項目管理的核心-范圍管理

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1、項目管理的核心——范圍管理1前言范圍管理是項H管理中的一個專用詞匯，它的主耍任務(wù)是界定項冃包含J1只包含所有需耍完成的工作，并對項冃其他管理工作起到指導作用，以保證順利完成項口的所有過程。確定了項目范圍，也就確定了項目的工作邊界，明確了項口目標和項口主要叮交付成果。對于信息系統(tǒng)集成項目，如果不能明確地定義和有效地控制項1=1范I韋I,將會產(chǎn)生非常嚴重的后果。2原因分析項冃經(jīng)理作為項冃的承擔者，在規(guī)定時間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量地完成項H,讓客戶和公司都滿意是最終FI標。但是，訃客戶滿意不等于不斷滿足客戶無窮無盡的需求，我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源。(1)簽訂合同時缺少對信息系統(tǒng)集成項目熟悉

2、的人員參加，導致項目目標描述不清，為后期的實施工作帶來困惑。(2)客戶對信息系統(tǒng)項目缺乏全面了解，項目組對客戶需求細節(jié)的了解也不充分，并且雙方對實現(xiàn)需求的方式的理解也存在并異。而雙方在項目初期又均未意識到這種溝通上的不暢，會導致移交系統(tǒng)時才使問題暴露出來。(3)項目組人員不能區(qū)分客戶真正需求和鍍金需求，全盤接受客戶的變更請求。范陽的概念包含兩方面，一個是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個是項口范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，清晰界定其特性，以認可的形式表達出來，比如文字、圖表或某種標準，能被項冃參與人理解;在此

3、基礎(chǔ)上進一步明確需要做什么丄作才能產(chǎn)生所需耍的產(chǎn)品；即產(chǎn)品范圍決定項II范圍。3范圍管理的過程范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包插：項n啟動、范圍計劃編制、范圍核實、范圍變更控制等。以下所討論的是其中比較重要的部分。3.1編制范圍計劃“公欲善其事，必先利其器”。一個項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍，沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項目失敗原因進行調(diào)杏，其中計劃被放到了首位，可見它在項目管理中的重要性。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項冃產(chǎn)品所需進行的項冃工作（項冃范圍）漸進明細和歸檔的過程。不同的計

4、劃詳盡程度不一樣，其中范圍說明和范圍管理讓劃必須包含在內(nèi)。范圍說明在項目參與人Z間確認或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。范圍說明中至少要說明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標。范圍管理計劃描述項目范圍如何進行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相i致等問題。它M該包括一個對項目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少），以及對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當產(chǎn)品特征仍在被詳細描述的時候，做到這點特別閑難，但絕対必要）等問題的清蘢描述。3.2項目分解完成項冃本身是一個復(fù)雜的過程，必須采取分解的手段把主耍的對交付成果分成更容易管理的

5、單元，最終得出項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）o比佼常用的方式是以項冃進度為依據(jù)劃分WBS,第一層是大的項冃成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進度劃分直觀，時間感強，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被人多數(shù)人理解。Microsoft的項目管理工具Project就可以自動為各個層次的任務(wù)編碼。3.3范圍變更一個項目的范圍計劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的，因此，對計劃變更的管理是項目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。范圍變更并不糟糕，糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過程。范圍變更的原因是多方而的，比如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問題導致設(shè)計方案修改而增加施工內(nèi)容。項n經(jīng)理在

6、管理過程屮必須通過監(jiān)督績效報告、當前進展情況等來分析和預(yù)測可能出現(xiàn)的范圍變更，在發(fā)綸范圍變更吋遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。建議企業(yè)的項冃管理體系中包含一套嚴格、高效、實用的變更程序，它對管好項口至關(guān)重要。4項目變更控制項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變更本身并沒有什么不対，事實上很多時候這會讓你的系統(tǒng)更健壯、更實用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會隨時間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達不到應(yīng)有的價值。如果變更失控，后果也非常嚴重，甚至導致整個項冃的失敗。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，授可能引起信息系統(tǒng)集成項FI失敗的前三個因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的耍求和說明、易變的要求

7、和說明，這幾個因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。因此，必須進行范圍變更控制。變更控制的目的不是控制變更的發(fā)住，而是對變更進行管理，確保變更有序進行。為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個流程應(yīng)該包括確認變更、評估變更的商業(yè)價值、分析變更對項目的彩響，以及提交給項目發(fā)起人進行評價以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因為項1=1組的外部有許多壓力，同時與缺乏行