財務部工作手冊1

《財務部工作手冊1》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內容在行業(yè)資料-天天文庫。

財務部工作手冊目錄財務管理制度………………………………………………………………………………………….2現(xiàn)金管理規(guī)程..........................................................................................................................................7銀行存款管理規(guī)程……………………………………………………………………………….....10備用金管理規(guī)程………………………………………………………………………………………12費用報銷及付款管理規(guī)程……………………………………………………………………...14借款管理規(guī)程…………………………………………………………………………………………...16支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒管理規(guī)程…………………………………………...…18財務部員工考核考績規(guī)程............................................................................................................21 財務管理制度財務管理制度是物業(yè)管理公司內部管理的重要制度，是保證有關財務管理工作規(guī)范化、標準化的一系列具體規(guī)定。根據(jù)國家有關企業(yè)財務會計制度，結合本企業(yè)的實際情況擬定以下制度：1.內容1.1會計核算方法及憑證賬冊制度1.1.1采用借貸復式記賬法，會計科目和核算方法以企業(yè)單位預算會計為主，結合管理部的實際，設置銀行現(xiàn)金日記賬、總分類賬、各項明細分類賬；1.1.2原始憑證是計賬的依據(jù)，財會人員必須認真審核各種原始憑證，要求一切原始憑證必須手續(xù)完備、合法，內容真實，數(shù)字正確，日期和印章齊全，大、小寫相符等，不得有白條報賬，不得有涂改。一切原始憑證經(jīng)審核無誤后，才能填制記賬憑證，據(jù)以記賬；1.1.3財會記賬員應對一切原始憑證記賬負責，賬簿的記載不得挖補、涂改或用褪色藥水消除字跡，記賬應使用鋼筆，不準用鉛筆或圓珠筆，發(fā)生錯誤應根據(jù)性質，采用劃線更正或紅線更正。憑證、賬冊應根據(jù)專人列冊登記，妥善保管，不得丟失。有關會計報表、賬冊、會計憑證保存年限按上級規(guī)定辦理；1.1.4指定專人保管一切未使用的重要空白憑證，如支票、現(xiàn)金收據(jù)、發(fā)貨票據(jù)等，動用時由領用人辦理領用手續(xù)。對誤寫的收據(jù)或作廢的支票，應注銷作廢章，妥善保存，不得銷毀廢棄。1.2貨幣資金管理程序 1.2.1嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，除抵補現(xiàn)金庫存外，非經(jīng)銀行同意，不得將業(yè)務收入坐支留用，嚴格分清收支兩條線；1.2.2做好庫存現(xiàn)金的保管工作，有關證券和現(xiàn)金必須放在銀箱內，確保安全。對指定使用備用金的人員必須進行定期檢查、核對，做好備用金的管理，庫存現(xiàn)金不得超過銀行規(guī)定的限額。1.2.3除日常小額開支用現(xiàn)金支付以外，其余一律用轉帳支票結算。1.3費用報銷程序為了加強費用報銷管理，嚴格執(zhí)行財政紀律，對各項現(xiàn)金報銷擬定以下制度：1.3.1費用的報銷審核，以公司內呈報告及內部申請采購單為依據(jù)。1.3.2醫(yī)藥費報銷制度，如有發(fā)生意外事故，須請勞動部門鑒定，傷員到指定的醫(yī)療機構診治。1.3.3財務部負責人應對各項報銷單據(jù)進行嚴格認真的審核，凡符合報銷標準的，經(jīng)審核人簽署姓名及審核日期之后，由副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。凡不符合費用開支標準或存有其他疑問，而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準報告時，審核人將退回報銷單據(jù)。1.3.4單位價格在10000元以下的報銷費用，由出納員用現(xiàn)金支付；10000元以上的原則上有出納員用支票支付，特殊情況的由總經(jīng)理審核批示后以現(xiàn)金支付。1.3.5費用發(fā)生前借支備用金的，由出納員作沖減備用金處理。1.3.6費用報銷單據(jù)由財務部會計按照順序編制會計憑證，月末匯總、記帳、編制相關財務報表。 2.財務部組織架構物業(yè)管理公司的財務會計與其他行業(yè)的機構設置也大致相同，只是工作內容和方法有物業(yè)管理行業(yè)的特點。根據(jù)物業(yè)管理公司的具體情況、資質等級及規(guī)模大小、人員可以靈活配備。財會部門一般可設置下列人員：主管會計、出納、收費員。公司財務機構的會計人員在行政上向公司負責，但是在專業(yè)上由財務部負責，負責和管理公司的財務及相關事宜。3.財會部人員各崗位職責3.1主管會計3.1.1根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的具體特點、依據(jù)財會管理有關法規(guī)、政策、文件，制定財會管理具體制度和操作程序；3.1.2每月、每季審核各種會計報表和統(tǒng)計報表，寫出財務會計分析報表，送企業(yè)法人審閱；3.1.3檢查、監(jiān)督物業(yè)管理各項費用的及時收繳，保證企業(yè)資金的正常運轉；3.1.4審核控制各項費用的支出，杜絕浪費；3.1.5組織擬定物業(yè)管理各項費用標準的預算方案，送企業(yè)領導、業(yè)主委員會和相關主管部門審核、修定；3.1.6向經(jīng)理負責，具體組織好本部門的日常管理工作；3.1.7每日做好各種會計憑證和賬務處理工作； 3.1.8每月、每季按時做好各種會計報表，定期向業(yè)主委員會公布管理收繳及使用情況；3.1.9負責檢查、審核各經(jīng)營管理部門及下屬機構的收支賬目，向企業(yè)領導及時匯報工作情況；3.1.10檢查銀行、庫存現(xiàn)金和資產(chǎn)賬目，做到賬賬相符，賬實相符；3.1.11按照物業(yè)管理的行業(yè)特點和需要，分類計賬；完成企業(yè)領導交辦的財會工作。3.2出納3.2.1遵守公司員工守則和財務管理制度；3.2.2管理好公司的現(xiàn)金收付、銀行存款的存取，保管現(xiàn)金、有價證券、銀行支票等；3.2.3及時追收企業(yè)各種應收款項，保護企業(yè)和業(yè)主利益不受損失；3.2.4編制有關現(xiàn)金收付記賬憑證、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬的工作；3.2.5及時辦理各項轉賬、現(xiàn)金支票，按月將銀行存款余額與銀行對賬單核對相符，并交會計作賬。3.3收費員物業(yè)管理企業(yè)所轄區(qū)業(yè)主(住戶)較多時，可專門在各管理處配備收款員，其職責是：3.3.1及時統(tǒng)計、存儲各種費用收付資料，供主管會計參考并維護好電腦設備，保管好所有資料，對變動資料數(shù)據(jù)應及時修改、存儲； 3.3.2負責物業(yè)管理費等各項費用的通知和收繳并及時輸入打印收費通知單，保證費用的按時收繳；3.3.3對繳費情況隨時進行統(tǒng)計，及時追討欠繳費用；3.3.4承接與物業(yè)管理相關的經(jīng)營服務收費，為業(yè)主辦理各項公用事業(yè)費的繳付；3.3.5和業(yè)主(使用人)交朋友，爭取他們對物業(yè)管理工作的理解和支持，協(xié)助搞好"窗口"服務；3.3.6完成企業(yè)和部門領導交辦的其他任務?，F(xiàn)金管理規(guī)程1.目的規(guī)范現(xiàn)金管理的操作規(guī)程，確保現(xiàn)金收、支、存的合理及安全。2.適用范圍 適用于本公司的現(xiàn)金收支管理。1.職責3.1財務負責收取各類款項，并送存銀行。3.2出納員負責現(xiàn)金收取、支付及庫存保管。3.3財務部會計負責現(xiàn)金的核算工作。3.4財務部負責現(xiàn)金管理、核算工作的監(jiān)督。4.內容4.1現(xiàn)金收入。4.1.1出納員根據(jù)發(fā)出的《收費通知單》準確收取客戶交來的各類款項，并檢查現(xiàn)金的真?zhèn)巍?.1.2出納員根據(jù)款項開具收款憑據(jù)，填寫日報表。4.1.3每日下午五時前，出納員將當日收取的現(xiàn)金送存開戶銀行。4.1.4出納員將收費單及等收款憑據(jù)交財務部會計。4.1.5財務部會計根據(jù)發(fā)票、收據(jù)存根，核對無誤后，編制憑證，登記會計帳簿。如經(jīng)核對存有疑問，應會同出納員、收費員及時核查并將結果報告經(jīng)理。4.2現(xiàn)金支付管理4.2.1現(xiàn)金支付的范圍。4.2.1.1員工工資、津貼。4.2.1.2個人勞務報酬。4.2.1.3各種勞保、福利費以及國家規(guī)定的對個人的其他支出。4.2.1.4出差人員必須隨身攜帶的差旅費。 4.2.1.5結算起點（1000元）以下的零星費用支出。4.2.1.6中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。4.2.2出納員審核付款憑據(jù)，核查審批手續(xù)是否完備。4.2.3審核無誤后付款并要求領款人簽名。4.2.4出納員在付款憑據(jù)上蓋章，加蓋“現(xiàn)金討訖”章、出納員印章。4.2.5出納員登記現(xiàn)金日記帳。4.3庫存現(xiàn)金的管理4.3.1財務部、各管理處庫存現(xiàn)金不超過5000元。4.3.2庫存現(xiàn)金超過限額應及時送存銀行，庫存現(xiàn)金不足時，出納員應及時向銀行提取。4.3.3提取現(xiàn)金，應列明用途，經(jīng)財務部經(jīng)理加蓋印鑒后，到基本帳戶開戶行辦理。4.3.4因經(jīng)營狀況變化，需調整庫存現(xiàn)金限額，應報財務部經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批。4.3.5出納員應根據(jù)當日的收支憑據(jù)登記現(xiàn)金日記帳。4.3.6出納員于下班前必須仔細檢查保險柜的門鎖關閉情況，并將保險柜鑰匙妥善保管。5.保管所有現(xiàn)金的收取、支付、記錄的相關資料，由財務部會計根據(jù)《會計法》的有關條款規(guī)定保存。 銀行存款管理規(guī)程1.目的規(guī)范銀行存款的管理，確保存、取的合理和安全。2.適用范圍 適用于本管理公司銀行存款的管理。1.職責3.1出納員負責銀行存款的存、取、結算及余額的核對工作。3.2財會部會計負責銀行存款的核算工作。3.3財務部負責人負責銀行存款管理、核算的監(jiān)督。2.內容4.1銀行存款的基本原則4.1.1公司財務部禁止出租、出借銀行帳戶。4.1.2出納員應正確、及時登記銀行存款日記帳，做好與銀行的對帳工作。4.2銀行存款的收入4.2.1出納員根據(jù)本公司發(fā)出的《收費通知單》準確無誤地收取客戶以轉帳支票方式交來的各類款項,并檢驗支票的填寫、印鑒等是否符合規(guī)范。4.2.2對符合要求的支票，由出納員開具收款憑據(jù)，不符合要求的支票退回有關人員（支票退票時，應及時通知客戶，以新?lián)Q舊）。4.2.3出納員應妥善保管轉帳支票，對收取的支票應于當日下班前轉入公司帳戶。4.3銀行存款的支付4.3.1出納員審核付款憑單，核查審批手續(xù)是否完備。4.3.2出納員經(jīng)審核無誤后，開具支票。 4.3.3出納員將支票交財務部加蓋財務專用章，之后出納員在票據(jù)上加蓋印鑒章。4.3.4出納員應要求經(jīng)辦人在《支票登記簿》和支票存根上簽名。4.3.5作廢的支票由出納員加蓋作廢章，同時在《支票登記簿》上登記。4.3.6月末，財務內勤、出納員取回銀行存款對帳單、利息、委托付款等憑據(jù)交財務部會計。4.3.7會計核對銀行存款日記帳，編制《銀行存款余額調節(jié)表》。1.保管所有銀行存款的收取、支付、記錄的相關資料，由財務部會計根據(jù)《會計法》的有關規(guī)定保存。備用金管理規(guī)程1.目的規(guī)范備用金的管理，確保備用金借支、沖減的合理及安全。2.適用范圍 適用于本公司備用金的管理。1.職責3.1總經(jīng)理負責審批管理處提出的備用金借支申請。3.2財務部經(jīng)理負責審核管理處提出的備用金借支申請的合理性。3.3出納員負責按照本規(guī)程進行備用金借支、沖減工作。3.4財務部會計負責備用金的核算、監(jiān)督工作。2.內容4.1備用金的借支范圍。4.1.1為方便公司日常零星開支的需要而借支的備用款項。4.1.2為方便經(jīng)常出差人員必須攜帶先進而借支的款項。4.2備用金的借支規(guī)定。4.2.1借支備用金人員應及時沖減備用金。4.2.2備用金借支人不得擅自挪用備用金。4.3備用金的借支標準4.3.1各部門因需要向財務部借支備用金時，借支人應填寫《借款單》申請備用金，呈財務部審核。4.3.2對于符合要求的借支申請財務呈交總經(jīng)理審批；對不符合規(guī)定要求的借支申則退回申請部門。4.3.3財務部出納以總經(jīng)理審批確認的《借款單》上的實數(shù)為準借出現(xiàn)金。4.4備用金的沖減程序。 4.4.1領用備用金的部門和個人，原則上應在費用發(fā)生后的5日內到財務部辦理費用報銷手續(xù)；因特殊情況無法在規(guī)定期限內報銷的，須事先經(jīng)財務部同意后可適當延遲，但最長不超過一個月。4.4.2如借支金額大于支出的報銷金額，借支人應按規(guī)定交回備用金余額；如借支金額小于報銷金額的，出納員應補回差額部分。4.4.3財務部會計根據(jù)相關規(guī)定沖減備用金。4.5備用金資料的保管4.5.1《借款單》，作為會計憑證內容與會計檔案一并保存。4.5.2《費用報銷單》作為會計憑證內容與會計檔案一并保存。費用報銷及付款管理程序1.目的規(guī)范費用報銷及付款，確保報銷費用及付款的真實性，合法性。 2.適用范圍適用于本物業(yè)管理有限公司的費用報銷。3.職責3.1財務部負責審核報銷單據(jù)及付款單據(jù)的真實性和合理性。3.2總經(jīng)理負責報銷費用及付款的審批。4.內容4.1費用的報銷及付款標準4.1.1經(jīng)營費用的報銷審核，以公司的實際經(jīng)營狀況為依據(jù)。4.1.2辦公費用以領導審批的內部申請采購單為依據(jù)。4.1.3付款單據(jù)以領導審批的公司內呈報告為依據(jù)4.2報銷及付款單據(jù)的填制要求4.2.1費用和付款經(jīng)辦人原則上應及時到財務部辦理報銷及付款手續(xù)，特殊情況可另行處理。4.2.2全額報銷《采購申請單》上的物資，附《采購申請單》原件；分批報銷《采購申請單》上的物資，第一次報銷附《采購申請單》原件，以后各次報銷時附《采購申請單》復印件，并在《采購申請單》復印件上說明原件的去處。4.2.3以銀行轉帳支付款項的，《付款申請單》上需填寫完整的收款單位或個人的相關信息。以現(xiàn)金支付的，需由經(jīng)辦人確認，領款人親自領取。4.3財務部收到送交的費用報銷單及付款申請單后，應復核單據(jù)和金額審核費用報銷及付款的合理性和合法性。 4.4經(jīng)審核后的費用報銷單由財務部送交總經(jīng)理審批。4.5出納員收到總經(jīng)理審批的費用報銷單后，應復核報銷單據(jù)是否符合審批手續(xù)，如符合則按《現(xiàn)金管理規(guī)程》和《銀行存款管理規(guī)程》辦理支付手續(xù)；如不符合則退回單據(jù)。5.保管《費用報銷單》、《付款申請單》由財務部保存。借款管理程序1、目的規(guī)范借款業(yè)務，保證資金安全2、適用范圍 適用本物業(yè)管理有限公司借款業(yè)務3、引用文件《現(xiàn)金管理規(guī)程》《銀行存款管理規(guī)程》4、職責4.1總經(jīng)理負責借款的審批4.2財務部負責借款的審核4.3部門負責人負責本部門借款業(yè)務的審核4.4出納員負責審核借款單據(jù)審批手續(xù)是否齊全并跟蹤借款的報銷及歸還4.5借款人負責填寫《借款申請單》5、程序5.1借款人填寫《借款申請單》，并附以下清單交部門負責人審核簽字5.1.1借款用于采購的，附《采購申請單》復印件5.1.2借款用于支付合同金額的，附合同復印件5.2部門負責人審簽后交財務部負責人5.3財務部負責人按以下原則進行審核5.3.1財務部原則上執(zhí)行“前款不清，后款不借”，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準5.3.2附件是否齊備5.4 財務部負責人審核合格的，交公司總經(jīng)理審批；不合格的，返還給借款人5.5總經(jīng)理審批后交財務部出納5.6財務部出納復核《借款申請單》審批手續(xù)是否完備后按《現(xiàn)金及銀行存款管理程序》支付款項，并跟蹤報銷及歸還5.7借款人應自取得原始發(fā)票及有關票據(jù)后當月內報銷。支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印章管理程序1.目的規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務專用章的管理工作，確保支票、收據(jù)、發(fā)票、財務專用章得到安全保管和合理使用 1.適用范圍適用于本物業(yè)公司財務部支票、收據(jù)、發(fā)票、財務專用章的管理工作。2.職責2.1.財務部負責財務印章（如財務專用章、發(fā)票專用章）的保管及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。2.2.財務部指定專門會計人員負責支票、收據(jù)、發(fā)票的領用、核銷2.3.財務部出納負責購買、保管、使用空白支票及其發(fā)票的購買、使用和已領發(fā)票、收據(jù)的保管。2.4.各管理處財務負責保管各自的收款專用章。3.內容3.1.支票的購買和保管3.1.1.出納員應按銀行的相關規(guī)定到開戶行購買支票。3.1.2.出納員應將新購回的空白支票安全、妥善地存放在保險箱內3.2.支票的使用程序3.2.1.出納員根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付憑單按支票填寫要求填寫支票3.2.2.內容填寫完整的支票交財務部經(jīng)理加蓋財務專用章3.2.3.出納員加蓋銀行印鑒章3.2.4.如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢的，出納員應將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存3.2.5.出納員不得填寫無收款單位的支票 1.1.1.出納員或其他經(jīng)辦人員如遺失內容完整的支票，應及時到開戶行掛失或通知財務部掛失；如因此造成的損失，由當事人負責全額賠償1.2.收據(jù)、發(fā)票的購買和保管、領用程序1.2.1.收據(jù)、發(fā)票的購買1.2.1.1.收據(jù)由采購部負責印刷后存于公司倉庫1.2.1.2.發(fā)票由財務部指定專人按稅務部門相關規(guī)定到稅務局購買1.2.2.收據(jù)、發(fā)票的保管程序1.2.2.1.財務部根據(jù)需要到辦公室相關人員處領取收據(jù)并妥善保管1.2.2.2.財務部購買的發(fā)票應妥善保管1.2.2.3.出納員、財務內勤人員應妥善保管領用的票據(jù)1.2.3.收據(jù)、發(fā)票的領用程序1.2.3.1.出納員、財務內勤應采用以舊換新的方法領取票據(jù)1.2.3.2.財務部在發(fā)放發(fā)票時，應做好發(fā)票的發(fā)放登記，內容包括：領用日期、起始號碼、領用人、領用部門等1.2.3.3.出納員在換領票據(jù)時，應先將用完的票據(jù)交財務部核銷后再簽名領用1.2.3.4.出納員、財務內勤在新領用的收據(jù)的客戶聯(lián)上加蓋財務專用章，在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章1.2.3.5.如因填寫錯誤或其他原因造成票據(jù)作廢，應將作廢聯(lián)連同存根聯(lián)一起保管1.2.3.6. 出納員、財務內勤應妥善保管領用的發(fā)票，如有遺失，應及時通知財務部掛失，如因此給公司造成的損失，出納員應全額賠償1.1.財務印章的管理程序1.1.1.財務部印章的管理1.1.1.1.財務部經(jīng)理應妥善保管公司財務印章1.1.1.2.相關人員申請使用財務印章時，財務部經(jīng)理應嚴格審核蓋章項目，如有疑問的，應拒絕提供財務印章1.1.1.3.財務印章如有遺失，財務部經(jīng)理應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事，同時向稅務局、開戶行等相關單位發(fā)函聲明1.1.2.管理處收款專用章的領取、管理1.1.2.1.各管理處財務內勤到財務部領取財務收款專用章時，財務部應登記并留下印章樣本1.1.2.2.財務內勤應妥善保管領取的管理處收款專用章1.1.2.3.收款專用章如有遺失，應盡快通知財務部，財務部收到通知后，財務部經(jīng)理應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事，同時向稅務局、開戶行等相關單位發(fā)函聲明2.保管2.1.票據(jù)登記薄、票據(jù)存根由財務部長期保管財務部員工考核考績規(guī)程1.目的規(guī)范員工績效考評工作，確保公平、公開、公正考評員工的德、績、能、勤。 1.適用范圍適用于本公司財務部的績效考評工作。2.職責2.1出納負責收費員的周檢工作。2.2財務部負責人依照本規(guī)程進行公司財務部出納的月檢工作。2.3總經(jīng)理負責依照本規(guī)程進行財務部的月檢工作。3.內容3.1財務部員工的工作標準3.1.1財務部出納工作應符合下列相關規(guī)定a)《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》b)《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》c)《服務收費標準作業(yè)規(guī)程》d)《費用報銷及付款審核規(guī)程》e)《備用金管理規(guī)程》f)《工資、獎金發(fā)放規(guī)程》g)《支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒、財務專用章管理標準規(guī)程》4.1.2收費員日常工作應符合公司財務部下列標準作業(yè)規(guī)程的規(guī)定：a)《現(xiàn)金管理規(guī)程》b)《銀行存款管理規(guī)程》c)《支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒、財務專用章管理規(guī)定》4.1.3財務部會計日常工作應符合下列標準規(guī)程：a)《現(xiàn)金管理規(guī)程》 a)《銀行存款管理規(guī)程》b)《服務收費標準作業(yè)規(guī)程》c)《費用報銷審核規(guī)程》d)《備用金管理規(guī)程》e)《外幣管理規(guī)程》f)《支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒、財務章管理規(guī)定》g)《固定資產(chǎn)管理規(guī)程》h)《低值易耗品管理規(guī)程》i)《代管基金的使用與管理規(guī)程》j)《會計核算規(guī)程》k)《會計報表編制程序》l)《差旅費報銷程序》m)《納稅申報程序》4.1.4公司財務部會計、出納、收費員必須按照《財務部員工、財務內勤培訓規(guī)程》中的相關規(guī)定培訓上崗。4.1.5財務部員工及各管理處財務內勤均應按照上述各項作業(yè)規(guī)程履行自己的職責、符合作業(yè)規(guī)程的要求。4.1.6財務部各級員工及各管理處財務內勤除應嚴格按照財務部相關作業(yè)規(guī)程進行工作外，還需嚴格遵守公司其他相關作業(yè)規(guī)程的要求。4.2績效考評評分結構參考詳見公司《月度考核程序》、《員工年度考核程序》4.3績效考評扣分細則 財務部員工不按照財務部相關標準作業(yè)規(guī)程中的要求工作的，每次檢查發(fā)現(xiàn)一項一般違規(guī)扣該項評分1~2分；嚴重違反作業(yè)規(guī)程操作的，每發(fā)現(xiàn)一項扣該項3~4分；引起不良后果的視情況扣減5~20分，扣完為止。4.4參考文件4.4.1《考勤管理程序》4.4.2《月度考核程序》5.保管《員工考勤考績表》由行政部保存至員工離職后半年。6.附件無