最新檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)課件教學(xué)講義ppt.ppt

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1、檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)課件檔案：《中華人民共和國檔案法》將檔案定義表述為：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作的基本內(nèi)容：檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、檢索、編研等8個環(huán)節(jié)。2企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。檔案載體包括紙張、膠片、磁帶、光盤等。企業(yè)各種門類各種載體的檔案主要分為：黨群工作、行

2、政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)檔案、干部職工檔案、聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案、電子檔案等13個門類。3三納入、四參加、四同步制度三納入：1.納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；2.納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；3.納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制;四參加：企業(yè)檔案部門或檔案人員1.參加產(chǎn)品鑒定；2.科研課題審定；3.基建項(xiàng)目驗(yàn)收；4.設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。四同步：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積

3、累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步；項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。7三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案庫房、檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架（五節(jié)鐵柜皮或密集架）檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機(jī)、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫房內(nèi)要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設(shè)施。8四、開展檔案業(yè)務(wù)工作（一）檔案收集1.檔案收集內(nèi)容企業(yè)檔案的收集工作分兩部分：第一部分是管理性檔案的收集。第二部分是科技檔案的收集。92.

4、收集工作的要求（1）、管理類檔案收集工作的要求①歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。②歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并能反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動。③要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查。（2）、科技檔案收集工作的要求①要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則。②要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。③要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。103、收集工作的方法（1）、管理性檔案的收集方法（2）、科技檔案的收集方法（3）、會計(jì)檔案、干部人事檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案、電子檔案的收集方法11①按照歸檔制度進(jìn)行收集。②加強(qiáng)對零散文件的收集。③明確具體人員職責(zé)一是將文件材料的形成積

5、累工作納入有關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。二是對于外出學(xué)習(xí)或開會的人員，應(yīng)規(guī)定將帶回的文件向檔案人員移交后，才能到財(cái)務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。三是對于工作變動的人員，應(yīng)規(guī)定只有將手中保管的文件向有關(guān)人員移交后，才能到人事部門辦理調(diào)動手續(xù)。管理性檔案的收集方法12①按照歸檔制度的規(guī)定接收科技文件歸檔。②納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集。③確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集。④抓住的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵的階段進(jìn)行收集?？萍紮n案的收集方法13會計(jì)檔案、干部人事檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集會計(jì)檔案應(yīng)由會計(jì)人員在會計(jì)年度終了后按照《會計(jì)

6、檔案管理辦法》的規(guī)定收集、整理、歸檔。干部人事檔案由主管人事的人員按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求隨時收集、整理、歸檔。企業(yè)榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽(yù)實(shí)物檔案應(yīng)由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。14（二）、檔案整理1、檔案分類2、制定企業(yè)檔案保管限期表3、組卷15企業(yè)檔案一般設(shè)置黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)、干部職工、聲像、榮譽(yù)實(shí)物和電子檔案等13個一級類目（可根據(jù)實(shí)際情況合并），每個一級類目下設(shè)若干二級類目，二級類目以下的類目可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況增減。檔案分類檔案分類就

7、是要制定分類方案即分類大綱。16制定企業(yè)檔案保管限期表企業(yè)檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。永久：永久保存長期：15年以上至50年，含50年）。短期：（15年以下，含15年）17歸檔文件的整理單位及質(zhì)量要求歸檔文件的整理單位：一般應(yīng)為“自然件”，即單份文件為一“件”。整理時應(yīng)注意6點(diǎn)：1、文件正本與定稿應(yīng)作為一件；2、正文與附件為一件；3、正文與文件處理單為一件；4、原件與復(fù)制件應(yīng)作為一件；5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；6、報表、名冊、圖冊等，應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件。183、組卷（1）、以件為單位整理的檔案（歸檔文

8、件整理）。以件為單位進(jìn)行整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。比如：一份文件材料，一張圖紙，一本表冊等均為一件。黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等文件材料按照國家檔案局發(fā)