前臺文秘職位說明書

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1、前臺文秘職位說明書崗位名稱：前臺文秘崗位編號：所在部門：人力資源＆行政組崗位定員：1直接上級：人事行政主管直接下屬部門/崗位：職系：所轄人員數(shù)目：工資級別范圍：等級至等級崗位分析日期：2005年2月本職概述：處理公司日常事務(wù)性工作，管理公司固定資產(chǎn)、辦公用品等，維護公司日常辦公活動正常開展職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)描述：負責(zé)處理日常后勤事務(wù)工作時間百分比：60工作任務(wù)1.負責(zé)接聽電話，收發(fā)傳真、信件2.接待來訪客人3.飲用水、水杯、茶葉管理4.管理公司報刊、雜志、信件、包裹、匯款的收發(fā)等事務(wù)5.辦理訂票事宜6.訂制名片、定期統(tǒng)計需要印制胸卡的員工，并統(tǒng)一進行辦理和發(fā)放7.辦理

2、快遞費、名片費、加班餐費、出差飛機票費的繳納8.整理公司內(nèi)部的各種申請單，與相關(guān)部門溝通，保證申請單的供應(yīng)9.不定期更新通訊錄職責(zé)二職責(zé)描述：負責(zé)管理公司圖書工作時間百分比：5工作1.登記公司的每一本公用圖書，妥善管理2021-6-236任務(wù)1.借閱圖書登記2.要求購買的圖書，通過公司的流程，進行購買后登記入庫3.催還圖書，在歸還日期欄中登記4.圖書借閱情況隨時更新到公司網(wǎng)站上職責(zé)一職責(zé)描述：負責(zé)辦公設(shè)施采購與管理、維護工作工作時間百分比：30%工作任務(wù)1.辦理辦公設(shè)施的采購工作2.登記辦公設(shè)施，保證帳物相符3.負責(zé)公司鑰匙管理和領(lǐng)用4.檢查辦公設(shè)施及設(shè)備，發(fā)現(xiàn)的問題及時處理

3、職責(zé)二職責(zé)描述：負責(zé)辦公用品和禮品的訂購和管理工作時間百分比：10工作任務(wù)1.選擇供應(yīng)商，購買合適的辦公用品2.保證公用辦公耗材的供應(yīng)和儲備3.定期辦理結(jié)算和統(tǒng)計庫存4.辦理公司禮品的采購和領(lǐng)用職責(zé)三職責(zé)描述：協(xié)調(diào)物業(yè)、保潔工作工作時間百分比：5%工作任務(wù)1.與物業(yè)、保潔單位溝通，聯(lián)系相關(guān)事項2.定期辦理房租、物業(yè)費、水電費的繳納3.傳遞物業(yè)通知職責(zé)四職責(zé)描述：負責(zé)辦公環(huán)境的管理工作時間百分比：5工作任務(wù)1.每天對十層辦公區(qū)進行檢查2.檢查完畢填寫《辦公環(huán)境管理清單》3.監(jiān)督保潔員工作情況，有問題及時指出4.當(dāng)發(fā)現(xiàn)辦公環(huán)境中的問題，及時找相關(guān)部門進行解決2021-6-236職

4、責(zé)一職責(zé)描述：負責(zé)公司車輛的年檢與保養(yǎng)，辦理車位停車證和車輛保險工作時間百分比：10%工作任務(wù)1.辦理公司車輛的年檢與保養(yǎng)2.辦理公司車輛車位停車證及付費3.辦理公司車輛的保險職責(zé)二職責(zé)描述：負責(zé)統(tǒng)計員工考勤工作時間百分比：5工作任務(wù)1.每月匯總員工考勤情況，進行考勤管理2.記錄員工的請假、出差、遲到等情況3.在上級的同意下，聯(lián)系制作和發(fā)放出入的門禁卡職責(zé)三職責(zé)描述：完成上級交辦的其他工作工作時間百分比：5相關(guān)權(quán)限：§對辦公用品采購確定供應(yīng)商的選擇權(quán)和費用使用權(quán)§對發(fā)送快遞、訂票、印制名片和胸卡確定供應(yīng)廠商的選擇權(quán)§對物業(yè)的衛(wèi)生工作的監(jiān)督檢查權(quán)§對公司各部門辦公秩序的監(jiān)督檢查

5、權(quán)§對辦公用品的領(lǐng)用調(diào)配權(quán)§對公司圖書管理工作的監(jiān)督權(quán)§對公司固定資產(chǎn)的監(jiān)督權(quán)§相關(guān)每月費用預(yù)算制定權(quán)§在權(quán)限范圍內(nèi)，有代表企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的權(quán)力；§本領(lǐng)域（專業(yè)）獲取信息、知識的工具的使用權(quán)；§學(xué)習(xí)、研究權(quán)和接受再教育、培訓(xùn)的權(quán)利；§辦公工具和勞動工具的使用權(quán)；§相關(guān)事情的知情權(quán)匯報關(guān)系：§以上職責(zé)，向人事行政主管匯報2021-6-236工作協(xié)作關(guān)系：§內(nèi)部協(xié)作部門：公司所有部門§外部協(xié)作單位：辦公用品供應(yīng)商、快遞公司、名片社、物業(yè)、保潔公司、方正集團、維修公司、訂票點工作環(huán)境：§一般工作環(huán)境使用工具設(shè)備：§一般辦公自動化設(shè)備所需記錄文檔：§員工出入登記、員工出差登記、未打卡登

6、記、來訪客人登記、投影儀錄音筆借用登記、鑰匙和電話領(lǐng)用登記、辦公用品領(lǐng)用登記任職資格：最低學(xué)歷要求：大學(xué)?？扑杞逃龑I(yè)背景：§不限，以文科為主所需工作經(jīng)驗：§所需培訓(xùn)的科目：§溝通技能§行政管理所需勝任能力：§團隊合作；§責(zé)任心；§誠信；§主動性；2021-6-236§人際理解力；§客戶服務(wù)導(dǎo)向；§應(yīng)變能力；§組織理解力；§能按要求進行文件檔案的管理，起草相關(guān)文件管理制度；§獨立完成行政公文，語言表達準(zhǔn)確，語法基本無誤；§能根據(jù)公司要求，聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)外部關(guān)系；§能根據(jù)公司要求進行工作督辦跟進；§進行資產(chǎn)管理，并起草相關(guān)的管理流程；§根據(jù)要求，做好會議組織、協(xié)調(diào)工作備注：§1.

7、2021-6-236財務(wù)&商務(wù)組2021-6-236