企業(yè)管理資料范本檔案管理流程及制度.docx

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檔案管控管理管控相關(guān)相關(guān)流程編制日期審核日期日期日期批準日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改有關(guān)內(nèi)容修改人審核人批準人 1、目的 加強檔案管控管理管控，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管控管理管控體系有效運行的證據(jù)。1、適用范圍適用于公司及各機構(gòu)部門機構(gòu)檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。2、術(shù)語和定義2.1檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級機構(gòu)部門機構(gòu)及企業(yè)有關(guān)員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管控管理管控、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2.2檔案管控管理管控：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。3、職責3.1人事行政部3.1.1相關(guān)相關(guān)本次項目公司檔案的集中管控管理管控和規(guī)章制度規(guī)章執(zhí)行及檢查工作，并相關(guān)相關(guān)本次項目督促指導機構(gòu)部門機構(gòu)檔案管控管理管控和相關(guān)本次項目檔案管控管理管控。3.1.2學習和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管控管理管控的法令、政策、規(guī)定；3.1.3建立健全公司檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.1.4收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；3.1.5相關(guān)相關(guān)本次項目公司檔案的利用和銷毀管控管理管控，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管控管理管控工作。3.1.6編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；3.1.7相關(guān)相關(guān)本次項目組織學習和培訓檔案管控管理管控辦法、使用知識。3.2各職能機構(gòu)部門機構(gòu)3.2.1相關(guān)相關(guān)本次項目本機構(gòu)部門機構(gòu)文件資料或協(xié)議合同協(xié)議 復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；1.1.1相關(guān)相關(guān)本次項目在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知人事行政部；1.1.2向人事行政部移交協(xié)議合同協(xié)議或文件資料原件或復印件；1.1.3財務(wù)管控管理管控部相關(guān)相關(guān)本次項目按國家財政規(guī)章制度規(guī)章規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；1.1.4運營管控管理管控部相關(guān)相關(guān)本次項目管控管理管控質(zhì)量管控管理管控體系相關(guān)記錄。1.2各機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理4.3.1批準對自己機構(gòu)部門機構(gòu)資料或協(xié)議合同協(xié)議復印件的處置。1.3人事行政部分管副總/常務(wù)副總4.4.1相關(guān)相關(guān)本次項目對檔案管控管理管控監(jiān)督檢查報告的審批。2、工作程序2.1檔案資料的收集2.1.1各機構(gòu)部門機構(gòu)檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員相關(guān)相關(guān)本次項目對本機構(gòu)部門機構(gòu)日常工作中形成的協(xié)議合同協(xié)議及文件資料進行收集，并編制機構(gòu)部門機構(gòu)《文件（協(xié)議合同協(xié)議）管控管理管控記錄目錄》。2.1.2各機構(gòu)部門機構(gòu)文件資料原件需要保存的，各機構(gòu)部門機構(gòu)分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向檔案室移交。2.2歸檔范圍及移交規(guī)定時間（見附表一）2.3檔案資料的標識2.3.1人事行政部行政兼檔案管控管理管控員及各機構(gòu)部門機構(gòu)兼職檔案員相關(guān)相關(guān)本次項目對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管控管理管控規(guī)定。2.4檔案資料的日常管控管理管控：2.4.1文件、協(xié)議合同協(xié)議資料要登記詳細信息，并編制《文件（協(xié)議合同協(xié)議）管控管理管控記錄目錄》，以便檢索利用。2.4.2文件資料、協(xié)議合同協(xié)議 要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。1.1.1電子類協(xié)議合同協(xié)議或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。1.2檔案室檔案借閱1.2.1借閱權(quán)限：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。a)絕密類：絕密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準。b)機密類：機密檔案需經(jīng)人事行政部分管相關(guān)領(lǐng)導人及常務(wù)副總批準。c)普通類：普通檔案借閱屬于本機構(gòu)部門機構(gòu)的，由本機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理批準；借閱其他機構(gòu)部門機構(gòu)的檔案除本機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理批準外，還需其他機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理批準。1.2.2借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)相關(guān)領(lǐng)導人批準；1.2.3檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；1.2.4借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱規(guī)定時間，須重新辦理手續(xù)；1.2.5借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；1.2.6外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)相關(guān)領(lǐng)導人批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；1.2.7外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。1.3檔案銷毀1.3.1對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理和機構(gòu)部門機構(gòu)分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。1.3.2執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由人事行政部經(jīng)理和行政兼檔案管控管理管控員組成的監(jiān)銷相關(guān)有關(guān)人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法 。最后，把銷毀目錄和機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理、機構(gòu)部門機構(gòu)分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。1、檔案管控管理管控細則1.1檔案資料的歸檔范圍1.1.1公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；1.1.2公司收到的公文，如政府職能機構(gòu)部門機構(gòu)發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；1.1.3本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；1.1.4公司相關(guān)領(lǐng)導人的批示、指示等；1.1.5重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、相關(guān)領(lǐng)導人人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；1.1.6反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；1.1.7公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；1.1.8本公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議合同協(xié)議、協(xié)議書等文件正本及過程材料；1.1.9本公司干部任免的文件材料、企業(yè)有關(guān)員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司企業(yè)有關(guān)員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；1.1.10本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；1.1.11本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；1.1.12公司相關(guān)本次項目建設(shè)全程檔案；1.1.13企業(yè)有關(guān)員工外出公務(wù)活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；1.1.14財務(wù)檔案資料；1.1.15各種實物檔案；1.1.16質(zhì)量管控管理管控體系相關(guān)文件資料;1.1.17其他具有利用和保存價值的文件資料。1.2檔案資料的歸檔相關(guān)要求1.2.1歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。 1.1.1一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦機構(gòu)部門機構(gòu)根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦機構(gòu)部門機構(gòu)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。1.1.2聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、規(guī)定時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。1.1.3電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。1.1.4各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。1.2檔案資料的歸檔主體1.2.1人事行政部相關(guān)相關(guān)本次項目公司服務(wù)器數(shù)據(jù)的備份和歸檔，指導公司其他機構(gòu)部門機構(gòu)的電子聲像的歸檔管控管理管控。1.2.2各機構(gòu)部門機構(gòu)及高層管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員相關(guān)相關(guān)本次項目各自日常工作中形成的檔案資料的歸檔和管控管理管控。1.2.3運營管控管理管控部相關(guān)相關(guān)本次項目公司重大活動聲像檔案的制作，承辦機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目聲像檔案的歸檔。1.2.4承辦機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目承辦工作或會議的材料、紀要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會議文件的收集歸檔。1.2.5承辦機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目搜集和匯總由多個機構(gòu)部門機構(gòu)參與的工作所形成的檔案資料。1.2.6企業(yè)有關(guān)員工外出公務(wù)活動的檔案資料歸檔的主體為企業(yè)有關(guān)員工。1.2.7其他檔案歸檔和保管主體參見“各機構(gòu)部門機構(gòu)檔案歸檔范圍和保管期限表”（附件一）。1.3檔案資料的歸檔規(guī)定時間1.3.1即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a)公司規(guī)定的密級文件； a)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；b)協(xié)議合同協(xié)議、協(xié)議書等正本及過程資料；c)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；d)其他認為需要即時歸檔的資料。1.1.1定期歸檔a)機構(gòu)部門機構(gòu)應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交檔案室；b)機構(gòu)部門機構(gòu)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；1.1.2電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c)每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，人事行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。d)每周備份公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。e)每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。1.1.3歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：a)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。b)長期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。c)短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。d)各種規(guī)章由規(guī)章管控管理管控機構(gòu)部門機構(gòu)永久保存，使用機構(gòu)部門機構(gòu)視其有效期間予以保存。1.2檔案交接1.2.1機構(gòu)部門機構(gòu)內(nèi)檔案交接 a)企業(yè)有關(guān)員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人指定的檔案接收人核實無誤后本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法，機構(gòu)部門機構(gòu)檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員（兼）見證。b)機構(gòu)部門機構(gòu)檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人指定的接收人核實無誤后本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法，公司檔案管控管理管控員見證。1.1.1檔案移交公司的相關(guān)相關(guān)流程a)經(jīng)辦機構(gòu)部門機構(gòu)檔案管控管理管控員檢查文件或檔案，編制移交清單；b)公司檔案管控管理管控員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與機構(gòu)部門機構(gòu)每月提交的檔案清單核對；c)檔案完整、齊全且符合公司相關(guān)要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法，雙方各保存一份；d)檔案管控管理管控員按公司檔案保管相關(guān)要求整理建檔。1.1.2檔案交接審核相關(guān)要求審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標題、編號是否與清單相符：a)正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補齊；b)文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦機構(gòu)部門機構(gòu)補辦；c)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦機構(gòu)部門機構(gòu)。1.2檔案保管1.2.1建檔立卷一、檔案分類a)檔案分類應(yīng)視案件有關(guān)內(nèi)容、機構(gòu)部門機構(gòu)組織、業(yè)務(wù)相關(guān)本次項目等因素，按相關(guān)本次項目或業(yè)務(wù)、機構(gòu)部門機構(gòu)分類。 a)檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。b)同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。c)每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。一、案件編號a)檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案有關(guān)內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。c)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”（待編），將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。d)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。e)檔案分類及編號的增補、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)要求，組織實施修訂。任何機構(gòu)部門機構(gòu)和個人不得隨意修改。二、案卷編號a)新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。b)檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。c)檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。d)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。e)建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。1.1.1檔案整理a) 歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。a)檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。1.1.1文件整理的原則a)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；b)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢；c)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。1.1.2檔卷清理a)檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員應(yīng)隨時維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。b)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔相關(guān)有關(guān)人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。1.1.3安全措施a)科學選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險鎖。b)嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災(zāi)。c)定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向相關(guān)領(lǐng)導人報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進行搶救。d)檔案相關(guān)有關(guān)人員外出時，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員，未經(jīng)批準不得進入檔案室。e)嚴格執(zhí)行《保密管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章》所相關(guān)要求的保密措施，保證檔案信息的安全。1.2檔案利用 1.1.1檔案開發(fā)a)公司檔案管控管理管控員相關(guān)相關(guān)本次項目根據(jù)檔案建檔保管相關(guān)要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時在公司機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人及以上相關(guān)有關(guān)人員內(nèi)共享該目錄。b)機構(gòu)部門機構(gòu)檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員相關(guān)相關(guān)本次項目編制機構(gòu)部門機構(gòu)檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管控管理管控員處，同時在機構(gòu)部門機構(gòu)內(nèi)部共享該目錄，1.1.2調(diào)用審批a)各機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)辦相關(guān)有關(guān)人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人核準、人事行政部批準后向檔案員調(diào)閱。b)檔案員審查“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項檔案，將檔案交與調(diào)卷相關(guān)有關(guān)人員。c)在檔案室當場調(diào)閱本機構(gòu)部門機構(gòu)檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)人事行政部相關(guān)相關(guān)本次項目人批準。d)檔案歸還時，經(jīng)檔案員核對無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時，應(yīng)立即報告公司相關(guān)領(lǐng)導人。1.1.3調(diào)卷/借閱管控管理管控a)“調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱規(guī)定時間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)協(xié)議合同協(xié)議檔案按協(xié)議合同協(xié)議管控管理管控辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔協(xié)議合同協(xié)議。b)調(diào)卷相關(guān)有關(guān)人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分有關(guān)內(nèi)容時，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由檔案員相關(guān)相關(guān)本次項目處理。c)調(diào)卷相關(guān)有關(guān)人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他相關(guān)有關(guān)人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如調(diào)卷相關(guān)有關(guān)人員未按時歸還，檔案管控管理管控員填寫“閱檔催還單”（附近六）催調(diào)卷人限期歸還。 a)調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。b)外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章，嚴防公司商業(yè)機密外泄。c)各機構(gòu)部門機構(gòu)可提前向人事行政部發(fā)出需借閱的文件資料清單等，按程序辦理借閱手續(xù)。1.1.1檔案的銷毀a)任何機構(gòu)部門機構(gòu)或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。b)保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)機構(gòu)部門機構(gòu)合議，報總經(jīng)理批準，由總經(jīng)理辦公室執(zhí)行。c)若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須按《保密管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章》規(guī)定的程序確認無誤后方可銷毀。d)經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案相關(guān)有關(guān)人員要認真填寫、編制銷毀清冊，由專人監(jiān)督銷毀。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法，銷毀清冊永久保存。1.2罰款1.2.1各級檔案管控管理管控員未認真督促和執(zhí)行檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章的，人事行政部給予責任人通報批評一次。1.2.2經(jīng)辦相關(guān)有關(guān)人員未按本規(guī)章制度規(guī)章規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，人事行政部給予責任人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人200元/次。1.2.3機構(gòu)部門機構(gòu)檔案未按本規(guī)章制度規(guī)章相關(guān)要求歸類建檔的，給予機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人各500元。1.2.4檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急程度，給予經(jīng)辦人及其直接相關(guān)領(lǐng)導人通報批評一次，并各扣罰300－1000元。1.3附則 1.1.1本辦法由公司人事行政部制定并相關(guān)相關(guān)本次項目解釋。2、公司圖書資料管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章2.1行業(yè)規(guī)范、政策法規(guī)、管控管理管控與技術(shù)等工具資料的購買，由企業(yè)有關(guān)員工提出，經(jīng)機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后由人事行政部統(tǒng)一訂購。2.2期刊、雜志等的訂閱，由人事行政部匯總各機構(gòu)部門機構(gòu)征定清單，報總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行機構(gòu)部門機構(gòu)訂購。2.3購回的圖書等資料由人事行政部專人相關(guān)相關(guān)本次項目登記、本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法或蓋章或簽字或蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。2.4凡需借用圖書資料的企業(yè)有關(guān)員工須辦理借閱手續(xù)。2.5期刊、雜志等圖書資料由人事行政部安排專人管控管理管控，用完收存。2.6工具類圖書資料可長期借閱；其它類的圖書資料借用期不得超過一個月，如需續(xù)用的，應(yīng)補辦續(xù)借手續(xù)。2.7企業(yè)有關(guān)員工離開本公司時，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。3、支持性文件無4、相關(guān)記錄4.1《文件（協(xié)議合同協(xié)議）管控管理管控記錄目錄》4.2《文件檔案移交目錄》4.3《檔案借閱審批單》5、附件5.1附件一、各機構(gòu)部門機構(gòu)檔案歸檔范圍5.2附件二、建設(shè)相關(guān)本次項目報批報建文件目錄5.3附件三、檔案移交清單表5.4附件四、受控文件清單表5.5附件五、歸檔案卷目錄 1.1附件六、檔案催還單1.2附件七、檔案調(diào)用單1.3附件八、歸檔文件目錄 文件（協(xié)議合同協(xié)議）管控管理管控記錄目錄記錄編號:序號協(xié)議合同協(xié)議編號合同標題本機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理確認需抄送的相關(guān)機構(gòu)部門機構(gòu)接收部門原/復接收人備注 移交目錄記錄編號:編號：序號圖號及文件編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)壹份。 檔案借閱審批單記錄編號:日期：借閱機構(gòu)部門機構(gòu)借閱人借閱機構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理總經(jīng)理分管副總?cè)耸滦姓糠止芨笨偲渌麢C構(gòu)部門機構(gòu)經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復印借閱歸還日期關(guān)鍵重要備注 附件三檔案移交清單表移交性質(zhì)?離職調(diào)崗歸檔檔案所屬年度?檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期??????????????????????????????????????合計???移交說明移交人：接收意見?接收人：移交人（機構(gòu)部門機構(gòu)）?經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（機構(gòu)部門機構(gòu)）?經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日 附件四受控文件清單文件編號文件名稱發(fā)行日期最新版號發(fā)放機構(gòu)部門機構(gòu)舊版收回記錄 附件五歸檔案卷目錄卷宗號：目錄號：機構(gòu)部門機構(gòu)：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限關(guān)鍵重要備注 附件六閱檔催還單同志：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管控管理管控，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于月日前送還。檔案室年月日檔號文號名稱借期送還期數(shù)量關(guān)鍵重要備注宗冊 附件七檔案調(diào)用單檔案名稱文號調(diào)閱機構(gòu)部門機構(gòu)擬借日期年月日調(diào)閱用途機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人人事行政部檔號及件數(shù)還卷日期年月日（經(jīng)收人簽章）共宗（件）注：1.公司秘密級及以上文件經(jīng)總經(jīng)理審批后方可調(diào)用。2.此表單由經(jīng)辦人調(diào)檔人填寫，檔案管控管理管控員歸檔保存。附件八歸檔文件目錄 件號責任者文號題名日期頁數(shù)關(guān)鍵重要備注