前臺(tái)文秘職位說(shuō)明書(shū).docx

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1、前臺(tái)文秘職位說(shuō)明書(shū)崗位名稱：前臺(tái)文秘崗位編號(hào)：所在部門(mén)：人力資源＆行政組崗位定員：1直接上級(jí)：人事行政主管直接下屬部門(mén)/崗位：職系：所轄人員數(shù)目：工資級(jí)別范圍：等級(jí)至等級(jí)崗位分析日期：2005年2月本職概述：處理公司日常事務(wù)性工作，管理公司固定資產(chǎn)、辦公用品等，維護(hù)公司日常辦公活動(dòng)正常開(kāi)展職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)描述：負(fù)責(zé)處理日常后勤事務(wù)工作時(shí)間百分比：60工作任務(wù)1.負(fù)責(zé)接聽(tīng)電話，收發(fā)傳真、信件2.接待來(lái)訪客人3.飲用水、水杯、茶葉管理4.管理公司報(bào)刊、雜志、信件、包裹、匯款的收發(fā)等事務(wù)5.辦理訂票事宜6.訂制名片、定期統(tǒng)計(jì)需要印制胸卡的員工，并統(tǒng)一進(jìn)行辦理和發(fā)放7.辦理快遞費(fèi)、名

2、片費(fèi)、加班餐費(fèi)、出差飛機(jī)票費(fèi)的繳納8.整理公司內(nèi)部的各種申請(qǐng)單，與相關(guān)部門(mén)溝通，保證申請(qǐng)單的供應(yīng)9.不定期更新通訊錄職責(zé)二職責(zé)描述：負(fù)責(zé)管理公司圖書(shū)工作時(shí)間百分比：5工作1.登記公司的每一本公用圖書(shū)，妥善管理任務(wù)1.借閱圖書(shū)登記2.要求購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)，通過(guò)公司的流程，進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)后登記入庫(kù)3.催還圖書(shū)，在歸還日期欄中登記4.圖書(shū)借閱情況隨時(shí)更新到公司網(wǎng)站上職責(zé)一職責(zé)描述：負(fù)責(zé)辦公設(shè)施采購(gòu)與管理、維護(hù)工作工作時(shí)間百分比：30%工作任務(wù)1.辦理辦公設(shè)施的采購(gòu)工作2.登記辦公設(shè)施，保證帳物相符3.負(fù)責(zé)公司鑰匙管理和領(lǐng)用4.檢查辦公設(shè)施及設(shè)備，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理職責(zé)二職責(zé)描述：負(fù)責(zé)辦公用品和禮品的訂購(gòu)

3、和管理工作時(shí)間百分比：10工作任務(wù)1.選擇供應(yīng)商，購(gòu)買(mǎi)合適的辦公用品2.保證公用辦公耗材的供應(yīng)和儲(chǔ)備3.定期辦理結(jié)算和統(tǒng)計(jì)庫(kù)存4.辦理公司禮品的采購(gòu)和領(lǐng)用職責(zé)三職責(zé)描述：協(xié)調(diào)物業(yè)、保潔工作工作時(shí)間百分比：5%工作任務(wù)1.與物業(yè)、保潔單位溝通，聯(lián)系相關(guān)事項(xiàng)2.定期辦理房租、物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)的繳納3.傳遞物業(yè)通知職責(zé)四職責(zé)描述：負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的管理工作時(shí)間百分比：5工作任務(wù)1.每天對(duì)十層辦公區(qū)進(jìn)行檢查2.檢查完畢填寫(xiě)《辦公環(huán)境管理清單》3.監(jiān)督保潔員工作情況，有問(wèn)題及時(shí)指出4.當(dāng)發(fā)現(xiàn)辦公環(huán)境中的問(wèn)題，及時(shí)找相關(guān)部門(mén)進(jìn)行解決職責(zé)一職責(zé)描述：負(fù)責(zé)公司車輛的年檢與保養(yǎng)，辦理車位停車證和車輛保險(xiǎn)工作時(shí)

4、間百分比：10%工作任務(wù)1.辦理公司車輛的年檢與保養(yǎng)2.辦理公司車輛車位停車證及付費(fèi)3.辦理公司車輛的保險(xiǎn)職責(zé)二職責(zé)描述：負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)員工考勤工作時(shí)間百分比：5工作任務(wù)1.每月匯總員工考勤情況，進(jìn)行考勤管理2.記錄員工的請(qǐng)假、出差、遲到等情況3.在上級(jí)的同意下，聯(lián)系制作和發(fā)放出入的門(mén)禁卡職責(zé)三職責(zé)描述：完成上級(jí)交辦的其他工作工作時(shí)間百分比：5相關(guān)權(quán)限：§對(duì)辦公用品采購(gòu)確定供應(yīng)商的選擇權(quán)和費(fèi)用使用權(quán)§對(duì)發(fā)送快遞、訂票、印制名片和胸卡確定供應(yīng)廠商的選擇權(quán)§對(duì)物業(yè)的衛(wèi)生工作的監(jiān)督檢查權(quán)§對(duì)公司各部門(mén)辦公秩序的監(jiān)督檢查權(quán)§對(duì)辦公用品的領(lǐng)用調(diào)配權(quán)§對(duì)公司圖書(shū)管理工作的監(jiān)督權(quán)§對(duì)公司固定資產(chǎn)的監(jiān)督權(quán)§

5、相關(guān)每月費(fèi)用預(yù)算制定權(quán)§在權(quán)限范圍內(nèi)，有代表企業(yè)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的權(quán)力；§本領(lǐng)域（專業(yè)）獲取信息、知識(shí)的工具的使用權(quán)；§學(xué)習(xí)、研究權(quán)和接受再教育、培訓(xùn)的權(quán)利；§辦公工具和勞動(dòng)工具的使用權(quán)；§相關(guān)事情的知情權(quán)匯報(bào)關(guān)系：§以上職責(zé)，向人事行政主管匯報(bào)工作協(xié)作關(guān)系：§內(nèi)部協(xié)作部門(mén)：公司所有部門(mén)§外部協(xié)作單位：辦公用品供應(yīng)商、快遞公司、名片社、物業(yè)、保潔公司、方正集團(tuán)、維修公司、訂票點(diǎn)工作環(huán)境：§一般工作環(huán)境使用工具設(shè)備：§一般辦公自動(dòng)化設(shè)備所需記錄文檔：§員工出入登記、員工出差登記、未打卡登記、來(lái)訪客人登記、投影儀錄音筆借用登記、鑰匙和電話領(lǐng)用登記、辦公用品領(lǐng)用登記任職資格：最低學(xué)歷要求：大學(xué)專科所

6、需教育專業(yè)背景：§不限，以文科為主所需工作經(jīng)驗(yàn)：§所需培訓(xùn)的科目：§溝通技能§行政管理所需勝任能力：§團(tuán)隊(duì)合作；§責(zé)任心；§誠(chéng)信；§主動(dòng)性；§人際理解力；§客戶服務(wù)導(dǎo)向；§應(yīng)變能力；§組織理解力；§能按要求進(jìn)行文件檔案的管理，起草相關(guān)文件管理制度；§獨(dú)立完成行政公文，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確，語(yǔ)法基本無(wú)誤；§能根據(jù)公司要求，聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)外部關(guān)系；§能根據(jù)公司要求進(jìn)行工作督辦跟進(jìn)；§進(jìn)行資產(chǎn)管理，并起草相關(guān)的管理流程；§根據(jù)要求，做好會(huì)議組織、協(xié)調(diào)工作備注：§1.財(cái)務(wù)&商務(wù)組