接待管理制度_公共行政管理_經(jīng)管營銷_專業(yè)資料

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1、接待管理制度一、目的為規(guī)范公司接待標(biāo)準(zhǔn)和流程，有效維護(hù)和促進(jìn)公司公共關(guān)系，提高公司整體形象，提高服務(wù)質(zhì)量，嚴(yán)控費(fèi)用成本，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本制度。二、適用范圍《接待制度》適用于集團(tuán)公司及集團(tuán)所有子公司的接待管理。三、接待原則公司公務(wù)接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對口陪同、控制成本”的原則。四、管理職責(zé)4.1集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及所有子公司公務(wù)接待的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，行政部具體負(fù)責(zé)集團(tuán)公司相關(guān)的接待業(yè)務(wù)，各子公司財(cái)務(wù)后勤科具體負(fù)責(zé)各子公司的具體業(yè)務(wù)接待工作。4.1.1具體接待部門負(fù)責(zé)聯(lián)系與統(tǒng)籌公司的

2、對外接待工作，包括客戶、政府人員、公司業(yè)務(wù)往來的客人等等；4.1.2接待部門負(fù)責(zé)接待酒店的預(yù)定、就餐安排、退房、結(jié)算4.1.3接待的具體安排及接待臺賬的登記，接待費(fèi)用的結(jié)算及報(bào)銷。4.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的制定和控制。5管理內(nèi)容與要求5.1接待規(guī)格接待事務(wù)住宿、用餐堅(jiān)持分級限標(biāo)的原則，由集團(tuán)行政部統(tǒng)一安排在指定飯店、賓館就餐、住宿，根據(jù)來訪客人的級別和事情的輕重緩急，安排相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)。具體規(guī)定如下：4.1.1嘉賓級別：a）普通來賓：一般業(yè)務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、普通意向投資商、客戶等。b）高級來

3、賓：市廳級以下政府領(lǐng)導(dǎo)，董事長、總經(jīng)理等邀請的客人、朋友、包括一般政府官員、聘請的專家、各行業(yè)合作客戶等。c）特級嘉賓：市廳級以上政府領(lǐng)導(dǎo)，以及董事長、總經(jīng)理特別吩咐的重要客人。5.1.2接待陪同人員：a）普通嘉賓：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員。b）高級嘉賓：各公司總經(jīng)理、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。c）特級嘉賓：由天瑞集團(tuán)總經(jīng)理安排相關(guān)陪同人員。5.1.3陪同人員的人數(shù)視情況而定，原則上少于來賓人數(shù)，特殊情況請示所在公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。接待人員一般情況下由對口職能科室負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員陪同，確因工作需要招待重要客人，各

4、相關(guān)部門可請分管領(lǐng)導(dǎo)出席。原則上陪餐人數(shù)一般控制在2-3人，最多不超過需接待人員的1.5倍。4.1.4接待標(biāo)準(zhǔn)a）公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重?？蛻?、外賓及上級機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人等接待標(biāo)準(zhǔn)為貴賓接待；b）地方機(jī)關(guān)一般工作人員及普通客戶接待標(biāo)準(zhǔn)為業(yè)務(wù)接待；c）其他供應(yīng)外協(xié)單位、中間商及客戶派到公司學(xué)習(xí)的一般人員接待標(biāo)準(zhǔn)為普通接待（工作餐）4.1.5用餐規(guī)定a）公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及上級機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人等接待標(biāo)準(zhǔn)為貴賓接待；地方機(jī)關(guān)一般工作人員及普通客戶接待標(biāo)準(zhǔn)為業(yè)務(wù)接待；其他供應(yīng)外協(xié)單位、中間商及客

5、戶派到公司學(xué)習(xí)的一般人員接待標(biāo)準(zhǔn)為普通接待（工作餐）。b）未經(jīng)批準(zhǔn)而超出標(biāo)準(zhǔn)的接待費(fèi)，由接待申報(bào)人自負(fù)。c）接待人員一般情況下由對口職能部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員陪同，確因工作需要招待重要客人，各相關(guān)部門可請分管領(lǐng)導(dǎo)出席。d）凡普通接待，中午一律不準(zhǔn)飲酒；其他招待外來人員的用餐場合，陪餐人員必須飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害公司形象。e）一般情況下需在外酒店、賓館安排用餐（或住宿）必須在定點(diǎn)賓館，以降低接待費(fèi)用。5.2接待審批程序5.2.1有客戶來訪時(shí)，聯(lián)系部門應(yīng)至少在來訪前兩天填寫“業(yè)務(wù)接待用餐申

6、請單”“接待方案”，并由部門領(lǐng)導(dǎo)、所在公司總經(jīng)理（集團(tuán)公司由集團(tuán)公司總經(jīng)理）審核批準(zhǔn)后，將來訪貴賓的職務(wù)、性別、人數(shù)、到訪的時(shí)間及有關(guān)接待要求（如是否要車輛接送，是否要安排食宿等）通知行政部或所在公司財(cái)后科（部），協(xié)調(diào)后做出相應(yīng)安排。5.2.2原則上應(yīng)將審批后的“業(yè)務(wù)接待用餐中請單”“接待方案”，提前兩天交行政部或所在公司財(cái)后科（部）審核，特殊情況需先口頭報(bào)告后補(bǔ)辦審批。如因出差等條件約束，所在公司總經(jīng)理可以口頭批準(zhǔn)，隨后補(bǔ)充記錄。5.3接待費(fèi)用審批程序5.3.1大型接待任務(wù)，由接待部門填寫“招待費(fèi)

7、用預(yù)算單”報(bào)所在公司總經(jīng)理，由總經(jīng)理簽批后實(shí)施，特殊情況需在接待結(jié)束后及時(shí)補(bǔ)辦。5.3.2賓館、酒店（餐飲）的簽單人員，須經(jīng)所以公司總經(jīng)理授權(quán)后方可有簽單權(quán)，簽單人員名單報(bào)財(cái)務(wù)部備案。由行政部統(tǒng)一向可辦理簽單的協(xié)議賓館、酒店提供確認(rèn)的簽單人員名單，以提供接待服務(wù)的方便。5.3.3接待人員負(fù)責(zé)客戶接待時(shí)，在無簽單權(quán)的情況下，不能擅自與賓館、酒店進(jìn)行消費(fèi)簽單，須由在場的可簽單領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽單或由接待人員直接辦理買單手續(xù)。如在消費(fèi)過程中擅自作簽單處理所發(fā)生的費(fèi)用和造成的不利因素由該員工口行與賓館、酒店處理解決

8、。5.4接待實(shí)施5.4.1大型的接待，行政部或所在公司財(cái)后科（部）須提前編制接待方案，內(nèi)容包括接待工作的組織分工、陪同人員和迎送人員的名單、食宿地點(diǎn)、交通工具、活動方式及日程安排等。5.4.2接待方案確定后，由行政部或所在公司財(cái)后科（部）協(xié)助接待部門準(zhǔn)備接待所需的各種企業(yè)宣傳資料或資源。企業(yè)宣傳資料包括：企業(yè)社會責(zé)任報(bào)告、企業(yè)形象畫冊、企業(yè)宣傳專題片、員工手冊等。5.4.3如果接待工作涉及禮品贈送，需按以下要求進(jìn)行中領(lǐng)：a）填寫“工作聯(lián)系單”，說明禮品的具體用途及所需