醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作應(yīng)同步于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

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1、醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作應(yīng)同步于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展首席醫(yī)學(xué)網(wǎng)????2008年08月01日14:53:11Friday??作者：肖碧玉????作者單位：梅縣人民醫(yī)院政工科，廣東梅縣514011【摘要】?本文介紹了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的對策與建議，加強宣傳、提高各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識，加強管理，完善制度，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的收集渠道暢通，切實提高設(shè)備檔案管理的工作水平，使設(shè)備檔案管理工作更好地為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)?！娟P(guān)鍵詞】?醫(yī)療設(shè)備檔案管理醫(yī)院建設(shè)???醫(yī)療設(shè)備裝備的狀況在很大程度上體現(xiàn)一間醫(yī)院的檔次和醫(yī)療技術(shù)水平，各級醫(yī)院都非常重視醫(yī)療設(shè)備的建設(shè)發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量、種類不斷增加，先進(jìn)性不

2、斷提高，大型、貴重、高科技儀器設(shè)備不斷充實到各級醫(yī)院，然而，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作卻普遍未受到應(yīng)有的重視，醫(yī)療設(shè)備檔案管理明顯滯后于醫(yī)院建設(shè)的快速發(fā)展，也滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平。我們在梅州市檔案局的支持和指導(dǎo)下，于2007年底對本市38間不同等級的醫(yī)院進(jìn)行了醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作狀況的調(diào)查?，F(xiàn)結(jié)合調(diào)查結(jié)果對醫(yī)院設(shè)備檔案狀況作出分析并提出工作建議。???一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理調(diào)查結(jié)果與分析???（一）醫(yī)療設(shè)備檔案未納入綜合檔案室統(tǒng)一管理具有普遍性???調(diào)查顯示，梅州市38間醫(yī)院共擁有100萬元以上醫(yī)療設(shè)備48臺套，50～100萬元醫(yī)療設(shè)備72臺套，10～50萬元醫(yī)療設(shè)備423臺套，1～10萬元

3、醫(yī)療設(shè)備1957臺套。而設(shè)備檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理的有8間醫(yī)療機構(gòu)，占21.1%。包括這些醫(yī)院在內(nèi)，都程度不同地存在醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔不全的情況。設(shè)備檔案存放在使用科室、設(shè)備科或設(shè)備使用人員手中的現(xiàn)象比較普遍。綜合檔案室保存的醫(yī)療設(shè)備檔案許多僅有檔案目錄。醫(yī)療設(shè)備的合格證、生產(chǎn)許可證、醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)文件、前期的可行性論證報告以及安裝調(diào)試維修記錄等許多都沒有歸檔。???（二）管理制度不健全，醫(yī)療設(shè)備檔案集中統(tǒng)一管理觀念不強???調(diào)查顯示，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要存在著4種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交；二是由使用科室或操作人員個人保存；三是由設(shè)備科保管；四是隨意處置無歸檔。其中以

4、第二、第三種情況較為普遍。全市38間醫(yī)院有23間醫(yī)療單位制定了相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，占60.5％，39.5%的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏執(zhí)行制度的保障措施。???（三）檔案意識不強，醫(yī)療設(shè)備檔案范圍不清???調(diào)查顯示，超過80%的設(shè)備管理、使用部門的人員不清楚設(shè)備相關(guān)資料是檔案材料，應(yīng)收集整理移交檔案部門，少數(shù)檔案人員也認(rèn)為設(shè)備相關(guān)資料歸設(shè)備部門保管比較方便，不上交也無所謂。設(shè)備檔案尤其是貴重醫(yī)療設(shè)備檔案形成時間較長、資料較多，涉及部門人員廣，由于檔案意識不強，責(zé)任不清，醫(yī)療設(shè)備檔案不能歸檔保存難于避免。???二、加強醫(yī)療設(shè)備檔案管

5、理工作的對策與建議???（一）加強宣傳，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識???檔案部門及上級主管部門要強化服務(wù)意識，要加強宣傳，讓各級領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門乃至廣大職工都知道醫(yī)療設(shè)備檔案管理醫(yī)院科學(xué)管理的重要內(nèi)容，搞好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不僅是檔案部門的事，也是各科室以及相關(guān)工作人員的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好醫(yī)療設(shè)備檔案工作的重要保證。???（二）加強管理，完善制度，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的收集渠道暢通???要改變醫(yī)療設(shè)備檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)狀，一定要建立專門的管理制度，強化規(guī)范管理。對醫(yī)療設(shè)備檔案從收集范圍、收集責(zé)任、檔案整理等直到移交檔案室統(tǒng)一管理，都要作出明確的規(guī)定，防止分散流失，杜絕歸為己有。對醫(yī)

6、療設(shè)備檔案的日常保管、借閱、利用也要有具體有管理辦法。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，還必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有章必依，使之逐步變成相關(guān)人員履行職責(zé)的自覺行動，確保醫(yī)療設(shè)備檔案及時完整規(guī)范歸檔。???（三）明確醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍???醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容，應(yīng)包括：①設(shè)備申購引進(jìn)過程中形成的各種文件和資料。包括申購報告及批復(fù)文件、論證報告、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備操作規(guī)程、隨機技術(shù)資料等。大型設(shè)備還應(yīng)包括招標(biāo)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)材料等。享受國家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，還應(yīng)包括

7、設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、商檢報告等。②設(shè)備運行過程中形成的檔案，主要包括設(shè)備的使用操作制度、使用情況記錄、維修保養(yǎng)檢查記錄，每年的經(jīng)濟(jì)效益、使用率、完好率統(tǒng)計分析等。要將設(shè)備檔案歸檔范圍、職責(zé)等明確列入檔案管理細(xì)則內(nèi)，讓檔案人員和設(shè)備管理人員都清楚明了。???（四）層層把關(guān)，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的收集齊全???醫(yī)療設(shè)備從申購到報廢一般都要經(jīng)過購置、安裝使用、轉(zhuǎn)移、報廢四個階段，設(shè)備檔案管