行政機關公文處理與寫作

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1、行政機關公文處理與寫作1一、公文的概念《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：行政機關的公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。二、公文的特點1、以反映和傳達治理社會、管理國家的公務信息為內(nèi)容。2、有規(guī)范的格式。3、有法定的作者，特定的讀者。4、有法定的權威和行政約束力。5、鮮明的政治性。三、公文的作用（一）上傳下達。這是公文最基本的功用。（二）制約規(guī)范。（三）依據(jù)憑證。2（四）宣傳教育。四、公文的種類(一)按行文關系，可劃分為上行文、下行文和平行文

2、三種。下行文是指上級機關向下級機關的行文；上行文是指下級機關向上級機關的行文；平行文是指不相隸屬機關之間相互的行文。(二)按涉密程度，可劃分為絕密、機密、秘密、普通公文四種。(三)按緊急程度，可劃分為特急件、急件和平件三種。特急件是指事關重大、時間緊急、需要突破常規(guī)加速傳遞和處理的公文；國辦規(guī)定7個工作日內(nèi)辦完的為特急件。急件，是指要在確定的時間內(nèi)傳遞和處理的公文，國辦要求是14個工作日；平件，是指沒有時限要求的公文。3(四)按內(nèi)在屬性，可劃分為指導性公文、報請性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文等。

3、（五）按來源，可分為收文和發(fā)文。(六)按功用，可劃分為13種，即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。1、命令（令）：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；公布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。2、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。3、公告：適用于向國內(nèi)外公布重要事項或者法定事項。4、通告：適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。45、通知：適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和

4、不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。6、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7、議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。8、報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。9、請示：適用于向上級機關請求指示、批準。10、批復：適用于答復下級機關請示事項。11、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12、函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、5詢問和答復問題,請求批準和答復

5、審批事項。13、會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。五、公文要素（一）秘密等級和保密期限。根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，涉及國家和部門秘密的公文應當標明密級和保密期限。（二）緊急程度。對涉及緊急事宜的公文，應當根據(jù)公文的內(nèi)容和送達時間的要求標注緊急程度，以便有關人員在公文處理過程中急事急辦。公文的緊急程度分為“特急”和“急件”，其中電報分為“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。（三）發(fā)文機關標識。公文的發(fā)文機關標識應使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。如果是幾家單位聯(lián)合行文，應當將主辦機關排

6、列在發(fā)文機關標識的首位。（四）發(fā)文字號。公文的發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、6年份和序號三部分組成。如果是幾家單位聯(lián)合行文，發(fā)文字號只標注主辦機關的發(fā)文字號。（五）簽發(fā)人。上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系電話。（六）標題。公文的標題一般是公文主要內(nèi)容的準確簡要概括。完整的公文標題應由發(fā)文機關、主要內(nèi)容(事由)和文種三要素組成，如：“中國人民銀行江西分行關于對小額信貸有關情況進行調(diào)查的通知”。一般情況下，公文標題的三要素要齊備，以便于文書處理和分類立卷、歸檔。但在一般情

7、況下可以省略前一項，如“關于對小額信貸有關情況進行調(diào)查的通知”，就是省略了“發(fā)文機關”；在特殊情況下，公文標題的前兩項要素都可以省略，又如“通告”、“通報”等，就是省略了“發(fā)文機關”和“事由”。擬寫公文標題的要求是：確切、簡潔、醒目。確切，是要準確地體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容，同時要準確地運用文種；簡潔，即是要簡明扼要，有高度的概括性；醒目，即是要交代清楚，一目了然，不能讓人費解或產(chǎn)生異議。7另外，公文標題中運用標點符號有一項特殊的原則要在擬寫公文標題時認真遵守，即：公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標

8、點符號。（七）主送機關。主送機關是公文的主要受理者，亦即負有對文件內(nèi)容進行掌握、答復或貫徹執(zhí)行責任的受文機關，俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”外，公文應當標明主送機關。普發(fā)性的下行文，可以主送兩個以上的主送機關，向上級機關報送的請示、報告、意見等上行文，一般只標注—個主送機關。有些不便于在公文首頁列出主送機關的公文（如政府令、會議紀要等），主送機關可置于公文主題詞之下，抄送（抄報）機關之上。主送機關應當使用全稱