件內(nèi)容鑒定的步驟（一）制定電子

3、文件保管期限表（二）將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)（三）鑒定歸檔前的文件（四）鑒定期滿文件一、電子文件的技術(shù)鑒定技術(shù)鑒定的任務(wù)是對電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對文件信息真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體性能的檢測。第三節(jié)電子文件的技術(shù)鑒定、處置及鑒定過程監(jiān)控（一）真實性鑒定鑒定電子文件的真實性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，可以將真實性理解為“原始性”。（二）完整性鑒定完整性鑒定可以分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個方面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個要素是否完備。后

4、者是指分析聯(lián)系一份文件各個要素的手段是否有效。（三）可讀性鑒定可讀性鑒定是電子文件技術(shù)鑒定的重要內(nèi)容，目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。為此，不僅需要確認(rèn)文件在形成時的可讀狀態(tài)，同時需要分析其是否具備日后多次無差錯讀出的技術(shù)性能。（四）無病毒鑒定可運用病毒檢測軟件檢測歸檔文件和歸檔介質(zhì)是否攜帶病毒。（五）介質(zhì)狀況檢測1、介質(zhì)物理性能的檢測2、介質(zhì)規(guī)格的檢查二、電子文件的處置電子文件鑒定的最終結(jié)果表現(xiàn)為對文件存與毀的選擇和對留存文件按照保管期限予以保存。電子文件處置工作主要分為兩大類：銷毀和保存。（一）銷毀電子文件的銷毀應(yīng)

5、采用與文件密級相適應(yīng)的方法。（二）保存1、保存在文件管理系統(tǒng)中2、脫機(jī)保存3、縮微4、遷移三、對鑒定過程的監(jiān)控為了便于檢查、監(jiān)督、控制電子文件鑒定工作的開展，應(yīng)對鑒定的過程進(jìn)行記錄。歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。第四節(jié)電子文件的歸檔一、電子文件的歸檔范圍（一）電子文件歸檔范圍（二）雙套歸檔制下紙質(zhì)文件的歸檔范圍二、電子文件的歸檔方式（一）邏輯歸檔（二）物理歸檔三、電子文件的歸檔時間電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。四、電子文件的歸檔要求（一）電子

6、文件歸檔工作的要求1、“前端控制”的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)2、電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步（二）歸檔電子文件的質(zhì)量要求1、齊全完整2、真實有效3、格式規(guī)范4、一式兩套5、經(jīng)過整理五、歸檔手續(xù)對于采用邏輯歸檔方式的電子文件，首先由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識，然后系統(tǒng)自動將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號、檔號等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。六、檔案館的電子文件收集工作電子文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的歸檔已漸漸普遍，向檔案館的移交則剛剛開始。主要原因有兩個：第一，電子文件形成

7、的時間還不長，向檔案館移交的問題尚未迫切；第二，有些檔案館的保管條件尚不能滿足保管立檔單位各種類型的電子文件。