項目管理的核心——范圍管理

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1、項目管理的核心范冃1刖吞范闔管理是項冃管理中的一個專用詞匯，它的主要任務(wù)是界定項Fl包含且只包含所有需要完成的工作，并對項H其它管理工作起到指導(dǎo)作用，以保證順利完成項日的所有過程。確定了項日范圍，也就確定了項日的工作邊界，明確了項日冃標(biāo)和項冃主耍可交付成果。對于信息系統(tǒng)集成項冃，如果不能明確地定義和有效地控制項冃范I韋I,將會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。2原因分析項目經(jīng)理作為項H的承擔(dān)者，在規(guī)泄時間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量地完成項H,讓客戶和公司都滿意是最終H標(biāo)。但是，讓客戶滿意不等于不斷滿足客戶無窮無盡的需求，我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源。(1)簽訂合同時缺少對信息系統(tǒng)集成

2、項口熟悉的人員參加，導(dǎo)致項目口標(biāo)描述不清，為后期的實施工作帶來困惑。(2)客戶對信息系統(tǒng)項目缺乏全面了解，項目組對客戶需求細(xì)節(jié)的了解也不充分，并且雙方對實現(xiàn)需求的方式的理解也存在差界。而雙方在項目初期又均未意識到這種溝通上的不暢，會導(dǎo)致移交系統(tǒng)時才使問題眾露出來。(3)項忖組人員不能區(qū)分客戶真正需求和鍍金需求，全盤接受客戶的變更請求。范圍的概念包含兩方面，一個是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個是項目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范I韋I時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，清晰界定其特性，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或

3、某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項日參與人理解;在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品；即產(chǎn)品范圍決定項目范I韋I。3范圍管理的過程范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包扌舌：項目啟動、范圍計劃編制、范帀核實、范圍變更控制等。以下所討論的是其屮比較重要的部分。3.1編制范圍計劃“公欲善其事，必先利其器”。一個項冃經(jīng)理耍想真正管理好項冃范

4、韋沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項H失敗原因進(jìn)行?調(diào)杳，其屮計劃被放到了首位，可見它在項日管理屮的重要性。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)

5、品所需進(jìn)行的項目工作（項目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。不同的計劃詳盡程度不一樣，其中范圍說明和范圍管理計劃必須包含在內(nèi)。范圉說明在項目參與人Z間確認(rèn)或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項H決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項H論證、項H產(chǎn)品、項H可交付成果和項HH標(biāo)。范用管理計劃描述項冃范

6、韋

7、如何進(jìn)行管理，項H范用怎樣變化才能與項1=1要求相-?致等問題。它應(yīng)該包括一個對項冃范I韋I預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少），以及對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時候，做到這點特別困難，但絕對必耍）等問題的清楚描述

8、。3.2項冃分解完成項目本身是一個復(fù)雜的過程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）o比較常用的方式是以項目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS,第一層是人的項目成果框架，每層卜-面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時間感強(qiáng)，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。Microsoft的項H管理工具Project就可以自動為各個層次的任務(wù)編碼。3.3范圍變更一個項tl的范圍計劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的，因此，對計劃變更的管理是項H經(jīng)理必備的素質(zhì)之/一。范圍變更并不糟糕,糟糕的是

9、缺乏規(guī)范的變更管理過程。范I韋I變更的原因是多方面的，比如用戶耍求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問題導(dǎo)致設(shè)計方案修改而增加施T內(nèi)容。項Fl經(jīng)理在管理過程中必須通過監(jiān)督績效報告、當(dāng)前進(jìn)展情況等來分析和預(yù)測可能出現(xiàn)的范圍變更，在發(fā)生范圍變更時遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。建議企業(yè)的項冃管理體系屮包含一套嚴(yán)格、高效、實用的變更程序，它對管好項忖至關(guān)重要。4項1=1變更控制項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變更本身并沒有什么不對，事實上很多時候這會讓你的系統(tǒng)更健壯、更實用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會隨時間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價值。如果變

10、更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致整個項目的失敗。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計,最可能引起信息系統(tǒng)集成項冃失敗的前三個因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的耍求和說明、易變的要求和說明，這幾個因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。因此，必須進(jìn)行范I韋I變更控制。變更控制的冃的不是控制變更的發(fā)生，而是對變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評估變更的商業(yè)價值、分析變更對項口的影響，以及提交給項目發(fā)起人進(jìn)行評價以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因為項目組的外部