電力工程建設(shè)檔案管理新探

電力工程建設(shè)檔案管理新探

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1、電力工程建設(shè)檔案管理新探  摘要:隨著我國(guó)電力建設(shè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)加劇,企業(yè)如何科學(xué)有效地加強(qiáng)電力工程檔案管理,為推動(dòng)電力工程成果的應(yīng)用以及企業(yè)的發(fā)展提供決策支持,成為當(dāng)前亟需解決的問題。規(guī)范電力工程檔案管理流程、科學(xué)合理地劃分電力工程檔案類別、建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案是做好電力工程檔案管理的關(guān)鍵。在加強(qiáng)傳統(tǒng)電力工程紙質(zhì)檔案管理的同時(shí),引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng),促進(jìn)電力工程檔案信息的查詢、統(tǒng)計(jì),可以為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持。關(guān)鍵詞:電力工程;檔案;管理作者簡(jiǎn)介:陶琨(1971-),女,河南開封人,國(guó)家電網(wǎng)公司直流建設(shè)分公司,工程師。(北京100052)中圖

2、分類號(hào):F270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1007-0079(2013)33-0179-02一、背景分析隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,電力工程基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施大量投入,電力工程建設(shè)的項(xiàng)目越來越多,涉及到許多重要的資料需要管理存檔,必然對(duì)電力工程建設(shè)檔案管理提出了新的更高的要求。9檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家以及各級(jí)地方組織、企事業(yè)單位歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè),是反映科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等活動(dòng)歷史面貌的原始記錄,是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性、服務(wù)性的工作,需要按照一定的原則和要求科學(xué)地管理好,及時(shí)準(zhǔn)確地為科研、生產(chǎn)、基建服務(wù)。電力工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性、

3、服務(wù)性的工作,是按照一定的原則和要求科學(xué)地管理好檔案,及時(shí)準(zhǔn)確地提供電力工程檔案為企業(yè)生產(chǎn)、決策服務(wù)。電力企業(yè)檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理檔案,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。檔案工作的宏觀內(nèi)容包括檔案的管理體制、檔案事業(yè)的規(guī)章制度、檔案的立法和規(guī)章制度、建立檔案的系統(tǒng)工程、建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范、建立并實(shí)行檔案業(yè)務(wù)職稱制度等等。檔案工作的微觀內(nèi)容包括檔案的收集、整理、分類編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作,以及歸檔前科技文件材料形成、積累的指導(dǎo)工作,歸檔后檔案的更改、補(bǔ)充以及監(jiān)督檢查工作等。如何科學(xué)有效地做好電力工程檔案管

4、理,為促進(jìn)電力工程成果的應(yīng)用以及企業(yè)的發(fā)展提供決策支持,成為當(dāng)前亟需解決的問題。二、電力工程檔案管理現(xiàn)狀1.電力工程檔案管理概述9電力工程建設(shè)中的資料和數(shù)據(jù)都比較龐大,檔案管理具有非常重要的作用。新形勢(shì)下的電力工程建設(shè)日益增加,電力工程所擔(dān)負(fù)的供電任務(wù)越來越艱巨,能否科學(xué)地管理好檔案直接關(guān)系到電力工程建設(shè)能否順利進(jìn)行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案,提升電力工程成果應(yīng)用水平,這對(duì)電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢(shì)下,科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別,建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程,是做好電力工程檔案管理的關(guān)鍵。2.

5、電力工程檔案管理實(shí)施電力工程檔案主要對(duì)各類電力工程項(xiàng)目的實(shí)施過程、電力工程成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄,使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案,電力工程項(xiàng)目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查,以達(dá)到電力工程質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)、擴(kuò)大電力工程成果應(yīng)用的目的。科學(xué)規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義,而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應(yīng)該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理三個(gè)方面著手。9(1)規(guī)范電力工程檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企

6、業(yè)的電力工程管理機(jī)制,也不能適應(yīng)信息化形勢(shì)下電子檔案查詢的要求。因此,需要根據(jù)企業(yè)文化及特點(diǎn),在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎(chǔ)上,引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式,使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內(nèi)部建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時(shí)限實(shí)現(xiàn)整個(gè)電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理,通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式,真實(shí)有效地記載電力工程的信息,通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。(2)科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別,包括電力工程設(shè)計(jì)過程、電力工程施工過程、驗(yàn)收過程。電力工程檔案應(yīng)按照“分門別類”進(jìn)行存儲(chǔ)及管理,便于保存、統(tǒng)計(jì)及查詢?;谶@一目標(biāo)并

7、結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的電力工程,將電力工程各類檔案分別進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管,便于查找、統(tǒng)計(jì)和分析。(3)建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案。電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對(duì)于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應(yīng)用等有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序?qū)τ诹私怆娏こ踢M(jìn)度、電力工程效果及電力工程評(píng)估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對(duì)性。電力工程檔案應(yīng)根據(jù)電力工程類別分別制定各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。3.電力工程檔案管理的激勵(lì)機(jī)制9在企業(yè)內(nèi)部通過電力工程檔案管理評(píng)選的辦法,實(shí)現(xiàn)“鼓勵(lì)先進(jìn),鞭策落后”,提升電力工程檔案的管理

8、水平。開展電力工程檔案的評(píng)先評(píng)優(yōu),通過“五個(gè)方面”進(jìn)行評(píng)比,如電力工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性,進(jìn)

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