優(yōu)化電力工程檔案管理探究

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1、優(yōu)化電力工程檔案管理探究　　摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技水平的不斷提高，我國電力建設(shè)事業(yè)也在飛速發(fā)展，為此，電力建設(shè)相關(guān)的工程檔案的收集整理和管理應(yīng)用等方面也越來越復(fù)雜化、精細(xì)化，也更加趨向于專業(yè)化的理論建構(gòu)。本文介紹了供電企業(yè)工程檔案管理中普遍存在的問題，提出改進(jìn)電力工程檔案管理的主要措施，從而不斷提高電力檔案管理水平。關(guān)鍵詞：電力；工程建設(shè)；檔案管理中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：電力工程檔案管理，由于受工程項(xiàng)目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等因素的影響，雖然投入大量人力、物力，卻往往不能滿足檔案管理的及時(shí)性、

2、完整性和準(zhǔn)確性“三性”要求。通過對(duì)供電系統(tǒng)有關(guān)單位工程檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)并分析存在的問題，提出改進(jìn)措施，不斷提高電力檔案管理水平。一、電力建設(shè)工程檔案管理的重要價(jià)值6隨著科技化與信息化的發(fā)展，對(duì)于大規(guī)模的電力建設(shè)項(xiàng)目來說，加強(qiáng)其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設(shè)過程中的各種工作流程提供極為方便的指導(dǎo)，也可為今后的工程項(xiàng)目的預(yù)決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價(jià)值。把電力工程項(xiàng)目管理作為重點(diǎn)對(duì)象，為其中的多種專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性工作程序提供了有效保障，使電力建設(shè)逐步趨向科學(xué)化管理發(fā)展目標(biāo)。做好電力工程建筑的檔案管理也是一項(xiàng)不可或缺

3、的重要內(nèi)容，由于零星的存在工期長短不統(tǒng)一、施工項(xiàng)目有差別，施工地點(diǎn)較分散等特點(diǎn)，為確保有效的集中管理，根據(jù)實(shí)時(shí)記載和反映工程建設(shè)詳細(xì)情況的檔案，必須重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)整理材料，對(duì)有問題的地方及時(shí)提出應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于較大的電力基本建設(shè)項(xiàng)目，則因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長，參與的施工單位多，技術(shù)性要求高和專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，導(dǎo)致管理的精細(xì)和繁雜，更離不開實(shí)時(shí)有效的檔案管理。二、電力工程檔案管理中存在的問題及其原因61、主要問題。(1)工程檔案不能及時(shí)歸檔。按工程項(xiàng)目管理要求，檔案應(yīng)隨工程項(xiàng)目竣工而及時(shí)歸檔，但在實(shí)際工作中，由于檔案管理人員不能及時(shí)整理，往往造成工程

4、檔案遲遲不能建賬立冊。特別是基建與技改項(xiàng)目的竣工圖紙，電力部門通常要求在三個(gè)月內(nèi)完成，更加劇了檔案歸檔及時(shí)性不能滿足要求。(2)檔案資料經(jīng)常缺失。工程檔案涉及面廣、數(shù)量巨大，任何一個(gè)環(huán)節(jié)疏忽都有可能造成資料丟失，且經(jīng)過多層環(huán)節(jié)傳遞、移交，最終到達(dá)檔案人員手上就已缺乏。特別是對(duì)于工程中的一些細(xì)節(jié)資料，普遍不被人們重視，所以在實(shí)際工作中的遺失幾率較高。(3)歸檔信息與實(shí)際不相符。該類問題主要體現(xiàn)在設(shè)計(jì)與實(shí)際產(chǎn)品的不一致或替代性信息資料方面。一些設(shè)計(jì)單位不了解設(shè)備廠家產(chǎn)品信息，而設(shè)備廠家定型產(chǎn)品沒能按典型設(shè)計(jì)生產(chǎn)產(chǎn)品;一些集成廠商只提供設(shè)備總裝資

5、料，而沒能提供單元設(shè)備資料或提供的是通用替代性資料。2、原因探究。(1)各級(jí)人員對(duì)工程檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足。不少工程項(xiàng)目建設(shè)與施工單位有“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象，尤其是工程檔案資料的收集、報(bào)送、利用的意識(shí)比較淡薄。有的認(rèn)為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與已無關(guān);有的認(rèn)為建設(shè)工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復(fù)雜;還有的甚至把檔案作為“私人財(cái)產(chǎn)”，不愿移交歸檔。顯而易見，認(rèn)識(shí)不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。(2)工程檔案管理責(zé)任制落實(shí)不力。電力工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責(zé)任未明確，造成“推諉扯皮”的現(xiàn)

6、象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實(shí)專人具體負(fù)責(zé)，即使有也只是兼職。檔案網(wǎng)絡(luò)沒有延伸到各個(gè)具體工程，未能形成一個(gè)覆蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)方面的立體化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案主管部門下現(xiàn)場少，對(duì)下監(jiān)督指導(dǎo)不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。(3)6工作量加大而各類工作人員匱乏?；鶎庸╇娖髽I(yè)每年都有大量的工程建設(shè)與改造項(xiàng)目，而隨著企業(yè)定編、定員工作的推進(jìn)，各環(huán)節(jié)的人力資源都在優(yōu)化減少。設(shè)計(jì)人員不足影響設(shè)計(jì)質(zhì)量，極易造成準(zhǔn)確性偏差;施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求;建設(shè)單位檔案專業(yè)人員不足致使大量完工

7、檔案遲遲不能整理歸檔。（4）對(duì)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數(shù)字化檔案管理，導(dǎo)致電力工程的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。三、改進(jìn)電力工程檔案管理的主要措施1、提高各級(jí)人員對(duì)工程檔案重要性認(rèn)識(shí)電力工程檔案是電力工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)電力檔案的重要組成部分，要切實(shí)提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)。無論是規(guī)劃、設(shè)計(jì)還是施工、建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)從推動(dòng)電力經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的高度對(duì)待電力工程檔案管理工作。提高工程全過程參與人員的認(rèn)識(shí)。電力工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建

8、設(shè)等多個(gè)單位多個(gè)環(huán)節(jié)，工程項(xiàng)目管理過程形成不同的過程管理檔案資料，這要靠工程參與者精心收集與整理，否則極易發(fā)生檔案資料流失。2、建立健全工程檔案管理與考核制度(1)6建立健全工程