淺談高職院校教學秘書工作

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1、淺談高職院校教學秘書工作　　摘要：本文闡述了教學秘書的工作職能、工作內(nèi)容，和新時期高職院校教學秘書應具備的素質(zhì)。分析了教學秘書在工作中存在的問題，提出了對教學秘書工作的改進方法。關鍵詞：教學秘書；教學秘書工作；素質(zhì)；存在的問題；途徑中圖分類號：G712文獻標志碼：A文章編號：1674-9324（2013）44-0186-03高職教學工作是教學管理的重要組成部分。教學秘書作為教學管理最基層的管理者和執(zhí)行者。在教學管理中發(fā)揮著重要的作用。教學工作干得好與壞，是教學質(zhì)量的主要保障。文章闡述了教學秘書的工作職能、工作內(nèi)容，和新時期高職院校教學秘書應具備的素質(zhì)。分析了教學秘書在工作

2、中存在的問題，提出了對教學秘書工作的改進方法。一、高職院校教學秘書的工作職能71.服務職能。教學秘書從事的是教學行政管理工作，事務繁多，涉及面廣。教學秘書工作的主要對象就是老師和學生，主要工作就是為教師服務。所以教學秘書始終扮演服務領導、服務教師、服務學生的角色。這就要求教學秘書必須時時加強與教師、學生溝通交流，及時如實的向系主任反映教學信息，確保日常教學活動的正常開展。2.檢查監(jiān)督職能。教學質(zhì)量和教學水平的提高，離不開教學秘書的監(jiān)督檢查。教學秘書應定期和不定期地檢查教師的教學情況和學生的學習情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，能處理的就處理，不能處理的及時向相關領導匯報，讓教學中存在的

3、問題得以及時解決，保障教學工作順利進行，進一步提高教學質(zhì)量。3.協(xié)調(diào)職能。教學任務由多個部門共同完成，教學秘書起著承上啟下，合理安排的作用。一方面，教學秘書要將上級下達的教學任務和各種通知、文件傳達給系主任、老師和學生。另一方面又要協(xié)助系主任完成日常教學管理工作，協(xié)調(diào)好系主任與教師之間、教師與教師之間、教師與學生之間的關系。4.管理職能。教學秘書承擔了各種教學資料的整理和收集工作。鑒于教學資料的重要性，教學秘書必須重視保管，采用分類歸檔，以便查找，為迎接各種檢查做好準備。二、教學秘書的工作內(nèi)容教學秘書的工作總的概括為上情下達、下情上達。教學秘書須及時地傳達上級下達的各項通

4、知，協(xié)助系主任完成各項教學管理任務。71.收集資料。教學檔案資料的收集是教學秘書的又一重要任務。規(guī)范教學資料是教學管理的措施之一，教學秘書按照教學檔案管理的要求，在每學期的不同階段收集教學檔案。首先，開學初期，收集教學計劃、授課計劃、教學大綱。這是搞好教學管理最基本依據(jù)，只有這樣才能保證教學管理順利進行。其次，收集教學日歷、教學進度表、教學課表等，為系主任提供日常教學信息，便于系主任安排聽課，對教師的教學情況起督導作用。再次，學生名冊、學生檔案、學生成績等的收集，便于教師全面地了解學生，因材施教。真正做到教書又育人。最后，整理試卷、畢業(yè)實習材料、畢業(yè)論文、教師的試卷分析表

5、等資料。將以上資料整理完畢并有序歸檔，便于以后教學評估、領導查閱。2.監(jiān)督調(diào)課、教學計劃的執(zhí)行。調(diào)課是教學管理中經(jīng)常發(fā)生的事情，有的教師在上課之后才打電話說因病、因事不能上課，這給教學秘書的日常管理造成了極大的困難。為杜絕此類事情的發(fā)生，建議相關領導制定相關管理制度，使調(diào)課規(guī)范化。計劃是未來行動的方案。教學計劃的執(zhí)行離不開教學秘書的監(jiān)督，教師上課也必須嚴格按教學計劃進行，周學時與總學時必須與教學計劃吻合，平時的上課形式必須按教學計劃中的考核方式授課。3.學生的成績管理。教學秘書負責管理學生成績。學生成績由任課教師錄入教學系統(tǒng)。補考和重修成績由任課教師交教學秘書，再由教學秘

6、書錄入教務系統(tǒng)。學生通過教務系統(tǒng)查詢各科成績。7三、高職教學秘書應該具備的素質(zhì)教學秘書是最基層的管理者，工作任務多而復雜，責任重大，難出成績。沒有良好的心理素質(zhì)和熟悉的業(yè)務水平，難以勝任。為保障教學質(zhì)量和教學水平的提高，教學秘書應具備以下素質(zhì)。1.健康的心理素質(zhì)。日常的教學服務是教學秘書的主要工作，作為教學秘書經(jīng)常與形形色色人打交道。因此，教學秘書必須要正確認知不良情緒，還要學會控制不良情緒。在工作中始終保持積極向上、熱情誠懇的心態(tài)，保持一種從容不迫、不卑不亢的風度，做到認真仔細，心胸坦蕩，豁達大度。2.良好的職業(yè)道德素質(zhì)。教學秘書由于所做工作復雜，有的教師無理請假或先斬

7、后奏，就很容易使教學秘書在工作中因沖動而指責教師，這樣就會影響工作效率。因此，教學秘書必須具有高尚的道德素養(yǎng)和較強的責任意識。四、教學秘書工作中存在的問題71.教學秘書的作用沒有得以充分的發(fā)揮。教學秘書崗位是一個行政管理崗位，直接接受教學系主任的安排。在實際工作中，教學秘書經(jīng)常做的煩瑣的行政事務，有責無權(quán)，造成有些教學事故無法得到及時的處理，加之作為基層的教學管理工作者，長期以來，被人們錯誤地認為其工作就是排課、調(diào)課、統(tǒng)計成績、學籍等簡單重復的內(nèi)容，這導致教學秘書工作的難度進一步增大。2.教學工作未受到充分重視。部分領導和教師